Calculadora de gastos deducibles (IRPF, IS e IVA)

¿Qué son los gastos fiscalmente deducibles?

Los gastos deducibles son aquellos que podremos deducir de los impuestos que tenemos que pagar a Hacienda a lo largo del año.

Para que Hacienda dé el visto bueno a estos gastos, principalmente deben afectar en la actividad, es decir, deben tener vinculación con la actividad que desarrollas y estar justificados en esta.

También que estén documentados bien en facturas o en recibos (según el caso).

Por último, deben estar registrados en los libros contables que debe de llevar un autónomo en estimación directa simplificada o una empresa (ya que en módulos el único libro obligatorio es el libro de Inversión).

Entonces tenemos que los 3 requisitos que deben cumplir los gastos que deducimos son:

• Tienen que estar vinculados a la actividad económica que desarrollamos.
• Han de estar debidamente justificados.
• Se tienen que registrar en los libros correspondientes.

Es por eso que te aconsejamos siempre, que en todos los lugares que ejerzas un gasto, solicites la factura, para poder incluirlo en tu contabilidad, y así obtener el soporte documental solicitado por la Administración.

Si no existe dicha factura, se considerará gasto no deducible, y ante una Inspección se te excluirán tanto de Renta como de IVA, y probablemente el desenlace no será muy bueno.

🡢 Por otra parte hay otros gastos que no necesitan factura y quizás te interesa nuestro artículo donde hablamos de los gastos deducibles sin factura.

¿Qué se puede desgravar un autónomo o una empresa?

En esta calculadora de gastos desgravables contemplamos los gastos más comunes e intentamos abarcar el 80% de los que suelen afectar a autónomos y Pymes.

En este apartado hablaremos en más detalle de todos los gastos, para que los tengas presentes y sepas exactamente que puedes desgravarte y de donde hacerlo. También debes saber que hay gastos que puedes desgravarte en el IVA soportado, otros descontarlos en IRPF o IS y otros podrás descontarlos en ambos casos.

Abajo te explicaremos en detalle los gastos y de donde descontarlos:

1. Gastos del hogar de los autónomos

Para poder deducirnos estos gastos debemos comunicar a Hacienda la superficie que utilizamos de nuestro hogar y después desgravarnos el 30% de la superficie que estamos utilizando.

Las facturas deben estar a nuestro nombre y solo podremos desgravar en IRPF con lo que no podemos contemplar el IVA (si lo tenemos desglosado).

Los gastos que podemos incluir en este apartado son la luz, el agua, la hipoteca, Internet o el IBI entre otros.

• Deducibles en IRPF o IS

2. Dietas y desplazamientos

Los gastos que tengamos en las comidas podremos desgravarlos, pero tenemos que solicitar el ticket o factura simplificada a tu nombre y haber pagado con tarjeta. Esto último es clave, pues no puede ser en efectivo.

Además tenemos un máximo diario según el caso:

• 26,67€/día en territorio español
• 54,34€/día en territorio español con pernoctación
• 48,08€/día si te desplazas al extranjero
• 91,35€/día si te desplazas al extranjero con pernoctación

En cuanto a hoteles, desplazamientos y viajes de negocios deben ser entre semana y disponer de factura si quieres desgravar IVA y descontar en IRPF.

• Deducibles en IRPF o IS
• Deducibles en IVA (si se dispone de factura legal)

3. Gastos del vehículo

Es el gasto más complejo a la hora de hacerlo, ya que para hacerlo de forma total este debe ser de uso exclusivo para trabajar de no serlo solo podrás desgravarte el 50% del IVA en los diferentes gastos.

Por otro lado para justificar este gasto es importante que en tu vehículo tengas un registro de los kilómetros o justificante de que lo usas para trabajar (reuniones con clientes, visitar clientes, etc..)

Para ver si podemos descontar el 100% debemos consultarlo en detalle y andarnos con ojo, ya que Hacienda estará pendiente con este gasto.

• Deducibles en IVA (50% en uso mixto y 100% en uso exclusivo)
• Deducibles en IRPF o IS (solo si el uso es exclusivo)

4. Gastos y consumos de explotación

Son gastos que necesitamos realizar para funcionar, es decir, son suministros que necesitamos adquirir como empresa para poder vender nuestros productos o prestar nuestros servicios.

Aquí se recogen las adquisiciones de bienes corrientes utilizados con el fin de obtener ingresos.

Se incluirían gastos del tipo de adquisiciones de materias primas, materias auxiliares, envases, embalajes, combustible, material de oficina, etc.

También incluiremos software y herramientas online, elementos de publicidad y el uso de publicidad en Internet.

• Deducibles en IRPF o IS
• Deducibles en IVA (si se dispone de factura legal)

5. Salarios de los empleados y Seguridad Social

Como lo define el Plan General de Contabilidad son “remuneraciones, fijas y eventuales, al personal de la empresa”, por tanto, son cuantías económicas que recibe el trabajador en concepto de nómina, y las cuales son desgravables para el autónomo o Pyme.

Se recoge además la cuota patronal que paga la empresa por la contratación de un trabajador a la Seguridad Social, la cuota del propio autónomo e incluso la del autónomo colaborador si existiese.

Los salarios, la cuota patronal, las indemnizaciones, liquidaciones de despido, etc., no se incluyen en IVA (están exentos).

• Deducibles en IRPF o IS

6. Arrendamientos y cánones

Como su nombre indica, se incluirán todos los gastos deducibles del alquiler que se tuviesen relacionados con la actividad tanto sean inmobiliarios como financieros.

• Deducibles en IRPF o IS
• Deducibles en IVA (si se dispone de factura legal)

7. Reparaciones y conservaciones

Claramente incluye cualquier puesta a punto o avería que te pueda surgir en cualquier centro de trabajo o inmovilizado, y que sea necesario para la continuidad de la actividad.

• Deducibles en IRPF o IS
• Deducibles en IVA (si se dispone de factura legal)

8. Servicios de profesionales independientes

Aquí se recogen los gastos notariales, gestoría, abogado, etc., sin olvidar que sean afectos a la actividad. Por ejemplo, supón que para el cobro de una factura necesitas los servicios de un abogado, pues estos gastos se incluirían en este apartado.

Son deducibles en IVA (si consta con ello) y debes de tener en cuenta, que normalmente el profesional nos aplicará en la factura el porcentaje de retención vigente, y por tanto, tendrás que ingresar dicha retención en Hacienda mediante el Modelo 111 Retenciones de rendimientos del trabajo y de actividad económica.

• Deducibles en IRPF o IS
• Deducibles en IVA (si se dispone de factura legal)

9. Gastos financieros, intereses y comisiones

Se refieren a los gastos que se contraen por la búsqueda de financiación, como por ejemplo, los intereses de deuda y por uso de plataformas como PayPal o Stripe.

• Deducibles en IRPF o IS

10. Amortizaciones

Son las depreciaciones que sufren nuestro inmovilizado o los bienes con el paso del tiempo y dependerá de la vida útil que tenga cada uno. Es por eso que se descuentan progresivamente en el IRPF a lo largo de los años.

Como norma general cuando un bien de inversión supere los 3.005,06€ podrá amortizarse a lo largo de su vida útil.

• Deducibles en IRPF o IS

🡢 Para más información consulta aquí las tablas de amortización.

11. Seguros de vida o salud

Podrás deducirte el seguro de vida o de salud que tengas a tu nombre, incluidos tu cónyuge y los hijos menores de 25 años. Como máximo podrás descontar 500€ por cada persona que tengas dentro del seguro. Recuerda que los seguros no tienen IVA.

• Deducibles en IRPF

12. Plan de pensiones

Los planes de pensiones permiten reducir la base imponible del IRPF.

En el año 2021 el límite de deducción ese de 2.000 euros al año o el 30% de la suma de los rendimientos netos del trabajo personal y de actividades económicas.

Como extra podemos deducir 1.000 euros a favor del cónyuge si no tiene rentas o estas son inferiores a 8.000 euros anuales.

• Deducibles en IRPF

13. Tributos fiscalmente deducibles

Hace referencia a todos los tributos y recargos no estatales, como por ejemplos, tasas, recargos y contribuciones especiales, siempre que no tengan carácter sancionador, por ejemplo, sería el Impuesto de Bienes Inmuebles de algún elemento afecto a la actividad.

• Deducibles en IRPF o IS

14. Otros gastos fiscalmente deducibles

• Teléfono móvil si disponemos de una segunda línea telefónica exclusiva para temas laborales
• Revistas y libros profesionales
• Realización de cursos o asistencias a congresos y eventos formativos
• Ayudas a organizaciones sin ánimo de lucro y donaciones
• Pérdidas por deterioro del valor de elementos patrimoniales
• Incentivo al mecenazgo por convenios de colaboración en actividades de interés general

Consejos finales para desgravar los gastos deducibles correctamente

Para terminar unos cuantos tips finales y que puedas tener siempre controlados los gastos fiscalmente deducibles:

1. Pide siempre factura a tu nombre y si no puedes pide el ticket o factura simplificada y guárdalo.
2. Tienes que llevar al día los libros de registro de tus gastos e inversiones. Puede sonar sofisticado, pero no es más que tener juntas y localizadas todas las facturas de ingresos y gastos. Con Billin tendrás esto si emites tus facturas y subes tus gastos a la plataforma. Aparte de visualizar tu cuenta de resultados y lo que ingresas, gastas, lo que debes pagar de impuestos y tu ganancia neta
3. Nunca trates de meter gastos que no sean afectados a tu actividad y sé cauto, porque Hacienda puede rechazar cualquier gasto con facilidad y reclamarte lo que has dejado de pagar con un sobrecoste.
4. Los pequeños gastos mensuales pueden ser muy grandes a lo largo del año y por eso lo que parece poco puede ser mucho. Si puedes deducirte los gastos del hogar porque trabajas en casa o parte de los desplazamientos hazlo porque en un año puede ser bastante dinero.
5. Utiliza un software que te ayude al máximo con tu contabilidad y finanzas, ya que es totalmente desgravable y te ahorrará tiempo. Nosotros te recomendamos Billin, donde podrás empezar totalmente gratis

Para acabar decirte que esperamos que esta calculadora de gastos deducibles te ayude a tener un dato aproximado de lo que puedes ahorrar en un año. Si tienes sugerencias o dudas utiliza los comentarios y te escucharemos.