¿Qué es carta comercial?

La carta comercial es un documento de gran relevancia en el ámbito fiscal, empresarial y contable.

Nosotros, como profesionales o parte de una organización, hacemos uso de este tipo de correspondencia con el objetivo de comunicarnos de manera formal con otras empresas, clientes, proveedores o diversas entidades.

En esencia, una carta comercial es una herramienta de comunicación escrita que tiene como finalidad el intercambio de información, negociaciones, solicitudes, confirmaciones, instrucciones u otros mensajes relacionados con las actividades comerciales o profesionales.

Características de la carta comercial

Nos aseguramos de que una carta comercial sea un reflejo de profesionalidad y eficacia.

Por ello, esta debe cumplir con una serie de características que garantizan su correcta recepción y comprensión:

• Claridad: Redactamos el contenido de manera clara y concisa, evitando ambigüedades y términos que puedan generar confusión.
• Formalidad: Mantenemos un tono formal y profesional, acorde con el contexto empresarial en el que se inscribe la carta.
• Breve y directa: Nos esforzamos en ser breves y directos, yendo al grano en la exposición de los puntos tratados.
• Identidad corporativa: Incluimos en encabezados o pies de página, el logotipo y datos de nuestra empresa para reforzar la imagen corporativa.
• Estructura organizada: Ordenamos la información de forma lógica y coherente, con encabezados si es necesario, para facilitar la lectura y comprensión.
• Datos de contacto: Proporcionamos información suficiente para que el receptor pueda contactarnos sin inconvenientes (teléfono, email, dirección).

Elementos de la carta comercial

Cuando redactamos una carta comercial, siempre incluimos los elementos indispensables que estructuran adecuadamente nuestro mensaje:

1. Encabezado: Aquí aparecen los datos del remitente y del destinatario, así como la fecha y lugar desde donde se envía la carta.
2. Saludo: Se refiere a la fórmula de cortesía inicial con la que nos dirigimos al receptor.
3. Cuerpo: Es la parte central donde desarrollamos el mensaje principal de la carta, dividido en párrafos según los temas a tratar.
4. Cierre: Incluye una despedida cortés y la firma de la persona responsable, junto con su nombre y cargo, si corresponde.
5. Anexos: En caso de ser necesario, indicamos la inclusión de documentos adicionales que complementen o justifiquen la información expuesta.

Tipos de cartas comerciales

Existen distintos tipos de cartas comerciales, cada una con un propósito específico.

Algunos de los más comunes son:

• Cartas de pedido: Empleadas para solicitar productos o servicios a un proveedor.
• Cartas de oferta: Utilizadas para presentar productos o servicios a posibles clientes.
• Cartas de cobro: Destinadas a requerir el pago de facturas o deudas.
• Cartas de reclamaciones: Enviadas para expresar disconformidad o reclamar por algún servicio o producto.
• Cartas de agradecimiento: Redactadas para agradecer alguna colaboración, servicio o preferencia.

Consejos para redactar una carta comercial efectiva

Para garantizar que nuestra carta comercial sea efectiva y cumpla su función comunicativa, seguimos una serie de recomendaciones prácticas:

• Usamos un lenguaje formal, pero accesible, cuidando la ortografía y la gramática.
• Nos informamos sobre el destinatario para personalizar el tratamiento y hacer que la carta sea más efectiva.
• Antes de enviarla, la revisamos varias veces para asegurarnos de que no hay errores y que el mensaje es claro.

Ejemplos prácticos para entender las cartas comerciales

Ejemplo 1: Carta de pedido

Estimado/a [Nombre del proveedor],

Por la presente, nos dirigimos a usted con el fin de realizar un pedido de los siguientes artículos de su catálogo: [Descripción y cantidades de los artículos].

Les agradeceríamos nos confirmasen disponibilidad y plazos de entrega. Adjunto encontrará el formulario de pedido cumplimentado con nuestros datos y los del pedido.

Sin otro particular y a la espera de su pronta respuesta, les saluda atentamente,

[Firma del responsable]

[Nombre y cargo del responsable]

Ejemplo 2: Carta de reclamación

Estimado/a [Nombre del responsable o departamento de atención al cliente],

Con fecha [Fecha de la compra o servicio], adquirimos [Producto o servicio adquirido] y, lamentablemente, hemos detectado que [Describir el problema o incidencia] no cumple con las condiciones acordadas.

Solicitamos se tomen las medidas oportunas para resolver esta situación a la mayor brevedad posible. Adjuntamos copia de la factura de compra y fotografías del producto o servicio como prueba de la incidencia.

En espera de su respuesta,

[Firma del reclamante]

[Nombre y cargo del reclamante]