¿Qué es control de gestión?

El control de gestión es un proceso integral y dinámico que nos permite coordinar y dirigir las actividades de una organización empresarial, con el fin de mejorar su eficiencia y eficacia.

Este mecanismo no solo contempla el seguimiento cercano de las operaciones cotidianas, sino que también engloba la planificación estratégica y la toma de decisiones basadas en información precisa y actual.

El objetivo primordial es garantizar que la entidad alcance sus metas y objetivos comerciales, financieros y operativos.

Elementos del control de gestión

Para realizar un eficaz control de gestión, nos basamos en ciertos elementos fundamentales que facilitan su implementación:

• Planificación: El proceso comienza con la definición de los objetivos estratégicos y la elaboración de planes que nos orientarán en la consecución de dichos propósitos.
• Organización: Distribuimos los recursos de manera que se ajusten a las necesidades y estructura de la empresa, procurando la máxima eficacia en el trabajo.
• Dirección: Nos enfocamos en guiar a los equipos hacia los objetivos marcados, liderando y motivando a los empleados en esta dirección.
• Coordinación: Aseguramos que todas las áreas de la entidad funcionen de manera armónica y coherente, buscando la sinergia entre departamentos.
• Información y comunicación: Fomentamos una comunicación efectiva y la disponibilidad de información relevante y oportuna para todos los niveles de la organización.
• Control: Realizamos seguimiento continuo, evaluando resultados y desempeño con respecto a los planes establecidos, corrigiendo desviaciones cuando sea necesario.

Proceso de control de gestión

El proceso de control de gestión se desarrolla a través de las siguientes etapas:

• Establecimiento de estándares y metas en coherencia con los planes estratégicos de la empresa.
• Medición del rendimiento y resultados actuales de las diferentes áreas de la organización.
• Comparación del rendimiento actual con los estándares y metas preestablecidos.
• Identificación de cualquier desviación respecto a lo planificado y análisis de las causas subyacentes.
• Toma de decisiones correctivas y ajuste de estrategias y acciones para retomar el rumbo deseado.
• Retroalimentación para mejorar de forma continua los procesos de la organización.

Herramientas y técnicas

Para llevar a cabo el control de gestión, empleamos una variedad de herramientas y técnicas especializadas que permiten la evaluación y mejora continua:

• Indicadores de Desempeño (KPIs): Medimos con precisión aspectos críticos del rendimiento empresarial.
• Sistemas de Información Gerencial (MIS): Utilizamos softwares y soluciones informáticas para el análisis de datos.
• Cuadro de Mando Integral (CMI): Integramos información financiera y no financiera para una visión global de la empresa.
• Presupuestos: Controlamos las finanzas mediante la planificación y seguimiento de los presupuestos.
• Benchmarking: Comparamos los procesos y desempeños con otras empresas para identificar oportunidades de mejora.
• Análisis de Varianzas: Evaluamos las diferencias entre lo esperado y lo real para controlar los costes y optimizar recursos.

Ejemplos prácticos de control de gestión

Ejemplo 1

En una empresa de fabricación de equipos electrónicos, los responsables de control de gestión establecen KPIs centrados en la eficiencia de la línea de producción y la calidad del producto final. Tras una evaluación de rendimiento semestral, identifican que el tiempo de ensamblado supera el estándar establecido, impactando negativamente en los costes y plazos de entrega. Deciden entonces implementar una reorganización del espacio de trabajo y formación adicional para los operarios, lo que a corto plazo ajusta los tiempos de producción a los estándares.

Ejemplo 2

Por otro lado, en una firma de consultoría, el equipo de control de gestión observa que el número de proyectos ejecutados es inferior al esperado según sus metas anuales. Al analizar las causas, detectan que el proceso de asignación de consultores a los proyectos es ineficiente. Introducen un software de gestión de proyectos que permite una asignación de recursos más ágil y efectiva, mejorando así el cumplimiento de los objetivos.