¿Qué es diagrama de afinidad?

El diagrama de afinidad es una herramienta originada en las prácticas de calidad de la industria japonesa, a veces conocida como método KJ por su creador Kawakita Jiro, permite agrupar datos, opiniones y elementos basados en sus relaciones naturales y similitudes, proporcionando claridad y percepciones en situaciones complejas.

¿Cómo funciona un diagrama de afinidad?

Construir un diagrama de afinidad es un ejercicio colaborativo que empieza con una lluvia de ideas entre los miembros del equipo. Se escribe cada idea, problema o dato en notas adhesivas individuales.

Acto seguido, todas las notas se colocan en una superficie donde todos puedan verlas. El paso crucial es la organización de estas notas en grupos basados en su afinidad o relación entre sí, sin incluir prejuicios o imposiciones de estructura.

Elaboración del diagrama: paso a paso

Para realizar nuestros propios diagramas de afinidad, seguimos una serie de pasos:

1. Identificar el propósito: Determinamos cuál es la finalidad del diagrama, ya sea resolver un problema, organizar información o explorar ideas nuevas.
2. Abrir el diálogo: Llevamos a cabo una lluvia de ideas para identificar tantos elementos como sea posible relacionados con el propósito.
3. Registrar ideas: Anotamos cada elemento o idea en notas adhesivas individuales.
4. Agrupar por afinidad: De manera conjunta, organizamos visualmente las ideas de manera que aquellas con características comunes queden agrupadas.
5. Dar nombre a los grupos: Cada conjunto de ideas afines recibe un título que refleje su contenido común.
6. Refinar y estructurar: Revisamos los grupos para asegurarnos de que cada idea esté correctamente ubicada, y ajustamos si es necesario.
7. Analizar y concluir: Interpretamos el diagrama creado para tomar decisiones o extraer conclusiones basadas en la organización visual de la información.

Reglas para la creación de un diagrama de afinidad efectivo

Existen ciertas reglas que seguimos para que nuestro diagrama sea lo más efectivo posible:

• Mantenemos una mente abierta y apartamos preconceptos para no sesgar la creación de grupos.
• Implicamos a todas las partes interesadas para recoger una amplia gama de perspectivas.
• Recordamos que no hay respuestas incorrectas en la fase de lluvia de ideas, todos los puntos de vista son válidos.

Ejemplos prácticos de utilización de un diagrama de afinidad

Ejemplo 1: Reorganización de una estructura contable

Imaginemos que queremos mejorar la estructura contable de nuestra empresa. Iniciamos una lluvia de ideas y recogemos todos los procesos, documentos y conceptos relacionados con nuestra contabilidad.

Posteriormente, ubicamos cada nota en la superficie de trabajo y empezamos a ver patrones. Resulta que muchos problemas se derivan de procesos manuales propensos a errores. Agrupamos todas las notas que indican problemas manuales y comenzamos a trabajar en cómo automatizar esos procesos. Así, el Diagrama de Afinidad nos ayuda a identificar áreas de mejora y a establecer un nuevo sistema más eficiente y menos propenso a errores.

Ejemplo 2: Planificación fiscal estratégica

Si estamos intentando desarrollar una nueva estrategia fiscal, podríamos comenzar con una sesión de lluvia de ideas centrada en los desafíos y objetivos fiscales. Cada desafío u objetivo se escribe en una nota adhesiva.

Al agruparlos, nos damos cuenta de que muchos de los desafíos están interconectados y que ciertas estrategias pueden abordar múltiples objetivos a la vez. El Diagrama de Afinidad nos conduce a una planificación estratégica que aborda de manera integral los retos fiscales y alinea los objetivos empresariales con la normativa vigente, mejorando así nuestra eficiencia fiscal.