¿Qué es diagrama de causa y efecto?

El diagrama de causa y efecto, también conocido como diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado, es una herramienta gráfica que se emplea para identificar, explorar y mostrar visualmente las posibles causas que están provocando un problema específico, así como sus efectos.

En nuestro entorno fiscal, empresarial y contable, utilizamos esta técnica para analizar a fondo las circunstancias que pueden influir en un desenlace no deseado, como puede ser una caída en las ventas, desequilibrio en las finanzas o un descenso en la productividad.

Elementos del diagrama de causa y efecto

El diagrama de causa y efecto se compone de un recuadro principal, donde se indica el problema a analizar. De este recuadro surge una línea horizontal que simboliza la columna vertebral del pez.

A partir de esta línea, se dibujan líneas oblicuas que representan las espinas. Cada una de estas espinas se asocia a una categoría de causas, las cuales se detallan a través de líneas más pequeñas que se juntan a estas espinas mayores.

¿Cómo se elabora un diagrama de causa y efecto?

Para crear un diagrama de causa y efecto eficaz, seguimos una serie de pasos.

Primero, definimos el efecto o problema que deseamos analizar. Seguidamente, identificamos las posibles causas, que generalmente se organizan en categorías amplias como Método, Mano de obra, Materiales, Medición y Medio ambiente, conocidas como las “5 Ms”.

Se pueden añadir o modificar estas categorías en función de la situación específica que se esté estudiando. Una vez establecidas las causas principales, profundizamos en cada una, desglosándolas si es necesario en causas más específicas.

Hay que mantener una sesión de lluvia de ideas durante el proceso, para asegurarse de incluir todas las perspectivas y experiencias posibles de los miembros del equipo.

Finalmente, el diagrama se revisa y se analiza con el objetivo de identificar las áreas en las que podemos actuar para mitigar o eliminar las causas del problema.

Reglas para la elaboración de un diagrama de causa y efecto

Para elaborar un diagrama de causa y efecto adecuado, debemos seguir algunas reglas esenciales:

• Mantener el enfoque en el problema real y asegurarse de definirlo de manera clara y específica.
• Involucrar a todas las partes interesadas en el problema para obtener una visión completa de todas las causas potenciales.
• Utilizar categorías estandarizadas como las “5 Ms” para estructurar el análisis.
• Desglosar las causas principales en causas más detalladas para garantizar un análisis profundo.
• Priorizar las causas identificadas para enfocar los esfuerzos en aquellas áreas que tendrán el mayor impacto en la solución del problema.

Ejemplos prácticos para entender un diagrama de causa y efecto

Ejemplo 1: Descenso en las ventas de una empresa

Imaginamos que nuestra empresa ha experimentado un descenso significativo en las ventas durante el último trimestre. Para analizar este efecto, creamos un diagrama de causa y efecto. En el recuadro principal colocamos el problema «descenso en las ventas».

Las categorías que utilizamos para explorar las causas podrían ser: método (cómo vendemos), mano de obra (quién vende), materiales (qué vendemos), medición (cómo medimos las ventas) y medioambiente (factores externos).

Tras una sesión de lluvia de ideas, identificamos que bajo «mano de obra» una causa podría ser la falta de capacitación de los vendedores. En «medio ambiente”, observamos que ha habido un aumento de la competencia en el mercado. Profundizando en estas causas, buscamos soluciones específicas como programas de formación para la fuerza de ventas o una estrategia de diferenciación del producto.

Ejemplo 2: Inconsistencias en la contabilidad de una pyme

Consideramos el caso de una pequeña o mediana empresa que descubre inconsistencias en su contabilidad. Establecemos el problema como “inconsistencias en los registros contables”.

Las categorías podrían incluir método (cómo se realizan y registran las transacciones), mano de obra (quién lleva a cabo la contabilidad), materiales (programas y herramientas contables utilizadas), medición (cómo y cuándo se revisan los registros) y medioambiente (normativa y cambios fiscales recientes).

Una posible causa bajo “método” podría ser la falta de un procedimiento de revisión sistemático.

En “mano de obra”, tal vez se identifique un déficit en la formación actualizada de los contables. Al detallar estas causas y encontrar las soluciones pertinentes, la empresa podrá mejorar su precisión contable y prevenir futuras inconsistencias.