¿Qué es flujograma?
Entendemos por flujograma, también conocido como diagrama de flujo, una herramienta gráfica que empleamos para representar procesos o sistemas en diversos campos, incluyendo el fiscal, empresarial y contable.
Se trata de una serie de pasos secuenciales, conectados por líneas y simbolizados mediante figuras estándar que facilitan la comprensión visual de las actividades y decisiones que conforman un procedimiento.
Los flujogramas son esenciales para analizar, diseñar, documentar o gestionar un proceso o programa.
Su valor didáctico radica en la capacidad de proporcionar una visión clara y simplificada de cómo se desarrollan las tareas y cómo interconectan los diferentes elementos de un sistema.
Elementos básicos de un flujograma
Un flujograma consta de diversos elementos que ayudan a estructurar y comprender la información:
- Símbolos: Cada figura geométrica representa un tipo de acción o paso. Por ejemplo, los rectángulos suelen indicar una instrucción o acción, los rombos representan decisiones y los óvalos marcan el inicio o fin del proceso.
- Flujos: Líneas que conectan los símbolos y representan la secuencia o dirección del proceso.
- Dirección: Las flechas señalan el recorrido que sigue el proceso de un paso a otro.
- Entradas/Salidas: Indican los recursos que ingresan o salen del proceso, que pueden ser datos, materiales o resultados.
- Conectores: Estos sirven para enlazar distintas partes del flujograma que pueden estar separadas en la página y ayudan a evitar cruces innecesarios de líneas.
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Reglas para la creación de un flujograma
Para elaborar un flujograma eficaz y comprensible, seguimos algunas reglas básicas:
- Definimos claramente el inicio y el final del proceso.
- Utilizamos los símbolos estándares para cada tipo de paso o acción.
- Mantenemos una secuencia lógica y unidireccional, evitamos retrocesos que complican la comprensión.
- Marcamos todas las decisiones que alteran el flujo del proceso, generalmente con un símbolo de decisión.
- Aseguramos que cada símbolo esté claramente etiquetado con una breve descripción de la etapa del proceso que representa.
- Revisamos el flujograma para asegurarnos de que no existen pasos o elementos superfluos.
- Validamos que el flujograma refleje fielmente la realidad del proceso que estamos describiendo.
Beneficios del uso de flujogramas
Implementamos flujogramas por sus múltiples ventajas:
- Promueven la comprensión rápida y clara del proceso.
- Facilitan la identificación de cuellos de botella o redundancias en el sistema.
- Ayudan en la formación y capacitación de empleados nuevos o en el rediseño de procesos.
- Permiten una mejor comunicación entre los equipos al contar con un lenguaje común.
- Aportan una base para la realización de auditorías y controles internos.
Ejemplos prácticos de flujogramas
Ejemplo 1: flujograma para el proceso de facturación
En el ámbito empresarial, un flujograma puede detallar el ciclo completo de la facturación:
- Comienza con la confirmación del pedido del cliente.
- Continúa con la preparación del producto o servicio.
- Sigue con la emisión de la factura correspondiente.
- Posteriormente, se registra en la contabilidad.
- Finalmente, se efectúa el seguimiento de la recepción del pago.
Cada uno de estos pasos es representado por un símbolo y conectado en secuencia, permitiendo visualizar de forma esquemática todo el proceso y posibles puntos de acción o decisión.
Ejemplo 2: flujograma en el proceso de auditoría contable
En contabilidad, empleamos un flujograma para mostrar la secuencia de una auditoría:
- Inicio con la planificación de la auditoría.
- Revisión de la documentación contable del cliente.
- Verificación de los saldos y las transacciones.
- Identificación de posibles discrepancias o incoherencias.
- Evaluación y redacción del informe de auditoría con las conclusiones y recomendaciones.
Este esquema ayuda a los auditores y a la empresa auditada a comprender cada etapa, las responsabilidades involucradas y las decisiones que se deben tomar en cada punto crítico del proceso.