¿Qué es factura recapitulativa?

A veces sucede que tenemos varias operaciones de venta con el mismo cliente dentro del mismo mes. En ese caso, para simplificar la contabilidad y la documentación vamos a utilizar la factura recapitulativa.

Es como si convirtiéramos todas las facturas en una sola. Pero, esto no se puede hacer sin más, así que en este artículo te vamos a contar cuándo puedes hacerlo y, también, cómo puedes utilizar este tipo de documento contable cuando lo necesites.

Datos obligatorios de las facturas recapitulativas

Como hemos visto, la factura recapitulativa es la unificación de varias facturas emitidas al mismo cliente.

Pero, hay que señalar que se trata de una factura que resume las anteriores y, por eso, para que sea válida, tiene que cumplir con la normativa fiscal vigente en España sobre la facturación:

• Debe tener toda la información obligatoria de una factura.
• Es imprescindible indicar las facturas a las que se refiere con todos los detalles.

Entonces, una factura recapitulativa debe contener la siguiente información: 

• Encabezado con la leyenda «factura recapitulativa».
• Número y serie de la factura recapitulativa.
• Fecha de expedición de la factura recapitulativa.
• Datos del emisor y del receptor (nombre, dirección, NIF/CIF).
• Descripción de las operaciones agrupadas: cada factura (operación) en una línea. 
• Fecha de realización de factura en cada línea de facturación.
• Base imponible de cada factura recogida. 
• Tipo impositivo y cuota del IVA de cada factura.
• Base imponible total de la factura recapitulativa.
• Tipos de IVA aplicados sobre la BI total de la factura recapitulativa.
• Importe total.

Otra cosa que debemos tener en cuenta es que no se puede expedir cuando se quiera, sino que su expedición debe llevarse a cabo en los plazos que establece la ley en el Real Decreto 1619/2012, que regula las obligaciones de facturación.

En general, la factura recapitulativa deberá ser expedida como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que recoge, pero:

• Cuando el destinatario sea un empresario o profesional deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a las operaciones.
• En las entregas de ciertos bienes (art. 75.Uno.8.º de la Ley del IVA) las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.

Ventajas de las facturas recapitulativas

Utilizar facturas recapitulativas ofrece varias ventajas para las empresas:

• Simplificación porque reduce la carga administrativa y del papel, ya que se emite un solo documento en lugar de varios.
• Optimización de la gestión contable porque tiene agrupadas las transacciones con cada cliente.
• Eficiencia, ya que se ahorra tiempo y recursos en la gestión de las facturas.
• Claridad, puesto que se facilita el seguimiento y análisis de las operaciones comerciales con un cliente específico.
• Minimiza las incidencias al reducir la posibilidad de errores humanos.
• Mejora en la relación con el cliente, ofreciendo una visión más clara y simplificada de las operaciones realizadas.

Modelo de factura recapitulativa

Vamos a ver cómo sería un modelo o plantilla sencillo de una factura recapitulativa.

Como ves, físicamente es igual a una factura normal, solo que en lugar de poner los productos, se ponen las facturas que se han reunido.

¿Cómo se elabora una factura recapitulativa?

Si vas a hacer una factura recapitulativa, debes saber que, en realidad, tienes que seguir los mismos pasos que para una factura ordinaria.

1. Identificación de la factura, tiene que tener un número correlativo, la fecha de emisión e indicar “factura recapitulativa”.
2. Poner los datos del cliente, la persona que va a recibir la factura recapitulativa: nombre o denominación social, NIF, dirección fiscal, etc.
3. En la descripción hay que poner una operación (factura) en cada línea: reflejando el importe y el IVA aplicado. Si eres autónomo, también el IRPF.
4. Indicar el total de la base imponible (la suma de las bases imponibles de cada una de las facturas) y el tipo o tipos de IVA aplicados.

 Lo que tiene esta factura de especial es precisamente que debe incluir todas las operaciones correspondientes al período que se quiere documentar, una por una, de forma individual. 

Por eso, es muy importante asegurarte de que toda la información que se pone en la factura es correcta y está completa, para evitar errores en la contabilidad y en las obligaciones fiscales.

Ejemplos prácticos de facturas recapitulativas

Ejemplo 1: imaginemos que una empresa de material de oficina realiza entregas semanales de productos a una misma empresa cliente. En lugar de generar una factura cada semana, la empresa puede emitir una factura recapitulativa cuando termine el mes.

En esta única factura se tienen que documentar las 4 operaciones de venta (entregas de producto), con sus respectivas fechas, descripciones, importes e IVA. Al final, también se indicarán los totales acumulados de la base imponible y el IVA.

Ejemplo 2: una agencia de servicios digitales presta diversos servicios de marketing online a una corporación. A lo largo del mes, ha hecho varios trabajos que incluyen el diseño de una campaña publicitaria, la gestión de redes sociales y la creación de contenido web.

En lugar de facturar cada servicio por separado, la agencia puede emitir una única factura recapitulativa al final del mes. Como en el caso anterior, se tendrán que detallar cada uno de los servicios con sus fechas, costes e IVA correspondientes, así como el resumen total del período.

Preguntas frecuentes sobre las facturas recapitulativas

A continuación, vamos a resolver algunas dudas más sobre las facturas recapitulativas.

¿Cuándo conviene hacer facturas recapitulativas?

Como hemos visto, las facturas recapitulativas son algo que vas a poder hacer cuando te convenga.

Los casos en los que serían necesarias son:

• Cuando tienes muchas entregas de productos o servicios al mismo cliente dentro del mismo mes.
• Si así lo has acordado con tu cliente. También puedes recibirlas de proveedores si pactas con ellos que te llegue solo una factura al mes.
• Para tener menos carga administrativa y simplificar la operativa: recibir una sola factura es mucho más ágil que recibir 10.

¿Se pueden hacer facturas electrónicas recapitulativas?

Sí. Las facturas recapitulativas se pueden hacer tanto en formato físico (papel) como en formato digital (con la factura electrónica). Solo tienes que tener la misma precaución de poner claramente en el encabezado que se trata de una factura recapitulativa.

¿Cuál debe ser la fecha de una factura recapitulativa?

Lo normal es que la fecha de la factura recapitulativa sea la del último día del mes natural al que pertenecen las facturas que se recogen. De todas formas, también puede ser la misma fecha que la de la última operación (factura) que contiene, si quieres hacerlo antes de final de mes.

¿Cómo se aplica el IVA a las facturas recapitulativas?

El IVA de la factura recapitulativa se tiene que aplicar sobre la base imponible total de la misma. En el caso de que haya diferentes tipos IVA se detallan.
No obstante, cuando se están detallando las operaciones, en cada descripción se tiene que incluir el tipo de IVA que se aplica sobre su base imponible que también se tiene que detallar.