Cronograma: qué es y como se hace

Hoy en día, vivimos en una sociedad altamente dinámica y cambiante, especialmente en el ámbito empresarial. Para gestionar y hacer frente a toda esta incertidumbre, existen diferentes herramientas que pueden ayudarnos y una de ellas son los cronogramas.

Cualquier departamento de recursos humanos debería conocer este tipo de gestión llevada a cabo por cronogramas.

¿Qué es un cronograma?

El cronograma es una herramienta gráfica que permite representar de manera estructurada y detallada las actividades que se desarrollan en un tiempo determinado, desde el principio del proyecto hasta el final.

Además, no sólo te muestras el calendario de actividades en formato calendario, sino que también te permite diferenciar las personas y equipos a las que están asignadas para tener mayor un mayor control del proceso.

¿Para qué se usan los cronogramas?

Las utilidades que puede tener para ti un cronograma son innumerables, siendo las más comunes:

• Ofrecer una visión global del proyecto: así tienes una visión rápida y completa de lo que hay que hacer y cómo están las cosas en cada momento para poder evaluar las áreas de organización que trabajan más lentas o las más rápidas.
• Planificar los tiempos y los recursos disponibles: con ello vas a lograr simplificar y optimizar la gestión de recursos, ya que puedes incluir en el cronograma aquello que es necesario para cada tarea y lo que no.
• Previsión de incidencias o posibles retrasos, con lo que podrás tomar medidas que los minimicen e, incluso, evitarlos.
• Fomentar la comunicación entre los trabajadores en las reuniones, usándolo de guía: al poner en común el cronograma del proyecto, todos pueden compartir información y estar al día de las modificaciones y avances.

¿Cómo hacer un cronograma?

Hacer tu propio cronograma es algo relativamente sencillo, puesto que basta con tener un archivo de hoja de datos en el que ir colocando las tareas y un calendario sobre el que ajustarlas.

No obstante, aunque siempre puedes ir adaptando y modificando el cronograma según vaya avanzando el proyecto, siempre viene bien tener a mano un paso a paso que seguir para que nuestro cronograma sea lo más completo posible desde el principio:

• Definición de tareas: haz una lista con todas las tareas que se deben realizar de cada área implicada.
• Clasificación y ordenación de las tareas: te aconsejamos que lo hagas por orden de ejecución e importancia de la siguiente manera, fin-comienzo, comienzo-comienzo, comienzo-fin y fin-fin.
• Establecimiento de plazos: fija los tiempos de trabajo, marcando el inicio y el final estimados de cada tarea.
• Elaboración del cronograma: coloca toda la información recogida en el cronograma, utilizando las filas y las columnas para distribuir la información.
• Revisión periódica del cronograma: como hemos visto, el cronograma es una herramienta flexible, por lo que puedes y debes hacer revisiones cada cierto tiempo para comprobar las tareas que se han realizado, las que se han anulado, las pendientes y las que estén en curso, así como las modificaciones y adaptaciones que sean necesarias para que el cronograma sea un fiel reflejo gráfico de la situación del proyecto en cada momento.

Ventajas de hacer un cronograma

Ya hemos visto qué es un cronograma, para qué sirve y cómo organizarnos para hacer uno sencillo, con lo que ahora podemos tener más claro cuáles son las ventajas de utilizarlo como herramienta de trabajo habitual en nuestro día a día:

• Tener una planificación detallada de tareas.
• Calcular los recursos que necesarios y optimizar su gestión.
• Prever y evitar problemas entre áreas o equipos, como el solapamiento de tareas o la ausencia de asignación de las mismas.
• Hacer seguimiento del proyecto y conocer la situación actual del mismo gracias a las actualizaciones permanentes.
• Mantener informados a todos los implicados compartiendo el cronograma para que puedan consultarlo y hacer consultas ante cualquier duda.
• Enriquecer la visión del proyecto con nuevas aportaciones de los implicados, lo que su vez hace que aumente su compromiso con el éxito del proyecto.
• Poder tener una visión realista del proyecto en coste de tiempo y recursos, para analizarlo y plantear nuevas estrategias o acciones si fuera necesario.

Tipos de cronograma

La funcionalidad de los cronogramas es muy amplia y sirve para todo tipo de actividades y proyectos.

Por eso, y para que pueda adaptarse mejor a nuestras necesidades, hay diferentes tipos de cronogramas que podemos utilizar:

• El cronograma de Pert que prioriza las tareas y relaciones entre ellos y se ven las relaciones entre ellos mediante flechas que les conectan.
• El cronograma de hitos donde se agrupan los puntos clave de un proyecto y solo se incluyen las acciones esenciales.
• El cronograma de Gantt que se basa, en la distribución temporal de las tareas y que es el más utilizado.

Cronograma de Pert

PERT son las siglas de Program Evaluation and Review Technique, es decir, técnica evaluación y revisión de programas. Este tipo de cronograma para desglosar gráficamente las tareas de un proyecto y en lo que lo principal son las actividades del proyecto y como están vinculadas entre sí.

Gráficamente, lo vemos con un conjunto de “bolitas” que están conectadas entre sí y precisamente, es conexión es lo que nos interesa.

Para poder hacer un cronograma de PERT hay que dar los siguientes 5 pasos:

• Establecer las áreas y las tareas: son las “bolitas”.
• Definir las relaciones y las dependencias entre las áreas implicadas: sin son independientes, si dependen de otras, etc. Su representación gráfica son las flechas conectoras.
• Vincular las tareas.
• Crear el cronograma.
• Hacer seguimiento y actualizar los progresos.

Este tipo de cronogramas no es tan detallado como otros en cuanto a reflejar los contenidos menores, sí que es muy útil a la hora de establecer las prioridades del proyecto y la organización del mismo.

Además, permiten una gran personalización respecto a diseño para resolver las necesidades a nivel general de los proyectos. Y esta es la gran diferencia con respecto al diagrama de GANT, que es más detallado, pero más rígido en cuanto a estructura.

Cronograma de hitos

El cronograma de hitos es otro gráfico que podemos utilizar y que se representa de forma horizontal para reflejar las fases o etapas de un proyecto.

Para verlo mejor, sería parecido al gráfico de una carrera ciclista en la que se van señalando las pequeñas metas (hitos) que se deben de alcanzar antes de llegar a la meta final.

Este tipo de gráfico resulta muy útil para simplificar la visión de las áreas y equipos de las fases/etapas que tienen que ir consiguiendo. Por ello se puede incluso adaptar dentro del propio cronograma de Gantt para complementarlo.

Pero si tuviera que hacerse de manera independiente, se haría de la siguiente forma:

• Definir objetivos.
• Hacer una lista de tareas para conseguirlos.
• Identificar los hitos (metas).
• Crear el cronograma con la información.
• Compartir el cronograma con las áreas y equipos para recoger comentarios y añadir información adicional relevante.
• Celebrar los hitos conseguidos.

En cuanto a estilo, se puede diseñar en horizontal, vertical o como mejor se adapte a tus necesidades, ya que lo importante es que reflejen los hitos o metas importantes que se deben conseguir.

Cronograma de Gantt

El cronograma de Gantt es, sin duda, el más utilizado, pues ofrece una gran versatilidad y adaptación a cualquier tipo de proyecto y circunstancia de la forma más detallada posible.

Además, es muy sencillo de hacer y manejar porque solo tiene 2 elementos: las tareas y el calendario y se organizan en barras horizontales.

Gráficamente, se ve lo siguiente:

• La línea temporal superior del proyecto: se puede detallar por día, semanas, meses…
• La línea vertical izquierda: donde se indican todas las actividades que deben de realizarse. Cada una de ellas se pueden detallar e incluso añadir otras “subtareas” con diferentes niveles para asignarles más contenido e identificar a los encargados de realizarlo.
• En las barras de contenido se pueden completar con más información si es necesario, como por ejemplo, el porcentaje de realización previsto para una fecha, el nombre de los responsables del proyecto…

Como siempre, deberás seguir los siguientes pasos:

• Definir los objetivos y el tiempo de desarrollo del proyecto.
• Identificar las tareas y las áreas/equipos asignados para realizarlas.
• Crear el cronograma con toda la información recogida.
• Compartir la información y hacer seguimiento de las acciones y tareas.
• Mantenerla el cronograma actualizado con la información que reporten los participantes.

Herramientas para hacer un cronograma de actividades online

Hoy en día en el mercado existen multitud de softwares, tanto gratuitos como de pago, que y te ayudarán a la tarea de hacer un cronograma.

Entre las herramientas más populares en Billin destacamos:

• Project libre: es un programa gratuito con el que puedes crear tus cronogramas de manera fácil e intuitiva. Además te permite definir las tareas y sub-tareas del proyecto,con la fecha de inicio y fin de cada una. Y también te permite comparar la planificación inicial con la final para analizar los cambios producidos.
• Microsoft Project: es una herramienta de pago y de las más completas, porque, facilita el diseño del Cronograma Gantt o Pert.
• Gantt Project: es una aplicación que facilita la creación de diagramas de Gantt. Con esta aplicación puedes definir las tareas de un proyecto, distribuirlas en el calendario y visualizar las relaciones existentes entre las tareas.

Y también algunas plataformas de gestión de trabajo de equipos como Asana, que te puede proporcionar incluso plantillas en las que solo tienes que completar los campos con tu información.

Ejemplo de cronograma

Vamos a ver un ejemplo de cronograma de actividades muy sencillo que se usa para organizar el tiempo y facilitar la labor.

Este cronograma consiste en una tabla en la se indica el momento en el que se está realizando la tarea y el tiempo estimado que se va a dedicar a su desarrollo.

En este ejemplo vemos:

• en la parte superior los meses de duración del proyecto con determinados marcados.
• en la columna de la izquierda las tareas/acciones que se deben realizar.
• las casillas marcadas en azul son las que indican cuándo se van a realizar determinadas acciones o actividades durante todo el tiempo en el que se desarrolla el proyecto.

Como ves, el cronograma te proporciona una gran ventaja dado que facilita enormemente la fijación de un orden en las tareas según la relación existente entre ellas, contribuyendo a la supervisión de la productividad, monitoreando los tiempos de entrega.

Además, gracias a los cronogramas también vas a poder estudiar el proyecto durante todo su proceso y generar conclusiones sobre el avance y estado del mismo.

También ayuda a que puedas reconocer retrasos y tomar medidas preventivas o, si los plazos se cumplen antes de lo previsto, poder crear un plan de incentivos para recompensar a los trabajadores.