Cómo contabilizar facturas pendientes de recibir

Hoy en Billin vamos a detenernos a hablar sobre un tema que puede darse en ocasiones dentro de un negocio y que tiene una gran importancia en contabilidad: las facturas pendientes de recibir.

La razón por la que existen este tipo de documentos y cómo afectan a nuestra empresa es lo que vamos a explicar en este artículo.

¿Qué son las facturas pendientes de recibir o formalizar?

En cualquier empresa estamos acostumbrados a recibir y emitir facturas de manera constante.

La emisión suele producirse de forma inmediata a la ejecución de la compra-venta del producto o servicio en cuestión y ambas partes, vendedor y comprador, tienen su propia copia para poder reflejarlo en sus correspondientes contabilidades.

Pero, en ocasiones, se puede dar el caso de que la factura no se genere de manera tan automática:

• Porque se hace el pago por adelantado de un servicio o compra de un producto sin haber recibido la factura correspondiente.
• Porque se acuerda fraccionar los pagos y emitir la factura en el último pago.
• Porque están pendientes de aplicar algún descuento de última hora o añadir algún concepto acordado a posteriori.
• Porque si nuestro proveedor tiene una fecha fija establecida para la emisión de sus facturas a final de mes y la operación se hace a principios, tendremos que esperar para poder recibirla.

Independientemente de cuál sea el motivo, la cuestión es que cuando nos encontramos en esta situación, aunque sea algo las operaciones comerciales que realizamos y de las que sí tenemos disponible la factura. 

Para poder hacerlo, vamos a utilizar las cuentas contables para estas “facturas pendientes de recibir”.

Por qué es importante contabilizar facturas pendientes de recibir

Cuando tienes un negocio, lo primero que vas a aprender está relacionado con la contabilidad y cómo debes actuar para que, aunque delegues la operativa a un gestor, sepas cuáles son tus obligaciones y lo que debes de tener en cuenta.

La parte más sencilla de la contabilidad es que se rige por unos principios que resultan lógicos y que, precisamente por ello, muchas veces los aplicas sin conocerlos. Uno de estos 6 principios contables es el llamado “principio de prudencia” que establece lo siguiente:

“Se deberá ser prudente en las estimaciones y valoraciones a realizar en condiciones de incertidumbre. La prudencia no justifica que la valoración de los elementos patrimoniales no responda a la imagen fiel que deben reflejar las cuentas anuales. […] únicamente se contabilizarán los beneficios obtenidos hasta la fecha de cierre del ejercicio. Por el contrario, se deberán tener en cuenta todos los riesgos, con origen en el ejercicio o en otro anterior, tan pronto sean conocidos, […]”.

Este principio nos indica que solo se pueden contabilizar las ventas y los beneficios cuando se produzcan realmente, sin anticiparnos, pero en cambio, deberemos tener en cuenta todos los posibles gastos y/o pérdidas en cuanto lo sepamos, aunque aún no se hayan materializado ni tengamos la factura.

Dicho de otra forma, en contabilidad tenemos que ponernos en lo peor para los gastos y solo contar con los ingresos reales ya recibidos.

De esta manera podremos:

• Tener una imagen más realista de la situación financiera de nuestra empresa en todo momento.
• Evitar el incumplimiento de pagos, aunque sean imprevistos, que su vez nos generen recargos por sanción o demora.
• Cumplir con el principio contable del devengo que dice que nos indica que tanto los gastos como los ingresos se deben de registrar en contabilidad en el momento en el que se generan, sin importar cuándo se paguen o se reciban las facturas.
• Deducirnos el IVA soportado, aunque no dispongamos aún de la factura física. En principio, sin factura no se puede hacer la liquidación del IVA, pero como el derecho a la deducción nace en el momento del devengo (cuando se entrega el producto o se realiza el servicio), según se indica en el artículo 97 de la Ley de IVA (Ley 37/1992), se podrá liquidar el IVA de este tipo de situaciones siempre que se cumplan los siguientes requisitos:
  • Que la entrega del bien o servicio haya tenido lugar: entonces la obligación de pago del IVA se activa tanto para el comprador como para el vendedor.
  • Tener la justificación documental dentro el mismo trimestre y antes de que finalice. Si el devengo se produce a mitad de trimestre, se podrá liquidar en ese trimestre, siempre y cuando se reciba la factura antes de que finalice. Si la recibes después, no podrás deducirla en ese momento y lo tendrás que hacer en el trimestre siguiente.
  • si no recibes la factura a tiempo, el derecho a deducirte el IVA no desaparece, ya que dispones de hasta 4 años para poder hacerlo y tendrás que mantener la cuenta de facturas pendientes de recibir o formalizar durante todo ese tiempo.

Por lo tanto, tener en cuenta las facturas pendientes de recibir permite poder cumplir con las obligaciones financieras y contables para mantener la contabilidad actualizada con las deudas o pasivos generados y registrados según el criterio del devengo (cuando se producen).

Cuentas contables asociadas a las facturas pendientes de recibir

Una vez definida la importancia de la contabilización de las facturas pendientes de recibir o formalizar, vamos a ver cuáles son las cuentas contables que deberemos utilizar.

• Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar (4009). Esta cuenta pertenece al Grupo 4 Acreedores y deudores por operaciones de tráfico, con lo que debe reflejar las obligaciones y derechos (comerciales, fiscales, …) que se generan durante su actividad empresarial. 
• Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir o formalizar (4109).  Esta cuenta también pertenece al grupo 4 y funciona de la misma forma que la 4009, pero con la diferencia de que se utiliza para las operaciones que no se consideran compras, como arrendamientos, suministros, asesorías, etc., es decir, productos y servicios que no estén vinculados a productos.

Estas cuentas las podemos definir como cuentas transitorias porque nos ayudan a reflejar en la contabilidad las operaciones comerciales que realizamos de una forma muy básica hasta el momento en el que recibamos la factura, ya que en ese momento es cuando tendremos toda la información necesaria sobre impuestos, retenciones, etc., que se deberán contabilizar.

A la hora de utilizar las cuentas contables relacionadas con las facturas pendientes de recibir o formalizar, también vamos a tener en cuenta las cuentas habituales al realizar este tipo de operaciones:

• En el momento de la compra hasta recibir la factura:
  • (600) Compra de mercaderías contra la (4009).
  • (623) Servicios profesionales independientes contra la (4109).
• Cuando ya se ha recibido la factura:
  • (400) Proveedores para las facturas de la (4009).
  • (410) Acreedores para las facturas de la (4109).
  • (472) IVA soportado.
• En el caso de tener que realizar el pago a nuestro proveedor antes de recibir la factura, también deberías de utilizar la cuenta 407 de Anticipos a proveedores contra la de bancos y, luego, tenerla en cuenta en el asiento final cuando contabilices la factura.

A continuación, veremos cómo funcionan las cuentas 4009 y 4109 con un ejemplo.

Asientos contables asociados a las facturas pendientes de recibir

Veamos cómo se debe hacer el asiento de contabilización de compras de mercancías con facturas pendientes de recibir con un ejemplo muy sencillo.

Supongamos que una empresa recibe 1500 euros en productos de su proveedor. En el momento de la entrega la empresa recibe el albarán correspondiente, pero no recibirá la factura hasta una semana más tarde. Es importante recordar que el albarán indica los importes de la entrega, pero no incluye impuestos porque eso ya se reflejará en la factura.

Por tanto, los movimientos contables serían los siguientes:

1. El asiento contable cuando se recibe la mercancía sería:

2. En el momento en el que se recibe la factura, el albarán tiene que ser anulado y ya se cargará a la cuenta habitual de proveedores.

3. Por último, cuando se efectúe el pago de la factura al proveedor se contabilizará:

Como puedes ver, al final el asiento es tal y como se realiza normalmente, salvo por el uso de estas cuentas transitorias, la 4009 y la 4109, que nos permiten reflejar en contabilidad ese tiempo de espera entre la entrega de productos o servicios y la emisión de la factura.

¿Cuándo debo incluir la factura en las declaraciones trimestrales?

Tal y como hemos visto en el punto 2, en el que hablábamos sobre la importancia de tener contabilizadas las facturas pendientes de recibir o formalizar, las facturas emitidas por una empresa siempre deben incluirse en el trimestre que correspondan, es decir, cuando se emiten sin tener en cuenta el momento en el que sean pagadas.

En ese mismo apartado, también hemos hablado de lo que sucede cuando no recibes las facturas a tiempo.

El derecho a la deducción nace cuando se produce el devengo, es decir, cuando se hace la entrega efectiva del bien o servicio adquirido, pero no podrás ejercer este derecho hasta que no tengas la factura.

La parte positiva es que tienes hasta cuatro años, contando desde la fecha del gasto, para poder declararla y deducir el IVA soportado.

La parte negativa es que tendrás que dejarla en “pendientes de recibir” todo ese tiempo, con lo que vas a tener que estar pendiente de ello y reclamarla todas las veces que sea necesario.

Por ejemplo, si una factura con fecha 30 de junio de 2022 la recibes en julio del mismo año, puedes incluirla en el tercer trimestre (julio, agosto y septiembre), aunque la fecha del gasto sea del mes de junio.

En resumen, la norma es que las facturas pendientes de recibir se declaren en el trimestre correspondiente a la recepción de la factura.

¿Cómo evitar problemas con las facturas pendientes de recibir?

Durante todo este artículo hemos estado hablando sobre la importancia de tener en cuenta en nuestra contabilidad las facturas pendientes de recibir o formalizar y cómo tendríamos que registrarlas en nuestros libros contables.

Ahora vamos a explicar los posibles problemas que podríamos tener si no las tuviéramos en cuenta y cómo evitarlos.

Problemas de no contabilizar las facturas pendientes de recibir:

• Tener los estados financieros desvirtuados porque no está reflejada la realidad de todas las operaciones. La peor consecuencia es que tendríamos información errónea sobre nuestras deudas (pasivos) y beneficios.
• Problemas con la tesorería y en el flujo de caja. Si no contabilizas los gastos pendientes podría ocurrir que no tuvieras recursos suficientes en el momento de tener que afrontar las deudas contraídas.
• Imposibilidad de hacer un plan estratégico financiero ni una planificación a medio-largo plazo, porque no sabes los recursos reales de los que dispones ni las obligaciones que debes cumplir.
• Caer en impagos con proveedores, lo que afectaría a tu reputación y tu solvencia frente a terceros.
• problemas con la Agencia Tributaria porque no estarías efectuando las declaraciones y liquidaciones de la forma correcta, lo que te llevaría a tener multas, sanciones…

Consejos para gestionar las facturas pendientes de recibir sin incidencias:

1. Implementar un sistema de contabilidad eficiente, utilizando un software de contabilidad que te permita registrar y hacer un seguimiento de todas las facturas pendientes de recibir. En este aspecto, Billin se posiciona como la mejor opción por ser la plataforma facturación para empresas y autónomos que más se puede ajustar a tus necesidades, ya que no solo emite y contabiliza tus facturas, sino que también te permite gestionar los pagos y los cobros, hacer el seguimiento de todo esto y mucho más.
2. Implementar la factura electrónica en tu empresa. Las facturas en papel y el proceso manual dificultan la automatización de tu negocio y, por lo tanto, lo hacen menos ágil y es más fácil cometer errores. Si efectúas el cambio a la factura electrónica, no solo estarás cumpliendo con la nueva Ley de factura Electrónica, también estarás transformando la gestión administrativa y operativa de tu empresa y conseguirás tener mayor control sobre ella en todo momento.
3. Revisar periódicamente el estado de tus cuentas pendientes de pago. Así podrás comprobar que todas están actualizadas y registradas, y en caso de no ser así, reclamar la documentación a quien corresponda. De esta manera, podrás tener visibilidad en tiempo real de todos los datos financieros.
4. Definir el procedimiento interno de tu empresa con respecto a la recepción, registro y pago de facturas, y asegurarte de que lo conozcan tanto tu equipo como tus proveedores y colaboradores.
5. Hacer conciliaciones bancarias frecuentes para garantizar que se han registrado todas las transacciones correctamente. De esta forma, también podrás:
   • Elegir la forma de pago que te convenga para cada proveedor según las modalidades que te permita. 
   • Programar los pagos para conseguir un margen de tiempo y aprovechar para rentabilizar ese capital que aún no tienes que abonar.
   • Aumentar la eficiencia, impulsar el ahorro, evitar el riesgo de los recargos de demora y mejorar la relación con los proveedores.
6. Tener una comunicación fluida con tus proveedores para poder recibir todas las facturas a tiempo y resolver e, incluso, evitar posibles incidencias que podrían afectar la imagen de marca y la relación con proveedores.

En Billin conocemos perfectamente el concepto de las facturas pendientes de recibir por lo que, si tienes alguna pregunta o duda, puedes consultarnos y te ayudaremos.