Declaración complementaria vs sustitutiva: ¿Cómo se diferencian?

La gestión de impuestos de un autónomo y una pyme implica una serie de obligaciones que deben cumplirse rigurosamente para evitar sanciones y asegurar el correcto funcionamiento financiero. Entre estas obligaciones, la presentación de declaraciones fiscales como el IVA y el IRPF juega un papel fundamental. Sin embargo, en ocasiones, es necesario corregir errores o actualizar información ya presentada, lo que nos lleva a dos conceptos importantes: la declaración complementaria y la declaración sustitutiva.

Aunque puede parecer que hablamos de lo mismo, no es así. Por lo que entender las diferencias entre estas dos formas de declaración es esencial para cumplir correctamente con la normativa fiscal y evitar problemas legales.

En este artículo, analizaremos qué son las declaraciones complementarias y sustitutivas, cuándo deben utilizarse y cómo se diferencian, proporcionándote una guía clara para atender cualquier necesidad de corrección en tus obligaciones fiscales.

Declaración complementaria: definición

Una declaración complementaria es una subsanación de una declaración fiscal previamente presentada. Este tipo de declaración se utiliza cuando, después de haber presentado una declaración tributaria, se descubre que se ha cometido un error u omisión en la información proporcionada originalmente. El objetivo principal de una declaración complementaria es corregir esos errores sin invalidar la declaración original.

Por ejemplo, si una empresa presenta su declaración de IVA y luego se da cuenta de que olvidó incluir algunas facturas, puede presentar una declaración complementaria para agregar esa información que faltaba en su declaración inicial. Esta subsanación permite ajustar los datos incorrectos o incompletos, asegurando que la información fiscal presentada sea precisa y completa.

¿Cuándo debe presentarse una declaración complementaria?

La declaración complementaria se presenta para corregir una autoliquidación previamente presentada que contenía errores, que dieron lugar a un ingreso inferior al debido o una cantidad a devolver o compensar menor.

En otras palabras, las autoliquidaciones complementarias deben presentarse cuando el error en la autoliquidación inicial perjudica a la Agencia Tributaria.

Por el contrario, si el error nos perjudica a nosotros y, por tanto debíamos haber ingresado una cantidad menor o la cantidad a devolver debió ser mayor, no debemos presentar una declaración complementaria. En este caso, se debe solicitar la rectificación ante la Agencia Tributaria.

¿Cómo presentar una declaración complementaria?

El proceso para presentar una declaración complementaria es relativamente sencillo. Se debe indicar que se trata de una declaración complementaria, especificar el número de justificante de la declaración original y corregir o añadir los datos necesarios. Es importante tener en cuenta que la declaración complementaria no reemplaza la declaración original, sino que la complementa, proporcionando los datos correctos adicionales necesarios.

La presentación de declaraciones complementarias está regulada por la Agencia Tributaria y se puede realizar de manera telemática a través de su página web. ¿Qué dice la Agencia Tributaria sobre la declaración complementaria?

“Se marcará con una «X» la casilla «Declaración complementaria» cuando la presentación de la declaración tenga por objeto incluir percepciones que, debiendo haber sido incluidas en otra declaración del mismo ejercicio presentada con anterioridad, hubieran sido completamente omitidas en la misma. En la declaración complementaria solamente se incluirán las percepciones omitidas que motivan su presentación”.

Declaración sustitutiva: definición

La declaración sustitutiva se utiliza para reemplazar una declaración previamente presentada que contiene errores significativos o una incorrecta presentación integral de los datos. A diferencia de la declaración complementaria, que como hemos visto se utiliza para añadir o corregir información específica sin invalidar la declaración original, la declaración sustitutiva anula y sustituye por completo la declaración original.

Este tipo de declaración se emplea cuando los errores cometidos en la declaración inicial son tan importantes que no pueden ser corregidos simplemente añadiendo o modificando ciertos datos. Por ejemplo, si se ha presentado una declaración de impuestos en la que se ha omitido un ingreso significativo o se han aplicado de manera incorrecta deducciones o exenciones fiscales, sería necesario presentar una declaración sustitutiva para corregir estos errores de manera integral.

La presentación de declaraciones sustitutivas también está regulada por la Agencia Tributaria. ¿Qué dice en el caso de las declaraciones sustitutivas la Agencia Tributaria?

“Se marcará con una «X» la casilla «Declaración sustitutiva» cuando la presentación de la declaración tenga por objeto anular y sustituir completamente a otra declaración anterior en la cual se hubieran incluido datos inexactos o erróneos.

En el caso de declaraciones sustitutivas, se hará constar también en este apartado el número identificativo de 13 dígitos correspondiente a la declaración anterior.”

Diferencias clave entre declaración complementaria y sustitutiva

A continuación, se detallan las diferencias clave entre ambos tipos de declaraciones:

Objetivo de la corrección

• Declaración complementaria: Su propósito es añadir o corregir información específica en una declaración ya presentada. No anula la declaración original, sino que la complementa con datos adicionales necesarios para reflejar la realidad fiscal de manera precisa. Se utiliza principalmente para corregir errores menores o para incluir información que fue omitida.
• Declaración sustitutiva: Esta declaración reemplaza por completo a la declaración original. Se utiliza cuando los errores en la declaración inicial son significativos y requieren una nueva declaración que anule y sustituya a la anterior en su totalidad. Es la opción adecuada cuando se necesita corregir errores graves o cambiar de manera integral la información presentada.

Alcance de la corrección

• Declaración complementaria: Abarca correcciones puntuales. Por ejemplo, si se olvida incluir una factura se puede presentar una declaración complementaria que incluya únicamente este cambio.
• Declaración sustitutiva: Cubre la totalidad de la declaración original. Cada dato incorrecto debe ser reemplazado en la nueva declaración, ya que esta sustituye completamente a la declaración inicial.

Procedimiento

• Declaración complementaria: Se presenta indicando que es complementaria y proporcionando el número de justificante de la declaración original. Solo se incluyen los datos adicionales o corregidos.
• Declaración sustitutiva: Se presenta como una nueva declaración completa, indicando que es sustitutiva y refiriéndose a la declaración original que está reemplazando. Se deben corregir todos los errores de la declaración original.

Impacto en la Administración Tributaria

• Declaración complementaria: Se utiliza generalmente cuando el error perjudica a la Agencia Tributaria o cuando la corrección no implica un cambio significativo en la cantidad a ingresar o a devolver.
• Declaración sustitutiva: Es necesaria cuando el error en la declaración inicial podría perjudicar a la Administración Tributaria, como en casos de ingresos significativamente mayores o deducciones incorrectamente aplicadas.

Regulación y presentación

Ambos tipos de declaraciones están regulados por la Agencia Tributaria y tienen que presentarse de manera telemática. La elección entre una declaración complementaria y una sustitutiva dependerá de la naturaleza y gravedad del error cometido en la declaración original.

Cuándo presentar cada una de las declaraciones

La presentación de declaraciones complementarias y sustitutivas debe hacerse tan pronto como se detecten los errores en las declaraciones originales. Sin embargo, existen diferencias específicas en cuanto a los plazos y las condiciones bajo las cuales deben presentarse estas declaraciones. A continuación, os detallamos cuándo debe presentarse cada tipo de declaración y las consideraciones adicionales a tener en cuenta.

Declaración Complementaria

• Dentro del plazo de presentación de la autoliquidación: Si la declaración complementaria se presenta dentro del plazo legal establecido para la presentación de la autoliquidación original, el importe adicional a ingresar no estará sujeto a recargos. Esto permite corregir errores menores sin penalización adicional.
• Fuera del plazo de presentación: Si la declaración complementaria se presenta fuera del plazo previsto, los importes adicionales a ingresar estarán sujetos a los recargos establecidos en el artículo 27 de la Ley General Tributaria. Estos recargos son progresivos, y se aplican de la siguiente manera:

– Recargo del 5%: Si la declaración se presenta dentro de los 3 meses siguientes al término del plazo.
– Recargo del 10%: Si se presenta entre 3 y 6 meses después del término del plazo.
– Recargo del 15%: Si se presenta entre 6 y 12 meses después del término del plazo.
– Recargo del 20%: Si se presenta después de 12 meses, además de los intereses de demora correspondientes.

• Plazo de prescripción: No se puede presentar ninguna autoliquidación complementaria una vez transcurrido el plazo de prescripción de la autoliquidación inicial. El plazo de plazo general para las obligaciones tributarias es de cuatro años desde la fecha en que finalizó el plazo de presentación de la declaración original.
• Regularización por la Administración: Si es la Agencia Tributaria la que detecta y regulariza una autoliquidación incorrecta y no el propio contribuyente, los recargos del artículo 27 de la Ley General Tributaria no se aplican. En estos casos, generalmente se inicia un expediente sancionador, con sus correspondientes multas.

Declaración Sustitutiva

• Tan pronto como se detecten errores significativos: Las declaraciones sustitutivas deben presentarse en cuanto se detecten errores significativos que afectan la exactitud de la declaración original. Es crucial corregir estos errores de inmediato para evitar problemas fiscales mayores.
• Plazo de prescripción: Al igual que las declaraciones complementarias, las declaraciones sustitutivas también están sujetas a los plazos de prescripción. No se pueden presentar declaraciones sustitutivas una vez que el plazo de prescripción de la autoliquidación inicial ha expirado.

La declaración sustitutiva debe incluir una referencia clara a la declaración original que está siendo reemplazada, asegurando que la Agencia Tributaria pueda identificar y anular la declaración incorrecta.

• Presentación fuera de plazo: Si las declaraciones sustitutivas se presentan fuera del plazo, se aplicarán recargos conforme al artículo 27 de la Ley General Tributaria, salvo que la Agencia Tributaria haya iniciado un proceso de regularización.

Regularización voluntaria vs. administración

Es importante que los contribuyentes realicen las correcciones de manera voluntaria antes de que la Administración intervenga, ya que esto puede mitigar las posibles sanciones y recargos.

Ejemplo de declaración sustitutiva

Para comprender mejor cómo funciona una declaración sustitutiva, a continuación te presentamos un ejemplo práctico que explica cuándo y cómo debe presentarse este tipo de declaración.

Imaginemos la empresa, «ABC S.L.» que presentó su declaración trimestral de IVA para el segundo trimestre de 2023. La declaración original contenía los siguientes datos:

• Ingresos totales: 200.000 €.
• IVA Repercutido (21%): 42.000 €.
• Gastos Deducibles: 100.000 €.
• IVA Soportado: 21.000 €.

Posteriormente, «ABC S.L.» descubre que no incluyó una factura de ventas por 50.000 €.

Pasos para la declaración sustitutiva

• Identificación del error:
  Ingresos omitidos: 50.000 €.
  IVA Repercutido adicional: 10.500 € (21% de 50.000 €).
• Preparación de la nueva declaración:
  Ingresos Totales (corregidos): 250.000 €.
  IVA Repercutido (corregido): 52.500 € (42.000 € + 10.500 €).
• Presentación de la declaración sustitutiva:
  La empresa completa y presenta una nueva declaración con todos los datos corregidos.Indica claramente que es una declaración sustitutiva y referencia la declaración original.
• Pago de la diferencia:
  IVA a pagar adicional: 10.500 €.

Ejemplo de declaración complementaria

Una empresa, «XYZ S.L.», presentó su declaración trimestral de IVA para el primer trimestre de 2024. En la declaración original, la empresa reportó los siguientes datos:

Ingresos Totales: 150.000 €.

IVA Repercutido: 31.500 € (al 21%).

Gastos Deducibles: 70.000 €.

IVA Soportado: 14.700 €.

Después de presentar la declaración, «XYZ S.L.» descubre que olvidó incluir una factura de gastos por 10.000 € , con un IVA soportado de 2.100 €.

Pasos para la declaración complementaria

• Identificación del error:
  Gasto omitido: 10.000 €.
  IVA Soportado adicional: 2.100 €.
• Preparación de la declaración complementaria:
  Gastos Deducibles (corregidos): 80.000 € (70.000 € + 10.000 €).
  IVA Soportado (corregido): 16.800 € (14.700 €+ 2.100 €).
• Presentación de la Declaración complementaria:
  Se completa y presenta una declaración complementaria, indicando claramente que es para corregir la declaración original.
  Se proporciona el número de justificante de la declaración original y se incluyen los datos adicionales corregidos.

La declaración complementaria ajusta la cantidad de IVA soportado, lo que reduce el IVA a pagar.

En la declaración original, el IVA a pagar era: 31.500 € – 14.700 € = 16.800 €.

Con la corrección, el IVA a pagar es: 31.500 € – 16.800 € = 14.700 €.

La empresa reduce su obligación de IVA en 2.100 €.

Qué se necesita para presentar cada una de las declaraciones

Declaración complementaria

• Identificación del error: Detectar errores menores o información omitida en la declaración original, como facturas de ventas o gastos que no fueron incluidos.
• Documentación necesaria: Facturas originales y cualquier otra documentación que respalde las correcciones, así como justificantes de los gastos o ingresos adicionales que se deben incluir.
• Preparación de la declaración: Completar una nueva declaración que incluya solo los datos adicionales o corregidos, indicando claramente que se trata de una declaración complementaria y proporcionar el número de justificante de la declaración original.
• Presentación de la declaración: Enviar la declaración complementaria a través del portal de la Agencia Tributaria, asegurándose de seguir los procedimientos correctos para la presentación telemática.
• Pago: Pagar cualquier cantidad adicional de impuestos que resulte de la corrección, en caso de que la declaración complementaria sea a favor de la Administración.

Declaración sustitutiva

• Identificación del error: Detectar errores significativos que afectan la totalidad de la declaración original, como ingresos incorrectos o deducciones mal aplicadas.
• Documentación necesaria: Toda la documentación utilizada en la declaración original. Cualquier documento adicional necesario para corregir los errores, como facturas corregidas, comprobantes de pago, etc.
• Preparación de la declaración: Completar una nueva declaración con todos los datos correctos, indicando claramente que es sustitutiva de la original. Referenciar el número de justificante y la fecha de la declaración original que está siendo reemplazada.
• Presentación de la declaración: Enviar la declaración sustitutiva a través del portal de la Agencia Tributaria, asegurándose de que todos los datos estén correctamente actualizados.
• Pago: Calcular y pagar cualquier diferencia de impuestos que resulte de la nueva declaración.

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• Actualizaciones automáticas: Mantiene actualizadas las normativas fiscales y asegura que las declaraciones cumplan con los requisitos legales vigentes.

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