¿Tengo la obligación de entregar una factura al cliente?

La facturación es un aspecto fundamental en cualquier actividad económica. Cualquier autónomo o pyme, en algún momento, se ha preguntado si tiene la obligación de entregar una factura al cliente.

Este es un tema que suele generar siempre muchas dudas, ya que la normativa vigente impone diferentes requisitos según el tipo de operación o la relación entre las partes. 

En general, la emisión de una factura garantiza transparencia en las operaciones y asegura que tanto los profesionales como sus clientes y proveedores cumplan con sus obligaciones fiscales.

Pero, ¿es siempre obligatorio emitir una factura? ¿Cuándo puedes emitir solo un recibo o ticket y cuándo debes entregar una factura completa?

Además, con la creciente digitalización, surge otra duda importante: ¿Estamos obligados a facturar electrónicamente en todas las operaciones?

En este artículo vamos a explicarte en detalle cuándo debes emitir una factura, qué requisitos debes cumplir y cómo adaptarte a la normativa de la facturación electrónica. 

Si quieres asegurarte de que tu negocio cumple con la legislación vigente en materia de facturación, sigue leyendo para despejar todas tus dudas.

¿Cuándo tengo la obligación de emitir una factura?

Una factura es el documento que detalla una operación comercial y tiene validez jurídica y fiscal.

Es necesaria para justificar el ingreso de un pago por la adquisición de bienes o la prestación de servicios y permite a los clientes tener un comprobante que pueden usar, por ejemplo, para declarar gastos deducibles. 

Con carácter general, cualquier empresa o profesional que realice una venta de bienes o servicios tiene la obligación de entregar una factura al cliente. Esta factura debe reflejar el precio de los bienes o servicios, los impuestos aplicables y los detalles de las partes que han intervenido en la operación. 

A tenor del artículo 1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, (Real Decreto 1619/2012),“los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos. Igualmente, están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad”.

Estos son, según el artículo 2 del citado Reglamento, los supuestos en los que empresarios y profesionales tienen obligación de emitir una factura: 

• Cuando el cliente solicita una factura.
• Si se venden bienes o servicios a otras empresas o profesionales.
• En operaciones dentro del marco del comercio intracomunitario.
• Cuando se realicen exportaciones.
• Si el comprador necesita justificar una deducción o compensación fiscal.
• Cuando el cliente es una Administración pública.
• En los casos de ventas a distancia y entregas de bienes sujetas a impuestos especiales.
• Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje.

¿Cuándo no es obligatorio emitir una factura?

Aunque la normativa establece que en la mayoría de las transacciones comerciales se debe emitir una factura, existen algunas excepciones.

El artículo 3 del Reglamento de facturación recoge una serie de casos en los que no hay obligación de emitir una factura, siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos.

A continuación, te explicamos en qué situaciones se aplica esta excepción y bajo qué condiciones.

• Operaciones exentas de IVA: como los servicios médicos, educativos o financieros. 
• Operaciones entre particulares: Cuando las ventas o prestaciones de servicios se realizan entre particulares, es decir, cuando ninguno de los implicados actúa como empresa o profesional.
• Ventas al por menor y operaciones en las que se emiten tickets: Para los comercios minoristas y establecimientos que venden productos o servicios directamente a consumidores finales, no es obligatorio emitir una factura en cada venta. En su lugar, pueden emitir un ticket o recibo simplificado, siempre y cuando la operación no exceda los 400 euros. 
• Servicios de transporte de personas y equipajes: como los viajes en autobús, tren o taxi, no requieren la emisión de una factura siempre que el servicio esté debidamente justificado mediante otro tipo de documento (como billetes de transporte).
• Operaciones realizadas por entidades exentas del impuesto de sociedades: Es el caso de algunas entidades, como las fundaciones o asociaciones sin fines lucrativos que gozan de exención en el impuesto de sociedades.
• Operaciones con valor inferior a 3.000 euros en sectores específicos: Estas operaciones pueden documentarse mediante un ticket o recibo.

        Entre estas actividades se encuentran:

• • Ventas ambulantes o en mercadillos.
  • Servicios a domicilio, como fontanería o electricidad.
  • Servicios relacionados con la hostelería o la restauración.
  • Servicios de peluquería o limpieza.

• Operaciones realizadas en territorios donde no se aplica el IVA: como Canarias, Ceuta y Melilla, no es obligatorio emitir una factura a menos que el cliente lo requiera. En estos casos, se aplican las normativas fiscales propias de estos territorios.

En cualquiera de los casos anteriores, aunque no exista la obligación de emitir una factura de forma automática, si el cliente lo solicita, estás legalmente obligado a entregarla.

¿Estamos obligados a facturar electrónicamente?

Con la transformación digital en marcha, cada vez más empresas y autónomos se están adaptando al uso de la facturación electrónica, que no solo simplifica la gestión documental, sino que también reduce los costes y tiempos de procesamiento. 

En España, esta modalidad de facturación está regulada y, en ciertos casos, es obligatoria.

La pregunta clave es: ¿están todos los autónomos y empresas obligados a facturar electrónicamente? La respuesta depende del tipo de cliente, con independencia del sector en el que opera el negocio y del volumen de facturación.

Facturación electrónica obligatoria para las relaciones con el sector público

Desde 2015, todas las empresas que realicen operaciones con las Administraciones públicas están obligadas a emitir facturas electrónicas.

Esto incluye tanto a empresas como a autónomos que presten servicios o vendan productos a cualquier organismo público. Esta medida, impulsada por la Ley 25/2013, busca mejorar la transparencia y el control en el gasto público, permitiendo un mejor seguimiento y fiscalización de las transacciones.

El formato estándar para estas facturas electrónicas en España es el Facturae, que garantiza la interoperabilidad entre los diferentes sistemas de administración pública y permite que las facturas sean validadas electrónicamente.

Ley Crea y Crece: facturación electrónica obligatoria entre empresas

La Ley 18/2022, conocida como la Ley Crea y Crece, amplía la obligatoriedad de la factura electrónica, imponiendo su uso en las transacciones comerciales entre empresas y autónomos.

Este cambio tiene como objetivo reducir la morosidad en el ámbito empresarial y fomentar un entorno de mayor control y seguridad en las transacciones. A partir de 2025, todas las empresas, independientemente de su tamaño, estarán obligadas a usar la facturación electrónica para transacciones B2B.

Para las pymes, este cambio supone un periodo de adaptación para digitalizar su proceso de facturación.

Sin embargo, las ventajas de la facturación electrónica son claras: automatización, reducción de errores humanos y mayor control sobre el estado de los cobros y pagos.

Cómo emitir una factura electrónica

Si estás obligado a emitir facturas electrónicas o decides optar por esta modalidad de manera voluntaria, el proceso es relativamente sencillo si dispones de las herramientas adecuadas.

Para garantizar que la factura sea válida legalmente, se deben cumplir una serie de requisitos:

• Formato estructurado: Las facturas electrónicas deben emitirse en un formato que permita su procesamiento automatizado. En España, el formato más utilizado es Facturae, aunque también existen otros estándares, como XML o UBL.
• Firma electrónica: Para asegurar la autenticidad y la integridad de la factura, es obligatorio que la misma esté firmada digitalmente con un certificado digital reconocido.
• Envío electrónico: Las facturas electrónicas se envían a través de medios digitales, como correo electrónico, plataformas específicas de facturación o incluso integraciones con sistemas de administración pública, como FACe, el portal de facturación electrónica de la Administración.
• Almacenamiento seguro: Las facturas electrónicas deben guardarse de forma segura durante un mínimo de 4 años, tal como exige la normativa fiscal. 

Emite tus facturas con un programa de facturación 

Aunque puedes hacerlo manualmente, utilizar un programa de facturación simplifica este proceso, reduciendo errores y facilitando la gestión financiera.

Plataformas como Billin te permiten automatizar y optimizar el proceso de creación, envío y almacenamiento de facturas, cumpliendo con todos los requisitos legales y brindándote una visión clara de tu actividad financiera.

Ventajas de usar Billin para emitir facturas

• Creación rápida y sencilla de facturas: Con Billin, puedes generar facturas personalizadas en cuestión de minutos, utilizando plantillas prediseñadas que incluyen todos los campos obligatorios. Solo tienes que introducir los datos del cliente y los productos o servicios que vendes y el software se encargará del resto. Ya no tendrás que preocuparte por olvidarte de incluir el IVA o aplicar los impuestos correctos.
• Cumplimiento con la normativa fiscal: Billin te garantiza que todas las facturas que emitas cumplirán con la normativa vigente. El software está actualizado con las últimas regulaciones fiscales. Además, si trabajas con la Administración pública o con empresas que requieren facturación electrónica, Billin te permite generar facturas en el formato Facturae, tal y como exige la ley.
• Control y gestión automatizada de tus finanzas. Con Billin, llevar el control de tus ingresos y gastos es más fácil que nunca. El programa almacena todas tus facturas, tanto emitidas como recibidas, en una plataforma centralizada, lo que te permite acceder a ellas en cualquier momento. Además, el software genera reportes financieros que te brindan una visión completa de tu actividad, ayudándote a tomar decisiones informadas sobre tu negocio.
• Automatización de facturas recurrentes. Si ofreces servicios o productos bajo suscripción, como mantenimiento mensual o alquileres, Billin te permite automatizar la emisión de facturas recurrentes. Así, podrás asegurarte de que tus clientes reciban sus facturas puntualmente cada mes sin necesidad de generar cada documento manualmente, ahorrando tiempo y esfuerzo.

¿Quieres comenzar a emitir facturas fácilmente y mejorar la gestión financiera de tu negocio? Prueba Billin gratis y descubre cómo puede simplificar tu día a día.