Factura de entrenador personal: cómo hacerla y qué tener en cuenta

Si eres entrenador personal y trabajas de forma autónoma, seguramente ya sabes lo importante que es hacer bien tus facturas para mantener todo en regla y mostrar una imagen profesional. 

Emitir una factura de entrenador personal no solo te ayuda a llevar un buen control de tus ingresos, sino que también es un requisito legal para cumplir con Hacienda y la Seguridad Social.

Si te sientes perdido sobre por dónde empezar o qué debe incluir una factura, no te preocupes. Aquí te vamos a explicar cómo es una factura de entrenador personal paso a paso: desde los datos básicos que debe llevar, cómo gestionar los impuestos y otros detalles que necesitas saber. 

Además, te damos algunos consejos prácticos para que la facturación sea un proceso sencillo y puedas enfocarte en lo que realmente te apasiona: ¡ayudar a tus clientes a alcanzar sus objetivos de fitness! 

Qué obligaciones tiene un entrenador personal

Si trabajas como entrenador personal de forma independiente, debes conocer las obligaciones fiscales y laborales que implica ser autónomo. 

Cumplir con estos requisitos te permite facturar de manera legal y evita posibles sanciones. A continuación, te explicamos los principales pasos y gestiones que debes realizar para regularizar tu actividad como entrenador personal autónomo.

1. Alta en Hacienda

Para empezar a trabajar y emitir facturas como entrenador personal, el primer paso es darte de alta en Hacienda. 

Paso a paso para darte de alta en Hacienda:

• Selecciona el modelo adecuado: debes cumplimentar el modelo 036 o el modelo 037, versión simplificada del anterior y más adecuado para autónomos con una estructura fiscal sencilla, como suele ser el caso de los entrenadores personales que trabajan por cuenta propia.

• Elige el epígrafe del IAE: al rellenar el modelo 036 o 037, debes indicar el epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas (IAE) que corresponde a tu actividad como entrenador personal. Generalmente, los entrenadores personales suelen registrarse bajo el epígrafe 826 correspondiente a “otras actividades deportivas” o epígrafes similares en la sección de “servicios personales”.

• Indica el régimen fiscal: en el formulario, deberás especificar el régimen fiscal que se aplicará a tu actividad. Los entrenadores personales autónomos suelen estar sujetos al IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido), ya que el servicio de entrenamiento personal se considera una actividad comercial.

• Elige la forma de tributación del IRPF: en la declaración censal, debes indicar si realizarás pagos fraccionados trimestrales a través del modelo 130 (declaración trimestral del IRPF). 

Este modelo se aplica si no retienes el IRPF en todas tus facturas, algo que suele ocurrir cuando facturas a particulares en lugar de a empresas.

• Fecha de inicio de la actividad: indicar la fecha en la que empiezas tu actividad como entrenador personal es obligatorio en el formulario de alta. Este será el día a partir del cual empezarás a generar tus obligaciones fiscales y laborales como autónomo.

• Conserva una copia de la declaración: esta copia será tu justificante de que has cumplido con el alta.

2. Alta en la Seguridad Social (RETA)

Una vez completado el alta en Hacienda, el siguiente paso para trabajar por tu cuenta y hacer una factura de entrenador personal es registrarte en el Régimen especial de trabajadores autónomos (RETA) de la Seguridad Social. 

Brevemente, repasamos cómo darte de alta como autónomo:

• Inscribirte en la Seguridad Social: puedes realizar el trámite online a través de la sede electrónica, siempre que tengas un certificado digital o sistema Cl@ve. 

• Elegir la base de cotización: que determina cuánto aportarás mensualmente y, a su vez, la cuantía de tus futuras prestaciones, como jubilación o baja por enfermedad. Actualmente, el sistema de cotización de los autónomos se ajusta a los ingresos reales.

• Cuota de autónomos: si es tu primera vez como autónomo, puedes beneficiarte de la tarifa plana para nuevos autónomos (80 € durante el primer año y, en algunos casos, hasta dos años). 

• Comunicar cualquier cambio en tu actividad: los autónomos pueden cambiar su base de cotización hasta cuatro veces al año, permitiéndote ajustar tu cotización según tus necesidades.

• Prestaciones y beneficios del RETA: como cobertura sanitaria, una pensión al jubilarte o la prestación por cese de actividad (en caso de que tengas que detener tu actividad profesional por causas justificadas).

3. Gestión de impuestos: IVA e IRPF

Para mantener tu actividad en orden, tendrás que cumplir con tus obligaciones fiscales, trimestrales y anuales:

• IVA: Las actividades deportivas están exentas de IVA únicamente cuando son impartidas por entidades de derecho público, federaciones deportivas, comités olímpicos o paralímpicos y por establecimientos deportivos privados de carácter social. 

Sin embargo, si trabajas como entrenador personal de manera independiente, sin estar vinculado a una entidad de carácter social, deberás aplicar el tipo general de IVA del 21%. 

Esto significa que tendrás que añadir este porcentaje a tus facturas y declararlo trimestralmente a Hacienda en el modelo 303, deduciendo el IVA de los gastos relacionados con tu actividad, como la compra de material deportivo o el alquiler de un local.

• IRPF: Si facturas a empresas u otros autónomos, por ejemplo, si emites factura de entrenador personal a un gimnasio, deberás aplicar una retención de IRPF en cada factura, generalmente del 15% (o del 7% si estás en tu primer año como autónomo). 

En caso de factura de entrenamiento personal a particulares, donde no se aplica retención, deberás ingresar el IRPF trimestralmente, a través del modelo 130.

4. Llevar una contabilidad adecuada

Una vez que estés dado de alta, mantener una contabilidad clara y ordenada es fundamental para cumplir con tus obligaciones. 

Deberás guardar todas tus facturas emitidas, los justificantes de gastos y cualquier otro documento relacionado con tu actividad. Existen aplicaciones y programas de facturación online que pueden ayudarte a organizar tu contabilidad y simplificar la tarea de calcular y declarar tus impuestos.

Cómo es una factura de entrenador personal

Para que una factura de entrenador personal sea válida y cumpla con la normativa legal, debe incluir ciertos elementos clave. A continuación, te explicamos cómo hacer una factura de autónomo y qué datos debe incluir.

Tipos de facturas de entrenador personal que puedes emitir

Dependiendo de la naturaleza de tu servicio, puedes optar por los siguientes tipos de facturas:

• Factura completa: incluye todos los datos fiscales necesarios, los detalles de los servicios y los impuestos correspondientes, como el IVA y, si es necesario, el IRPF, como ya hemos explicado. 

Aplica cuando el importe supera los 400 € o cuando te lo pide un cliente, expresamente, con independencia del importe.

• Factura simplificada: si el importe de la factura no supera los 400 € y se trata de servicios recurrentes a clientes, podrías emitir una factura simplificada, que lleva menos información detallada. 

2. Datos esenciales en la factura de entrenador personal

Para que una factura sea considerada legal, debes incluir ciertos datos imprescindibles. Asegúrate de que cada factura de entrenamiento personal contenga lo siguiente:

• Datos del emisor (tus datos): incluye tu nombre completo o el nombre de tu negocio, tu NIF y la dirección fiscal.
• Datos del cliente: si facturas a una empresa u otro profesional autónomo, deberás incluir su nombre o razón social, su NIF/CIF y su dirección. 
• Número de factura: cada factura debe llevar un número único y correlativo.
• Fecha de emisión: indica la fecha en que emites la factura.
• Descripción del servicio: especifica el concepto de entrenador personal en la factura. Detalla claramente el tipo de servicio que has ofrecido, como por ejemplo “sesión de entrenamiento personal de una hora” o “plan mensual de entrenamiento personalizado”. 
• Base imponible: indica el importe total de los servicios antes de aplicar impuestos.
• Impuestos (IVA e IRPF): el servicio de entrenamiento personal independiente requiere la aplicación del 21% de IVA. Si estás facturando a una empresa o a otro autónomo, debes incluir también la retención del IRPF (del 15%).

¿Puedo hacer una factura de entrenador personal sin ser autónomo?

La pregunta de si es posible facturar sin estar dado de alta como autónomo es bastante común entre entrenadores personales que están comenzando o que solo tienen ingresos esporádicos. 

La respuesta es que, en ciertos casos, puedes emitir una factura sin estar dado de alta en el RETA, pero debes cumplir con ciertas condiciones para evitar problemas legales.

¿Cuándo puedo facturar sin darme de alta como autónomo?

Según la normativa vigente están obligados a darse de alta en el RETA “los trabajadores mayores de 18 años, que, de forma habitual, personal y directa, realizan una actividad económica a título lucrativo, sin sujeción a contrato de trabajo”.

Por tanto, si la actividad es esporádica y no representa tu fuente principal de ingresos, podrías facturar sin necesidad de darte de alta en el RETA. Esto significa que si realizas servicios puntuales, como una sesión de entrenamiento ocasional, podrías emitir una factura sin estar formalmente registrado como autónomo.

• Actividad no habitual: la actividad debe ser ocasional y no regular. Si realizas entrenamientos con frecuencia o tienes una clientela estable, la Agencia Tributaria y la Seguridad Social podrían considerar que tienes una actividad económica continuada, en cuyo caso sí deberías darte de alta.
• Ingresos bajos y no principales: si la actividad de entrenador personal no es tu fuente principal de ingresos (por ejemplo, si tienes un empleo a jornada completa y solo entrenas a alguien puntualmente), existe una mayor posibilidad de justificar la falta de alta en el RETA. 

Sin embargo, no hay un límite oficial de ingresos. Los Tribunales hablan de ingresos inferiores al salario mínimo interprofesional (SMI) pero este límite no está contemplado como tal por la Seguridad Social.

Aunque en algunas situaciones puedas evitar el alta en la Seguridad Social, insistimos en que el alta en Hacienda es obligatoria para emitir una factura de entrenador personal.

Si decides emitir facturas sin estar dado de alta como autónomo, debes ser consciente de ciertos riesgos:

• Sanciones de la Seguridad Social: la Seguridad Social puede considerar que, al emitir facturas, estás ejerciendo una actividad económica continuada, lo que te obliga a darte de alta en el RETA y pagar la cuota de autónomos. En caso de detectar actividad económica no registrada, podrían imponerte sanciones y exigir el pago retroactivo de las cuotas desde el inicio de la actividad.
• Problemas con Hacienda: la Agencia Tributaria y la Seguridad Social colaboran para detectar actividades no regularizadas, por lo que es importante analizar bien si tu actividad realmente cumple con el criterio de esporádica y secundaria.

Consejos para gestionar tus facturas de entrenamiento personal

• Utiliza un software de facturación: te ayudará a gestionar de manera más eficiente la emisión de tus facturas.
• Organiza tus facturas: llevar un control exhaustivo de cada factura emitida es clave para evitar errores y problemas en las declaraciones de impuestos.
• Haz un seguimiento de tus gastos: recuerda que puedes deducir ciertos gastos asociados a tu actividad como entrenador, lo que reducirá tu base imponible y te ayudará a pagar menos impuestos.

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