Cómo facturar como freelance y cumplir con la normativa fiscal

Trabajar como freelance ofrece libertad y flexibilidad, pero también implica ciertas responsabilidades fiscales que no se pueden pasar por alto. 

Si te dedicas al diseño, la redacción, la programación o cualquier otra actividad, es fundamental saber cómo facturar como freelance correctamente y cumplir con la normativa vigente en España.

Muchas personas se preguntan: ¿Es necesario ser autónomo para facturar?, ¿Cómo hacer una factura que cumpla con la ley?, o ¿Qué impuestos debo pagar?

La respuesta a estas preguntas depende de tu situación particular, pero lo cierto es que cualquier profesional independiente debe seguir ciertas pautas para evitar problemas legales y fiscales.

En este artículo, te explicamos paso a paso cómo facturar como freelance, qué necesitas para cumplir con la normativa y cómo puedes gestionar tus ingresos de manera eficiente y profesional. 

Aquí encontrarás toda la información que necesitas para gestionar tus finanzas sin complicaciones.

¿Qué significa ser freelance?

En España, el término “freelance” se utiliza para describir a aquellas personas que trabajan de manera independiente, ofreciendo servicios o productos sin estar vinculadas a una relación laboral fija. 

Sin embargo, es importante aclarar que “freelance” no es una figura jurídica formal, a diferencia del autónomo, que sí tiene un reconocimiento legal en el sistema fiscal y laboral español.

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Este modelo de trabajo ha ganado popularidad en los últimos años, especialmente en sectores como el diseño, la programación, la redacción, la consultoría y otros campos creativos y técnicos.

La figura del freelance está definida por la flexibilidad: tú decides los proyectos que aceptas, organizas tu tiempo y trabajas desde donde prefieras. 

Sin embargo, esta libertad también conlleva una mayor responsabilidad, ya que como profesional independiente debes encargarte de gestionar tus ingresos, tus impuestos y otros aspectos legales de tu actividad.

Características principales de un freelance

Estas son los elementos principales que definen a un freelance y que lo diferencian de otras formas de trabajo:

• Independencia laboral: los freelances trabajan por cuenta propia, sin un contrato laboral que los ate de manera exclusiva a una empresa. Colaboran por proyecto o bajo acuerdos específicos con clientes.
• Autogestión: como freelance, eres responsable de buscar clientes, gestionar tu tiempo y entregar resultados de calidad. No hay jefes directos ni horarios preestablecidos.
• Relación profesional con clientes: un freelance no forma parte de la plantilla de una empresa, sino que ofrece sus servicios como proveedor externo. Esto significa que el cliente paga por los resultados obtenidos, no por el tiempo de trabajo.
• Diversificación de ingresos: a diferencia de los empleados por cuenta ajena, un freelance suele trabajar con múltiples clientes al mismo tiempo, lo que le permite diversificar sus fuentes de ingreso.

¿Qué implicaciones fiscales tiene trabajar como freelance?

Trabajar como freelance implica ofrecer tus servicios de manera independiente así como cumplir con una serie de obligaciones fiscales esenciales para operar dentro de la legalidad. 

Aunque el término “freelance” no tiene un reconocimiento jurídico formal en España, cualquier profesional que genere ingresos por su actividad está sujeto a ciertas obligaciones fiscales que es importante conocer.

Alta en Hacienda

El primer paso para trabajar como freelance es darse de alta en Hacienda y rellenar el modelo 037. Este registro es obligatorio incluso si tu actividad es esporádica o secundaria. 

Al darte de alta, debes especificar:

• La actividad económica que vas a realizar (según los epígrafes del IAE).
• Si vas a operar como profesional independiente o empresario.
• El régimen fiscal aplicable (generalmente, IVA e IRPF).

Emisión de facturas

Como freelance, tienes la responsabilidad de emitir facturas a tus clientes por los servicios prestados o productos vendidos. Estas facturas deben cumplir con ciertos requisitos legales, regulados en el Reglamento de facturación, aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. 

Entre otros datos, debes incluir:

• Datos identificativos: nombre, NIF y dirección fiscal tanto del emisor (tú) como del cliente.
• Numeración correlativa: cada factura debe llevar un número único y consecutivo.
• Fecha de emisión: la fecha de emisión indica el día en que se genera la factura.
• Descripción del servicio o producto: especifica claramente lo que estás facturando.
• Impuestos aplicables:
  • IVA: en la mayoría de los casos, deberás añadir un 21% de IVA a tus facturas (salvo actividades exentas).
  • IRPF: si trabajas con empresas o profesionales, deberás emitir facturas con retención del 15% de IRPF (o 7% si estás en tus primeros tres años de actividad).

Declaración y pago de impuestos

Como freelance, estás obligado a presentar varias declaraciones fiscales:

• Declaración trimestral de IVA (modelo 303): debes declarar el IVA cobrado a tus clientes y, en su caso, deducir el IVA soportado en tus gastos relacionados con la actividad.
• Pagos fraccionados de IRPF (modelo 130): en caso de que no practiques retenciones de IRPF en tus facturas, deberás realizar pagos trimestrales a cuenta del impuesto sobre la renta. Esta circunstancia se produce cuando tus clientes son particulares, y por lo tanto, no tienen obligación de retener.
• Declaración anual de IRPF (modelo 100): cada año, debes incluir tus ingresos como freelance en tu declaración de la renta.
• Resumen anual de IVA (modelo 390): al final del ejercicio fiscal, deberás presentar un resumen anual de las operaciones sujetas a IVA.

Alta en la Seguridad Social

Si tu actividad como freelance es recurrente o tus ingresos superan el Salario Mínimo Interprofesional (SMI), Hacienda puede requerirte que te des de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) y pagues la correspondiente cuota mensual. 

Gastos deducibles

Una ventaja fiscal de ser freelance es que puedes deducir ciertos gastos relacionados con tu actividad profesional, siempre que estén debidamente justificados. 

Veamos algunos ejemplos de gastos deducibles:

• Material de oficina.
• Facturas de teléfono e internet.
• Alquiler de un espacio de trabajo.
• Equipos tecnológicos como ordenadores o impresoras.

Es importante guardar todos los justificantes y asegurarte de que los gastos estén vinculados directamente a tu actividad profesional.

Facturar como freelance sin ser autónomo: ¿es posible?

Una de las preguntas más frecuentes entre quienes comienzan a trabajar como freelance es la siguiente: Soy freelance y me piden factura, ¿es posible facturar sin estar dado de alta como autónomo?

La respuesta es sí, pero en condiciones muy específicas.

Aunque darse de alta como autónomo es lo más recomendable para desarrollar una actividad económica de forma regular, existen excepciones en las que puedes emitir facturas sin necesidad de registrarte en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). 

A continuación, te explicamos cuándo y cómo puedes hacerlo.

Facturación por ingresos esporádicos

Si tus ingresos como freelance son puntuales o esporádicos y no representan tu principal actividad económica, puedes facturar sin darte de alta como autónomo. 

Esto aplica, por ejemplo, si realizas un proyecto aislado para un cliente, pero no tienes una actividad recurrente o continuada en el tiempo.

Sin embargo, hay ciertos aspectos clave que debes considerar:

• Alta en Hacienda: es obligatorio que te des de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores mediante el modelo 036 o 037 antes de emitir la factura.
• Declaración de impuestos: aunque no estés de alta en el RETA, deberás cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes, presentando las declaraciones trimestrales de IVA y de IRPF.

Demostrar que la actividad no es habitual

Uno de los factores clave para poder facturar sin estar dado de alta como autónomo es demostrar que la actividad que realizas como freelance no es habitual. Esto significa que tus servicios no son recurrentes ni constituyen tu principal fuente de ingresos. 

Sin embargo, esta no es una tarea sencilla, ya que la normativa no define de forma explícita qué se considera “actividad habitual” y queda al criterio de Hacienda o la Seguridad Social en caso de inspección.

• Si emites facturas de manera esporádica, por ejemplo, una o dos al año por proyectos aislados, puedes argumentar que no estás desarrollando una actividad económica de forma constante.
• Si ya tienes una actividad principal, como un contrato laboral, y los ingresos obtenidos como freelance son secundarios y esporádicos, puedes demostrar que tu trabajo independiente no constituye tu actividad principal

Límite de ingresos

Aunque es común escuchar que puedes facturar sin ser autónomo siempre que tus ingresos no superen el salario mínimo interprofesional (SMI), es importante aclarar que este límite no está recogido en ninguna norma legal. 

Se trata de un criterio que los tribunales han venido aplicando en determinados casos para considerar si una actividad económica es habitual, o no.

En 2024, el SMI está fijado en 1.134 euros mensuales en 14 pagas (15.876 euros anuales). Si tus ingresos superan esta cantidad de forma habitual, la Seguridad Social puede requerirte que te des de alta como autónomo y pagues la cuota correspondiente.

Por tanto, este límite no garantiza que estés exento de registrarte como autónomo. Nuestra recomendación: con independencia de tus ingresos, es más seguro darse de alta como autónomo para cumplir plenamente con la normativa y evitar posibles sanciones. 

Consejos para gestionar tus facturas como freelance

Estos son algunos consejos prácticos para gestionar tus facturas de manera eficiente:

Usa herramientas digitales para crear y gestionar facturas

Una de las mejores formas de gestionar tus facturas es utilizar un software de facturación como Billin, que te facilita la creación, envío y almacenamiento de facturas. 

Estas herramientas ofrecen múltiples ventajas:

• Modelos de facturas profesionales: Billin proporciona plantillas personalizadas, para que puedas adaptarlas a tu negocio, que incluyen todos los datos obligatorios.
• Acceso en la nube: tus facturas estarán siempre disponibles, organizadas y seguras en una plataforma digital accesible desde cualquier dispositivo.

Mantén tus registros organizados

Es fundamental llevar un registro ordenado de todas las facturas emitidas y recibidas. Esto, además de un requisito legal, te ayudará a tener un control claro sobre tus ingresos, gastos y el estado de tus pagos.

• Numeración correlativa: asegúrate de que todas tus facturas sigan un orden lógico y correlativo.
• Guarda copias digitales: para atender cualquier auditoría interna o inspección tributaria.

Revisa los datos antes de emitir una factura

Para evitar errores que puedan causar retrasos en los pagos o problemas fiscales, verifica que cada factura incluya la información obligatoria:

• Tu nombre o razón social, NIF y dirección fiscal.
• Los datos del cliente.
• Una descripción clara del servicio o producto.
• La fecha de emisión y el número de factura.
• Los impuestos aplicables, como el IVA y el IRPF.

Emitir una factura como freelance y cumplir con la legislación laboral y fiscal puede parecer un desafío al principio, pero con la información adecuada y una gestión organizada, es completamente manejable. 

Entender tus obligaciones legales, aprender a emitir facturas correctamente y mantener un registro claro de tus operaciones te permitirá trabajar con tranquilidad y evitar problemas fiscales.

Por ello, contar con herramientas digitales que simplifiquen la gestión de tus facturas e impuestos es fundamental para ahorrar tiempo y minimizar errores.

Con Billin, podrás crear tus facturas fácilmente, organizar tus ingresos y gastos y garantizar que cumples con todas tus obligaciones fiscales.

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