¿Cómo facturar servicios de limpieza?: todo lo que debes saber

Si eres autónomo, una pyme o tienes un pequeño negocio dedicado a los servicios de limpieza, debes saber que emitir facturas de forma correcta es una parte clave de tu trabajo. 

Si trabajas para otras empresas, negocios locales o comunidades de vecinos, una factura bien hecha no solo refleja profesionalidad, sino que también te ayuda a mantener tus cuentas claras y cumplir con tus obligaciones fiscales.

En este artículo, vamos a explicarte, de manera sencilla, cómo facturar tus servicios de limpieza paso a paso. 

Vamos a explicarte qué debe incluir una factura, cómo calcular los impuestos, qué gastos puedes tener en cuenta y cómo la facturación electrónica puede hacerte la vida mucho más fácil.

Si quieres gestionar tus facturas de manera profesional, evitar problemas y centrarte en lo que mejor sabes hacer, este artículo es para ti. ¡Vamos a ello!

¿Qué elementos debe incluir una factura de servicios de limpieza?

Una factura es más que un simple documento; es la clave para formalizar el servicio que ofreces, asegurar el pago y cumplir con tus responsabilidades fiscales.

Para que sea válida, debe incluir ciertos elementos esenciales. 

Aquí te explicamos cada uno de ellos:

Información sobre tu negocio y el del cliente

La factura debe identificar claramente a las partes involucradas:

• Datos de tu negocio: incluye el nombre o razón social, dirección fiscal y tu número de identificación fiscal (NIF o CIF).
• Datos del cliente: nombre completo, dirección y NIF/CIF si es un cliente empresarial.

Esto es indispensable para garantizar la validez legal de la factura y para que tanto tú como el cliente podáis incluirla en vuestros registros contables.

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Número de factura y fecha de emisión

Estos dos elementos son fundamentales para garantizar la validez fiscal de tu factura y para mantener un control organizado en tu contabilidad. 

Vamos a verlos con más detalle:

• Número de factura: el número de factura debe ser único, consecutivo y correlativo. Esto significa que:

• No puede repetirse: cada factura debe tener un identificador único para evitar confusiones o problemas en caso de inspecciones fiscales.
• Debe seguir un orden lógico: el número de factura debe respetar un formato cronológico o estructurado, como por ejemplo:
  • Formato básico: 001, 002, 003…
  • Formato por año: 2024-001, 2024-002…
  • Formato personalizado: LIM-2024-001 (incluyendo siglas de tu negocio o tipo de servicio).

Un sistema claro y estructurado te ayudará a localizar rápidamente una factura si la necesitas y será más fácil para tu cliente identificarla.

• Fecha de emisión: indica el día exacto en que se crea la factura. La fecha de emisión es un dato esencial tanto para el cliente como para tus propios registros porque:

• Define los plazos de pago: el cliente sabrá desde cuándo cuenta el período acordado para abonar la factura.
• Determina el período fiscal: las facturas deben incluirse en las declaraciones trimestrales de IVA o IRPF correspondientes a su fecha de emisión.

Detalle de los servicios prestados

Es importante que especifiques con claridad los servicios que has realizado.

Incluye:

• Una descripción breve pero clara del servicio (por ejemplo, limpieza de oficinas o mantenimiento de zonas comunes).
• La cantidad o duración del servicio (por horas, días, sesiones, etc…).
• El precio unitario y el subtotal de cada servicio.

Un desglose detallado evita malentendidos con el cliente y da mayor transparencia a tu trabajo.

Importe total de la factura

La factura debe reflejar el monto total a pagar, compuesto por:

• Base imponible: suma de todos los servicios antes de aplicar impuestos.
• Impuestos: especifica el IVA (21% en la mayoría de los casos) y, si corresponde, el IRPF (15% o 7% en los primeros años como autónomo).
• Total final: el importe total que el cliente debe abonar.

Este desglose es obligatorio y facilita que el cliente sepa exactamente qué está pagando.

Formas y plazo de pago

No olvides incluir las condiciones de pago, como:

• Métodos de pago aceptados: transferencia bancaria, tarjeta de crédito, Bizum, etc.
• Plazo límite para el pago: por ejemplo, 15 o 30 días a partir de la fecha de emisión.

Consejo práctico

Utiliza un software de facturación para automatizar la generación de números de factura y asignar las fechas de forma automática. Esto reducirá el riesgo de errores y te permitirá llevar un control mucho más eficiente, como más adelante vamos a explicarte.

¿Qué gastos incluir a la hora de hacer una factura por servicio de limpieza?

A la hora de facturar los servicios de limpieza que tu negocio presta, es fundamental tener en cuenta todos los gastos asociados, para garantizar que tus precios sean justos y competitivos, pero también para ayudarte a cubrir los costos y asegurar la rentabilidad de tu negocio. 

A continuación, te explicamos los principales gastos que debes tener en cuenta a la hora de hacer una factura por los servicios de limpieza:

Mano de obra

La mano de obra es uno de los costos más significativos en los servicios de limpieza. En este sentido, deberás tener en cuenta:

• Las horas de trabajo que tú o tu personal dedicarán a cada cliente.
• El coste por hora o jornada de los empleados, incluyendo salarios y cotizaciones sociales si los tienes contratados.

Si eres autónomo, establece una tarifa por hora o servicio que refleje tu experiencia y especialización.

Materiales y suministros

Los productos y equipos necesarios para realizar el servicio deben formar parte del cálculo:

• Productos de limpieza: detergentes, desinfectantes, limpiacristales, etc.
• Herramientas: mopas, aspiradoras, hidrolimpiadoras u otros equipos que utilices.
• Materiales desechables: guantes, paños, bolsas de basura.

Aunque estos gastos suelen ser pequeños, suman a lo largo del tiempo. Incluirlos en tus precios te asegura que no tendrás pérdidas por su reposición.

Transporte y desplazamientos

Si el servicio requiere que te desplaces a la ubicación del cliente, ten en cuenta:

• Combustible: el coste del transporte de ida y vuelta.
• Mantenimiento del vehículo: amortización, reparaciones o gastos asociados si utilizas un vehículo propio.
• Tiempo de desplazamiento: valora el tiempo que empleas para llegar al lugar, ya que también representa un costo operativo.

Gastos administrativos

No olvides los costos indirectos que forman parte de tu actividad, como:

• Gestión de facturas y presupuestos.
• Suscripción a plataformas o software de facturación.
• Material de oficina (papel, impresoras, etc.).

Estos gastos pueden parecer menores, pero afectan directamente a la operatividad de tu negocio.

Costos adicionales o imprevistos

En algunos casos, pueden surgir necesidades específicas, como:

• Servicios de limpieza especializados (por ejemplo, limpieza tras una reforma o eventos).
• Uso de maquinaria o productos especiales.

Es importante tener en cuenta estos posibles costos al establecer tus tarifas y comunicárselos con claridad al cliente en caso de que sean necesarios.

¿Qué impuestos hay que incluir en la factura de servicios de limpieza?

Al facturar por servicios de limpieza, es obligatorio incluir los impuestos correspondientes según la normativa fiscal vigente.

Estos impuestos varían según tu situación como autónomo o empresa y el tipo de cliente al que prestas el servicio. 

A continuación, te explicamos los más comunes:

IVA 

El IVA es un impuesto indirecto que se aplica a la mayoría de los servicios en España, incluidos los de limpieza. Los servicios de limpieza se gravan con el tipo general: del 21%.

En la factura, debes reflejar claramente:

• El subtotal (base imponible) antes de impuestos.
• El porcentaje del IVA aplicado (21%).
• El importe total con el IVA incluido.

Ejemplo:

• Base imponible: 100 €.
• IVA (21%): 21 €.
• Total factura: 121 €.

IRPF 

El IRPF es un impuesto directo. Las claves son:

• Retención del 15%: los autónomos tienen que aplicar una retención del 15% sobre la base imponible en las facturas que emiten a empresas y otros profesionales.
• Retención reducida del 7%: si eres un autónomo nuevo (en tus primeros tres años de actividad), puedes aplicar una retención reducida del 7%.

Este impuesto se aplica únicamente si facturas a empresas, negocios o profesionales. Si facturas a particulares, no debes incluir retención de IRPF.

Ejemplo con retención:

• Base imponible: 100 €.
• Retención IRPF (15%): -15 €.
• IVA (21%): 21 €.
• Total factura: 106 €.

Si tienes dudas sobre cómo aplicar estos impuestos, considera utilizar herramientas de facturación como Billin, que automatizan estos cálculos y garantizan que todo sea correcto.

La facturación electrónica: la solución para facturar los servicios de limpieza

La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para autónomos, pymes y pequeños negocios dedicados a los servicios de limpieza. 

No solo es una forma de modernizar tu negocio, sino también una forma eficaz de cumplir con las normativas fiscales, ahorrar tiempo y proyectar una imagen más profesional. 

Descubre todo sobre → La factura electrónica obligatoria para autónomos y empresas

Aquí te contamos cómo la factura electrónica puede ayudarte en tu negocio:

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un sistema digital para generar, enviar y almacenar facturas de manera totalmente online. 

En lugar de utilizar papel o archivos en formato tradicional, las facturas se emiten en un formato estándar (generalmente XML o PDF) que es válido tanto para clientes como para Hacienda.

Ventajas de la facturación electrónica en los servicios de limpieza

• Ahorro de tiempo: generar facturas electrónicas es mucho más rápido que hacerlo manualmente.

Además, las plataformas de facturación te permiten hacer facturas recurrentes (esto es, las dirigidas a un mismo cliente de forma continuada durante un período de tiempo acordado), evitando que tengas que hacer una factura cada vez.

• Cumplimiento legal garantizado: las facturas electrónicas cumplen con los requisitos fiscales establecidos, incluyendo la normativa de IVA e IRPF.
• Menor riesgo de errores: las herramientas de facturación electrónica automatizan los cálculos, lo que reduce errores en el IVA, el IRPF o el total de la factura.
• Facilidad para enviar y recibir pagos: con un solo clic, puedes enviar la factura al cliente por correo electrónico. Muchas plataformas incluyen opciones para integrar métodos de pago como transferencia bancaria, tarjeta de crédito o Bizum.
• Gestión eficiente de tus registros: todas tus facturas estarán almacenadas en un solo lugar, organizadas por fecha, cliente o estado (pagadas, pendientes, vencidas). Esto facilita la gestión contable y te permite consultar datos de forma rápida cuando lo necesites.

¿Cómo empezar a usar la facturación electrónica?

Implementar la facturación electrónica es sencillo:

• Elige una herramienta de facturación electrónica: plataformas como Billin te permiten crear y gestionar tus facturas de manera profesional y sin complicaciones.
• Configura tu cuenta: introduce los datos de tu negocio y los de tus clientes frecuentes para agilizar el proceso.
• Genera tu primera factura: elige una plantilla profesional que puedes personalizar, añade los servicios de limpieza prestados y la plataforma se encargará de los cálculos y el formato legal.
• Envía y haz seguimiento: envía las facturas directamente por correo electrónico y consulta su estado en tiempo real.

Si todavía no has dado el salto a la facturación electrónica, ahora es el momento. Herramientas como Billin te acompañan en cada paso, haciéndolo fácil, rápido y seguro.

¡Moderniza tu negocio y aprovecha todas sus ventajas!