Ley Antifraude 2025 para pymes y autónomos

El 11 de octubre de 2021 entró en vigor la Ley Antifraude 11/2021 de medidas de prevención de fraude fiscal y contable, de obligado cumplimiento para todos aquellos que desarrollen actividades económicas, es decir, autónomos, freelancers, pymes y empresas.

Uno de los aspectos más importante de esta Ley Antifraude es el control sobre los sistemas de facturación y los programas y aplicaciones utilizados. 

Esto significa que si tu programa, sistema o aplicación de facturación o gestión de facturas no garantiza la trazabilidad de todas tus facturas, la Agencia Tributaria te sancionará como usuario de dicho sistema o programa fraudulento con importes de hasta 50.000 €.

La Ley Antifraude obligará a autónomos y pymes a usar un programa de facturación que cumpla con sus requerimientos a partir de 2026.

¿Quieres saber cómo afectará a tu negocio? Sigue leyendo.

Aquí despejamos todas tus dudas.

Ley Antifraude 2025: últimas novedades 

Hacienda es consciente de que existen sistemas y programas informáticos que permiten la manipulación de la contabilidad por parte de los usuarios (esto inlcuye excel y word, por ejemplo), pudiendo incluso facilitarles el llevar una doble contabilidad y la evasión en el pago de impuestos.

La Ley Antifraude tipifica como infracción tributaria la fabricación, producción y comercialización de sistemas y programas, aunque no hagan uso de esta funcionalidad delictiva.

La nueva Ley Antifraude, además de prohibir de manera expresa los sistemas y programas informáticos susceptibles de manipulación fraudulenta, indica que se deben utilizar aquellos que sean capaces de:

• Garantizar, generar y almacenar de forma segura los registros de facturación.
• No permitir la manipulación interna o externa de los registros una vez generados.
• Realizar una numeración automatizada y correlativa de los documentos generados de forma inalterable.
• Facilitar la conexión, acceso y envío de datos de forma automática e inmediata a gestores y organismos tributarios para los cálculos, tramitación y liquidación de los impuestos.

Respecto al uso de programas de facturación tanto de pago como gratuitos, la Ley Antifraude indica que ambas opciones están permitidas siempre que estén sujetas a la ley y cumplan con todos los requisitos técnicos y legales establecidos.

Por otro lado, la Ley Antifraude no contempla la generación de facturas en formato Excel u otras hojas de cálculo, ya que no cumplen con los requisitos que la ley exige y, entre otras cosas, se pueden manipular con gran facilidad.

Esto es precisamente lo que Hacienda ha pretendido erradicar con esta nueva normativa.

El uso de Excel para gestionar tu contabilidad

Si en tu caso, aún utilizas Excel porque tu contabilidad es muy sencilla y no necesita más, nuestro consejo es que empieces cuanto antes a adecuar tu gestión contable y financiera con herramientas de facturación online adaptadas a la nueva normativa. 

La principal razón por la que no vas a poder seguir usando hojas de cálculo para llevar tu contabilidad es debida a que Excel no cumple con los requisitos establecidos por la Ley Antifraude. 

Entre las principales carencias de este programa destacan:

• Falta de homologación oficial: Excel no está diseñado ni homologado para cumplir con las exigencias legales.
• Ausencia de formatos estándar: las hojas de cálculo no garantizan que los datos se presenten en un formato estándar y legible para terceros.
• Integridad de los datos comprometida: no ofrecen garantías de que la información registrada no pueda ser manipulada o alterada.
• Conservación de la documentación: no aseguran la conservación adecuada de los documentos base para las declaraciones tributarias.
• Acceso limitado para la Agencia Tributaria: la estructura de las hojas de cálculo dificulta que la Administración pueda revisar la información de forma ágil.
• Falta de trazabilidad: no permiten un seguimiento claro y transparente de las operaciones registradas.
• Posibilidad de modificación de datos: los datos almacenados en Excel pueden ser editados sin dejar un rastro claro, lo cual es contrario a los principios de la normativa.

¿A quién afecta la Ley Antifraude?

La Ley Antifraude aplica de manera obligatoria a todas las empresas y autónomos que emitan facturas. Esto implica que tanto pequeñas como medianas empresas deberán adaptarse a los nuevos requisitos legales.

A partir del 1 de enero de 2026 será obligatorio cumplir con esta normativa para las empresas y el 1 de julio de 2026, será obligatorio para los autónomos.

De este modo, autónomos y pymes que en sus operaciones están obligados a emitir facturas deberán cumplir con las disposiciones de la ley a partir de dicha fecha. Cumplir con la ley significa tener un programa de facturación que cumpla con los requisitos que marca la propia Ley.

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Excepciones

Quedarán excluidos los negocios ubicados en los territorios forales (País Vasco y Navarra) o aquellos acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII).

Por otro lado, los fabricantes y comercializadores de software de contabilidad también se van a ver afectados por la Ley Antifraude, ya que sus soluciones deberán estar homologadas por la Agencia Tributaria para garantizar el cumplimiento normativo.

Además de adaptar los sistemas de gestión, será imprescindible que las facturas cumplan con ciertos requisitos:

• Deberán ser facturas electrónicas.
• Incorporar un código QR y una huella digital que permita enlazar con la factura anterior.
• Incluir un código específico para su remisión automática a Hacienda.

Es fundamental que autónomos y pymes comiencen a prepararse desde ahora, evaluando sus herramientas actuales y adoptando soluciones de software de gestión que garanticen el cumplimiento de la Ley Antifraude.

Infracciones y sanciones en caso de incumplimiento de la nueva Ley Antifraude

El objetivo principal de la Ley Antifraude es terminar con las prácticas contables fraudulentas que repercuten en la recaudación. 

Según los estudios y estimaciones realizadas por Hacienda, la pérdida para las arcas públicas por la utilización por parte de las empresas de programas informáticos que permiten la manipulación de los registros contables asciende a unos 200.000 millones de euros.

Con este fin, la Ley Antifraude 11/2021 también contiene las sanciones que se pueden imponer a aquellos que no adapten su facturación y contabilidad a las nuevas medidas de control y prevención del fraude o evasión fiscal de la ley.

Las sanciones pueden ser, dependiendo de la gravedad del incumplimiento, de naturaleza económica, administrativa o penal:

Sanciones económicas

Serán proporcionales a los daños causados o al beneficio obtenido ilegalmente:

• Cuando la empresa que posea programas no certificados o se produzcan alteraciones en programas certificados: multas de 50.000 € por ejercicio.
• Cuando exista incumplimiento de los requisitos legales relacionados con programas o sistemas informáticos: entre 50.000 € y 150.000 €.
• En el caso de fabricantes y comercializadores de software, si cometen una infracción, las multas serán de hasta 150.000 € por ejercicio. 

Además, si deben certificar el software y no lo hacen, tendrán sanciones de 1000 € por cada sistema o programa comercializado sin el correspondiente certificado. 

Otro dato importante a tener en cuenta es que también se podría llegar incluso a la confiscación de bienes y restitución de lo defraudado.

Sanciones administrativas

Como la suspensión de licencias y la prohibición de actividades comerciales o la inhabilitación para determinados cargos tanto en empresas como en el sector público.

Sanciones penales

En casos graves de fraude, podrían incluso enfrentarse a penas de prisión.

Verifactu, el nuevo sistema de la Ley Antifraude para el registro de facturas

Cuando hablamos de Verifactu, hablamos de dos aspectos fundamentales de la Ley Antifraude:

• El reglamento Verifactu, que establece los requisitos legales que los programas de facturación deben cumplir a partir de  julio de 2025. También se le conoce como el «reglamento de programas de facturación” o “reglamento Verifactu”.
• El sistema Verifactu, que permite el envío directo de facturas a Hacienda, regulado por el propio reglamento.

Es importante diferenciar ambos conceptos porque, como reglamento, Verifactu es de cumplimiento obligatorio para todos los programas de facturación, así como para autónomos y empresas que deben emitir facturas.

Sin embargo, como sistema, su uso es voluntario, permitiendo a quienes lo adopten enviar sus facturas directamente a la Agencia Tributaria. Para quienes no opten por Verifactu, el propio reglamento contempla otras opciones de cumplimiento, pero más complicadas de llevar a cabo.

Verifactu, por tanto, es el sistema promovido por la Agencia Tributaria española que busca mejorar la transparencia y el control en la facturación. 

Su objetivo es reducir el fraude fiscal y digitalizar la gestión contable, permitiendo a las empresas y autónomos enviar automáticamente sus registros de facturación a la AEAT.

El sistema exige que cada factura generada tenga un registro seguro e inalterable. Además, debe garantizar la autenticidad e integridad de la información, evitando cualquier tipo de manipulación. 

Otra característica clave es que los registros pueden enviarse a la AEAT de forma automática.

Verifactu está dirigido a autónomos y empresas que desarrollen una actividad económica y deban tributar por el impuesto de IRPF o sociedades. 

Pero, no afecta a quienes tributan en las Haciendas Forales, dado que cada una cuenta con sistemas propios, y tampoco a los contribuyentes acogidos al SII (Sistema Inmediato de Información).

Todas las facturas generadas bajo este sistema deben incluir:

• Un código QR, que permite verificar su autenticidad.
• La mención «Veri*Factu», indicando que el documento ha sido generado con un software adaptado al sistema.

Entre las múltiples ventajas del sistema Verifactu de emisión de facturas, destacan:

• Mayor transparencia fiscal, reduciendo el fraude.
• Simplificación de procesos administrativos, evitando errores manuales.
• Seguridad y confiabilidad, ya que los registros son inalterables.

Declaración de cumplimiento responsable para cumplir con la Ley Antifraude

Si eres autónomo o gestionas una pyme, es fundamental que el software que utilices para emitir facturas y llevar la contabilidad que cumpla correctamente con la Ley Antifraude. 

Esto garantiza que tus herramientas de gestión cumplen con los requisitos legales y que la información tributaria que generas es trazable, íntegra y segura.

¿Qué significa la declaración responsable de cumplimiento del software?

De acuerdo con la Ley Antifraude, los programas de facturación y contabilidad deben incluir una declaración responsable, un documento oficial que asegura que el software está alineado con las normativas legales vigentes.

Según la Orden Ministerial HAC/1177/2024, la declaración responsable debe:

• Constar por escrito: este documento debe ser claro y detallado, dejando constancia de que el software cumple con todos los requisitos legales.
• Ser visible en el propio sistema: el usuario debe poder acceder fácilmente a esta declaración desde la interfaz del software.
• Garantizar el cumplimiento normativo: específicamente, debe indicar que el software cumple con lo establecido en:
  • El artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria (LGT).
  • El Reglamento del RD 1007/2023.
  • La Orden Ministerial de Hacienda relativa al reglamento Verifactu.

La publicación de esta Orden Ministerial supone el inicio del cómputo del plazo máximo de nueve meses en el que los fabricantes y comercializadores de sistemas de facturación para empresarios y profesionales deberán comercializar productos adaptados a la normativa.

Para esta adaptación se ha establecido una fecha límite a 1 de julio de 2025. 

Este plazo máximo no impide que la comercialización de sistemas informáticos de facturación adaptados pueda iniciarse con mayor antelación.

Toda vez que los fabricantes y desarrolladores de sistemas de facturación han estado permanentemente informados del contenido de los anexos técnicos de esta Orden Ministerial durante su elaboración.

Derechos del usuario sobre la declaración responsable

Como usuario, tienes derecho a exigir al fabricante o comercializador del software que te proporcione esta declaración responsable.

Además:

• Puedes solicitarla en cualquier momento, tanto antes de adquirir el software como después de cada actualización del sistema.
• Es importante verificar que, tras cualquier cambio o mejora del programa, el software sigue cumpliendo con los estándares requeridos por la ley.

Por qué es fundamental elegir un software que cumpla con la Ley Antifraude / Verifactu

Trabajar con un software que no esté certificado puede exponerte a sanciones con la Agencia Tributaria. 

Elegir herramientas homologadas te asegura el cumplimiento normativo y también facilita la trazabilidad de tus operaciones de cara a Hacienda.

Antes de invertir en un programa de facturación o contabilidad, asegúrate de que esté homologado conforme a la Ley Antifraude. 

Esta certificación es clave para garantizar la validez legal de tus registros y la tranquilidad de que tu empresa cumple con todos los requisitos fiscales.

Verifactu es un sistema voluntario para el envío de facturas verificables por parte de un programa de facturación, como Billin, que cumple con todos los requisitos de la Ley de Antifraude Fiscal.

Aprende más sobre 👉 qué es el sistema Verifactu y qué requisitos debe cumplir.

El proceso de validación de facturas está activo en este momento y seguirá operativo hasta que se finalice la adopción obligatoria de la nueva Factura Electrónica en todos los comercios, conforme a lo establecido en la Ley Crea y Crece.

En Billin te ayudamos para que puedas hacerlo de forma rápida, fácil y sobre todo 100% acorde a la legalidad.

Con Billin podrás estar tranquilo, ya que no solo cumple todos los requisitos exigidos por la Ley Antifraude, sino también está en constante actualización con la legislación presente y futura, ayudándote así a evitar posibles sanciones.