Aprende qué es un albarán y cómo hacerlo con esta guía

Si eres empresario o autónomo y te dedicas a la compraventa de bienes es necesario que conozcas la importancia del albarán. Se trata de un documento fundamental que acompaña al producto que va a ser entregado.

Por eso, hoy te presentamos una guía completa sobre qué son los albaranes, los tipos, sus componentes, cómo hacerlo paso a paso y cómo el uso de la tecnología a través de un software de facturación te permiten llevar un control exhaustivo de estos documentos.

¿Qué es un Albarán?

El albarán es un documento comercial que se utiliza para confirmar la entrega de la mercancía entre comprador y vendedor y también es conocido con el nombre de nota de entrega. En este documento aparece la descripción del producto, la cantidad, en muchos casos el precio, las condiciones en las que va a ser entregado el producto, fecha de entrega, número de referencia firmada por la persona que recibe la mercancía y no podemos olvidarnos de los datos del comprador y del vendedor.

Este documento es de vital importancia en las transacciones comerciales, ya que se puede utilizar en el caso de discrepancias o reclamaciones entre la cantidad de producto que se ha solicitado mediante el pedido y la cantidad de producto recibida en la entrega. Además, el albarán es un documento esencial en el proceso de gestión de inventario y contabilidad de una empresa.

Tipos de albaranes

Existen muchos tipos de albaranes y aunque su formato es muy parecido, este puede variar en función del tipo de industria o de las operaciones comerciales que se estén realizando. Los tipos más comunes son los siguientes:

Albarán de entrega. Los datos que incluye este tipo son los datos del comprador, vendedor, la cantidad, descripción del producto,  la fecha de entrega, el medio de entrega y la firma de la persona que está recibiendo la mercancía.

Albarán de salida. Este documento registra la salida de los productos del almacén por la venta, distribución o cualquier otro tipo de acción relacionada con el producto. Suele contener información detallada del producto, de las cantidades y del lugar de destino.

Albarán de devolución. Es utilizado en caso de devolución de la mercancía al proveedor o vendedor. Indica el número de productos que han sido devueltos, los motivos de la devolución y cómo se va a llevar a cabo dicho proceso de devolución.

Existen otros tipos de albaranes como el albarán de recogida, el albarán de recepción, etc. que como hemos comentado varían dependiendo del tipo de industria y de las transacciones comerciales que se vayan a realizar. Sin embargo, todos coinciden en un propósito principal que es, documentar y confirmar la entrega física del bien.

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Albarán valorado

Se trata de un tipo de albarán que incluye información sobre el valor económico de los elementos entregados. Ese tipo de albarán es más detallado, ya que no solamente indica la cantidad y la descripción de los productos, sino que proporciona información sobre los precios unitarios y totales.

Este tipo de documento facilita la facturación, y por tato la generación de los asientos contables por la venta, información muy importante tanto para el cálculo de impuestos, como en lo referente a la información financiera de la empresa.

Albarán de entrega

Como hemos comentado más arriba, el albarán también es conocido como nota de entrega y es utilizado en las transacciones para justificar la entrega física del bien entre comprador y vendedor. Los elementos más comunes del albarán son los siguientes:

Los elementos típicos que se encuentran en un albarán de entrega incluyen:

1. Datos del remitente. Nombre y dirección del vendedor o empresa que entrega los productos.
2. Datos del destinatario. Nombre y dirección del comprador o empresa que recibe los productos.
3. Número y serie del albarán.
4. Fecha y lugar de emisión del albarán.
5. Fecha y lugar de entrega. La fecha en la que se realiza la entrega de los bienes y el destino.
6. Descripción de los productos. Lista detallada de los bienes entregados, incluyendo cantidad y descripción para identificar claramente cada artículo.
7. Firma del comprador o receptor. Es la firma del destinatario o la persona que recibe los productos, lo que confirma que la entrega se ha completado y que los bienes han sido recibidos en buen estado.

Ejemplo y modelos de albarán

Aquí te dejamos un ejemplo de modelo de albarán, pero recuerda que, con independencia del modelo que escojas, lo importante es que aparezcan los datos básicos que acabamos de citar.

Cómo hacer un albarán paso a paso

Hacer un albarán es un proceso sencillo, pero que debe estar perfectamente controlado por su repercusión en la cadena de venta del producto o bien. Para ello es necesario utilizar un programa de facturación que además te permita realizar albaranes.

1- Encabezado del albarán

•  Nombre de la empresa o autónomo remitente.
• Dirección del remitente.
•  Datos de contacto del remitente.
• Número de referencia y serie.

2- Datos del destinatario.

• Nombre de la empresa o destinatario.
• Dirección del destinatario.
• Datos de contacto del destinatario.

3- Fecha de entrega. Fecha en que se realiza la entrega de los bienes.

4- Descripción de los productos.

• Cantidad de cada producto que se va a entregar.
• Descripción detallada.
• Peso o medidas. Este dato es muy importante para las empresas de transporte. Según el volumen que ocupe el paquete que debe ser transportado, ocupará un espacio en el vehículo, que será un dato relevante para determinar el coste del transporte.

5- Espacio para la firma. Del destinatario o la persona que recibe los bienes. Esto sirve como confirmación de que la entrega se ha completado.

Estos son los aspectos generales y básicos que debe tener un albarán, pero recuerda que, como hemos comentado, los datos incluidos variarán dependiendo del tipo de Industria y del producto que se vaya a comercializar.

Preguntas frecuentes sobre albaranes

Dónde puedo encontrar modelo de albarán

Si buscas en internet puedes encontrar varios modelos de albarán, desde los que te proporcionan las propias hojas de cálculo o documentos de Word, hasta sitios web especializados, así como los generados a través de un software para crear albaranes y facturas, uno de los puntos de partida en el proceso de venta de un producto. Estos son específicos suelen ser una de las opciones más recomendables, ya que la mayoría de ellos conectan directamente con el proceso de contabilidad y fiscalidad lo que permite cerrar el círculo completo.

El número de albarán cómo lo fijo

El número de albarán es el identificador de la entrega física del bien entre el comprador y el vendedor. Se trata de un número secuencial al igual que las facturas y requieren su numeración propia. Proporciona información clave sobre el envío y entrega de un producto, por lo tanto, llevar un control y un registro ordenado de estos documentos, es esencial.

Para ello es necesario el uso de un software de facturación o de gestión empresarial que garantice dicho control. Además, los software tienen funciones de numeración automática, lo que simplifica y optimiza el proceso de asignación del número que corresponde a cada albarán.

Quién tiene que que realizar el albarán

El albarán suele ser preparado y entregado por el vendedor o proveedor, al comprador o destinatario. Por lo tanto, el vendedor asume la responsabilidad de generar el albarán, que actúa como justificante de la entrega de los bienes. El vendedor debe asegurarse de que el albarán contenga la información necesaria sobre los productos, las cantidades, fechas y otros detalles que se consideren importantes en dicha transacción comercial.

Mantener un registro organizado de los albaranes emitidos es esencial para el seguimiento de transacciones comerciales y la gestión eficiente del inventario. El albarán no solo representa la confirmación de la entrega física de bienes, sino que también sirve como el paso previo para la emisión de la factura, por lo que el uso de un software de facturación se vuelve fundamental.

Por lo tanto, si eres empresa o autónomo, la implantación de un software de facturación aumenta la eficiencia, minimiza errores y facilita la gestión financiera y además te ayudará a cumplir con tus obligaciones contables y fiscales.