Mejores prácticas para archivar facturas: Organización eficiente para negocios

Uno de los aspectos clave en el éxito de la gestión empresarial es el adecuado archivo de las facturas de tu negocio. Un proceso que puede parecer trivial pero que, en realidad, tiene un impacto significativo en la productividad y la transparencia financiera de tu empresa.

Vamos, entonces, a analizar por qué es necesario archivar facturas y cuáles son las mejores prácticas para hacerlo de manera eficiente, tanto en formato digital como físico. También aprenderemos cómo implementar estrategias de archivado que impulsen la eficiencia operativa y contribuyan al éxito empresarial.

¿Qué queremos decir cuando hablamos de archivar facturas?

Archivar facturas es el proceso de almacenar y organizar documentos relacionados con transacciones comerciales, con el fin de mantener un registro claro y accesible de las operaciones financieras de una empresa.

Pero, archivar facturas implica mucho más que simplemente guardar estos documentos. Es un proceso esencial para llevar un control legal y exhaustivo tanto de los beneficios de tu negocio como de los pagos a proveedores, y a su vez, facilita la presentación de impuestos y la justificación contable de tu actividad comercial o profesional ante la Agencia Tributaria.

Al archivar facturas, es importante tener en cuenta que estas sean correctas y válidas y que contengan todos los datos específicos, para cumplir con la normativa contenida en el Reglamento que regula las obligaciones de facturación. ¿Esto qué significa? Pues que debes asegurarte que todas tus facturas incluyen los siguientes datos:

• Datos fiscales: Tanto del emisor como del receptor, como el nombre, el NIF (Número de Identificación Fiscal) y la dirección.
• Fecha de expedición: La fecha en que se emitió la factura.
• Número de factura y serie: Un identificador único para cada factura, junto con la serie correspondiente si aplica.
• Descripción de productos o servicios: Detalles claros sobre los productos o servicios que se han vendido o prestado.
• Importe unitario: El costo total de los bienes o servicios antes de aplicar impuestos.
• Impuestos: Hay que incluir el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido. Generalmente, se aplica un 21% de IVA. Aunque algunos bienes y servicios pueden tener un porcentaje reducido (un 10% o un 4%). También hay que incluir el IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) si corresponde. Es el caso de algunos profesionales, como los abogados, que están obligados a incluir la retención de IRPF en sus facturas.

Tanto el tipo de impuesto que aplique (IVA e IRPF), como el porcentaje, deben estar incluidos en la factura.

• Total de la factura: La suma total que el cliente debe pagar, incluyendo impuestos y cualquier otro cargo adicional.

¿Por qué es necesario archivar las facturas?

La obligación de archivar facturas recibidas recae sobre profesionales autónomos y sobre todo tipo de empresas de cualquier tamaño y cualquier sector.

Es decir, la principal razón para archivar facturas es que se trata de una obligación legal cuyo incumplimiento puede conllevar multas y sanciones. Pero, ¿durante cuánto tiempo tiene una empresa que archivar las facturas?

Desde un punto de vista fiscal, “los empresarios y profesionales deberán expedir y entregar facturas y conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años” según establece el artículo 29.2, letra e) de la Ley General Tributaria y artículo 165.Uno de la Ley 37/1992, reguladora del Impuesto sobre el valor añadido.

Desde el punto de vista mercantil, el artículo 30 del Código de Comercio establece que “los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.” Añadiendo que “el cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de los libros y documentos contables, y si hubiese fallecido, el deber de conservación recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.”

Desde el punto de vista penal, por ejemplo, la Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, establece en su artículo 25 la obligación de conservar la documentación por un plazo de 10 años.

Además de la evidente razón expuesta, existen otros motivos por los que es necesario archivar las facturas:

• Transparencia y claridad financiera: Mantener un archivo ordenado de facturas proporciona una visión clara y completa de las transacciones comerciales de la empresa. Esto resulta esencial para evaluar la salud financiera de la empresa, hacer un seguimiento de los ingresos y gastos y tomar decisiones informadas sobre presupuestos y estrategias financieras.
• Facilita auditorías y revisiones financieras: Un sistema de archivado adecuado facilita la preparación para auditorías externas e internas, así como para cualquier revisión financiera que pueda surgir. La capacidad de recuperar rápidamente facturas y documentos relacionados simplifica el proceso de auditoría y ayuda a garantizar el cumplimiento de las regulaciones financieras.
• Gestión efectiva de proveedores y clientes: Archivar facturas también es importante para la gestión de relaciones con proveedores y clientes. Al mantener registros detallados de las transacciones comerciales, las empresas pueden realizar un seguimiento de los pagos pendientes, resolver conflictos y mantener una comunicación clara y transparente con las partes interesadas.

Para terminar, vamos a ver qué comprende la obligación de archivar facturas. Es decir, cuando nos referimos a archivar facturas, de qué estamos hablando y para contestar esta cuestión, de nuevo, volvemos a remitirnos a la Ley General Tributaria, que resuelve esta materia:

• Facturas recibidas.
• Copias o matrices de las facturas expedidas.
• Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
• Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquel, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.

Formas de archivar facturas

No hay una regulación legal obligatoria y específica sobre la forma de archivar las facturas. La única referencia sobre esta cuestión la podemos encontrar en el Reglamento de facturación, también mencionado en otro apartado de este artículo.

El artículo 20 del Reglamento estipula lo siguiente: “Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, a que se hace referencia en el artículo 19 ( en referencia a facturas y otros documentos), se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad en los términos establecidos en el artículo 8, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.

En particular, esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos. A estos efectos, se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.

Es decir, según el artículo 20 del Reglamento de facturación las facturas deben archivarse de manera que se pueda garantizar:

• La autenticidad de su origen.
• La integridad de su contenido.
• La legibilidad.

Además, las facturas archivadas deben ser siempre accesibles para la Administración siempre y cuando lo requieran, sin ningún tipo de demora, salvo causa justificada.

Por último, el Reglamento establece que la obligación de archivar las facturas puede realizarse también por medios electrónicos.

En conclusión, parece deducirse dos métodos para archivar facturas, siempre que se cumplan con las condiciones establecidas por ley. Por tanto, se podrán archivar las facturas digitalmente y también de forma física.

Cada sistema tiene sus propias ventajas y desafíos y la elección entre uno y otro depende de las necesidades y preferencias específicas de cada empresa.

Archivar facturas físicas

Aunque el archivo digital está ganando popularidad, muchas empresas aún optan por archivar facturas en formato físico. Esto puede deberse a preocupaciones de seguridad, preferencias personales o requisitos legales específicos. Si bien el archivado físico puede ser más laborioso y requiere espacio de almacenamiento adicional, sigue siendo una opción viable para muchas empresas.

Pero, ¿cómo archivar facturas físicas? Para optimizar este método, es importante establecer un sistema de archivado claro y consistente, etiquetando y organizando las facturas de manera que sean fáciles de encontrar cuando sea necesario.

Archivar facturas digitalmente

El archivo digital de facturas ofrece numerosas ventajas:

1. Accesibilidad

La ventaja más notoria, es la accesibilidad. Almacenar facturas en formato electrónico permite un fácil acceso desde cualquier dispositivo con conexión a internet, lo que facilita la búsqueda y recuperación de documentos cuando sea necesario.

2. Reducción de espacio de almacenamiento

Además, el archivado digital reduce significativamente el espacio físico necesario para almacenar documentos, eliminando la necesidad de archivadores voluminosos y salas de almacenamiento dedicadas. Esto no solo ahorra espacio, sino que también ayuda a reducir los costos asociados con el almacenamiento físico de documentos.

Para implementar un sistema de archivado digital eficiente se suele recurrir a programas de facturación online donde se automatiza la gestión documental. Estas herramientas permiten la generación de presupuestos y facturas, archivar las facturas recibidas y emitidas, lo que facilita la organización y administración de facturas y otros documentos financieros.

3. Localizar facturas fácilmente

Además, los sistemas para archivar las facturas digitalmente suelen también ofrecer funciones de búsqueda avanzadas que permiten localizar documentos específicos rápidamente utilizando palabras clave, fechas o criterios de búsqueda personalizados (como el nombre del cliente).

4. Medidas de seguridad avanzadas

Otra de las ventajas de archivar las facturas digitalmente se encuentra en que los documentos digitales están protegidos con medidas de seguridad avanzadas, como cifrado de datos y autenticación de usuarios, para proteger la información confidencial contra accesos no autorizados.

5. Procedimientos intuitivos

Las herramientas de facturación en línea suelen ser intuitivas y fáciles de usar, lo que permite a las empresas generar y enviar facturas de manera rápida y sencilla, incluso para aquellos sin experiencia técnica.

6. Ahorra tiempo y reduce errores

Estas herramientas ofrecen funciones de automatización que simplifican tareas repetitivas como la creación de facturas recurrentes, el seguimiento de pagos y el recordatorio de vencimientos, lo que ahorra tiempo y reduce errores.

7. Actualizaciones constantes

Las herramientas de facturación online se actualizan regularmente para incorporar nuevas funciones y mejoras, garantizando que las empresas siempre tengan acceso a las últimas innovaciones en gestión financiera.

Independientemente del método para archivar facturas elegido, es fundamental mantener la coherencia y la disciplina en el proceso de archivado para garantizar la eficiencia y la precisión de los registros financieros.

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