Asientos contables: qué son y para qué sirven

Si eres empresario o autónomo seguro que te reúnes cada cierto tiempo con tu asesor para que te explique qué tal va tu negocio. Te muestran documentos sobre cómo va tu actividad económica y entre ellos, suelen aparecer los balances cerrados de forma mensual, trimestral, etc.  según el acuerdo que tengas con tu asesoría, el libro mayor de alguna cuenta específica que requiera de un análisis más detallado o por ejemplo la cuenta de Pérdida y Ganancias de tu negocio.

El problema es que mucha de la información contenida en dichos documentos, es difícilmente entendible. Aparecen datos numéricos en el Debe y el Haber, en el Activo y el Pasivo y cuentas contables como reservas, deudas, proveedores, acreedores, anticipos, resultados pendientes de aplicación, inversiones financieras, gastos financieros, etc. que requieren la explicación por un experto en la materia.

Así que si eres empresario o autónomo y te has encontrado alguna vez en esta situación sigue leyendo porque este artículo te va a interesar. Te vamos a dar unas pinceladas sobre qué son los asientos contables, qué es el Debe, qué es el Haber, los tipos de asientos contables más comunes, qué tipo de información te está proporcionando un asiento contable y también vamos a poner algunos ejemplos que te ayudarán a entender mejor la contabilidad de tu negocio.

 

¿Qué es un asiento contable?

Para poder entender bien la información que nos proporciona un asiento contable lo primero que tenemos que saber es qué es un asiento contable.

Decimos que un asiento contable es el registro de un hecho económico en el libro de contabilidad de una empresa, que además afecta al control de las finanzas y pueden suponer un aumento o una disminución del saldo de las cuentas. Los términos que se utilizan en el libro de contabilidad para realizar los asientos son el Debe, correspondiente a los ingresos y el Haber que se corresponde con los pagos.

Aquí es importante saber que cuando aumenta el Debe, el Haber disminuye y viceversa. Para explicarlo de forma sencilla, imagina por ejemplo, la compra de un ordenador. En este caso se registra como activo en el Debe, pero por otro lado se reduce el dinero disponible en el Haber. Uno aumenta y como consecuencia, otro disminuye.

Por lo tanto, cada movimiento contable se registra mediante un asiento contable. Todos y cada uno de los asientos contables deben estar registrados con la fecha correspondiente de la operación y siempre ordenados cronológicamente.

El conjunto de asientos forma el libro diario, que, aunque no obligatorio legalmente, es muy útil en los momentos de revisión de la contabilidad de una empresa y para realizar los ajustes necesarios. Además debes saber que operar con cuentas contables, no es algo a criterio de cada asesor contable, sino que sigue las normas establecidas en el Plan General de Contabilidad. En la actualidad, para poder llevar a cabo todo este proceso de forma adecuada, lo más adecuado es utilizar un programa de contabilidad para empresas.

Por otro lado, si la contabilidad de tu empresa la has dejado en manos de a asesor, debes saber que también usará un programa específico para gestorías y asesorías y que será el encargado de procesar y comprender toda esa información así como, en base a ella, informar al cliente, empresa o autónomo, del significado de dicha información.

Ejemplos de asientos contables

Antes de poner un ejemplo de asiento contable, es necesario que entiendas que cada cuenta es deudora o acreedora según su naturaleza. Las cuentas de activo son deudoras, aumentando por el Debe y disminuyendo por el Haber. Las cuentas de pasivo y neto patrimonial son acreedoras, aumentando por el Haber y disminuyendo por el Debe.

En cuanto a las cuentas de ingresos y gastos, las de gastos se encuentran englobadas en el grupo 6 y son deudoras y las de ingresos del grupo 7 son acreedoras.

Una vez hecha esta aclaración, vamos a poner un ejemplo práctico de asiento contable para que lo puedas entender mejor:

Fecha	Concepto	Debe	Haber	Saldo
15 de enero de 2024	Software facturación		5.000 €
18 de enero de 2024	Mobiliario cocina	10.000€
30 de enero de 2024	Asesoramiento empresarial		390 €
		10.000 €	5.390 €	4.610 €

La empresa ha pagado por la compra de un software de facturación en la nube 5.000 € y por el servicio de asesoramiento contable mensual 390 €. Es decir, que se ha gastado en total 5.390 €.

Por otro lado ha ganado 10.000 € por la venta de mobiliario de cocina.

El saldo final de lo que ha ganado con las ventas, menos lo que ha pasado en pagado es de 4.610 €.

¿Qué es un registro contable?

Un registro contable es la anotación organizada de las operaciones realizadas en el desarrollo de la actividad económica de una empresa, mediante asientos contables. Cada registro sigue el principio de partida doble, afectando al menos a dos cuentas. Incluye la fecha, descripción, cuentas afectadas y la cantidad.

Además, los registros contables se llevan en varios libros contables, siendo el Libro Diario el principal registro cronológico de las operaciones. A partir del Libro Diario, se elabora el Libro Mayor, que agrupa las operaciones por cuentas, proporcionando saldos acumulativos.

 Principales libros contables

La empresa está obligada a la llevanza de varios libros contables para cumplir con las normativas y regulaciones fiscales. Los principales libros contables son:

 

1. Libro Diario. En él se registran las operaciones comerciales diariamente en orden cronológico. Cada entrada contiene detalles como fecha, descripción de la transacción, cuentas afectadas y el coste.

1. Libro Mayor. Consolida y clasifica las operaciones registradas en el libro diario y muestra los saldos acumulados de cada cuenta. Es obligatorio para todas las empresas.

1. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Contiene el inventario inicial y final del ejercicio, así como las cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria). También es obligatorio.

1. Libro de actas. Aquí se registran las actas de juntas y reuniones de la empresa, incluyendo decisiones importantes tomadas por los socios o accionistas. Obligatorio para sociedades anónimas y limitadas.

1. Libro de registro de socios o accionistas. En él se detalla la titularidad de las acciones o participaciones sociales, así como cualquier cambio en la propiedad. Es obligatorio para sociedades anónimas y limitadas.
2. Libro de facturas emitidas y recibidas. Es el registro de todas las facturas emitidas y recibidas, detallando la información fiscal correspondiente. Obligatorio para la declaración del IVA.

1. Libro de registro de Bienes de Inversión. Como maquinaria o equipos, con detalles sobre su adquisición, amortización, etc. Es obligatorio para todas las empresas que posean bienes sujetos a depreciación.

1. Libro de registro de Operaciones Intracomunitarias. Aquí se registran las operaciones comerciales realizadas con empresas de otros países miembros de la Unión Europea. Es obligatorio para empresas que realicen operaciones intracomunitarias, que además deben estar de alta en el registro de operadores intracomunitarios.

Es importante tener en cuenta que la obligatoriedad y los requisitos específicos de cada uno de estos libros, pueden variar según la estructura y actividad de la empresa. También hay que tener en cuenta que la digitalización de las empresas y de la contabilidad ha supuesto la implementación de libros electrónicos y sistemas informáticos para el cumplimiento de estas obligaciones contables.

Por estos motivos y teniendo en cuenta el proceso de digitalización que están sufriendo las administraciones, lo más recomendable es consultar con un profesional contable para asegurar el cumplimiento normativo específico de cada empresa.

 

Tipos de asientos contables

Los asientos contables, atendiendo a su forma, se pueden clasificar en diferentes tipos:

• Asientos simples. Se trata de asientos en los que solo utilizamos una cuenta para el debe y otra para el haber ambas por la misma cantidad de dinero. Por ejemplo, el asiento del pago de 242 € a un proveedor en el que únicamente registramos la salida de dinero de tesorería, en el haber, y la cancelación de la deuda con el proveedor que se coloca en el debe.

Debe	Haber
242 € (400) Proveedores	(572) Banco C.C. 242 €

 

• Asientos según su función. Estos pueden ser de varios tipos, como por ejemplo los asientos operativos que reflejan una operación económica; los asientos de ajuste, que se realizan al final del ejercicio; los asientos de regularización, para cerrar, saldar cuentas y trasladar el saldo a la cuenta de resultados y los asientos de apertura y cierre, utilizados para cerrar todas las cuentas.
• Asientos de pagos y cobros. Estos son los más sencillos, ya que sirven para registrar una operación económica con la que damos de baja una deuda concreta o para registrar un cobro por las ventas realizadas.
• Asiento de ingresos y gastos. Aquí lo más importante es entender y saber que las cuentas de gastos del grupo 6 van siempre al Debe y las de ingresos, del grupo 7, van siempre al Haber. Aquí utilizamos dos o más cuentas que van al debe o al haber pero las sumas de los cargos y los abonos deben sumar lo mismo para que el asiento esté cuadrado. 

Asiento contable de compra

Siguiendo con el ejemplo anterior, computamos la deuda con el proveedor, y por otro lado la compra y los impuestos aplicables, en este caso el IVA, por lo que el asiento tiene dos cuentas que van al Debe y una sola que va al Haber aunque ambos lados suman lo mismo.

Debe	Haber
200 € (600) Compras	(400) Proveedores 242 €
42 € (472) IVA Soportado

 

Asiento contable de venta

Este tipo de asiento registra la operación de venta y su anotación sigue la metodología de partida doble, que es fundamental en contabilidad, donde cada transacción afecta al menos a dos cuentas.

Debe	Haber
1.210 € (430) Cliente	(700) Venta 1.000 €
	(477) IVA repercutido 210 €

 

Cómo se hace un asiento contable

Para realizar un asiento contable de forma adecuada, debes seguir el proceso establecido en el Plan General e Contabilidad, con el fin de poder registrar adecuadamente todas las operaciones de la empresa. Los pasos para seguir deben ser los siguientes:

•  Documentación. Reúne todos los documentos que respalden las operaciones que vas a contabilizar. Facturas de clientes y proveedores, recibos, comprobantes de pago, contratos, préstamos o leasing entre otros.
• Identifica las cuentas contables y los importes correspondientes a cada operación. De este modo podrás realizar los registros en el Debe o en Haber de forma correcta. Es decir, que si estás registrando una venta en efectivo, la cuenta en Debe podría ser “caja o bancos” y la cuenta en Haber sería la cuenta de “ventas”. Además debes prestar atención a las cantidades, ya que puede haber impuestos o cargos adicionales a la operación y asociados que también tendrás que registrar.
• Asiento contable partida doble. Es decir, que las cantidades de las cuentas registradas en el Debe tienen que ser iguales que las cantidades de las cuentas registradas en el Haber.
• Descripción de la operación. Clara y concisa. Esto facilitará la comprensión de la operación en el futuro y ayudará en la revisión de los registros contables.
• Revisión y cuadre. Debes revisar los asientos contables registrados y cuadrar los saldos. Esto implica que la suma de las cuentas Debe tiene que ser igual a la suma del HABER.
• Conciliación bancaria. Compara los asientos contables con los extractos bancarios para garantizar que coincidan.
• Conservación de la documentación. Obligatorio por ley y además facilitará auditorías y las posibles revisiones futuras de la Agencia Tributaria.

 Esperamos que toda esta información te ayude a entender mejor para qué sirven los asientos contables, cómo se registran y qué información te están dando.  En cualquier caso, lo recomendable es que cuentes con la ayuda de un asesor experto en la materia contable, que te pueda explicar, guiar y ayudar en la gestión de tu negocio. 

 

Los 7 principales problemas de contabilidad de empresas y pymes

En el día a día de las tareas relacionadas con contabilidad de las operaciones realizadas por las empresas, podemos encontrarnos con algunos problemas o retos a los que se tienen que enfrentar tanto los asesores contables profesionales, como las propias empresas. Aquí vamos a citar siete de ellos: 

1. Desorganización de los documentos. La falta de una gestión eficiente de documentos, como facturas y recibos, dificulta la realización de registros precisos y puede generar pérdida de información.
2. Errores en los asientos contables. Puede conducir a informes financieros inexactos y decisiones incorrectas, aunque es una realidad que dichos errores son cada vez menores gracias a la automatización contable, que ha supuesto un gran avance.
3.  Retrasos en la contabilidad de las facturas relacionadas con la actividad económica de la empresa, lo que conlleva también una falta de conciliación bancaria. En la gran parte de los casos, suele ser consecuencia de no entregar la documentación en los plazos establecidos por el asesor y que son los que permiten llevar una contabilidad actualizada y sin errores.
4. Errores de la gestión del flujo de caja efectivo. Conlleva a problemas de liquidez, por lo que puede resultar difícil para cumplir con obligaciones financieras, pagos a proveedores y nóminas, afectando la estabilidad financiera de la empresa.
5. Incumplimiento normativo. No cumplir con las regulaciones y obligaciones fiscales, teniendo  como consecuencia directa multas y sanciones, además de afectar la reputación de la empresa.
6. Inadecuado control de inventario. La falta de control sobre las existencias puede resultar en pérdidas financieras por obsolescencia, robos o falta de reposición oportuna.
7. Uso escaso de tecnología. La resistencia de muchas empresas por implantar software de contabilidad y tecnologías modernas, reduce la eficiencia, supone un aumento de la probabilidad de errores y dificulta la generación de informes.

Superar estos problemas requiere una gestión financiera sólida, la implementación de sistemas de contabilidad efectivos, y la formación adecuada del personal que va a desarrollar esta tarea contable. Además, buscar asesoría profesional puede ser clave para mantener una contabilidad precisa y cumplir con todas las obligaciones fiscales.