3 aspectos esenciales a considerar en tu facturación como autónomo

En el desarrollo de tu trayectoria profesional como autónomo es normal, y hasta lógico, que te surjan un elevado número de dudas en relación a cómo llevar a cabo todos aquellos trámites asociados al desarrollo de tu actividad.

Hay que ser conscientes, en este sentido, de que, cuando decides enfocar tu trabajo de forma independiente, este propósito esté apoyado en tu especial pericia o destreza profesional en diversos aspectos, pero esto no implica que, de igual forma, dispongas de los conocimientos necesarios para el desarrollo de las tareas administrativas y contables asociadas a tu consideración legal como autónomo.

Por tanto, hoy vamos a centrar nuestra atención especialmente en todos aquellos aspectos relacionados con tus tareas de facturación como empresa o trabajador por cuenta propia, tratando de responder a aquellas cuestiones que puedes plantearte día a día, conforme a lo que refleja nuestra normativa legal vigente.

¿Qué elementos legales garantizan la validez de tu facturación?

Para comenzar, el primer elemento a tratar no puede ser otro que la definición de cuáles son los requisitos esenciales para que una factura pueda ser considerada como válida a efectos legales.

En este sentido, si tenemos en cuenta la legislación vigente, atendiendo al Reglamento de Facturación, tanto los responsables de una empresa como aquellos que ejercen su trabajo por cuenta propia tienen la obligación de expedir y hacer entrega de facturas, u otros justificantes similares, por las distintas operaciones relacionadas directamente con su actividad.

Asimismo, es necesario que seas consciente de que, además de la obligación legal de emitir y hacer entrega de tus facturas, será preciso que pongas en práctica los medios necesarios para conservar todas aquellas facturas que hayas emitido en el desarrollo de tu actividad, mediante un registro físico o electrónico que posibilite su consulta y auditoría cuando sea preciso.

Aun así, podemos encontrar un conjunto de casos excepcionales en los que no es necesario emitir facturas, sobre lo que profundizaremos más adelante, y que están especialmente relacionados con los distintos regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido.

En este caso, no será necesario crear facturas online, en aquellos supuestos en los que se trate de operaciones exentas de IVA o en el caso de que la operación comercial en cuestión esté relacionada con el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, el de recargo de equivalencia o con el régimen simplificado del IVA, salvo que en este último caso las cuotas del impuesto se establezcan atendiendo al volumen de ingresos.

No obstante, independientemente de estos casos, cabe recordar que estarás obligado a emitir facturas cuando el destinatario de la misma sea un empresario o un profesional, y siempre que tu cliente te lo exija para su utilización en el desarrollo de cualquier derecho tributario.

¿Qué elementos deben incluirse en tu facturación oficial?

Una vez que hemos concretado en qué casos tendrás la obligación legal de emitir facturas, así como aquellos supuestos excepcionales en los que este aspecto puede considerarse opcional, la siguiente cuestión a abordar se refiere a los aspectos que deberá reflejar dicho documento.

Para que tu facturación tenga validez legal, a todos los efectos, las facturas emitidas deberán incluir los siguientes conceptos:

• Número de factura; que deberá ser único e individualizado para cada servicio profesional realizado y establecido en base a criterios temporales, aunque existe la posibilidad de establecer series diferentes si deseas categorizar tus facturas atendiendo a operaciones de distinta naturaleza u otros criterios específicos de registro.

• Fecha de expedición; donde será preciso reflejar la fecha exacta en la que se ha emitido la factura y que, en caso de envío mediante medios electrónicos, será conveniente que coincida con la fecha de envío.

• Datos personales y fiscales de la entidad o del trabajador autónomo que expide la factura; ya que será preciso incluir el nombre y apellidos o la denominación social tanto del titular de la emisión de la factura como de su destinatario, así como sus números de identificación fiscal y el domicilio de ambos a efectos fiscales.

• Descripción, lo más detallada posible, de las operaciones contempladas en la factura; entre las que será preciso incluir la valoración económica de la actividad objeto de facturación, así como todos aquellos descuentos que se decidan realizar, para poder establecer así el importe total de la factura.

• Datos fiscales de la operación; en cuanto al tipo impositivo del Impuesto sobre el Valor Añadido o a la retención aplicable en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, si procede, cuando se trate de facturas emitidas por trabajadores por cuenta propia.

• Importe total de la factura; resultante de aplicar a la base imponible de la factura las minoraciones fiscales comentadas anteriormente.

Quizás te interese saber que es la factura electrónica.

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¿Qué plazo tienes para emitir una factura?

Por último, en relación al plazo para la emisión de una factura, y su correspondiente inclusión efectiva en tu facturación, será necesario tener en cuenta que esta deberá realizarse en el momento concreto en el que se dé por finalizada la operación objeto de la misma, independientemente del plazo en el que el pago de la misma se haga efectivo.

Sin embargo, en el supuesto de que tomes la decisión de emitir una factura única para todos aquellos trabajos que realices para un mismo cliente, siempre que sean desarrollados dentro de un mismo mes natural, conocidas como facturas recapitulativas, estas deberán emitirse con previamente a que finalice dicho mes, aunque podrá retrasarse hasta el día 16 del mes siguiente si la persona destinataria de la misma es titular de una empresa o también ejerza su trabajo de forma profesional.