Cartas comerciales: qué son, tipos y ejemplos

Cuando se escuchan las palabras “carta comercial” se suele pensar en las hojas que nos envían a casa las empresas con productos, servicios y ofertas para intentar vendernos algo. Esta concepción suele ser una consecuencia de la llamada al timbre del “cartero comercial” que es quien se encarga de distribuir la publicidad al cliente final en los buzones de las casas. Pero, en realidad, una carta comercial no es eso –o al menos no solo eso– porque puede dirigirse a clientes, proveedores, colaboradores, etc.

En este artículo te vamos a contar qué son las cartas comerciales, qué usos tienen, cómo hacerlas y a quién pueden estar dirigidas.

Además, te dejaremos algunos ejemplos que puedes utilizar en tu negocio o como inspiración si prefieres crear la tuya propia.

¿Qué es una carta comercial?

Una carta comercial es una herramienta de comunicación muy eficaz de la que pueden disponer las empresas para transmitir información de interés a sus clientes, proveedores, entidades colaboradoras e, incluso, organismos públicos. En otras palabras, es una forma de comunicarse con el exterior sobre asuntos comerciales.

Por lo tanto, la carta comercial es un documento muy útil para dirigirnos a:

• Clientes, para destacar nuestro producto o servicio de manera novedosa y ventajosa para ellos.
• Proveedores, con el fin de mantener o mejorar la relación comercial entre ambas partes.

La carta comercial antiguamente se enviaba por correo ordinario, pero hoy en día el papel ha sido prácticamente sustituido por los formatos digitales y ahora los envíos se realizan por vía email.

En muchas ocasiones, una carta comercial puede ser el inicio de nuevas relaciones comerciales que, a su vez, pueden terminar en una venta o abrir camino para operaciones futuras, ya que poseen un carácter formal innato que ofrece una imagen sólida de la empresa.

Por ello, las cartas comerciales dirigidas a clientes y a proveedores continúan siendo el medio comercial más utilizado en el mundo empresarial en determinadas transacciones.

Estructura de una carta comercial

Veamos cómo podemos hacer una carta comercial sin que le falte ningún elemento fundamental.

Fuente: elaboración propia.

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Tipos de cartas comerciales

Existen multitud de tipos de cartas comerciales, pero dependiendo de la finalidad para lo que se envíe una carta comercial, así se clasificarán en:

• Cartas publicitarias.
• Cartas que contengan información sobre el producto o servicio de la empresa: : muestrario de promociones y ofertas.
• Cartas destinadas a la confirmación de pedidos.
• Cartas de acuse de recibo.
• Cartas para envío de facturas.
• Cartas para envío de listas de precios.
• Cartas para tramitar pedidos.

También se usan las cartas comerciales para otro tipo de asuntos como:

• Cartas de comunicados internos.
• Cartas de disculpa.
• Cartas de informes.
• Pedidos a proveedores.
• Solicitar catálogo de precios y/o productos.
• Invitaciones a eventos, encuentros o showroom.
• Invitación y/o recordatorio a una reunión.
• Solicitud de aplazamiento de pago a proveedor.
• Recordatorio de pago o vencimiento de cobro a cliente.

Ejemplos de cartas comerciales

Para que puedas hacerte una idea de los diferentes tipos de cartas comerciales que puedes realizar, vamos a ver un par de ejemplos:

a) Ejemplo de una carta de disculpa:

b) Ejemplo de una carta comercial ofreciendo un producto:

Consejos para hacer una carta comercial

Además de la estructura de la carta comercial y su contenido, hay otros elementos que también debes de tener en cuenta a la hora de escribirla, como su apariencia física y la imagen que transmiten.

Por ello, aquí te dejamos algunos consejos para que no cometas errores al elaborar tu carta comercial:

• Calidad del papel: no es necesario que sea premium, pero al menos hay que cuidar que no sea demasiado fino para que no se transparente el contenido de la otra cara y dificulte la lectura. Además, no deben aparecer manchas al tacto (si vas a realizar un envío físico de la carta, ya que en digital no aplica).
• La tipografía: que sea la corporativa, pero al mismo tiempo debe ser cómoda y fácil de leer.
• Los colores: por supuesto, deben ser los corporativos, pero ten en cuenta que al igual que en la tipografía, al combinarlos con el fondo de color de la carta agilicen la lectura y la hagan agradable.
• La distribución física de los elementos: los márgenes, las sangrías, interlineados, etc.
• Organización de los contenidos: que sea clara y comprensible de forma general a simple vista.
• La inclusión de gráficos, ilustraciones o imágenes: si muestras productos o quieres resaltar algunas partes de la misiva, recuerda los consejos con respecto a la imagen de marca que mencionamos antes. Solo inclúyelos si son relevantes para la intención de tu carta.
• La corrección ortográfica y el estilo: aunque pueda parecer que estén de moda ciertas transgresiones del lenguaje y las normas ortográficas para llamar la atención, ten en cuenta que todo esto forma parte de la imagen de marca de tu empresa. Utiliza un lenguaje positivo, persuasivo y comercial, pero sin resultar invasivo o agresivo, y más formal o cercano, dependiendo del tipo de cliente o proveedor al que te dirijas y el tipo de relación que tengas o quieras establecer con ellos
• Utiliza construcciones verbales activas, porque producen dinamismo y poder, y evita las pasivas, por el hecho de que eliminarán la motivación del destinatario.
• Escribe con frases sencillas y comprensibles con un lenguaje actual para no parecer antiguo u obsoleto. No utilices terminología demasiado técnica para parecer más profesional, al contrario, utiliza un lenguaje adecuado a cada tipo de destinatario. Esto facilitará la relación comercial.
• Notas adicionales, pies de página, documentación añadida… valora si todo esto es información redundante y puede llegar a saturar al receptor, porque puede provocar todo lo contrario al objetivo que te hayas marcado.
• En caso de temas difíciles, como la respuesta a una reclamación o el envío de una disculpa, construye soluciones, no crees más dificultades para subsanar una situación complicada, y responde de forma amigable.

Recuerda que el objetivo de tu carta comercial es captar la atención de tu cliente o proveedor de forma positiva para entablar o consolidar la relación que ya tienes con él y poder tener éxito en tus objetivos comerciales. Por eso, tan importante es el fondo como la forma.

Estos son los usos más extendidos de las cartas comerciales. Si necesitas algo más o tienes dudas utiliza los comentarios y te ayudaremos.

Preguntas frecuentes

Ahora vamos a responder a un par de preguntas que te han podido surgir después de la lectura del artículo.

¿Cómo debe ser el formato de una carta comercial?

Ya hemos visto cómo debería de ser la estructura de una carta comercial. Ahora vamos a ver, brevemente, cuál debería ser su formato físico:

• Papel de «tamaño carta” con una medida de 279 x 216 mm.
• Papel de tamaño A4 de 297 x 210 mm.
• Para un texto más largo, puedes utilizar la medida 215.9 × 355.6 mm, también conocido como «tamaño legal».

También, puedes utilizar papel timbrado con tu propio logotipo o de diferentes texturas o, incluso, el formato tarjeta en épocas especiales como Navidad o aniversarios.

A la hora de enviar la carta, puedes optar por el clásico sobre o utilizar otros formatos como el diseño en tríptico, si es puramente comercial o más originales, como enviarlo en cajas si va acompañado de algún tipo de regalo promocional o catálogo.

¿Quién puede ser el destinatario de una carta comercial?

Como hemos visto, hay diferentes tipos de cartas comerciales, todas con un objetivo diferente y, por lo tanto, también con distintos posibles destinatarios:

• Público en general, para captar futuros clientes potenciales.
• Nuevos clientes que apenas te conocen, pero ya han mostrado interés y confianza en la marca. Ahora hay que mantenerla.
• Clientes consolidados: hay que agradecerles la continuidad y la confianza en tu negocio para que sigan trabajando contigo.
• Antiguos clientes que han dejado de serlo, bien por alguna mala experiencia o porque han cambiado sus necesidades y ya no requieren de tus productos o servicios. Puedes presentarles tus nuevas líneas de trabajo.
• Proveedores, tanto nuevos como antiguos, con los que mejorar la relación comercial y te tengan en cuenta en lanzamientos, promociones, etc.
• Colaboradores con tu empresa, ya sean puntuales o periódicos, para mantener una buena relación con ellos.
• Organismos públicos, en caso de querer optar a concursos o licitaciones. Son clientes, pero por su carácter especial merecen una consideración distinta.