Código QR en las facturas electrónicas
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Cargando...La evolución digital sigue transformando la manera en que gestionamos nuestras operaciones comerciales y fiscales. Una de las últimas innovaciones en este ámbito es la obligatoriedad de incluir un código QR en las facturas electrónicas, una medida que afecta tanto a autónomos como a empresas en España. Esta obligación busca mejorar la transparencia y eficiencia en las transacciones comerciales, así como fortalecer la lucha contra el fraude fiscal.
El código QR en las facturas electrónicas se concibe como una herramienta tecnológica avanzada que permite la verificación inmediata de la autenticidad de una factura y facilita la trazabilidad de las transacciones. Este sistema beneficia a la administración tributaria y también a los emisores y receptores de facturas, quienes pueden gestionar sus documentos de manera más ágil y segura.
La incorporación del código QR responde a la necesidad de modernizar y simplificar los procesos administrativos, adaptándose a las demandas de un mercado cada vez más digitalizado. Además, esta medida proporciona una capa adicional de seguridad, reduciendo las posibilidades de fraude y errores en la facturación. Con esta nueva normativa, se busca incentivar la transparencia y la correcta declaración de impuestos, promoviendo así un entorno económico más equitativo y confiable.
En este artículo encontrarás
Código QR en facturas: una medida contra el fraude fiscal
La introducción del código QR en las facturas electrónicas es una estrategia clave en la lucha contra el fraude fiscal, una práctica que erosiona la integridad del sistema tributario y genera una competencia desleal en el mercado. Esta medida está regulada por la Ley 11/2021, de 30 de diciembre, de medidas de prevención y lucha contra el fraude que establece nuevas obligaciones para los emisores de facturas, buscando mejorar la trazabilidad y autenticidad de las transacciones comerciales.
La Ley 11/2021 responde a la necesidad de adoptar herramientas tecnológicas que permitan una mayor transparencia y control en las operaciones económicas. El código QR actúa como un sello digital que certifica la veracidad de la información contenida en la factura. Al escanear el QR, tanto las empresas como la administración tributaria pueden acceder rápidamente a datos esenciales de una factura como el número de la factura, la fecha de emisión, el importe total y los datos fiscales del emisor y receptor.
Esta medida no solo facilita el proceso de verificación y auditoría por parte de las autoridades fiscales, sino que también simplifica la gestión documental para las empresas. Al incluir el código QR en las facturas, se reduce significativamente el riesgo de errores humanos y se mejora la eficiencia en la administración de documentos. Además, esta tecnología permite una mayor interoperabilidad entre los diferentes sistemas de facturación y contabilidad, favoreciendo una gestión más integrada y eficiente.
La implementación del código QR en las facturas también se alinea con las directrices europeas sobre digitalización y modernización de la administración tributaria, posicionando a España como un referente en la adopción de tecnologías avanzadas para el control fiscal.
¿Qué establece la Ley sobre el código QR en las facturas?
El objetivo principal de la Ley 11/2021 es reducir la evasión fiscal y garantizar que todas las transacciones comerciales sean registradas y declaradas correctamente. Al hacer obligatorio el uso del código QR en las facturas, se busca dificultar las prácticas fraudulentas como la emisión de facturas falsas o duplicadas, que suelen ser utilizadas para evadir impuestos.
Para eliminar estos programas de doble facturación, la ley antifraude regula el control de los sistemas, programas y aplicaciones de facturación mediante el desarrollo de un reglamento que establece los requisitos que deben cumplir estos software de facturación. Estos requisitos deben ser cumplidos tanto por los fabricantes y comercializadores de estos programas como por los autónomos y pequeñas y medianas empresas que los utilizan.
Estos requisitos se han concretado en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento que define las condiciones que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que gestionan los procesos de facturación de los empresarios.
Uno de los requisitos más destacados de este Reglamento es la obligación de incluir un código QR en todas las facturas emitidas por autónomos. Este código QR permite que el cliente o la Agencia Tributaria, pueda escanear, visualizar y guardar toda la información de la factura en un dispositivo electrónico.
¿Cómo funciona el código QR en las facturas?
La Disposición final primera del Real Decreto 1007/2023, establece una modificación en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y recoge que todas las facturas emitidas por autónomos y empresas deben incluir un código QR que contenga información clave de la transacción.
“… En el caso de facturas expedidas utilizando los sistemas informáticos a que se refiere el artículo 7 del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales… deberá incluirse …, el siguiente contenido:
- a) La representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código “QR”.”
Pero, ¿cómo funciona exactamente este sistema y qué beneficios ofrece?
El código QR (Quick Response) es un tipo de código de respuesta rápida. Es la evolución del código de barras y permite, al ser escaneado, ver la información que contiene. El código QR es un código que puede ser leído rápidamente por dispositivos móviles y escáneres específicos. En el contexto de las facturas electrónicas, el QR contiene información detallada sobre la factura, lo que permite una verificación rápida y precisa.
El código QR en una factura electrónica incluye datos fundamentales como:
- Número de la factura.
- Fecha de emisión.
- Importe total.
- Datos fiscales del emisor (nombre o razón social, NIF).
- Datos fiscales del receptor (nombre o razón social, NIF).
- Detalles de los productos o servicios facturados.
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¿A partir de cuándo es obligatorio añadir el QR en las facturas?
Esta obligación no solo afecta a los autónomos y empresarios, sino también a los fabricantes y comercializadores de los programas de facturación, quienes deben diseñar software capaz de emitir facturas con la representación gráfica del código QR.
La obligatoriedad de incluir un código QR en las facturas electrónicas, regulada por el Real Decreto 1007/2023, tiene fechas específicas para su implementación, dependiendo del tipo de obligado tributario y sus actividades relacionadas con los sistemas de facturación.
Según establece su disposición final cuarta, el Real Decreto 1007/2023 y el reglamento que establece los requisitos para los sistemas de facturación entraron en vigor el día siguiente a su publicación en el Boletín Oficial del Estado (BOE). Esta publicación se hizo efectiva el 5 de diciembre de 2023, por lo que la normativa entró en vigor el 6 de diciembre de 2023.
Plazos de adaptación para los obligados tributarios
1. Adaptación de sistemas informáticos para emisores de facturas (artículo 3.1 del Reglamento):
Los autónomos y empresas que emiten facturas electrónicas deberán tener sus sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos establecidos en el reglamento antes del 1 de julio de 2025. Esto significa que, a partir de esta fecha, todas las facturas emitidas por estos sujetos deberán incluir un código QR conforme a la normativa.
2. Adaptación para fabricantes y comercializadores de software (Artículo 3.2 del Reglamento):
Los fabricantes y comercializadores de sistemas informáticos y programas de facturación tienen un plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial (mencionada en la Disposición final tercera del Real Decreto) para adaptar sus productos a los nuevos requisitos. Esta orden ministerial especifica las directrices detalladas para la implementación del reglamento. Los productos deben estar adaptados antes del 1 de julio de 2025, especialmente para aquellos sistemas informáticos que forman parte de contratos de mantenimiento plurianuales contratados antes de este plazo.
En el mismo plazo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) pondrá a disposición un servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por los sistemas de emisión de facturas verificables. Esto facilita la implementación y cumplimiento de la normativa, asegurando que todas las partes implicadas puedan adaptar sus sistemas a tiempo.
Resumen de fechas clave
- 6 de diciembre de 2023: entrada en vigor del Real Decreto 1007/2023.
- Antes del 1 de julio de 2025: fecha límite para que autónomos y empresas tengan operativos sus sistemas de facturación con código QR.
- Nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial: plazo para que fabricantes y comercializadores adapten sus productos y para la disponibilidad del servicio de recepción de registros de facturación en la AEAT.
Requisitos legales para facturas electrónicas
Aunque la orden ministerial aún no ha sido aprobada y los requisitos definitivos que deben cumplir los software de facturación tampoco, el reglamento adelanta los requisitos legales para estos sistemas y para las facturas electrónicas:
- Programas de facturación certificados: las facturas electrónicas deben ser emitidas a través de un programa de facturación certificado, como Billin, que cumpla con los requisitos establecidos por el Reglamento. En algunos casos específicos, donde se emitan pocas facturas, se podrá utilizar la aplicación informática proporcionada por la Agencia Tributaria.
- Distintivo «VeriFactu»: las facturas electrónicas deben incluir la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «Verifactu» si están acogidas a la opción de intercambio instantáneo de registros de facturación con la Administración.
- Garantía de integridad, autenticidad y trazabilidad: los datos registrados en las facturas deben mantener su integridad, autenticidad y trazabilidad. Esto se puede asegurar mediante huellas digitales del contenido, códigos QR, estandarización de formatos y el uso de firmas digitales.
- Acceso digital a las facturas: las facturas electrónicas deben ser accesibles para los destinatarios, permitiéndoles leer, copiar, descargar e imprimir las facturas fácilmente. Este acceso debe mantenerse por lo menos cuatro años.
- Elementos obligatorios en las facturas: las facturas electrónicas deben incluir los datos básicos como número de factura, fecha de emisión, datos fiscales del emisor y receptor, descripción del concepto, base imponible, tipo impositivo, importe total e información del registro mercantil, si corresponde.
Evitar sanciones por excluir QR en la factura
Aunque actualmente no existen sanciones específicas por la omisión del código QR en las facturas, la ley 11/2021, de prevención y lucha contra el fraude fiscal, establece multas significativas para aquellos empresarios y autónomos que utilicen programas de facturación que no cumplan con los requisitos generales establecidos.
La normativa remite al artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, titulado «Infracción tributaria por fabricación, producción, comercialización y tenencia de sistemas informáticos que no cumplan las especificaciones exigidas por la normativa aplicable». Este artículo prevé sanciones para quienes posean o utilicen sistemas de facturación que no estén debidamente certificados o que no cumplan con las especificaciones legales.
Una vez que el nuevo reglamento y la correspondiente orden ministerial sean aprobados, autónomos y empresas se enfrentarán a sanciones por el mero hecho de poseer programas de facturación no certificados. Estas multas pueden ascender hasta 50.000 euros, independientemente de si se han utilizado dichos programas para emitir facturas o no.
Esta medida subraya la importancia de asegurarse de que los programas de facturación utilizados cumplan con todos los requisitos establecidos por la normativa, incluyendo la capacidad de generar y leer códigos QR. Adoptar software certificado no solo asegura el cumplimiento legal, sino que también protege a las empresas de sanciones costosas y refuerza la integridad del sistema fiscal.
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