Crear facturas con series diferentes

La numeración de facturas con diferentes series es uno de los recursos que podemos utilizar a la hora de facturar para poder separar negocios o lineas de facturación. Si quieres hacerlo correctamente sigue leyendo y te enseñamos como hacerlo para evitar problemas.

Numeración de Facturas ¿Por qué hacerlo?

Probablemente habrás pensado que crear facturas online gratis con series diferentes, es un recurso conveniente cuando tienes varias líneas de negocio.

No obstante, existen otras ocasiones en las que también puedes crear diferentes series para tus facturas y que incluso es obligatorio, como cuando se emites una factura rectificativa, en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa o cuando las facturas son emitidas por el destinatario de la operación o un tercero como es el caso de las subcontrataciones.

El Reglamento de Facturación del 1 de enero de 2013 aprobado en el Real Decreto 1619/2012, establece cuáles son los requisitos de como hacer una factura, tal y como os lo contábamos en un post anterior.

Es conveniente conocer cuáles son las circunstancias recomendables e incluso obligatorias para utilizar diferentes series en la facturación, pero antes te recordamos cuáles son los elementos obligatorios que debe contener una factura.

¿Datos que debe tener siempre una factura?

Para que una factura sea correcta y válida para Hacienda, debe contener la siguiente información:

1. Número y si es el caso serie de la factura:
   • la numeración deberá ser siempre correlativa
   • podrán utilizarse diferentes tipos de series que deberán estar perfectamente identificadas
2. La fecha de expedición:
   • cuando la fecha de emisión es diferente a la de realización del trabajo, deberá incluirse ésta también
   • en caso de pagos anticipados, deberán identificarse las fechas de pago previos
3. Número de identificación fiscal, con el que haya realizado la operación el obligado a expedir la factura.
4. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a emitir la factura como del destinatario de las operaciones.
5. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
6. Descripción de las operaciones: Deberán incluirse todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto, es decir:

• El importe total de la venta o prestación del servicio
• El precio unitario sin impuesto de las operaciones realizadas
• Cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en el precio unitario.

1. El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede
2. Porcentaje de retención en el IRPF si eres un autónomo
3. Si alquilas un inmueble, deberá incluirse el tipo impositivo del IVAy el porcentaje de retención del IRPF para alquiler de locales industriales, de negocios o de terrenos en zonas urbanas
4. El importe total a pagar.
5. La fecha en que se haya realizado la venta o prestación del servicio, o en su caso, la fecha en que se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Aquí tienes lo que es una factura con IRPF.

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¿Datos que deben tener las series en una factura?

En toda emisión de facturas, la numeración debe ser siempre correlativa y en orden cronológico.

En el caso de la definición de las series de las facturas, la codificación puede tener múltiples características, siempre y cuando se siga la misma regla empleada para la numeración, coherente, correlativa y en orden cronológico.

El artículo 6 del Reglamento de Facturación establece las siguientes consideraciones.

1. Se podrán expedir facturas mediante series separadas, cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros supuestos:

• Cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones
• Cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza: comercialice diferentes gamas de productos o cuando tenga diversas líneas de negocio.

Por ejemplo, una empresa que realice al mismo tiempo ventas y prestaciones de servicios podría separar ambas actividades introduciendo diferentes series en su facturación.  También es recomendable para los profesionales autónomos que realizan una actividad profesional (como formación) y otra empresarial (como consultoría).

2. En el caso de emitir una factura rectificativa, es obligatorio que contenga una serie diferente que la distinga de la factura original

3. También es obligatorio crear una serie diferente en las facturas emitidas en casos de procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.

¿He de cambiar de numeración al iniciar un nuevo año?

La respuesta a esta pregunta es no, ya que, no existe obligación a tener que cambiar la numeración de tus facturas al cambiar de año, pero sí, es el único momento donde Hacienda te permite realizar ese cambio, de ahí, que la mayoría de las empresas aprovechen ese momento para realizarlo.

Por tanto, cuando empieza el año tienes dos opciones, o seguir con la serie numérica que estabas usando o modificar el número y la serie de facturas.

Por ejemplo, imagina que la última factura del 2018 ya la has hecho con la siguiente numeración 2018/A145, entonces para el 2019 sería 2019/A1.

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