Libro de registro de facturas emitidas: qué es y cómo funciona

El libro de registro de facturas emitidas es uno de los libros de registro obligatorios para todos los empresarios y profesionales autónomos que sean sujetos pasivos del IVA. 

A este respecto, la AEAT dice que: “En el libro registro de facturas expedidas se inscribirán, una por una, las facturas expedidas por todas las operaciones sujetas al IVA, lo que incluye las operaciones exentas y de autoconsumo, así como las facturas rectificativas”.

Por tanto, es imprescindible para tu negocio tanto tenerlo como mantenerlo al día. Te explicamos todo lo que tienes que saber sobre esto.

¿Qué es una factura emitida?

Una factura emitida es un documento que detalla los bienes o servicios ofrecidos y su importe. Como proveedor, debes generarla y entregarla al cliente. 

Además, es un instrumento legal que permite justificar los ingresos, calcular los impuestos y garantizar la transparencia en las transacciones económicas.

Pero, como no todas las operaciones son iguales, las facturas tampoco lo son.

Por ello, según el tipo de factura del que se trate se tendrá que registrar en uno de los siguientes libros de registro:

• Libro de facturas recibidas
• Libro de facturas expedidas o emitidas
• Libro de bienes de inversión
• Libro de operaciones intracomunitarias

¿Para qué sirve el libro de facturas emitidas?

Como hemos dicho, el libro de registro de facturas emitidas es obligatorio para empresas y autónomos porque tiene varias finalidades:

• Permite el control fiscal: ayuda a que la Agencia Tributaria verifique el correcto cumplimiento de las obligaciones tributarias.
• Facilita la transparencia contable: algo esencial para el cálculo de los ingresos y la preparación de las declaraciones de impuestos.
• Agiliza la gestión administrativa: tanto para ti como para la Administración, porque permite tener un registro ordenado de las operaciones de ventas o servicios realizados y hace que las gestiones sean más rápidas y cómodas de realizar.

Contenido que debe tener el libro de registro de facturas emitidas

Como este libro es un registro oficial, su utilización y presentación está regulada en el artículo 64 del Real Decreto 1496/2003, que corresponde al Reglamento que regula las obligaciones de facturación y que, a su vez, modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.

En este artículo 64 se determina que debe contener la siguiente información de cada una de las facturas que emitas:

• Número y serie de la factura: identificación única de cada factura.
• Fecha de emisión y operación: indica cuándo se emite la factura y cuándo tuvo lugar la venta o prestación del servicio.
• Identificación del destinatario: nombre, razón social o denominación completa, NIF y dirección del cliente.
• Descripción de la operación: bienes vendidos o servicios prestados.
• Base imponible y tipo de IVA: importe sobre el que se aplica el IVA y el porcentaje correspondiente.
• Cuota de IVA: importe resultante de aplicar el IVA a la base imponible.
• Importe total: suma total de la factura, incluyendo el IVA.
• Rectificaciones: si hay facturas modificadas, deben anotarse con los datos correspondientes.

Este libro no solo debe contener las facturas emitidas, también deben incluirse otra serie de documentos relacionados con ellas, que son imprescindibles para entender las operaciones realizadas. 

Estos documentos son:

• Facturas rectificativas: son las facturas que corrigen errores en otras facturas emitidas anteriormente.
• Notas de crédito: documentos que se emiten para anular total o parcialmente una factura emitida, reflejando la existencia de devoluciones o descuentos aplicados después de la emisión de la factura original.
• Notas de débito: documentos que se emiten para aumentar el importe de una factura emitida anteriormente para corregir un error que se haya cometido en la factura original o si se necesitan añadir cargos adicionales.
• Tickets o recibos: en ventas al por menor lo normal es emitir tickets o recibos en lugar de facturas. Entonces, estos también deben registrarse porque pueden ser utilizados como comprobantes de venta.
• Documentos de autoconsumo: cuando la empresa utiliza productos o servicios para su propio consumo, este documento refleja esta operación y, por lo tanto, debe registrarse en el libro de facturas emitidas.
• Facturas simplificadas: son los tickets de venta. Aunque este tipo de documento contiene menos información que una factura completa, también debe registrarse.
• Facturas electrónicas: como su función es la misma que la de las facturas en papel, también tienen que registrarse.

En resumen, en los libros de facturas expedidas deberán anotarse las facturas creadas o documentos sustitutivos expedidos por todas las operaciones sujetas al IVA. Esto incluye las operaciones exentas y de autoconsumo (facturas simplificadas), así como las facturas o documentos sustitutivos de rectificación

También deberán anotarse en este libro las facturas, justificantes contables y documentos de aduanas, correspondientes a los servicios recibidos y a los bienes adquiridos o importados del extranjero. 

En cualquier caso, todos y cada uno de los documentos registrados deberán tener completa la información obligatoria que hemos mencionado antes.

Cómo rellenar el libro registro de facturas emitidas

Para completar correctamente este registro, sigue estas pautas:

1. Registrar la factura inmediatamente después de su emisión.
2. Mantener el orden cronológico en el que se emite.
3. Comprobar que todos los datos están completos, según lo que la normativa requiere.
4. Verificar que el libro está en uno de los formatos permitidos, ya sea en papel o en soporte digital, siempre que se respeten los requisitos legales.

Una vez claro esto, la forma de hacer y organizar el registro es la siguiente:

• Cada factura se registra de manera individual y por orden correlativo.
• Las anotaciones se pueden realizar sobre hojas separadas, que, después, se enumeran y encuadernan correlativamente, formando, así, el libro en formato físico. 
• También se pueden registrar las facturas de forma agrupada, como si fuera un resumen cuando se cumplan unas determinadas condiciones para facilitar su revisión y análisis. 
• Una factura se puede registrar en varios asientos contables correlativos si dicha factura tiene distintos tipos impositivos.
• Las facturas o documentos sustitutivos rectificativos se anotarán de forma separada. 

Como acabamos de decir, existe la posibilidad de que los documentos de facturación individuales se puedan sustituir por resúmenes. 

Esto puede ser posible si hay varias facturas emitidas a un mismo cliente, así la revisión y el análisis será más cómodo. 

En este caso, además de constar los datos obligatorios del registro ya comentados, también será necesario incluir una columna en el libro de registro con el nombre o número de identificación del cliente. Se podrán añadir notas adicionales que resulten de utilidad. 

Las condiciones para realizar este registro agrupado son:

• Que en las facturas emitidas no sea necesaria la identificación del destinatario, porque es el mismo para todas.
• Que las operaciones facturadas se hayan realizado dentro de un mismo mes natural.
• Que las facturas se puedan identificar individualmente, cada una con su número único y correlativo, aunque el registro sea agrupado.
• Que a las operaciones facturadas tengan aplicado el mismo tipo impositivo.
• Todas las facturas agrupadas cumplen con los requisitos legales exigidos.

Para que lo veas más claro, el registro agrupado podría verse algo parecido a esto:

Preguntas frecuentes

Como ves, mantener un libro de facturas emitidas es más sencillo de lo que parece. No obstante, te dejamos un par de preguntas más que seguro te has hecho.

¿Puedo tener el libro registro de facturas emitidas en soporte digital?

Sí, el libro puede mantenerse en soporte digital sin ningún problema. De hecho, tener el libro de registro de facturas emitidas en formato digital es muy recomendable para facilitar su gestión, sobre todo si se utiliza un software de contabilidad homologado por la Agencia Tributaria.

Además, hay que tener muy en cuenta que el SII (Suministro Inmediato de Información) obliga a algunas empresas a presentar este registro de forma telemática.

El SII es un sistema desarrollado por la Agencia Tributaria española para la gestión electrónica del IVA. El objetivo es mejorar el control tributario y facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales utilizando el envío telemático de información sobre la facturación en tiempo real. 

Por este motivo, el SII es obligatorio para:

• Empresas inscritas en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME), es decir, las que solicitan la devolución mensual del IVA.
• Grandes empresas cuya facturación anual sea superior a 6 millones de euros.
• Empresas que tributan bajo el régimen especial de grupos de IVA.

Para el resto de empresas y autónomos es voluntario, aunque no tengan por qué tenerlo dado que sus operaciones están exentas o no están sujetas a IVA.

Como último apunte, dado que los libros de registro de facturas emitidas pueden ser llevados en medios digitales y almacenarse en la nube, hay que tomar precauciones extra. 

Por ello, es obligatorio conservar copias de seguridad de los ficheros, bases de datos y programas necesarios durante el periodo de prescripción. La forma más segura de crear, intercambiar y gestionar tus facturas es hacerlo con Billin.

¿Qué diferencia hay entre el libro registro de facturas emitidas y recibidas?

La diferencia entre ambos libros está en el tipo de operaciones que registra cada uno:

• Facturas emitidas: reflejan los ingresos por ventas o servicios realizados.
• Facturas recibidas: recogen los gastos o compras realizadas a proveedores.

Por lo demás, ambos libros tienen que reflejar el mismo tipo de información de facturas en ambos casos.