Cómo estimar lo que se va a pagar de IVA

Empezar una actividad como autónomo, no es una tarea sencilla, ya que, tendrás que elaborar una multitud de gestiones administrativas, que te serán complicadas, piensa que no es habitual que realices este tipo de trámites.

A lo largo de este artículo te mostramos todo lo que necesitas saber sobre la presentación de las declaraciones trimestrales, tanto para un autónomo como para una pyme, además de informarte del calendario fiscal que tienen las empresas en España.

Tributación fiscal de los autónomos y pymes

Una vez hayas decidido iniciar una actividad como autónomo o como pyme, comenzarás a  tener obligaciones fiscales, las cuales, deberás cumplir de forma trimestral o mensual, según el volumen de facturación o la actividad que desarrolles.

De todos los impuestos que existen en nuestro país, los más importantes serán, el Impuesto sobre la Renta de las personas físicas (IRPF) y el Impuesto sobre el valor añadido (IVA).

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Tanto el IRPF como el IVA, se presentarán de forma trimestral, con algunas excepciones, y en ellos, habrá que incluir tanto los ingresos obtenidos como los gastos deducidos, durante un periodo de tiempo.

Hay excepciones donde el IVA se presentará de forma mensual, evidentemente, ocurrirá en empresas donde el IVA que emitimos en nuestras facturas sea inferior al del IVA soportado, lo cual, implicará que el resultado de nuestra autoliquidación sea negativo, de ahí, que la empresa solicite la devolución de forma mensual y pueda obtener una mayor liquidez.

Para presentar el IVA mensual, tendrás que darte de alta en el Registro de IVA mensual, es decir, presentar el Modelo 036 marcando la casilla 129, pero recuerda, que junto al Modelo 303 de IVA mensual, tendrás que adjuntar el Modelo 340 de Declaración Informativa de operaciones de libros registros.

¿Qué es el IVA trimestral?

Es un impuesto que grava el consumo, es decir, las empresas y los autónomos trasladarán el IVA al siguiente eslabón, hasta que llegue al consumidor final, por tanto, el autónomo funcionará como un intermediario entre Hacienda y el consumidor final.

Es uno de los impuestos más importantes para la financiación del Estado, ya que, supone el 33% de los ingresos presupuestarios, actualmente en España el tipo general es el 21%, aunque existen otros como el reducido 10% o el superreducido del 4%.

Tanto el profesional autónomo como la pyme, una vez que inicia su actividad, empezará a comprar bienes y servicios, para más tarde, venderlos a otro profesional o al consumidor final, pues bien, dicha empresa tendrá que hacer balance entre el IVA que ha pagado y el IVA que ha cobrado, de manera que abone al Estado lo que haya cobrado de más, y en otros casos, el Estado le devolverá por haber pagado más IVA soportado que repercutido.

Cuando nos referimos al IVA repercutido o devengado, es aquel que forma parte del precio final de un producto o servicio, y que la empresa venderá a un tercero, bien sea otra empresa o el cliente final.

Y cuando hablamos de IVA soportado nos referimos al que pagamos a la hora de adquirir bienes y servicios para el desarrollo de nuestra actividad, por ejemplo, imagina que necesitas material de oficina para preparar unos presupuestos que te han encargado, pues bien, necesitas un programa para hacer presupuestos online y en español.

El IVA que pagues de ese material, será deducible en tu trimestral. Debemos tener claro que no todo el IVA soportado será deducible, para ello, debe cumplir los siguientes requisitos:

• Las cuotas soportadas tienen que ser deducibles
• Esta deducción sólo podrán efectuarla los autónomos y empresarios
• Tanto los bienes como los servicios que adquiramos tienen que estar afectos a la actividad económica.
• Es necesario tener un documento justificativo

De este modo, podemos deducir los siguientes tipos de gastos: material de trabajo, como papelería y tarjetas de visita, dietas y hospedaje en horario de trabajo, gastos de desplazamiento, suministros, como teléfono e internet, asesoría fiscal y laboral, etc.

Por tanto, el IVA no siempre será deducible, a no ser que se pueda demostrar que tiene una relación directa con nuestra actividad, como, por ejemplo, las dietas y hospedaje siempre que sea deducible en IRPF o impuesto de sociedades, alimentos, tabaco o bebidas, joyas o piedras preciosas, bienes o servicios destinados a la atención al cliente, etc.

¿Podemos estimar el IVA que pagaremos?

De forma trimestral calcularemos la cantidad de IVA que tenemos que incluir en nuestra declaración trimestral, pero antes de eso, podríamos estimar el IVA que llevamos tanto a nuestro favor como en contra.

Para poder realizar esa estimación debemos seguir los siguientes pasos:

• Calcular la cuota de IVA repercutido

Esta cuota se calculará, multiplicando al precio del producto, el IVA que el corresponda (4%, 10% o 21%).

Por ejemplo, imagina que te dedicas a vender muebles, pues bien, te compran un sillón que tiene un precio de 1.000 euros, al cual, tendrás que multiplicarle el IVA que le corresponda, en este caso, el 21%, siendo el precio final del producto 1.210 euros, de los cuales, 210 euros será la cuota de IVA repercutido.

• Calcular la cuota de IVA soportado

Se calculará multiplicando el IVA que corresponda al precio del producto que hayamos adquirido al proveedor.

Por ejemplo, imagina que compramos unos muebles para venderlos en nuestro comercio, pues bien, el IVA sería el resultado de multiplicar 21% por el precio del producto, en este caso, nos costaría 5.000 euros, y, por tanto, el precio final del producto que hemos adquirido valdría 6.050 euros, de los cuales, 1.050 correspondería a la cuota de IVA soportado.

Ahora supongamos que queremos realizar una estimación de cuánto IVA pagaremos en el trimestre, si suponemos que las operaciones realizadas en el mes de enero son:

• Ventas: 1.210 euros, donde 210 euros es la cuota de IVA repercutido

• Compras: 6.050 euros, donde 1.050 euros es la cuota de IVA soportado

Estaríamos en el caso donde el IVA repercutido es menor que el IVA soportado, por tanto, el Estado tendría que devolvernos la diferencia que hemos pagado de más, en este caso sería, 210 – 1.050 = -840 euros, nos tendrían que abonar Hacienda.

En el caso contrario, si suponemos que las operaciones del mes de enero son:

• Ventas: 6.050 euros, donde 1.050 euros es la cuota de IVA repercutido

• Compras: 1.210 euros, donde 210 euros es la cuota de IVA soportado

En este caso, el IVA repercutido es mayor que el IVA soportado, por tanto, el Estado tendría que cobrarnos la diferencia que hemos pagado de menos, en este caso sería, 1.050 – 210 = 840 euros, tendríamos que pagar a Hacienda.

Cuando no se conocen los datos numéricos de ventas y compras que vayamos a efectuar en el mes posterior, se aconseja que el empresario lo compare con el año anterior, de manera que realice una previsión sobre las ventas estimadas en el siguiente mes, ésta será una forma de poder estimar el IVA que nos saldría a pagar en la declaración trimestral, o en su caso, a devolver.

Fechas fiscales para la presentación del IVA

El calendario de las presentaciones fiscales, tanto de IVA como del resto de impuestos, lo publican todos los años en la página web de la Agencia Tributaria, para que te sea más fácil consultarlo, te dejamos el enlace del Calendario Fiscal 2021, tanto para autónomos como pymes.

El ejercicio fiscal de una empresa, sea autónomo o pyme, se divide en cuatro trimestres, es decir:

• Primer Trimestre: enero, febrero y marzo

• Segundo Trimestre: abril, mayo y junio

• Tercer Trimestre: julio, agosto y septiembre

• Cuarto Trimestre: octubre, noviembre y diciembre

La fecha de presentación de cada uno de los trimestres será del día 1 al 20 del mes posterior, teniendo en cuenta, qué si el día 20 del mes es un sábado, un domingo o un festivo, se pasaría al siguiente día hábil, por ejemplo, el día 20 de octubre de 2019, que tendremos que presentar el tercer trimestre del ejercicio 2019, es domingo, por tanto, el último día para la presentación del impuesto sería el 21 de octubre de 2019.

¿Qué gastos se incluyen en el IVA?

Dentro del IVA soportado, Hacienda en su artículo 95 (uno) de la Ley de IVA, nos explica que no se podrá deducir el IVA soportado cuando los bienes y servicios no estén relacionados directa o indirectamente con la actividad de la empresa, es decir, habrá que cumplir tres requisitos fundamentales para que se considere un gasto deducible:

• Que esté vinculado a la actividad

• Que esté justificado documentalmente

• Se encuentre registrado de forma contable

• Si realizamos una formación específica para poder iniciar el negocio, también se deduciría, etc.

¿Qué ingresos se incluyen en el IVA?

Como hemos comentado anteriormente, el IVA que corresponde a los ingresos, se denomina IVA repercutido, y consiste, en la cuota tributaria que cobraros por vender nuestros productos o servicios.

Veamos un ejemplo para entender mejor la pregunta:

Supongamos un fontanero que en el segundo trimestre (abril, mayo y junio), ha facturado unas reformas por un importe de 10.000 euros, las cuales, están presupuestadas en 20.000 euros, esta factura emitida tiene fecha de factura el 1 de junio de 2019, y su vencimiento para el pago sería el 1 de agosto de 2019 (60 días), ¿tendría que declarar esa factura emitida, aunque no la hubiese cobrado?

La respuesta es no, la Ley dice claramente, que se tendrá que declarar el IVA cuando se ejecuta la venta del producto o servicio, independientemente de si la has cobrado o no, por tanto, tendrás que ingresar el IVA de forma anticipada a la Agencia Tributaria, aunque no tengas una buena situación de liquidez, recuerda que también podrás solicitar un aplazamiento o fraccionamiento.

¿Qué pasa si no declaro las facturas no cobradas?

Lo correcto en el caso de que no hayas declarado el IVA de una factura no cobrada, sería presentar una declaración complementaria de la anterior presentada, incluyendo la factura que no habías declarado.

Debes tener cuidado porque si tu cliente ha declarado tu ingreso como gasto deducible, Haciendas podría darse cuenta y enviarte un requerimiento. Por eso a veces es mejor utilizar una factura proforma.

¿Puedo traspasar las facturas emitidas a otro trimestre?

Si presentas IVA trimestral, hasta que no completes el año 2019, es difícil que Hacienda pueda darse cuenta de que no has incluido una factura no cobrada, es decir, no suele revisar los ejercicios que aún están abiertos, por ello, si decides no declarar una factura no cobrada en un trimestre porque no tienes liquidez para poder anticipar el IVA, si te recomendamos que la incluyas en el siguiente trimestre, para que al cerrar el año, el volumen de la venta coincida con el volumen de la compra que declare tu cliente, de esta manera, habrás declarado el IVA en su año correspondiente.

Pero bien, si tuvieses una revisión de ese ejercicio, por cualquier otro motivo, y Hacienda comprobara que no has declarado las facturas según las fechas de emisión, es probable que te sancione por no haberlo hecho de forma correcta.

¿Cómo se prepara el IVA trimestral?

Ha llegado la hora de tener que preparar el IVA trimestral, pues bien, te mostramos como la plataforma de BILLIN, facilitará tu trabajo, ya que, es un programa de facturación gratuito, que te permitirá crear las facturas a tus clientes de forma personalizada, además de poder seguir el estado de cada una de ellas.

Utiliza Billin para centralizar el envío y recepción de facturas de clientes y proveedores, no es necesario que tus clientes y proveedores estén registrados en Billin para poder utilizarlos y hacerte llegar tus facturas automáticamente, a través de tu correo de Billlin.

Con la domiciliación SEPA, también podrás cobrar tus facturas de una forma rápida y sencilla, ya que, en el momento de tu vencimiento, tu entidad bancaria enviará un recibo inmediato para cargar el importe correspondiente.

A la hora de preparar el trimestre, tu gestor podrá acceder a tu información sobre las facturas, ya que, podrás configurar distintos permisos de acceso: lector, editor y administrador.

También podrás descargar dicha información en pdf o en Excel, a qué esperas, regístrate gratis.

Modelo 303 y 390

Estos IVA trimestrales se declararán en una autoliquidación, independientemente de tributar en estimación directa como en módulos, denominado Modelo 303.

El Modelo 303 es publicado por la Agencia Tributaria, para este año 2019 y siguientes, se publicaron en la Orden HAP/2323/2014 del 9 de diciembre, Régimen General Declaración Trimestral, el cual, se podrá confeccionar desde la página de la Agencia Tributaria.

Presentarán este modelo las siguientes tributaciones:

• Régimen general

Se aplicará cuando no tribute por ningún régimen especial, cuando se haya renunciado o se excluya del régimen simplificado (módulos) o del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Este régimen consiste en que se repercutirá a los clientes el IVA que corresponda según su tributación (21%, 10% y 4%).

Las grandes empresas o las sujetas al Registro de IVA mensual presentarán de forma obligatoria el Modelo 303 mensual y electrónicamente, en el resto de empresas y autónomos, serán de forma trimestral, cuatro veces al año. Aunque no se tenga actividad, habrá que presentar dicho Modelo marcando la casilla “sin actividad”.

• Régimen simplificado

Se aplicará para todas aquellas actividades comprendidas en la Orden del Ministerio de Haciendas y Administraciones Públicas, que tributan en estimación objetiva y que no rebasan unos límites de facturación, establecidos para cada una de las actividades

• Régimen especial de recargo de equivalencia

Se aplica a los comerciantes, personas físicas, o entidades en atribución de rentas de personas físicas, por ejemplo, comunidades de bienes.

Este régimen lo tienen cualquier comerciante que venda bienes muebles o semovientes sin haberlos sometido a proceso de manipulación, y siempre que las ventas a los consumidores finales del año anterior no hayan superado el 80% de las ventas totales realizadas, sino se cumplieran estos requisitos, el contribuyente tributaría en régimen general.

• Régimen especial de agricultura, ganadería y pesca

Se aplica a los titulares de explotaciones agrarias, forestales o pesqueras que no hayan renunciado ni estén excluidos del mismo.

En este régimen no se podrán incluir las sociedades mercantiles de ningún tipo, ni contribuyentes que superen el volumen de operaciones del año anterior en 250.000 euros.

A parte del Modelo 303, habrá que presentar un resumen de los cuatro trimestres del año, es el Modelo 390, el cual para el año 2019 aún no se encuentra publicado, ya que, su presentación se realiza desde el 1 al 30 de enero del año posterior al que se está cerrando, es decir, para el año 2019, se presentará como fecha límite el 30 de enero de 2020.

Te dejamos estos enlaces para que puedas elaborar el Modelo 303 y el Modelo 390, de forma sencilla y sin cometer errores.

¿Y el IRPF? ¿Es trimestral?

Todos los autónomos y profesionales que realizan una actividad económica y los socios de comunidades de bienes o de sociedades civiles sin objeto mercantil, deberán declarar su beneficio y tributar en IRPF.

Lo presentarán los autónomos que ejerzan cualquier actividad, incluida la agrícola, ganadera, forestales y pesquera, y que calculen su rendimiento en función de la estimación directa, tanto en la forma normal como la simplificada.

En el caso de sociedades civiles o comunidades de bienes, cada socio, declarará en función de su participación.

Modelo 130 y 131

El Modelo que presentarán estos contribuyentes son el 130 (estimación directa) y el 131 (tributación en módulos), y se presentan de forma trimestral, es decir:

• Primer trimestre: del 1 al 20 de abril del mismo año (enero, febrero y marzo)

• Segundo trimestre: del 1 al 20 de julio del mismo año (abril, mayo y junio)

• Tercer trimestre: del 1 al 20 de octubre del mismo año (julio, agosto y septiembre)

• Cuarto trimestre: del 1 al 20 de enero del siguiente año (octubre, noviembre y diciembre)

Estos modelos, Modelo 130 y 131, se puede presentar de forma electrónica o en formato papel, y fueron publicados en la Orden HAP/258/2015.

¿Qué ocurre si presentamos una autoliquidación fuera de plazo?

En el caso de que se nos hubiese olvidado, debemos presentarla como si no lo supiéramos, es decir, se rellenarían exactamente igual como si fuera dentro de plazo, además debes hacerlo en cuanto te des cuenta, aunque Hacienda no te haya enviado ninguna carta.

En este caso Hacienda no te sancionará, pero sí nos aplicará unos intereses de demora desde la fecha del último día de presentación, hasta el día que lo presentamos.

Pero sí, por el contrario, Hacienda te hubiese enviado una carta requiriéndote dicho Modelo, entonces te sancionaría en función del tiempo que hubiese pasado hasta que nos dimos cuenta, calculando la sanción en función de la siguiente tabla:

Estos porcentajes se le aplicarán al importe que hayamos dejado de ingresar en la fecha de vencimiento de dicho impuesto.

Además, se aplicaría la sanción correspondiente, por no haberlo presentado de forma voluntaria, y esperar a que Hacienda nos notificara.

¿Y si el resultado de la autoliquidación es cero o negativo?

En el caso de que el impuesto resulte negativo o a cero, y la Administración no nos lo haya requerido, tendremos que pagar una multa fija de 200 euros, en el caso de que fuese una declaración informativa, nos sancionarían con 20 euros por cada dato que ocultado y que haga referencia a la misma empresa, teniendo como límites un mínimo de 300 euros hasta un máximo de 20.000 euros de sanción.

Te recomendamos que, si recibes una notificación de Hacienda, compruebes lo que te están requiriendo, ya que, algunas veces la Administración no ha contemplado de forma correcta las bajas o las altas esporádicas.

Te dejamos un enlace de interés para que conozcas los posibles requerimientos que una empresa puede recibir por parte de Hacienda.

Ejemplo

1. Supongamos que hemos olvidado presentar el IRPF del año 2018, el cual, nos salía a devolver 850 euros, y los hemos presentado el 1 de agosto de 2019.

¿Qué tipo de infracción estaría cometiendo? ¿Cuál es el importe de la sanción?:

La infracción se consideraría leve, ya que, no causaría perjuicio a la Administración Pública, y se sancionaría con un importe de 100 euros, siempre que no hubiese recibido una notificación de Hacienda, que entonces, serían 200 euros.

2. Supongamos un empresario que no ha presentado el IVA del segundo trimestre (finalizó el 20 de julio), y en fecha 20 de agosto ha recibido una notificación de Hacienda.

¿Qué tipo de infracción estaría cometiendo? ¿Cuál es el importe de la sanción?:

La infracción se calificaría como grave, ya que, existe ocultación de datos, y la sanción en este caso se calcularía el 50% sobre el importe que ha dejado de ingresar, si se considerara una infracción muy grave, podría llegar al 100% de la cuota que no ha ingresado.

No obstante Hacienda te permitirá una reducción del 30% por conformidad.