Cómo factura un decorador de interiores profesional: guía completa

Dedicarte a la decoración de interiores no solo implica crear espacios estéticos y funcionales, sino también gestionar todo lo que conlleva trabajar de manera profesional, incluida la facturación. 

Puede que sea la parte menos creativa del trabajo, pero es clave para mantener el negocio en marcha, transmitir confianza a tus clientes y evitar sorpresas desagradables en temas legales o fiscales.

Si estás empezando en este mundo o simplemente quieres asegurarte de que lo estás haciendo bien, ¡no te preocupes!, facturar correctamente no tiene por qué ser complicado. 

En esta guía, te contamos de forma sencilla qué incluir en tus facturas y qué herramientas puedes usar para que este proceso sea mucho más rápido y eficiente.

Así podrás centrarte en lo que realmente te apasiona: transformar espacios y hacer realidad las ideas de tus clientes.

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Pasos previos para empezar a facturar como decorador de interiores

Antes de poder emitir tus facturas de manera legal, es fundamental completar una serie de trámites que te permitirán operar como profesional autónomo. Estos pasos te ayudarán a cumplir con la normativa vigente y también te permitirán acceder a beneficios fiscales y laborales que facilitan el inicio de tu actividad.

 Aquí te explicamos cómo hacerlo:

Darte de alta en Hacienda

El primer paso para trabajar como decorador de interiores es registrarte en Hacienda a través del modelo 037.

 En este proceso deberás:

• Seleccionar tu epígrafe del Impuesto de actividades económicas (IAE): los decoradores de interiores suelen encuadrarse en el epígrafe correspondiente a profesionales del diseño o actividades similares. Esto determina cómo tributarás tus ingresos.
• Indicar tu régimen fiscal: debes indicar si tributarás en régimen de estimación directa simplificada (el régimen más común para autónomos). Aquí también deberás indicar si aplicarás retenciones de IRPF y si facturarás con IVA.
• Elegir tu periodicidad de declaraciones: Hacienda te pedirá presentar declaraciones trimestrales de IVA e IRPF. Durante el alta, indicas cómo gestionar estos impuestos.

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Darte de alta en el RETA 

El alta como autónomo en el Régimen especial de trabajadores autónomos (RETA) es el paso que formaliza tu actividad como trabajador por cuenta propia y te permite cumplir con tus obligaciones frente a la Seguridad Social. 

Este trámite es imprescindible y debe realizarse en un plazo máximo de 60 días desde tu alta en Hacienda.

Aquí tienes los pasos clave para completar este proceso:

• Elegir tu base de cotización: la base de cotización es el importe sobre el cual se calcula la cuota mensual que pagarás a la Seguridad Social. 

Desde enero de 2023, este sistema se ha adaptado a las previsiones de ingresos netos de los autónomos, lo que significa que deberás seleccionar una base acorde a lo que esperas ganar al año.

Los autónomos ahora deben estimar sus ingresos netos anuales (después de descontar gastos deducibles). En función de esta estimación, se asigna un tramo que determina la base de cotización. 

Puedes ajustar tu base de cotización hasta seis veces al año, lo que te permite adaptarla si tus ingresos aumentan o disminuyen a lo largo del tiempo. 

Esta flexibilidad es ideal para profesiones como la decoración de interiores, donde los proyectos pueden variar en volumen y frecuencia.

• Beneficiarte de la tarifa plana: si es la primera vez que te das de alta como autónomo o no has estado registrado en los últimos dos años, puedes aprovechar la tarifa plana de autónomos. Este beneficio reduce significativamente tus cuotas durante los primeros 24 meses:

• Primeros 12 meses: pagarás una cuota fija reducida de 80 € al mes.
• Meses 13 a 18: el importe aumenta progresivamente, pero sigue siendo menor que la cuota estándar.
• Meses 19 a 24: se ajusta según tus ingresos reales, pero aún con descuentos aplicables.

Formalizar el alta: el alta en el RETA se realiza a través de la sede electrónica de la Seguridad Social y también, de forma presencial, en las oficinas de la Seguridad Social, previa cita.

Para completar este trámite, necesitarás:

• Tu DNI o NIE.
• El número de afiliación a la Seguridad Social (si ya lo tienes).
• El modelo de alta en Hacienda, para validar tu actividad.

Una vez dado de alta, estarás completamente habilitado para ejercer, y empezar a crear facturas como decorador de interiores y podrás acceder a prestaciones como bajas laborales, jubilación o incluso cese de actividad (el paro de los autónomos), siempre que cumplas con las condiciones establecidas.

Cómo factura un decorador de interiores

Una factura de autónomo es el documento clave que, además de detallar los servicios realizados, también sirve para respaldar tu actividad profesional y garantizar el cumplimiento de tus obligaciones fiscales. 

Como decorador de interiores, es esencial que cada factura cumpla con ciertos requisitos legales. 

Aquí te explicamos todos los elementos que debe incluir:

• Datos del emisor y del cliente: incluye la información básica tanto tuya como del cliente (nombre completo o nombre comercial, NIF, domicilio fiscal y datos de contacto (opcional, pero recomendable, como correo electrónico o número de teléfono) 
• Número de factura: cada factura debe tener un número único y correlativo que permita identificarlas de manera ordenada. Por ejemplo, puedes utilizar formatos como 2024-001 o FAC001/24 para reflejar el año y la numeración consecutiva. 

Es importante mantener esta secuencia para evitar problemas en caso de inspecciones fiscales.

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• Fecha de emisión: indica el día en que emites la factura. La fecha de emisión es relevante para las declaraciones de IVA e IRPF, ya que determina el trimestre fiscal al que pertenece.
• Descripción de los servicios prestados: especifica los servicios realizados de forma clara y detallada. Esto no solo ayuda al cliente a entender lo que está pagando, sino que también te protege en caso de reclamaciones. 

Ejemplos de descripciones pueden ser: “diseño de interiores para vivienda unifamiliar, incluyendo planos y selección de materiales”, “supervisión de proyecto de reforma integral”, o “asesoría en decoración y distribución de espacios.”

• Base imponible: la base imponible es el importe total de los servicios sin incluir los impuestos. Este valor debe ser claro y puede desglosarse si incluyes varios conceptos en una misma factura.
• Impuestos aplicables: como autónomo, debes incluir los impuestos correspondientes:

• IVA: normalmente, el 21 % sobre la base imponible, salvo que apliques algún tipo de exención fiscal (por ejemplo, si trabajas con clientes fuera de la Unión Europea).
• IRPF: si facturas a empresas o profesionales en España, deberás incluir una retención del 15 % de IRPF (o del 7 % si estás en tus primeros años de actividad). Esta retención no se aplica si facturas a particulares.

Ejemplo:

• Base imponible: 1.000 €
• IVA (21 %):             210 €
• IRPF (15 %):          -150 €
• Total a cobrar:    1.060 €

• Total a pagar: el total debe reflejar el importe final que el cliente debe abonar, teniendo en cuenta la base imponible, el IVA y, en su caso, la retención de IRPF.
• Forma de pago y plazo: añade tus datos bancarios (IBAN) o cualquier información necesaria para que el cliente realice el pago. También puedes incluir la forma de pago (transferencia, tarjeta de crédito, etc…) y el plazo máximo para abonar la factura. 

Como por ejemplo: “pago en un plazo de 15 días desde la fecha de emisión”.

Cumplir con estos requisitos no solo hará que tus facturas sean válidas ante Hacienda, sino que también mejorará la claridad y profesionalidad de tus gestiones. 

Una factura bien presentada es un reflejo de tu atención al detalle como decorador de interiores.

Seguimiento de la facturación como decorador de interiores

El seguimiento adecuado de tu facturación es crucial para llevar un control preciso de tus ingresos, gestionar tus obligaciones fiscales y asegurar que tus clientes paguen a tiempo. 

Como decorador de interiores, tu trabajo no se limita a crear diseños impresionantes, sino que también implica una correcta administración financiera. 

Para hacerlo de manera eficiente, es recomendable usar herramientas especializadas que simplifiquen el proceso y te ayuden a mantener todo organizado.

Importancia de hacer un seguimiento continuo

Llevar un seguimiento de la facturación tiene múltiples ventajas:

• Control de ingresos y gastos: al registrar cada factura, puedes conocer exactamente cuánto has ganado en un periodo determinado y cómo se distribuyen tus ingresos.

 Esto es especialmente importante cuando trabajas en proyectos de mayor envergadura o cuando hay fluctuaciones en la demanda de tus servicios, como ocurre con la actividad de decorador de interiores.

• Cumplimiento de obligaciones fiscales: mantener un registro detallado de tus facturas te permite cumplir con tus obligaciones fiscales, como la declaración del IVA o el IRPF y te ayudará a evitar sanciones o errores en las declaraciones.
• Gestión de cobros: saber qué facturas están pendientes de pago y cuáles han sido cobradas te ayudará a gestionar el flujo de caja.

Beneficios de utilizar software de facturación

El uso de un software de facturación puede hacer que el seguimiento de tus facturas sea mucho más rápido, preciso y organizado. 

Aquí te dejamos algunos de los beneficios clave:

• Automatización de la facturación: con un programa de facturación, puedes crear y enviar facturas automáticamente, sin tener que hacerlo manualmente cada vez. Puedes configurar plantillas personalizadas con todos los elementos necesarios, como datos de la empresa, impuestos aplicables y condiciones de pago.
• Gestión de pagos y cobros: el software te permite llevar un registro en tiempo real de qué facturas han sido pagadas y cuáles aún están pendientes y enviar recordatorios automáticos a los clientes que tienen pagos atrasados, lo que reduce la carga de trabajo administrativa.
• Generación de informes: los programas de facturación generan informes detallados sobre tus ventas, pagos y facturas pendientes que facilitan la elaboración de informes contables y el análisis de la rentabilidad de tus proyectos.
• Accesibilidad desde cualquier lugar: con las herramientas basadas en la nube, como Billin, puedes acceder a tu historial de facturas desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que facilita la gestión incluso cuando trabajas desde fuera de tu oficina o estás en movimiento.
• Cumplimiento fiscal: estas herramientas también actualizan automáticamente los tipos impositivos y ayudan a realizar las declaraciones de impuestos de forma más sencilla. Además, Billin te permite el acceso a tu gestor, lo que facilita la gestión fiscal.

Gestión de impuestos de manera eficiente

Una de las partes más complejas de la facturación para un decorador de interiores son los impuestos, especialmente el IVA y el IRPF. 

Un software de facturación te facilita el cálculo correcto de estos impuestos, asegurando que no cometas errores y que tu declaración sea más sencilla.

• Cálculo automático del IVA: al ingresar la base imponible en la factura, el software calculará automáticamente el IVA correspondiente, aplicando el tipo impositivo correspondiente (generalmente el 21 % en España).
• Retención de IRPF: si estás obligado a hacer una factura con retención de IRPF (por ejemplo, cuando facturas a empresas o autónomos), el software la calculará y aplicará de forma automática en el documento. Esto te ayudará a mantener el control sobre los pagos que debes realizar a Hacienda.

Control de vencimientos y seguimiento de pagos pendientes

Una parte fundamental del seguimiento de la facturación es gestionar los pagos pendientes de manera eficaz. 

En un software de facturación como Billin, puedes configurar alertas para los pagos que vencen, lo que te recordará a tiempo enviar recordatorios o contactar a tus clientes. Esto es vital para evitar problemas financieros a largo plazo.

También podrás ver un historial completo de las facturas emitidas, que te permitirá tener siempre una visión clara de lo que has cobrado y lo que aún está pendiente, facilitando la planificación de tu negocio y la toma de decisiones sobre futuros proyectos o gastos.

Organización y archivo digital

El software de facturación también te permitirá archivar todas tus facturas de manera digital. De este modo, podrás acceder a ellas cuando lo necesites, ya sea para consultas rápidas, auditorías fiscales o simplemente para organizar tu contabilidad. 

Además, como todas las facturas estarán almacenadas de forma segura en la nube, reducirás el riesgo de perder documentos importantes o de tener que lidiar con papeles desordenados.

Mejor relación con los clientes

Al generar facturas claras, detalladas y enviarlas puntualmente, demuestras profesionalidad y transparencia. 

Además, el uso de un software te permite ofrecer a tus clientes métodos de pago más cómodos (como pagos online o domiciliación bancaria), lo que mejora la experiencia y aumenta las probabilidades de recibir pagos a tiempo.

Saber cómo factura un decorador de interiores puede parecer una tarea compleja, pero con la información adecuada y las herramientas correctas, puedes hacerlo de manera eficiente y sin complicaciones. 

Desde asegurarte de cumplir con los trámites fiscales hasta llevar un seguimiento detallado de tus ingresos y gastos, cada paso es crucial para mantener tu negocio organizado y en crecimiento. 

Un software de facturación como Billin te ofrece la automatización, organización y control necesarios para que puedas centrarte en lo que más te apasiona: crear espacios únicos para tus clientes.

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