¿Vivienda alquilada?: así debes facturar a tu inquilino

Si tienes una vivienda o un local alquilado, seguramente ya sabes que no todo se reduce a cobrar la renta cada mes. 

A menudo, como propietario, también tienes que trasladar al inquilino otros gastos como la luz, el agua, el IBI o las cuotas de la comunidad. Y ahí es donde empiezan las dudas: ¿Cómo se factura eso? ¿Lleva IVA? ¿Hay que aplicar retención? ¿Y si el suministro está a nombre del inquilino?

En este artículo te explicamos de forma clara y práctica cómo facturar gastos de luz a un inquilino, además de otros suministros y gastos habituales. 

Vamos a verlo paso a paso.

¿Cómo facturar gastos de luz a un inquilino?

Los suministros como la electricidad suelen generar dudas cuando los pagas tú como propietario, pero el consumo lo hace tu inquilino. La forma correcta de facturarlos depende de un aspecto clave: a nombre de quién está el contrato del suministro.

Opción 1: el contrato de luz está a nombre del inquilino

Esta es la situación más sencilla. Si el suministro está contratado directamente por el inquilino, no necesitas facturarle nada, ya que él paga su propia factura. 

Pero si por cualquier motivo tú adelantas ese pago, puedes repercutir el importe dentro de la factura como un suplido.

¿Qué es un suplido?

Un suplido es un gasto que pagas tú por cuenta del inquilino, pero que no te pertenece. 

Este tipo de gasto no forma parte de tu actividad económica, por lo tanto:

• No lleva IVA.
• No se incluye en la base imponible.
• No está sujeto a retención.

Para que un gasto pueda ser considerado un suplido y no se mezcle con tu actividad económica como arrendador, deben cumplirse algunos requisitos, ya que no basta con pagar un recibo por cuenta del inquilino. 

Hacienda exige orden, transparencia y justificación:

• Transparencia y acuerdo previo: el inquilino debe estar informado y de acuerdo con el gasto antes de que se produzca. Lo ideal es tener su autorización por escrito (un email basta), porque tú vas a pagar facturas en su nombre.
• Separación contable: los suplidos no pueden mezclarse con los ingresos o gastos normales del alquiler. Debes reflejarlos de forma separada en tus facturas y en tu contabilidad. Son ajenos a tu negocio y deben ser tratados como tales.
• Factura o recibo original: debes guardar y presentar siempre el documento original del gasto (factura, recibo, etc.), donde se vea claramente que el importe es exacto y corresponde al inquilino. Este documento sirve como prueba ante Hacienda si hay una inspección rutinaria.
• Relación directa con el servicio prestado: el gasto debe estar vinculado directamente con el arrendamiento. En este caso, pagar la factura de luz de una vivienda que alquilas sí puede ser un suplido, pero no lo sería si es una factura genérica de otro inmueble o de un gasto común.
• Sin beneficio para el arrendador: no puedes aplicar ningún recargo ni ganancia sobre el suplido. Si pagaste 123,45 €, debes repercutir exactamente ese importe, sin redondeos ni márgenes. De lo contrario, ya no sería un suplido, sino un gasto facturado, y se aplicaría IVA y retención.
• Gasto legal y justificado: el gasto debe ser legal, coherente y relacionado con la actividad de alquiler. No puedes pasar como suplido ningún gasto que no tenga sentido dentro de ese contexto o que pudiera ser considerado dudoso por Hacienda.

¿Cómo se factura un suplido?

En tu factura mensual de alquiler, debes separar claramente el suplido del resto de conceptos. 

Aquí tienes un ejemplo de factura de alquiler con suplido:

 

Concepto	Importe
Alquiler mensual vivienda	800 €
Subtotal base imponible	800 €
IVA 21%	168 €
Total factura	968 €
Suplido – factura luz febrero (a nombre del inquilino)	123,45 €
Total a pagar	1.091,45 €

 

El suplido va fuera de la base imponible y no se le aplica ni IVA ni retención. Solo se incluye como un apunte informativo.

Opción 2: el contrato de luz está a tu nombre

Este es el caso más frecuente y, también, el que más errores suele generar. Si tú eres el titular del suministro, la factura de la luz es tuya, aunque el consumo lo haga el inquilino. 

Y si decides trasladarle ese gasto, fiscalmente se considera parte del alquiler.

Es decir, ya no hablamos de un suplido, sino de un gasto repercutido, y eso cambia las reglas del juego:

¿Hay que emitir factura?

Sí, y en ella debes incluir el importe del suministro dentro de la factura de alquiler. Puedes desglosarlo, por supuesto, indicando por separado la renta y el gasto de luz, pero todo formará parte de la base imponible.

¿Hay que aplicar IVA?

Sí. Debes aplicar el IVA desglosado cuando se repercute la factura de luz al inquilino. El gasto forma parte del arrendamiento que tú prestas. 

¿Qué dice la Agencia Tributaria? En múltiples consultas vinculantes, la Dirección General de Tributos, en relación con la determinación de la base imponible en los arrendamientos de bienes inmuebles sujetos y no exentos al IVA, ha dicho lo siguiente:

«Se incluyen en el concepto de contraprestación, no solamente el importe de la renta, sino también las cantidades asimiladas a la renta y cualquier otro crédito efectivo del arrendador frente al arrendatario derivado de la prestación arrendaticia y de otras accesorias a la misma.».

Entre los conceptos que, según la Dirección General de Tributos, forman parte de la base imponible de las operaciones de arrendamiento de inmuebles sujetas al IVA, siempre que se repercutan al arrendatario, se encuentran los siguientes: 

• Impuesto sobre Bienes Inmuebles o IBI.
• cuota de participación en los gastos generales de la comunidad.
• repercusiones por obras.
• repercusiones por suministros energéticos y otros conceptos análogos (el importe de los gastos de agua, luz, limpieza, etc…).

Es decir, cualquier gasto accesorio al alquiler (como la luz, el agua, el IBI o la comunidad), si lo pagas tú y luego se lo cobras al inquilino, debe llevar el mismo tratamiento fiscal que la renta. Si el alquiler lleva IVA, el gasto también lo lleva. 

¿Hay que aplicar retención?

También. Si el inquilino es una empresa o autónomo, tendrás que practicar retención en el total de la base imponible de la factura.
Y ojo: la retención no se aplica solo sobre la renta, sino sobre el total de los conceptos repercutidos (renta + luz, en este caso).

La obligación de practicar la retención se encuentra estipulada en el artículo 75.2.a) del Reglamento de IRPF que establece que “estarán sujetos a retención o ingreso a cuenta, independientemente de su calificación, los rendimientos procedentes del arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos”.

Añadiendo el artículo 100 del citado Reglamento que la base para aplicar la retención sobre los rendimientos procedentes del arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos será “sobre todos los conceptos que se satisfagan al arrendador, excluido el IVA”.

Esto quiere decir que no solo la renta está sujeta a retención, sino también cualquier gasto repercutido al inquilino (como luz, agua, comunidad o IBI), siempre que estén dentro de la factura del alquiler y salvo el IVA, que se excluye expresamente.

Ejemplo de factura con gasto repercutido

 

Concepto	Importe
Renta mensual del local	1.000 €
Gasto de electricidad marzo	150 €
Base imponible total	1.150 €
IVA 21%	241, 50 €
Total factura	1.391, 50 €
Retención IRPF (19%)	– 218, 50 €
Total a pagar	1.173 €

¿Y cómo facturar el agua al inquilino?

La facturación del agua al inquilino funciona exactamente igual que la de la luz. Todo depende de a nombre de quién está la factura del agua.

• Si el suministro está a nombre del inquilino y él paga directamente a la compañía, como propietario no tienes que intervenir. En caso de que lo pagues tú en nombre del inquilino, podrás considerar el gasto como un suplido, un gasto que no forma parte de tus ingresos y, por tanto, no lleva ni IVA ni retención. 

Para que eso sea válido, recuerda que debes cumplir con ciertos requisitos formales (como haber obtenido su autorización previa, entregar la factura original y no aplicar ningún recargo o beneficio).

• Si el contrato del agua está a tu nombre y eres tú quien paga el recibo, ese gasto se considera un gasto que puedes repercutir al inquilino. 

En este caso, debes incluirlo dentro de la factura mensual del alquiler. El gasto del agua también debe incluirse en la base imponible del IVA y estar sujeto a retención.

¿Qué pasa con otros gastos como el IBI, la comunidad o la basura?

En los contratos de alquiler, especialmente en locales comerciales, es muy habitual que se pacte que el inquilino asume otros gastos como:

• El IBI (Impuesto sobre Bienes Inmuebles).
• La tasa de basuras.
• Los gastos de la comunidad.
• Incluso reformas o mejoras en el inmueble.

¿Puedes trasladar estos costes al inquilino? Sí. Pero, igual que con la luz o el agua, no puedes facturarlos como suplidos si están a tu nombre. 

Tienes que incluirlos en la factura de alquiler como gastos repercutidos, aplicando el IVA y la retención correspondiente si aplica.

Hacienda lo deja claro, como ya hemos visto, si tú los pagas y luego se los cobras al inquilino, forman parte de tu renta como arrendador. 

¿Cómo facturar correctamente los suministros a tu inquilino?

En esta tabla, te facilitamos un resumen para evitar errores cuando vayas a facturar el alquiler a tu inquilino: 

Tipo de gasto	¿A nombre del inquilino?	¿Va con IVA?	¿Lleva retención?	¿Puedes tratarlo como suplido?
Luz	✅	❌	❌	✅
Luz	❌	✅	✅	❌
Agua	✅	❌	❌	✅
Agua	❌	✅	✅	❌
IBI, Comunidad, etc	❌	✅	✅	❌

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