Factura de autónomos: cómo hacerla paso a paso

Como autónomo, una de las tareas esenciales en la gestión de tu negocio o empresa es la emisión de facturas. Saber cómo hacer una factura de autónomo correctamente es crucial para mantener la legalidad y la transparencia en tus operaciones comerciales y profesionales.

El proceso de hacer una factura de autónomo puede resultar abrumador al principio, especialmente cuando inicias una actividad por cuenta propia como autónomo o cuando no estás familiarizado con los requisitos legales. Pero no te preocupes, estamos aquí para guiarte a través de cada paso de este proceso de manera clara.

Aprenderás todo lo necesario para hacer facturas profesionales que cumplan con todas las normativas fiscales y legales. ¡Comencemos!

Cuándo hay obligación de hacer una factura como autónomo

Los autónomos tienen una serie de obligaciones que cumplir para poder ejercer su actividad, entre ellas, la obligación de emitir una factura por cada una de las operaciones que lleven a cabo en su actividad profesional.

¿Quiénes están obligados a hacer facturas como autónomos? La respuesta la encontramos en el artículo 1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre), que establece que:

“Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos. Igualmente, están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad”

Y, ¿cuáles son los requisitos para poder emitir facturas como autónomos?

• Estar dado de alta en la Agencia Tributaria: Para obtener tu número de identificación fiscal (NIF) y darte de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores. A partir de tu alta en Hacienda, podrás realizar tus declaraciones de impuestos y cumplir con tus obligaciones fiscales como autónomo.
• Estar afiliado en la Seguridad Social como trabajador autónomo: Y pagar las correspondientes cotizaciones.
• Cumplir la normativa de facturación: Entre otras obligaciones incluye la de emitir facturas en los plazos establecidos, asegurándote de que tus facturas contienen toda la información necesaria.

Ahora que ya conoces los requisitos legales, te interesa conocer cuales son los elementos que debe contener una factura de autónomos.

Información que debes incluir en la factura

El artículo 6 del ya mencionado Reglamento de las obligaciones de facturación, establece cuáles son los requisitos necesarios que debe tener una factura. Es decir, como autónomo no solo tienes obligación de emitir una factura, sino que además debes hacerlo de forma correcta, ya que, en caso contrario puedes enfrentarse a importantes sanciones por parte de Hacienda, por emitir una factura de forma incorrecta.

→ Te puede interesar: Cómo crear una factura sin errores.

Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que se citan a continuación:

1) Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Se pueden crear facturas con series diferentes en determinados supuestos:

• cuando el autónomo cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones.
• cuando el autónomo realice operaciones de distinta naturaleza.

2) La fecha de su expedición (dato esencial para el cumplimiento de obligaciones fiscales como la declaración trimestral de IVA).

3) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

4) Número de identificación fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

5) Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

6) Descripción de las operaciones, consagrándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto, incluyendo el precio unitario (sin Impuesto) de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

7) El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones. Los impuestos habituales que se devengan son el IVA y el IRPF.

8) La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

9) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

10) En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones del Impuesto sobre el valor añadido o indicación de que la operación está exenta.

Tipos de factura

El Reglamento sobre obligaciones de facturación que desarrolla el Real Decreto 1619/2012, establece un sistema de facturación basado en dos tipos de facturas: la factura ordinaria y la simplificada. Pero además, existen otros modelos complementarios, que vemos a continuación:

La factura ordinaria

Es el tipo de factura más común y utilizado para documentar una transacción comercial. Contiene todos los elementos que hemos visto en el apartado anterior.

La factura simplificada

La factura simplificada se utiliza en transacciones de menor valor y no contiene todos los datos obligatorios de una factura completa. Sustituye al antiguo ticket y, excepcionalmente se permite su uso siempre que cumpla los siguientes requisitos:

• que la operación sea inferior a 400 euros con IVA incluido.
• que se trate de facturas rectificativas.
• operaciones donde el ticket es sustituido por factura.

La factura rectificativa

La factura rectificativa se emite para corregir errores (en la cantidad, el precio, la descripción de los bienes o servicios, entre otros aspectos) o modificar una factura previamente emitida. Este tipo de facturas indica una diferencia o abono de una factura ordinaria ya emitida.

La factura recapitulativa

La factura recapitulativa se utiliza para incluir en la misma factura varias operaciones. Este tipo de factura es utilizado en situaciones donde se realizan múltiples entregas o servicios a lo largo de un periodo de tiempo determinado.

La factura proforma

La factura proforma es una factura provisional que se utiliza a efectos informativos, ya que no tiene valor contable ni fiscal. Se emite antes de la entrega de bienes o servicios para informar al cliente sobre el coste estimado de la operación.

Duplicado y copia de factura

Son copias adicionales de una factura ya emitida, utilizadas para mantener registros o para proporcionar al cliente una copia adicional si es necesario. Tienen la misma validez legal que la factura original.

La factura electrónica

Es una factura que se emite y recibe en formato electrónico, en lugar de en papel. Tiene la misma validez legal que la factura en papel y puede simplificar los procesos administrativos y reducir costes de almacenamiento y envío.

Cómo hacer una factura de autónomo paso a paso

El uso de un programa de facturación te permite crear y enviar facturas de manera rápida, eficiente y sin complicaciones, permitiéndote centrarte en lo más importante, hacer crecer tu negocio como autónomo.

Estos son los pasos que debes seguir para hacer una factura de autónomo:

• El primer paso consiste en registrarte en el programa de facturación para autónomos.
• A continuación, una vez registrado, debes completar tu perfil con tus datos personales o de tu empresa (nombre completo, dirección de facturación, NIF y cualquier otra información relevante).
• Introduce los datos del cliente al que estás emitiendo la factura (nombre o denominación social, dirección fiscal, NIF o CIF). El programa de facturación te permite guardar los datos de tus clientes para facilitar futuras facturaciones.
• Configura la fecha de facturación y de vencimiento, ya que te permite distinguir entre la fecha de la emisión y la de cobro, para que puedas controlar los vencimientos de tus facturas.
• Añade los detalles de los servicios o productos vendidos en la factura, indicando la cantidad. Puedes añadir tantos conceptos como necesites y el programa calculará automáticamente el importe total.
• Ahora, introduce el precio unitario y el número de unidades.
• Anota si vas a aplicar algún descuento al cliente.
• Añade los impuestos aplicables: IVA e IRPF
• Personaliza el diseño y la apariencia de la factura según tus preferencias o según la imagen corporativa de tu empresa, ya que puedes añadir tu logo, cambiar los colores y las fuentes y añadir cualquier información adicional que desees.
• Antes de enviar tu factura, asegúrate de revisar todos los detalles para evitar errores. Una vez que estés seguro de que todo es correcto, puedes enviar tu factura directamente desde el programa de facturación a tu cliente por correo electrónico o descargarla en formato PDF para enviarla manualmente.

Ejemplos para hacer facturas de autónomos

En nuestra plataforma de facturación, entendemos la importancia de proporcionar herramientas útiles y recursos prácticos para facilitar el proceso de facturación para los autónomos. Es por eso que aquí podrás encontrar ejemplos de factura de autónomo que podrás utilizar como referencia al crear tus propias facturas.

Estos ejemplos de facturas de autónomos están diseñados para cualquier actividad y son claros, profesionales y cumplen con todas las obligaciones legales y fiscales pertinentes.

¡Con nuestro programa de facturación para autónomos, hacer facturas nunca ha sido tan fácil!

¿Cómo autónomo puedo facturar al extranjero?

La respuesta es sí. Como autónomo puedes facturar a un cliente extranjero, tanto comunitario como extracomunitario, aunque es importante conocer las especialidades de cada caso.

Facturar a clientes de la UE

La principal diferencia entre facturar a un país de la Unión Europea frente a emitir una factura a un cliente de un país que no pertenece a la UE es que mientras que facturar a un país de fuera de la UE se considera una exportación, en el caso de facturar a uno de los países pertenecientes a la UE no es una exportación.

Si eres autónomo y vas a realizar alguna operación con un cliente extranjero de la UE debes saber que necesitas cumplir un requisito indispensable: darte de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Una vez te has registrado adecuadamente, la Agencia Tributaria te facilitará un NIF-IVA y podrás empezar a emitir facturas intracomunitarias donde deberás hacer constar ese NIF-IVA.

Si el cliente al que facturas es una empresa o profesional que también está registrado de alta en el ROI estas operaciones están exentas de IVA. Pero, aunque estas facturas se realicen exentas de IVA, tendrás que incluirlas en el Modelo 303 de IVA trimestral y en el Modelo 349 de operaciones intracomunitarias.

En el caso de facturar a un cliente particular de la UE, tanto si se trata de una entrega de bienes o una prestación de servicios, se tributa en el país de origen. Es decir, tributarían en España y su tratamiento sería el mismo que una operación nacional, debiendo incluir esta operación en tu declaración trimestral de IVA y de operaciones intracomunitarias.

Facturar a clientes de fuera de la UE

Las facturas emitidas a clientes que no pertenecen a la Unión Europea se denominan facturas intracomunitarias y tienen como característica que no se les aplica IVA. Según dice la Ley del IVA, en su artículo 21: “las exportaciones de bienes estarán exentas de IVA, independientemente de que el destinatario sea una empresa o un particular”.

Para emitir este tipo de facturas no necesitas darte de alta en el Registro de Operadores intracomunitarios.

Recuerda que cuando emitas una factura exenta de IVA, debes hacerlo constar, por lo que deberás añadir una coletilla en la misma factura indicando “Artículo 21.1 de la Ley 37/1992”

Además, deberás guardar, junto a la factura comercial, el documento de transporte internacional y el DUA de exportación.

Por otro lado, la prestación de servicios a clientes particulares fuera de la Unión Europea sí tributará en IVA.

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