¿Cómo hacer un presupuesto? Instrucciones paso a paso

Antes de empezar a explicarte cómo se hace, lo primero es saber qué es un presupuesto.

Un presupuesto es un documento en donde se recoge la información económica sobre un producto, proyecto o servicio específico y que sirve para poder tomar una decisión de compra. En el presupuesto, además de los costes, también se incluyen otro tipo de información de interés como las condiciones de entrega, servicios adicionales, vigencia de la oferta, etc.

El presupuesto también es una herramienta esencial tanto para las empresas como para los clientes porque les proporciona una visión clara de los recursos que van a necesitar y hacer una previsión de gastos. De esta forma se logran evitar sorpresas financieras y asegurar que todas las partes de la operación tengan expectativas realistas.

Por todo ello y dada la importancia que tiene esta herramienta para los negocios, durante este artículo vamos a profundizar en todo lo que tienes que tener en cuenta a la hora de elaborar un buen presupuesto para tus clientes y que sea el más atractivo frente a tu competencia.

Claves para hacer un presupuesto de forma correcta

Para conocer las claves que harán que nuestro presupuesto esté construido de la forma más correcta y completa posible, primero vamos a indicar cuáles son los puntos sobre los que radica su importancia:

• Transparencia: mostrar el desglose de los costes de forma detallada ayuda a construir una relación de confianza real con el cliente.
• Planificación: conociendo los recursos y el tiempo necesarios, facilita la organización y planificación de la operación.
• Control de costes: evita los gastos imprevistos y permite mantenerse el dentro de la planificación financiera prevista.
• Evaluación: sirve como base para medir el progreso y el éxito del proyecto.

Con todo esto presente, ahora veremos cuáles son los aspectos fundamentales que debe de recoger un presupuesto.

• Personalización: cada presupuesto tiene que estar adaptado a las necesidades específicas del cliente.
• Claridad en el valor añadido: también debe de explicar de forma clara y concisa cómo el producto o servicio va a ser beneficioso para el cliente, qué es lo que va a abarcar y qué no, responsabilidad de las partes, garantía, etc.
• Detalles técnicos y económicos de la operación: como las condiciones de la entrega (forma y plazos), duración, requisitos previos a la entrega, instalación o puesta en marcha del producto o servicio, precios unitarios y totales brutos, formas de pago, costes adicionales si los hubiera, descuentos, tipo de impuestos y retenciones que se deban aplicar, etc.
• Flexibilidad: el presupuesto también puede ofrecer diferentes alternativas u opciones para que el cliente pueda elegir el más adecuado para él.
• Vigencia de la oferta: hasta cuándo es válida la oferta ofrecida en el presupuesto.
• Seguimiento: después de enviar el presupuesto, es conveniente realizar un seguimiento con el cliente para resolver cualquier duda o ajuste que necesite en la oferta.

Modelo de presupuesto: datos obligatorios y opcionales

Cuando ya tenemos disponible toda la información necesaria para elaborar el presupuesto vamos a elaborarlo de manera clara, precisa y estructurada para facilitar la comprensión del mismo por parte del cliente y asegurar su legalidad.

Estos son los datos que obligatoriamente tienen que incluirse dentro de un presupuesto:

Datos de identificación de proveedor y cliente

• Nombre completo.
• Identificación fiscal.
• Datos de contacto: dirección, teléfono, correo electrónico y página web (si aplica).

Información del documento

• Fecha de emisión del presupuesto.
• Número de presupuesto o código de referencia: tiene que ser exclusivo para él.

Descripción del producto, proyecto o servicio

• Descripción del proyecto, servicio o producto que se está presupuestando. Tiene que ser clara y detallada.
• Especificaciones técnicas, materiales, cantidades, características y cualquier otro aspecto relevante del producto, proyecto o servicio.

Desglose de costes y tarifas aplicadas

• Precios y costes directos: son los importes de los productos o servicios o los costes específicos directamente relacionados con la realización del proyecto (materiales, mano de obra, etc.).
• Costes indirectos: son gastos adicionales que se derivan de la compra que son están dentro del producto o servicio pero que sí son necesarios, como por ejemplo el transporte o la logística.
• Rappels o descuentos aplicados en la oferta si los hubiera.
• Retenciones, tasas, impuestos y tributos aplicables según el caso, como por ejemplo el IVA.

Plazos y condiciones de ejecución

• Duración estimada: en el caso de proyectos o servicios son las fechas de inicio y finalización del mismo.
• Plazos de entrega (tiempos estimados) para los productos o la finalización del servicio o proyecto.

Validez del presupuesto

• Fecha de expiración: hasta cuándo es válido el presupuesto y se mantiene el precio ofrecido.

Condiciones de pago

• Forma de pago acordada y pactada para la compra: transferencia bancaria, cheque, tarjeta de crédito, etc.
• Condiciones de pago para la realización del pago, como anticipos, plazos y fechas de vencimiento.
• Cuenta bancaria del proveedor donde realizar el pago en caso de transferencia.

Términos y condiciones generales

• Política de cambios: son las condiciones y procedimientos estipulados para hacer cambios o devoluciones, los plazos para realizarlos y los costes asociados si los hubiera.
• Garantías y responsabilidades: es la información sobre las garantías que ofrece el proveedor y las responsabilidades de todas las partes.
• Firma y aceptación: Espacio para la firma del cliente y la del proveedor, indicando la aceptación de los términos del presupuesto.

Como información adicional y voluntaria, puedes incluir todo aquello que pueda ser atractivo para el cliente y generar más confianza, como información de procedimientos en caso de incidencias o retrasos, productos o servicios adicionales que puedan mejorar el servicio incluso después de la finalización de la operación.

Ejemplos de estructura de un presupuesto

Como has podido ver es mucha la información la que puede abarcar un presupuesto, por ello queremos proponerte 2 ejemplos de modelos de presupuestos para que utilices el que te resulte más cómodo.

Ejemplo de presupuesto con estructura simple

El modelo de presupuesto con estructura sencilla se suele utilizar cuando el presupuesto no tiene fases ni partes complejas y los propios costes se definen por sí solos. Este modelo de presupuesto podría ser:

• Encabezado: aquí se incluyen todos los datos de nuestra empresa: nombre o razón social, dirección, datos de registro mercantil, teléfono, correo electrónico, página web, etc.
• Descripción: donde se explican los trabajos que se van a realizar y sus costes, el precio, la duración, la fecha de inicio y validez de la oferta, etc.
• Final: aquí se indican las formas y condiciones de pago y podrán las firmas de proveedor y cliente como señal de aceptación.

Este tipo de presupuestos es el más utilizado para presupuestar servicios de reparación o pequeñas obras, como por ejemplo, la reparación de una avería de coche en un taller mecánico o la compra de productos para un comercio para una fábrica o la realización de un mueble a medida.

Puedes crear este tipo de presupuestos manualmente desde cero en un documento Word, Excel o PDF o también puedes utilizar nuestra plantilla de presupuestos gratuita.

Ejemplo de presupuesto con estructura compleja

Este tipo de presupuesto es el que se utiliza cuando el trabajo es más complejo y tenemos que detallar muchos aspectos importantes.

Estos son los apartados en los que podemos dividir este tipo de presupuesto:

Introducción: es un resumen o descripción del proyecto.

Descripción: aquí se explica cuáles son los objetivos del trabajo, su alcance, las herramientas medios que se utilizarán. Su extensión dependerá del tipo de proyecto.

Metodología: aquí se detallan todos los pasos a seguir para conseguir el objetivo.

Ejecución: en este apartado, definiremos un diagrama de tiempos, es decir, indicaremos los periodos de tiempo estimados de realización de cada una de las tareas del proyecto.

Formas de pago: en esta parte se indica cómo se harán el pago del proyecto y los plazos.

En caso de ser necesario, se podrían añadir cuadros adicionales para explicar más en detalle cada una de las fases del proyecto y sus costes.

Este tipo de presupuesto es más frecuente en proyectos, como por ejemplo la rehabilitación o reforma de un edificio, la construcción de una vivienda o la creación e implementación de un programa informático a medida en una gran empresa.

Además, hay que tener en cuenta que un presupuesto, además de proporcionar información de los costes, también puede ser utilizado como herramienta de negociación entre la empresa y el cliente.

¿Cómo fijar el precio de un presupuesto?

A la hora de fijar el precio en tu presupuesto hay varios aspectos que debes tener en cuenta y a los que se debe dedicar tiempo de análisis para evitar posibles problemas económicos o incidencias con tu cliente.

• Detalla el presupuesto: desglosando todas las partidas indicando costes y cantidades para que quede claro la cuantía final.
• Cálculo de las tarifas: debes tener en cuenta no solo los costes, sino también el valor percibido, el alcance del proyecto, el tiempo de ejecución posibles contingencias, requisitos legales y normativos específicos, condiciones especiales de pago (si las hubiera).
• Cálculo del precio hora de tu trabajo: si te dedicas a prestar servicios, estarás vendiendo tu tiempo y conocimientos y, debes conocer el precio de tu hora de trabajo para ser rentable teniendo en cuenta tus costes impositivos y como autónomo que también debes cubrir. Existen múltiples calculadoras en la web donde podrás conocer tu precio-mínimo/hora, lo que te ayudará también a rechazar proyectos que tengan un presupuesto demasiado ajustado.
• Margen de beneficios: debes añadirlo sobre el coste del trabajo que hayas calculado. Ese porcentaje dependerá de la estrategia comercial del cliente y si los costes son bajos.
• Precios de la competencia: además de conocer el presupuesto tope de tu cliente, es importante conocer el rango de precios de mercado como referencia, para no pecar de muy caro o muy barato y que afecte a tu reputación o a tus márgenes. No indiques el precio/hora, ya que, en el caso de que tardar menos tiempo del estimado, podría verse como que has sobreestimado el valor de tu trabajo porque “no ha sido para tanto” y exigir una reducción del importe o una compensación y crearte mala fama.
• Historial del cliente: en el caso de tener una relación previa con el cliente o que sea recurrente, puede ser algo a tener en cuenta a la hora de realizar el presupuesto, puesto que te asegura una continuidad en el tiempo.

Herramientas para realizar un presupuesto

Para elaborar un presupuesto para un cliente de manera efectiva, existen varias herramientas que pueden facilitar el proceso y asegurar que el presupuesto sea preciso, claro y profesional:

• Hoja de cálculo como Excel o Google Sheets para crear, modificar y analizar presupuestos detallados. Además, te permite utilizar fórmulas, tablas y gráficos para hacerlo más visual si es necesario.
• Software de gestión de proyectos para ayudarte a organizar y planificar las tareas, asignarles recursos y estimar los costes asociados.
• Software de estimación de costes especializado de tu sector, que te permitan calcular los materiales, mano de obra, etc. necesarios para el proyecto de tu cliente.
• Plantillas de presupuesto ya creadas en Excel o Google Sheets.
• Programa de creación de presupuestos como la que hemos creado en Billin para que te resulte más sencillo la creación y envío de un presupuesto a tus clientes. Puede probar también nuestro generador de presupuestos gratuito.

Tipos de presupuestos

Como ya hemos hablado, un presupuesto siempre debe contener toda la información obligatoria que hemos mencionado anteriormente.

Pero también hemos hablado que el presupuesto debe de ser personalizado y adaptarse al tipo de producto o servicio que se oferte y también al tipo de cliente.

Por eso mismo, según a la actividad que te dediques, existirán distintos tipos de presupuestos a elaborar, que podrán incluir o no, algunos apartados más o menos importantes para el desarrollo del proyecto.

A nivel general podemos distinguir entre los siguientes tipos de presupuestos:

Descargar ejemplo de plantilla de presupuesto en Excel gratis

Ahora que sabes qué es un presupuesto y cómo puedes hacerlo, ya conoces todo lo necesario para crear tu propio presupuesto.

No obstante, si prefieres utilizar un modelo ya hecho para hacerlo de forma correcta, rápida y bien estructurada puedes descargar la plantilla presupuesto gratis en Excel que hemos creado para ti.

Preguntas frecuentes sobre cómo hacer un presupuesto

Hasta aquí hemos visto en teoría cómo deberíamos de hacer un presupuesto, pero en la práctica suelen surgirnos un montón de preguntas que nos hacen no estar seguros de si lo estamos haciendo correctamente o si es lo que de verdad está esperando nuestro cliente. Vamos a contestar a las más frecuentes.

¿Hay que incluir los descuentos en el presupuesto?

No existe una obligación expresa de tener que incluir posibles descuentos dentro de un presupuesto, aunque si que es una práctica aconsejable no solo para hacer el presupuesto más atractivo al cliente, sino también para dar una imagen de claridad y transparencia en todos los aspectos.

Por otro lado, tienes que tener en cuenta los motivos por los que haces los descuentos, si se encuentran alineados con la política empresarial de tu empresa, si te van a resultar rentables porque sigues manteniendo un cierto margen de beneficios y si este tipo de descuentos o promociones se ajustan a las necesidades de tu cliente.

Respecto al tipo de descuentos, los más habituales suelen ser:

• Por ser nuevo cliente o primera compra.
• Por volumen de compra.
• Por liquidación de temporada o promociones especiales.

También se puede hacer el descuento sobre los gastos de envío, es decir, que a partir de cierta cantidad no se le cobran los portes.

No obstante, que no estén indicados en el presupuesto enviado al cliente no quiere decir que luego no se puedan aplicar y darle así una alegría inesperada. Esto puede suceder si tras el envío del presupuesto, ocurre algo que haga posible un posible descuento o mejora beneficiosa o interesante para tu cliente (sin que te perjudique a ti) y se lo comuniques claramente antes de que haga el pago.

¿Qué validez legal tiene un presupuesto?

Para responder a esta pregunta lo primero que tenemos que dejar claro es que un presupuesto por definición es un documento informativo y, en principio, no es un contrato.

Entonces, para que dicha información sea vinculante y que se pueda exigir legalmente tienen 3 requisitos:

1. Que exista un objeto cierto del contrato, es decir, que el presupuesto tenga algo en concreto a lo que se refiera como un producto o un servicio y se exponga claramente.
2. Que haya causa de la obligación, en el caso de un presupuesto el propósito de realizar una compra o la contratación de un servicio.
3. Que hay una conformidad expresa de los contratantes, tanto el proveedor como el cliente.

Como hemos dicho, un presupuesto en principio no es un contrato, pero sí que se puede convertir en uno si se cumple estos 3 requisitos. Cuando esto ocurre, el todo lo contemplando en el presupuesto ya es vinculante y exigible y, como contrato en el que se ha convertido va a estar legalmente protegido y enmarcado en el Código Civil dentro del Libro IV de las obligaciones y contratos, en el Título II de los Contratos con todos los derechos y obligaciones que eso conlleva:

“CAPÍTULO I. Disposiciones Generales. Artículo 1.254. El contrato existe desde que una o varias personas consienten en obligarse, respecto de otra u otras, a dar alguna cosa o prestar algún servicio.”

“CAPÍTULO II De los requisitos esenciales para la validez de los contratos. Disposición general. Artículo 1261.
No hay contrato, sino cuando concurren los requisitos siguientes:
1.º Consentimiento de los contratantes.
2.º Objeto cierto que sea materia del contrato.
3.º Causa de la obligación que se establezca.”

Otro punto importante a señalar es que, aunque legalmente se suele tomar como válido el consentimiento verbal, para mayor seguridad lo más aconsejable es que dicho consentimiento se realice por escrito firmando ambas partes dicho presupuesto.

De esta forma proveedor y cliente quedan protegidos frente a posibles malentendidos e interpretaciones no reflejadas en dicho presupuesto, ya que al final sería una cuestión de la palabra de una de las partes frente a la palabra de la parte contraria en caso de conflicto.

Infórmate sobre las funcionalidades de Billin como programa y aplicación para crear presupuestos.