¿Cómo hacer una nómina?

Si has montado una empresa y tienes empleados, saber cómo hacer una nómina correctamente es algo que preocupa mucho porque se trata de uno de los documentos más importantes que vas a tener todos. Hoy te enseñamos cómo hacer nóminas sin errores y en minutos, con todos los requisitos necesarios y con las plantillas oficiales.

¿Qué es una nómina y qué tipos hay?

Antes de comenzar a explicar cómo calcular una nómina, lo primero es saber qué es una nómina. Es un documento que emite la empresa que refleja la remuneración de un trabajador por el trabajo realizado durante un periodo determinado, normalmente un mes, y otros conceptos como pagos extras, retenciones fiscales, cotización a la Seguridad Social, etc.

Una nómina tiene 2 funciones principales:

• Ser el justificante legal del pago al trabajador por el trabajo en la empresa.
• Aportar información al empleado acerca de los importes que componen su salario y los que se quedan retenidos de forma obligatoria para cumplir con la ley.

La emisión del documento de nómina es obligatoria y debe de entregarse al trabajador cada vez que recibe su salario. Además, aunque el modo de hacer una nómina siempre el mismo, sí que se pueden hablar de tipos de distintos de nóminas según 2 criterios:

• Periodicidad, es decir, cada cuanto recibe un trabajador el salario. En este caso podrían existir 4 tipos:
  • Mensual, la más habitual y cada 30 días.
  • Quincenal, cada 15 días.
  • Catorcenal, cada 14 días (2 semanas exactas).
  • Semanal.
• Puesto de trabajo, la diferencia está quienes la reciben:
  • Nómina para personal ejecutivos, sus datos se manejan de forma más discreta.
  • Nómina general para trabajadores.

El siguiente paso para saber cómo hacer una nómina es entender las partidas que la componen y cómo debe ser su estructura.

¿Qué debemos tener en cuenta antes de hacer una nómina?

Antes de ponernos manos a la obra, primero hay que recopilar y tener en cuenta una serie de datos que van a ser relevantes a la hora del cálculo y saber cómo rellenar una nómina:

1. Tipo de contrato: conocer cómo es el tipo de jornada del trabajador (completa o parcial) y si es indefinido o eventual, ya que los porcentajes de Seguridad Social y del IRPF aplicados varían en función de ello.
2. Situación familiar del empleado: saber si está casado o tiene hijos o ascendientes a su cargo es fundamental para calcular las retenciones de la nómina.
3. El convenio colectivo: según el convenio al que se encuentre sujeto, se deberán aplicar los complementos salariales, horas extraordinarias y retribuciones no salariales correspondientes.
4. Pagas extraordinarias: saber si hay pagas extraordinarias y cómo se abonan, mensualmente según el prorrateo de las pagas extras o cuando correspondan.
5. La categoría profesional y el grupo de cotización: indican cómo se calculan las bases de cotización.
6. Incapacidad temporal: tanto si es por enfermedad como por paternidad o maternidad.

Como vemos, existen una diversidad de detalles que debemos tener en cuenta a la hora de plantearnos cómo se hace una nómina y que debemos de mantener permanentemente actualizados para que reflejen la situación real del trabajador.

Partes de una nómina

Una nómina de trabajo se divide en 3 bloques diferenciados:

• ENCABEZADO: está al inicio de la nómina y en él deben aparecer los datos identificativos del empleado y el empleador

• DEVENGOS: donde se detallan todas las partidas que deben sumarse para ser abonadas al trabajador: salario, horas extra, complementos, etc.

También se incluirán indemnizaciones o suplidos por traslados o despidos, aunque no formen parte del salario.

• DEDUCCIONES: los conceptos que deben restarse o retenerse al trabajador como anticipos, retención de IRPF, cotizaciones a la Seguridad Social, etc.
• LÍQUIDO A PECIBIR: es el importe neto que se va a ingresar en cuenta al trabajador como resultado de sumar todos los devengos y aplicar todas las deducciones.
• BASES DE COTIZACIÓN: donde se especifica el cálculo de las deducciones según los tramos que correspondan aplicar.
• BLOQUE FINAL DE SELLOS Y FIRMAS: está al final de la nómina y es donde figura el sello de la empresa y las firmas del representante legal para efectuar el pago de la nómina y del trabajador. También tienen que figurar la fecha en la que se va a realizar el ingreso de la misma.

Entonces, el aspecto de una nómina sería según el Modelo Oficial de Nómina establecido sería:

 

Cómo hacer una nómina de trabajo paso a paso

Una vez que tenemos claro todo lo que debe de incluir una nómina y cómo es su estructura, lo siguiente que tenemos que hacer es ir rellenando los huecos con la información de la que disponemos.

A continuación, te vamos a explicar cómo completar cada uno de los bloques que hemos visto antes.

Encabezado

Aquí es donde, según la normativa vigente, se deben especificar los datos identificativos tanto del trabajador como de la empresa que le contrata, y el periodo al que corresponden la liquidación de nómina:

Datos personales e identificativos del trabajador y de la empresa.

Categoría y grupo de cotización: a los que pertenezca el trabajador según convenio.

• Categoría: puesto de trabajo que ocupa el empleado.
• Grupo de cotización: al que corresponde el trabajador de acuerdo a las indicaciones de la Tesorería General de la Seguridad Social.

Además, también deben de incluirse:

Fecha de antigüedad: fecha en la que el trabajador comenzó el inicio de la actividad.

Mes de liquidación: el mes y los días de ese periodo trabajado.

Devengos

Los devengos son los diferentes conceptos por los que se genera la nómina del, son los importes que va a recibir y que van a depender del Convenio Colectivo al que esté sujeto. Los devengos pueden ser de 2 tipos: percepciones salariales o no salariales.

• Percepciones salariales (COTIZAN A SEGURIDAD SOCIAL): Son los directamente relacionados con el trabajo que se realiza.
  • Salario base: es la cantidad que el trabajador percibe por su trabajo en un período de tiempo. La cuantía corresponderá al salario que se haya negociado en el contrato, pero nunca podrá ser inferior al Salario Mínimo Interprofesional según convenio.
  • Complementos Salariales: (pluses) que la empresa otorga al trabajador por bien por su situación personal en la empresa (antigüedad, cargo, etc.) o por el puesto que desempeña (nocturnidad, peligrosidad, etc.).
  • Incentivos y mejoras voluntarias: otros conceptos salariales como primas de productividad, horas extras realizadas, pagas extra (prorrateo), retribuciones no monetarias en especie (seguro médico, cheques comida, etc.).

• Percepciones no salariales (NO COTIZAN A SEGURIDAD SOCIAL): son otro tipo de ingresos que se reciben de la empresa pero que no son considerados “salariales”, por eso no se les aplica IRPF y algunos tampoco cotizan a la Seguridad Social.
  • Dietas: importes recibidos trabajar fuera de su ubicación habitual de forma obligatoria, incluyendo gastos de alojamiento y manutención.
  • Gastos de Locomoción: para abonar los gastos ocasionados por tener que desplazarse a otro centro de trabajo distinto al habitual.
  • Plus de Transporte: compensación por el desplazamiento de su residencia al centro habitual de trabajo.
  • Indemnizaciones y suplidos: cuando el trabajador ha sido perjudicado por el ejercicio de su trabajo o tiene que adelantar dinero para realizar su actividad.
  • Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Socia: se reciben cuando se está en situaciones muy concretas como la baja temporal o un ERTE.
  • Pago delegado de prestaciones económicas, por incapacidad temporal o desempleo parcial.
  • Mejoras voluntarias por parte de la empresa o del convenio.
  • Indemnizaciones por traslado, suspensiones o despidos.
  • Otras prestaciones no salariales como ropa de trabajo, equipamiento o la cesta de Navidad.

La suma de todos ellos son los que van a determinar el Salario Bruto del trabajador.

Deducciones

Como ya hemos comentado, se trata de aquellos conceptos que deben retenerse al trabajado por ley y cuyas cuantías dependerán de la situación y condiciones profesionales y personales del trabajador.

• Aportaciones del trabajador a Seguridad Social: y que la empresa retiene e ingresa en su nombre.
• IRPF o retención: importe retenido por adelantado correspondiente al impuesto sobre la Renta.
• Anticipos: dinero de la nómina que el trabajador solicita por adelantado a la empresa.
• Embargos: cuantías exigidas legalmente al trabajador por orden judicial y que la empresa retiene e ingresa en su nombre.
• Días de huelga: en caso de que el trabajador ejerza su derecho a huelga.
• Valoración de productos en especie.

El 1 de enero de 2023, entró en vigor la Ley 21/2021, de 28 de diciembre, de garantía del poder adquisitivo de las pensiones y de otras medidas de refuerzo de la sostenibilidad financiera y social del sistema público de pensiones. Con esta ley se incorporó una nueva aportación obligatoria a las contingencias comunes de la Seguridad Social, el llamado Mecanismo de Equiparación Intergeneracional o MEI.

Como hemos visto, dentro de la estructura de la nómina hay un apartado dedicado a las Bases de Cotización, en donde se indican los conceptos que se consideran como bases para aplicar los porcentajes utilizados para realizar los cálculos de las retenciones realizadas de Seguridad Social e IRPF.

Base de cotización a la Seguridad Social:

• Base de contingencias comunes: es la base por la que cotizamos a la Seguridad Social = percepciones salariales (sin incluir las horas extraordinarias). El porcentaje que se aplica sobre ello es del 4,70%.
• Base de contingencias profesionales: es la base por la que cotizamos para accidente de trabajo = percepciones salariales (incluyendo horas extraordinarias). Los porcentajes que se aplican son:
  • Desempleo: 1,55 % para contratos indefinidos o 1,60% para contratos temporales.
  • Formación Profesional: 0,10% y FOGASA.
• Horas Extras Fuerza Mayor: 2%.
• Resto de Horas Extras: 4,7 %.
• Mecanismo de Equidad Intergeneracional (0,10%).
• Base sujeta a IRPF o retención = la componen las percepciones salariales y no salariales (a excepción de los conceptos exentos). La necesitamos para saber cómo calcular el IRPF de la nómina.

¿Cómo calcular una nómina?

Ahora vamos a ver de manera práctica cómo rellenar una nómina con un ejemplo sencillo. Como la parte del encabezado son datos que identifica a empresa y trabajador y no hay que calcular nada, vamos a pasar directamente a los conceptos numéricos de un trabajador que tiene un Salario Base de 900 euros, un Plus de convenio de 150 € y otro de antigüedad de 90€, y una retención de IRPF del 15%. El trabajador tiene un contrato indefinido y pertenece al grupo de cotización 4.

Como puedes ver con pocos datos podemos hacer un cálculo de nómina completo si sabemos qué es cada concepto y cómo lo podemos calcular.

Modelo de nómina para rellenar

Aunque la forma adecuada de hacer una nómina es seguir una determinada estructura para el cálculo, siempre está bien tener un modelo ya hecho de referencia. Por ello, el Ministerio de Empleo y Seguridad Social publicó en un modelo oficial en el Boletín Oficial del Estado en el anexo de la Orden ESS/2098/2014, que se puede descargar en formato PDF.

Además, en la página web del Ministerio de Trabajo y Economía también puedes encontrar otros modelos que pueden ser muy útiles para la gestión de tu personal, como contratos de trabajo, modelos de preaviso de finalización de contrato, etc.

Como has podido comprobar, saber cómo hacer una nómina correctamente es muy importante ya que es un documento legal a través del cual los empleados sabrán lo que van a cobrar y porqué. Si tienes dudas al respecto déjalas en los comentarios y te responderemos.