¿Cómo se contabiliza un renting?: guía completa

El renting es una opción cada vez más utilizada por empresas y autónomos para financiar vehículos, equipos informáticos y maquinaria sin necesidad de realizar grandes inversiones iniciales.

Sin embargo, la contabilización del renting puede generar dudas sobre cómo reflejar estos contratos en la contabilidad de manera adecuada. 

En este artículo, vamos a analizar cómo se contabiliza un renting, las implicaciones fiscales que tiene y cómo algunas herramientas pueden facilitarte todo el proceso.

Cómo llevar la contabilización de un renting

El renting es un tipo de arrendamiento a largo plazo en el que una empresa o autónomo utiliza bienes, como vehículos o maquinaria, pagando una cuota mensual sin adquirir la propiedad del bien. 

A diferencia del leasing, en el renting no existe opción de compra al finalizar el contrato y suele incluir servicios adicionales como mantenimiento, seguros y reparaciones. Es una solución flexible y práctica para acceder a equipos sin realizar una gran inversión inicial, siendo muy utilizada por empresas para gestionar sus flotas o herramientas de trabajo (como maquinaria, ordenadores, impresoras, fotocopiadoras, etc.).

La contabilidad del renting depende del tipo de bien arrendado (vehículos, maquinaria, etc.), pero con carácter general, los pagos se registran como un gasto recurrente bajo el concepto de arrendamiento operativo.

En este tipo de arrendamiento, los bienes no se incluyen en el balance de la empresa, ya que no existe intención de adquirirlos al final de la vigencia del contrato.

Cuentas contables relacionadas con los alquileres por renting

Al contabilizar un renting es necesario utilizar varias cuentas contables para reflejar correctamente el gasto, el IVA y la obligación de pago, todo ello de conformidad con el Plan General de Contabilidad. 

A continuación, veamos los asientos contables que debes registrar cuando recibes la factura de renting:

• Cuenta 621: «arrendamientos y cánones»: esta cuenta se utiliza para registrar el gasto generado por el alquiler. En el asiento contable, el importe total de la cuota de renting se refleja en el debe, ya que representa un gasto para la empresa. 
• Cuenta 472: «IVA soportado»: aquí se contabiliza el importe del IVA correspondiente a la cuota de renting. El IVA soportado se registra también en el debe, desglosando el impuesto de la cuota total del renting, permitiendo su deducción en las liquidaciones trimestrales.
• Cuenta 410: «acreedores por prestación de servicios»: esta cuenta se utiliza para reflejar la deuda contraída con el proveedor del renting, es decir, la obligación de pagar la cuota. El importe total de la factura (sin incluir el IVA) se refleja en el haber, indicando el compromiso de pago hacia el acreedor por el servicio recibido.

Este esquema de asientos se repite cada mes mientras dura el contrato de arrendamiento financiero, lo que facilita un control eficiente de los gastos por este concepto y una correcta contabilidad del renting.

Normalmente, los contratos de renting no requieren el pago de una fianza, es decir, una cantidad que se entrega al arrendador antes de que comience el contrato para cubrir posibles daños al bien arrendado. Sin embargo, si se solicita una fianza, esta se registrará en nuestra contabilidad en la cuenta 260 («fianzas a largo plazo»), reflejada en el debe.

En cuanto a los asientos contables al pagar una factura de renting, se registran de la siguiente manera:

• Cuenta 410: «acreedores por prestación de servicios»: la cantidad correspondiente se registra en el debe.
• Cuenta 572: «bancos»: el importe se refleja en el haber, indicando el pago realizado.

Cómo contabilizar un renting de coches

El renting de coches es uno de los más comunes entre las empresas, ya que permite renovar la flota de vehículos sin comprometer grandes cantidades de capital. La contabilización del renting de coches sigue los mismos principios que cualquier otro bien en régimen de renting.

El proceso básico para contabilizar un renting de coches es el siguiente:

• Registro de la cuota mensual: la cuota periódica pagada por el renting se contabiliza en la cuenta de gastos de alquileres (en la cuenta 621).
• Tratamiento del IVA: desglosar el IVA correspondiente a cada cuota de renting y deducirlo en las liquidaciones trimestrales.
• Gastos adicionales: en ocasiones, el contrato de renting incluye otros servicios, como mantenimiento o seguros, que deben ser reflejados en cuentas específicas de gastos.

Cómo contabilizar el renting de camiones para autónomos

El renting de camiones para autónomos sigue un tratamiento contable idéntico al de los coches. Los autónomos pueden desgravarse tanto las cuotas del renting como el IVA, siempre que el camión se use exclusivamente para actividades profesionales. 

En este caso, el autónomo deberá llevar un registro completo de los pagos y asegurarse de que cada cuota esté correctamente reflejada en su contabilidad.

Cómo contabilizar un renting de maquinaria

El renting de maquinaria es muy habitual en sectores como la construcción o la hostelería. En estos casos, la contabilización del renting también implica registrar las cuotas en la cuenta de alquileres (621), teniendo especial cuidado con los servicios adicionales incluidos en el contrato, como el mantenimiento o la asistencia técnica.

¿Cuál es el IVA de un renting y cómo influye contabilizarlo?

En los contratos de renting, el IVA es un aspecto clave que debe tenerse en cuenta a la hora de contabilizar el renting. El tipo de IVA que se aplica en los servicios de renting es del 21%, el mismo que se utiliza en la mayoría de bienes y servicios en España.

¿Cómo influye el IVA en la contabilización del renting?

El IVA que se incluye en cada cuota de renting no es un coste definitivo para las empresas o autónomos, ya que, al ser un impuesto deducible, puede recuperarse en las liquidaciones trimestrales de IVA. Esto implica que, aunque inicialmente se paga junto con la cuota mensual de renting, puede compensarse con el IVA repercutido a los clientes de la empresa.

A la hora de contabilizar el renting, es fundamental desglosar el importe del IVA de la cuota total. Este IVA se registra en la cuenta 472 (IVA soportado), en el debe, lo que permite que sea deducido en las declaraciones trimestrales (modelo 303). De este modo, el coste real para la empresa o autónomo será únicamente el importe de la cuota sin IVA.

Ventajas fiscales del IVA en el renting

Para las empresas y autónomos, esta deducción del IVA supone una ventaja fiscal, ya que el renting les permite utilizar bienes como vehículos o maquinaria sin hacer grandes inversiones y con la posibilidad de deducir el IVA en cada cuota. Sin embargo, para que este proceso sea efectivo, es fundamental llevar una contabilización del IVA de manera correcta.

Para facilitar este proceso y asegurar que todas las deducciones se realizan correctamente, herramientas como Billin pueden ayudar a automatizar la gestión y contabilización de los contratos de renting, incluyendo el IVA asociado.

El tratamiento del IVA en el renting para empresas

Para las empresas, el IVA del renting, que recordemos es del 21%, se considera un gasto deducible siempre que los bienes alquilados se utilicen exclusivamente para fines profesionales. El tratamiento contable del IVA en un contrato de renting, como ya hemos explicado, implica desglosar la cuota mensual en dos partes: el importe neto y el IVA correspondiente.

A la hora de contabilizarlo, el IVA se refleja en la cuenta 472 (IVA soportado), lo que permite deducir este importe en las declaraciones trimestrales de IVA. Esto significa que la empresa puede recuperar el IVA pagado en cada cuota de renting, siempre y cuando esté correctamente registrado en los libros contables y sea deducible.

Para que el IVA del renting sea deducible, es crucial que los bienes alquilados (como vehículos o maquinaria) estén relacionados directamente con la actividad empresarial.

Además, si el contrato incluye otros servicios, como mantenimiento o seguros, el IVA de estos servicios también será deducible, siempre que se pueda justificar su uso empresarial.

Cómo se aplica el IVA en el renting para autónomos

En el caso de los autónomos, el IVA en el renting se aplica de manera similar a las empresas. Cada cuota mensual de renting incluye un 21% de IVA, que puede deducirse siempre y cuando el bien alquilado (vehículo, maquinaria, etc.) esté destinado exclusivamente a la actividad profesional del autónomo.

Para que el autónomo pueda deducir el IVA del renting, es fundamental que el bien no se use para fines personales. En el caso de vehículos, por ejemplo, es común que Hacienda exija pruebas adicionales de su uso profesional, como un registro detallado de los kilómetros recorridos por trabajo.

Hacienda suele ser muy rigurosa en este aspecto, y si el vehículo, en el caso que estamos hablando, también tiene un uso personal, el autónomo solo podrá deducir una parte proporcional del IVA, en función del porcentaje de uso profesional que pueda justificar.

El IVA soportado por el autónomo se contabiliza en la cuenta 472 (IVA soportado), lo que le permite incluirlo en sus liquidaciones trimestrales y compensarlo con el IVA que haya repercutido a sus clientes.

Usar plataformas como Billin puede simplificar el proceso, asegurando que el IVA del renting esté correctamente registrado y deducido en cada período fiscal.

Ejemplo de cómo se contabiliza un renting

Supongamos que una empresa contrata un renting para maquinaria con las siguientes condiciones:

• Duración del contrato: 3 años.
• Pago mensual: 800 € (sin incluir IVA).
• IVA (21%): 168 €.
• Pago total mensual: 968 €.
• Fianza requerida al inicio del contrato: 3.000 € (sin IVA).

Asiento inicial por la fianza

Al inicio del contrato, la empresa deberá registrar la fianza de 3.000 € de la siguiente manera:

Cuenta contable	Debe	Haber
260. Fianzas recibidas a largo plazo	3.000 €	–
572. Bancos	–	3.000 €

Asiento por cada cuota mensual

Cada mes, la empresa deberá reflejar en su contabilidad el pago de la cuota de renting, desglosando el importe neto y el IVA:

Cuenta contable	Debe	Haber
621. Arrendamientos y cánones	800 €	–
472. Hacienda Pública, IVA soportado	168 €	–
410. Acreedores por prestación de servicios	–	968 €

Asiento por el pago de cada cuota mensual

Finalmente, al realizar el pago de la cuota, se registra el siguiente asiento:

Cuenta contable	Debe	Haber
572. Bancos	–	968 €
410. Acreedores por prestación de servicios	968 €	–

Este esquema se repite mes a mes durante la duración del contrato, manteniendo un control preciso del gasto y del IVA deducible.

¿Qué ocurre si no se contabiliza un renting?

No contabilizar un contrato de renting puede traer diversas complicaciones fiscales y financieras para tu empresa o actividad como autónomo.

El renting no solo implica un gasto recurrente, sino que también tiene implicaciones fiscales importantes, como la deducción del IVA y la correcta gestión de los gastos en tu contabilidad, como ya hemos visto. 

Si no llevas un registro adecuado del renting, podrías perder la oportunidad de deducir el IVA soportado en cada cuota mensual. 

Además, al no reflejar correctamente los gastos de renting en tus cuentas, podrías tener problemas para justificar tus gastos ante Hacienda, en caso de una inspección, lo que puede llevar a sanciones y multas.

La falta de una contabilización adecuada también distorsiona la visión real de la situación financiera de tu negocio. No tendrás una imagen clara de tus compromisos a largo plazo ni de tu flujo de caja, lo que puede afectar la toma de decisiones importantes.

Mejora el control de tu facturación con Billin

Para evitar problemas con tu facturación, es fundamental llevar un control riguroso de cada factura de renting y de su correspondiente asiento contable.

Aquí es donde Billin puede ayudarte. 

Con nuestro programa de facturación puedes tener un registro de tus gastos en la contabilidad del renting y los activos de tu negocio. 

La plataforma no solo te ayuda a organizar los pagos, sino que también te permite optimizar el tiempo y minimizar errores en el proceso de registro de gastos. 

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