Qué es el cuadro de mando integral y cómo usarlo

Si quieres conocer que es el cuadro de mando integral de una empresa y las diferentes formas de hacerlo o las diferentes áreas que abarca, estás en el sitio adecuado, con este artículo lo aprenderás.

¿Qué es y para qué sirve el cuadro de mando integral?

El Cuadro de Mando Integral es un modelo de gestión que desarrollaron los economistas americanos Robert Kaplan y David Norton y que aporta información medible de toda la actividad de la empresa, agrupando todos los procesos del negocio bajo cuatro paraguas: financiero, cliente, interno y aprendizaje.

El cuadro de mando integral de una empresa es una herramienta esencial para llevar el control de tus objetivos definidos en tu negocio, además nos ayuda a tomar decisiones empresariales.

Con el cuadro de mando se controla en tiempo real el rendimiento de nuestro negocio, siendo uno de los principales instrumentos estratégicos, ya que, analiza las acciones de marketing que estamos realizando.

En los sistemas ERP existen cuadros de mandos integrales, que nos permite controlar las principales KPI y tener una visión panorámica de nuestra empresa.

Su principal ventaja y funcionalidad es que podemos controlar y analizar todos los datos desde un mismo panel que se actualizará según las ventas que se produzcan y veremos métricas como el ROAS.

Algunos tipos de cuadros de mandos

El cuadro de mando puede ser operativo (CMO) o integral (CMI):

El CMO sirve para ver la marcha de la empresa en función de distintas variables, como son la comercial, financiera, producción, etc.

                                               CUADRO DE MANDO OPERATIVO

↓                                           ↓                                          ↓                                           ↓

Departamento Comercial

Departamento Financiero

Departamento de Producción

Departamento de Recursos Humanos

 

El CMI representa la ejecución de la estrategia estructurándola en cuatro puntos de vista, financiera, cliente, interna e innovación.

Para que su implantación sea un éxito el grupo formado por la dirección de la empresa debe estar totalmente involucrado y que esté basado en un Proyecto definido.

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Los Indicadores del CMI

Siguiendo con el modelo de Kaplan y Norton estableceremos cuatro puntos principales dentro de nuestro Cuadro de Mando Integral:

Interno. La visión interna de la empresa, que no es otra cosa que el control de la calidad de los procesos, estará dentro de este indicador. Se trata de obtener información de la evolución del proceso de creación del producto o servicio, desde el proceso de fabricación, los costes de producción y materiales, los tiempos de creación, etc., Por tanto con este indicador obtendremos información sobre la rentabilidad y la calidad de aquello que creamos.

Cliente. El cliente es la parte más importante de nuestro negocio por lo que este indicador será clave para conocer la opinión de los consumidores respecto a aquello que les ofrecemos y sabremos si realmente estamos satisfaciendo sus necesidades con nuestro producto o servicio. Dentro de este punto analizaremos si estamos fidelizando bien a nuestros clientes, si estamos consiguiendo nuevos clientes potenciales y qué visión estamos proyectando de nuestra PYME hacia el exterior.

Financiero. Esta parte del Cuadro de Mando Integral ha sido la única que, tradicionalmente, se ha tenido como referencia para medir la rentabilidad de la actividad de la empresa y la consecución de objetivos. Dentro de esta categoría agruparemos todo lo relativo a finanzas, tanto el control de gastos, inversión o ingresos.

Aprendizaje. Tiene que ver con las capacidades para llevar a cabo los indicadores anteriores. Se trata del control de todo el equipo para saber desde si el personal está motivado, si es capad de desarrollar productos o servicios, que realmente satisfagan las necesidades de nuestros clientes, e incluso detectar la habilidad de resolver los problemas con los que nos hayamos podido encontrar en las mediciones anteriores.

¿Cómo hacer un cuadro de mando integral?

Los pasos que debes seguir para hacer un CMI para tu empresa son:

• Definir la planificación estratégica teniendo claro el contexto de tu organización, es decir, la razón de ser, el mercado, las políticas internas y externas, etc., todos los grupos de interesados
• Estructurar las cuatro perspectivas de tu negocio para mantener el equilibrio: Financiera, Clientes, Procesos internos y Aprendizaje y Crecimiento.
• Delegar responsabilidades, estableciendo las responsabilidades para cada puesto de trabajo consiguiendo una alineación completa.
• Seleccionar las herramientas adecuadas para conseguir la eficacia en el reporte de los datos.
• Definir un periodo de revisión que nos permita llevar el control y los planes de acción para ajustar las métricas.

¿Qué son los KPI en el cuadro de mando integral?

Para utilizar el CMI hay que priorizar las medidas métricas que vamos a establecer según nuestros objetivos, estos indicadores del cuadro de mando integral son lo que forman los KPI.

La elección de los KPIs se plantea en función de tres enfoques fundamentales: el objetivo, el temporal y el operacional, los cuales, nos facilitarán una visión completa y detallada del negocio.

Independientemente de la naturaleza de estos indicadores que se elijan, los datos que ofrezcan deben aportar valor, deben ser útiles para mejorar y para detectar a tiempo las pérdidas de alineaciones con respecto la estrategia de la empresa.

Herramientas para hacer cuadros de mandos integrales

Power BI y Google Data Studio

Power BI es la herramienta de Microsoft para la creación de dashboards que permite un alto grado de personalización para localizar aquellas KIPs que más se adaptan a nuestros objetivos.

Nos permite unificar datos de diferentes fuentes para crear informes con la inteligencia artificial y tomar mejores decisiones empresariales que aumenten nuestros beneficios.

Data Studio es la aplicación de Google para crear un cuadro de mando que agrupe los diferentes datos obtenidos de todas sus aplicaciones en un solo panel de control.

Geckoboard

Geckoboard es una herramienta rápida y fácil de configurar para empresas, la cual, la utilizan para supervisar los indicadores claves y conseguir sus objetivos.

Los equipos de trabajo establecen metas para sus métricas más importantes y monitorean su progreso, consiguiendo optimizar su actividad para mejorar estas métricas claves que impulsan el crecimiento empresarial.

Zeus.vision

Zeus.vision es una consultora española que cuenta con una aplicación de Business Intelligence que satisface todas las necesidades de una empresa, entre sus funcionalidades más avanzadas están:

• Tablero interactivo
• Centraliza los datos en un único panel de control
• Cuadro de mando en tiempo real
• Es una herramienta de auditoría
• Exploración de datos

De esta manera se consigue analizar los datos realmente importantes, mejorar la toma de decisiones, visualizar los objetivos y mejorar la marca de imagen.

Ejemplo de cuadro de mando integral

Veamos un ejemplo de cuadro de mando integral para una empresa de construcción de obras públicas:

 ■ Resultado

Planificación de la provisión de los servicios de infraestructura y manejo de sus recursos, de manera integrada y participativa, conllevando al desarrollo económico, social, cultural y sustentable, orientado al servicio público y con alta competencia técnica y transparente.

1.- Desarrollo económico y social con planes de visión territorial integrados

2.- Contribución a la eficiencia de la inversión con la gestión presupuestaria

3.- Toma de decisiones basada en la gestión de la información

4.- Alcanzar el nivel de eficiencia en función del uso de los recursos

 

Ra) Establecer gestión colaborativa, eficiente, transparente y cercana a la ciudadanía

Rb) Proveer servicios de planificación, información y gestión presupuestaria integrada con calidad

↓                                                                          ↓

■ Procesos internos

Planificación integrada                                                 Gestión presupuestaria

↔ Mejora en los procesos participativos             ↔ Mejora los presupuestos de inversiones

↔ Instalar un proceso integrado                            ↔ Gestión modificatoria del presupuesto

↔ Planificar la pre-inversión                                   ↔ Seguimiento y evaluación

↓

Calidad de la gestión: procesos que fortalezcan la transparencia, procesos de integración territorial y sectorial, e implementar calidad en la gestión.

■ Aprendizaje

 

Competencias

Cultura y organización

Crecimiento y tecnología

 

Desarrollar e instalar competencias técnicas Desarrollar liderazgo

Promover la transparencia, excelencia y sintonía en los equipos de trabajo

Desarrollar los conocimientos Uso de tecnologías de información

 

Llegado a un punto es importante que la empresa cuente con un cuadro de mando integral con el que los empleados estén al corriente de como está evolucionando el negocio. Los datos aportan mejores decisiones y estas un mejor desempeño de la empresa en todos sus ámbitos.