Cuanto tiempo hay que conservar las facturas

Si eres autónomo o una empresa seguro que emites facturas con asiduidad con lo que seguro que te interesará saber cuanto tiempo que hay que guardar las facturas y su formato. Si es así vamos a ello.

¿Qué facturas debemos guardar?

Todos los autónomos y empresas se plantean la cuestión de cuánto tiempo se guardan las facturas, según el periodo legal establecido.

Según la Agencia Tributaria en su artículo 29.2 letra e) de la Ley 58/2003 de 17 de diciembre, establece la obligatoriedad de guardar las facturas y documentos justificativos que tengan relación con las obligaciones tributarias y mercantiles.

Igualmente, las obligaciones de facturación según el Reglamento, establecen que se conserven dichas facturas en su contenido original en el plazo que establece la Ley General Tributaria, los siguientes documentos:

• Facturas recibidas
• Facturas expedidas
• Justificantes de la aplicación de la inversión del sujeto pasivo (cuando el proveedor no esté establecido en la comunidad)
• Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la importación.

Estas obligaciones son iguales para todos los profesionales y empresarios, independientemente del régimen fiscal al que estén acogidos.

¿Cuánto tiempo se guardan las facturas?

Según el Código de Comercio, ¿cuánto tiempo hay que conservar las facturas?, pues bien, será durante 6 años, a partir del último ejercicio declarado.

Sin embargo, ¿cuántos años hay que guardar las facturas para la Agencia Tributaria?, el plazo de prescripción de Hacienda son 4 años, a contar desde la fecha de presentación del impuesto.

Aunque existen excepciones que nos pueden obligar a conservar algunas facturas durante un mayor periodo de tiempo, como, por ejemplo, las facturas de inmovilizado, ya que, habrá que mantenerlas mientras dure su amortización, por ejemplo, si compramos un vehículo cuya vida útil son 14 años, habrá que conservar esa factura durante todo el periodo.

También, las empresas sujetas al Impuesto de Sociedades, que apliquen compensación de bases imponibles negativas, tendrán que mantener los documentos durante 10 años, como se establece en la Ley 27/2014 de 27 de noviembre del Impuesto de Sociedades.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas para Hacienda?

Ante la Agencia Tributaria, ¿cuánto tiempo hay que guardar las facturas?, según establece la norma, habría que conservarlas hasta su prescripción, es decir, con documentos de IVA serían cuatro años, y, con documentos de IRPF, serían 5 años.

¿Cuántos años puede inspeccionar hacienda?, mientras el ejercicio no haya prescrito, Hacienda podrá inspeccionar o revisar cualquier ejercicio que considere oportuno y el tiempo son cuatro años.

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¿Es necesario guardar las facturas en papel?

Según la Agencia Tributaria en su RD 1619/2012 establece que la obligación de conservar las facturas, podrá realizarse mediante el uso de medios electrónicos, siempre y cuando, se cumplan la autenticidad, el origen, la integridad y la legibilidad, de manera que la Administración pueda acceder a ellas.

Pero habrá que tener en cuenta que las facturas recibidas en formato papel, podremos deshacernos de ellas, siempre y cuando, su copia digital sea idéntica a la original, además de mantener un orden cronológico de todos los campos obligatorios que deben aparecer en los libros contables, según el artículo 62 y siguientes del RD 1624/1992.

Es aconsejable, que automaticemos el proceso de captura de datos, ya que, la gestión documental será mucho más efectiva y óptima.

Por tanto, podemos destruir las facturas en papel, siempre que hayan sido enviadas o recibidas electrónicamente, y si por el contrario las hemos recibido o expedido en papel, habrá que conservarlas en formato físico, a no ser que usemos un sistema de digitalización certificada para convertirlas en formato digital.

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