Qué es un diagrama de Gantt y sus utilidades

Cuando nos llega un proyecto y necesitas que avance sin complicaciones, debes asignar tareas, planificar un cronograma y asegurarte de que nadie del equipo se desvíe del camino. Pues bien, para conseguirlo debes utilizar un Diagrama de Gantt.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

El Diagrama de Gantt es un método de representación de actividades o tareas que pretenden dar una visión generalizada sobre el tiempo dedicado a cada una de las actividades que forman un proceso de manera independiente. Es decir, es un tipo de gráfico que representa las tareas de forma independiente, con el fin de tener una imagen general de su evolución a través del tiempo.

A la hora de administrar un proyecto con las gráficas de Gantt obtienes una hoja de ruta visual del progreso de dicho proyecto.

¿Cuáles son los elementos de un diagrama de Gantt?

Los elementos que forman un Diagrama de Gantt son principalmente:

• La fecha de inicio y fin del proyecto.
• Todas las tareas o actividades a realizar, tanto las dependientes de otras como las que no lo son.
• Los periodos de tiempo previstos.
• Las tareas interdependientes.
• La visión del progreso, especificando las actividades hechas y las que están por realizar.

¿Cuáles son las características de un diagrama de Gantt?

Las características de un diagrama de Gantt son:

• Es una herramienta utilizada para la formulación de un proyecto.
• Su elaboración es muy sencilla, puedes hacerlo con una hoja cálculo, marcando algunas celdas para representar cada tarea.
• Proporciona una vista general de las tareas programadas, de manera que cada uno sabrá las tareas que le corresponden y en qué fecha deben finalizarlas.
• Hay que usar el eje vertical para las tareas y el eje horizontal para los tiempos determinados.

Beneficios del diagrama de Gantt

Un beneficio clave de un cronograma de Gantt es su capacidad para mostrar una visión global y general de un proyecto, ayudando a los trabajadores y gerentes a realizar un seguimiento de las tareas, además puede usarse para asignar recursos para finalizar a tiempo un proyecto.

También, proporciona una descripción general de un proyecto y su cronograma, tanto para los involucrados como para lo que tienen menos participación. Por ello, debe ser visualmente atractivo y fácil de entender.

Mejora la eficiencia y ayuda a gestionar los recursos, ya que, garantiza a los gerentes y trabajadores gestionar su tiempo de forma efectiva, pudiendo establecer calendarios realistas y asignar recursos en función de esos cronogramas.

Otro beneficio del Diagrama de Gantt es que permite mejorar el seguimiento de un proyecto, pudiendo revelar posibles incidencias o restricciones y permitir a los gerentes o miembros del proyecto, ajustarse en consecuencia de ello.

Además, aumenta la productividad y permite equilibrar varios proyectos, hace que la información compleja sea manejable y contribuye a establecer plazos y expectativas realistas.

¿Cómo se hace el diagrama de Gantt?

A la hora de crear tu primer diagrama de Gantt sigue las siguientes fases:

Primera. – Haz una lista de todas las tareas

Apunta todas las tareas que tienen que completarse en el proyecto, teniendo en cuenta los plazos de finalización y los miembros del equipo.

Es decir, abarca todas las tareas necesarias para conseguir que el resultado del proyecto tenga éxito.

Segunda. – Haz una lista de todas las tareas interdependientes

Normalmente, hay que finalizar una tarea para iniciar la siguiente de la lista, hay que planificar cómo se van a relacionar las diferentes tareas del proyecto.

Tercera. – Temporaliza las tareas del proyecto

Hay que tener en cuenta que cualquier proyecto puede sufrir un retraso. Por ello, debes visualizar los registros históricos de anteriores proyectos para hacerte una idea sobre cómo crear la línea temporal del proyecto.

Cuarta. – Asignación de tareas a los miembros responsables

En este apartado también debes consultar los registros históricos, ya que, si observas que un miembro en concreto suele presentar tarde la tarea encomendada, puedes evitar asignarle una tarea prioritaria o tener un mayor control sobre él.

Además de todo esto, hay que tener en cuenta en qué otros proyectos están trabajando los miembros simultáneamente y los descansos o vacaciones programadas.

Herramientas para crear un diagrama de Gantt

Hay multitud de herramientas para crear un diagrama de Gantt, pero voy a explicar cómo hacerlo en una hoja de Excel.

Una vez hayas completado las anteriores fases, haz lo siguiente:

Escribe en la hoja de cálculo todas las tareas y las fechas de inicio y finalización como muestra la siguiente tabla:

 

Posteriormente añade otra columna con el día de inicio y el día de fin.

La celda primera del Día de inicio debe incluir la siguiente fórmula: =int(B2)-int($B$2), ¡ya tendrías la primera tarea!

Y, en el Día de fin, debes incluir la fórmula =int(C2)-int($B$2), obteniendo la siguiente tabla

Ahora toca añadir un diagrama, para eso tienes que seleccionar las siguientes columnas de tu hoja de cálculo: Nombre de la tarea, Día de inicio y Duración, después haz clic en Insertar Diagrama y selecciona la modalidad de Grafico de barra apilada.

El diagrama Gantt que acabamos de crear es muy sencillo y tiene algunas desventajas como no poder asignar las tareas fácilmente, no puedes hacer cambios rápidos, no ofrece una visión general de las tareas interdependientes.

Es recomendable en proyectos grandes el uso de un software de gestión que tenga incluido el diagrama Gantt.