Factura ordinaria vs factura simplificada. ¿Cómo se diferencian?

La emisión de facturas, en el entorno empresarial, es una práctica fundamental para documentar las transacciones comerciales y profesionales. Sin embargo, es crucial comprender las diferencias entre los diferentes tipos de facturas para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y fiscales obligatorios de tu empresa o negocio.

Para ello, vamos a profundizar sobre dos tipos comunes de facturas: la factura ordinaria y la factura simplificada. Analizaremos sus características distintivas, cuando es apropiado utilizar cada una de ellas y te facilitaremos algunas diferencias significativas entre ambas para una comprensión más completa.

¡Empezamos!

Quién está obligado a emitir facturas

Según el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre), los empresarios y profesionales autónomos están obligados a expedir facturas y copia de estas por la venta de bienes y prestación de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad.

También existe obligación en caso de pagos anticipados, salvo cuando se trate de ventas intracomunitarias de bienes exentos.

En todo caso, se debe emitir factura en los siguientes casos:

• Cuando el cliente es otro empresario o autónomo.
• Cuando el cliente es un particular y lo solicita para fines tributarios (por ejemplo, para una deducción fiscal).
• La exportación de bienes que están exentos de IVA (salvo en las tiendas libres de impuestos).
• Las entregas de bienes comunitarios.
• Cuando el cliente sea una Administración pública o una persona jurídica que no sea empresario o autónomo.
• La entrega de bienes objeto de montaje o instalación antes de ponerse a disposición en el territorio donde se aplica el impuesto.
• Las ventas a distancia y ventas sujetas a impuestos especiales.
• El emisor de la factura siempre debe guardar una copia y entregarle otra a su cliente.

Obligación de conservar las facturas

Los empresarios y profesionales deberán expedir y entregar facturas y conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años, según lo dispuesto en el artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, General Tributaria y 165. Uno de la Ley 37/1992, del impuesto sobre el valor añadido.

Tipos de factura

El mencionado Reglamento de facturación distingue dos tipos de facturas:

• La factura completa o factura ordinaria.
• La factura simplificada.

Además de estos dos tipos principales, existen otros tipos de factura:

• La factura proforma: que a diferencia de una factura ordinaria o simplificada o completa, no tiene validez fiscal.
• La factura rectificativa: que modifica una factura emitida.
• La factura recapitulativa: que recoge en un mismo documento todas las facturas enviadas a un cliente en un periodo determinado.
• El duplicado de factura: que tiene el mismo valor que la factura original y no debe confundirse con una copia.
• La factura electrónica.

¿Qué es una factura ordinaria?

La factura ordinaria, también conocida como factura completa, es un documento esencial en el ámbito empresarial que registra de manera detallada una transacción comercial entre un proveedor y un cliente o la prestación de un servicio.

Es un instrumento fundamental tanto para el proveedor, ya que le permite documentar la venta de bienes o la prestación de servicios y establecer la obligación de pago por parte del cliente, como para el cliente, quien puede utilizarla para justificar el gasto realizado, practicar deducciones fiscales o formular una reclamación.

Contenido imprescindible de una factura ordinaria

La factura y sus copias deben contener, los siguientes datos obligatorios:

• Número y serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.
• La fecha de su expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• Número de identificación fiscal atribuido por la Administración tributaria con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura y Número de Identificación fiscal del destinatario.
• Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
• El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones (IVA e IRPF).
• La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, deberá consignarse por separado.
• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
• Si se produce alguna de las siguientes circunstancias:
• Si la factura está exenta de IVA se debe hacer constar el artículo por el cual queda exenta (por ejemplo, Factura exenta de IVA, según art. 21, Ley 37/1992, del Impuesto sobre el valor añadido).
• En supuestos de facturación por el destinatario.
• En supuestos de inversión del sujeto pasivo.
• En caso de pertenecer al régimen especial de bienes usados o al régimen especial de agencias de viaje.

Qué es una factura simplificada

La factura simplificada es un documento más básico utilizado en transacciones comerciales. Este tipo de factura sustituye al antiguo ticket o justificante de compra, desde la entrada en vigor el Reglamento que regula las obligaciones de facturación antes mencionado.

A diferencia de la factura ordinaria, la factura simplificada no requiere tantos datos o requisitos para su válida emisión.

Elementos de una factura simplificada

Los datos que deben figurar en una factura simplificada son los siguientes:

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de expedición.
• Fecha de operación si es distinta de la de expedición.
• NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.
• Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.
• Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”.
• Importe total.

Si se trata de una factura rectificativa, se hará constar la referencia a la factura rectificada.

Si se produce alguna de las siguientes circunstancias, se hará mención a la misma:

• operación exenta (con indicación del artículo que sustenta la exención).
• facturación por destinatario.
• inversión del sujeto pasivo.
• Régimen especial de agencias de viajes.
• Régimen especial de bienes usados.

Cuándo se puede hacer una factura simplificada

Se puede expedir una factura simplificada en los siguientes casos:

• Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido).
• Facturas rectificativas.
• Los autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.

Las siguientes operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido:

• Ventas al por menor (entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional, es decir, sea un particular).
• Ventas o servicios en ambulancia.
• Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
• Transporte de personas y sus equipajes.
• Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
• Salas de baile y discotecas.
• Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
• Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
• Utilización de instalaciones deportivas.
• Revelación de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
• Aparcamiento de vehículos.
• Servicios de videoclub.
• Tintorerías y lavanderías.
• Autopistas de peaje.

Por el contrario, no se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:

• En las entregas intracomunitarias de bienes.
• Las ventas a distancia.
• Operaciones no localizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
• Operaciones que sí están localizadas en el territorio de aplicación del impuesto y se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario tenga que emitir la factura por el proveedor o facturación por el destinatario.

Diferencias entre factura ordinaria y simplificada

Aunque ambos tipos de factura sirven para documentar transacciones comerciales, existen significativas diferencias entre una factura ordinaria y una factura simplificada.

A continuación, con una tabla comparativa vamos a ver esas diferencias:

Elemento	Factura ordinaria	Factura simplificada
Número y serie	Sí	Sí
Fecha de expedición	Sí	Sí
Fecha de operación (si diferente)	Sí	Opcional
NIF y Nombre del Expedidor	Sí	Sí
NIF y Nombre del Destinatario	Sí	No
Domicilio del expedidor y destinatario	Sí	No
Descripción detallada de operaciones	Sí	No
Precio unitario y descuentos	Sí	No
Tipo Impositivo y Cuota Tributaria	Sí	Sí
Fecha de Operación (si diferente)	Opcional	No
Operación Exenta de IVA	Sí	Sí
Identificación de bienes o servicios	Sí	Sí
Importe Total	Sí	Sí
Indicación de IVA Incluido	Sí	Opcional
Factura Rectificativa	Sí	Sí
Mención a Circunstancias Especiales	Sí	Sí

 

Como puedes comprobar, hemos destacado los elementos obligatorios y opcionales en cada tipo de factura. Mientras que la factura ordinaria requiere más detalles sobre la transacción, la factura simplificada se centra en los aspectos más básicos, adecuados para transacciones de menor complejidad y cuantía.

La gestión de facturación es crucial pero compleja en el ámbito empresarial.

Cada detalle debe manejarse con cuidado para cumplir con las normativas fiscales y evitar sanciones.

La gestión manual puede llevar a errores y pérdida de tiempo.

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