¿Cuál es la diferencia entre una factura y un albarán?

Si eres empresario o autónomo y realizas operaciones de compraventa de bienes, es fundamental conocer la diferencia entre una factura y un albarán.

Ambos documentos son importantes en el proceso de venta, pero cumplen funciones distintas.

En este artículo vamos a explicarte, en detalle, qué es una factura y qué es un albarán, analizando las características básicas de ambos, sus diferencias clave y las situaciones en las que es adecuado utilizar cada uno.

Así que, si quieres despejar cualquier duda sobre estos documentos comerciales, ¡sigue leyendo!

¿Qué es una factura?

Una factura es el documento comercial que acredita una transacción de venta de bienes o servicios entre un proveedor y un cliente. Este documento detalla de manera precisa los productos entregados o servicios realizados, así como los términos de pago acordados entre ambas partes.

Esencialmente, una factura actúa como una solicitud de pago por parte del proveedor o vendedor y como un registro de la transacción para el cliente.

Y ¿para qué sirve una factura?

En toda operación comercial, hay dos partes, proveedor/vendedor y cliente/comprador y la función que cumple una factura tiene sus particularidades en uno y otro caso. Veámoslas.

Para el proveedor, la factura sirve como un registro detallado de todas las ventas que ha realizado durante un período específico. Este registro es esencial para el seguimiento de ingresos, contabilidad y cumplimiento de obligaciones fiscales.

La factura proporciona información sobre los productos vendidos, ayudando al proveedor a mantener un control preciso de su inventario y permitiéndole realizar un seguimiento de las existencias disponibles así como planificar la reposición de productos según la demanda.

Además, la factura es el documento que permite solicitar el pago por los bienes entregados o los servicios prestados, iniciando el proceso de facturación y cobro.

Por último, la factura es el documento fundamental para el cumplimiento de las obligaciones fiscales del proveedor, ya que proporciona la evidencia de las ventas realizadas y los impuestos aplicables, permitiendo al proveedor calcular y declarar correctamente los ingresos y los impuestos ante la Agencia Tributaria.

Por su parte, para el comprador o cliente, la factura sirve para llevar un registro de todas las compras realizadas. Esto es útil para mantener un seguimiento de los gastos, gestionar el presupuesto y hacer análisis financieros.

Además, la factura proporciona al comprador información detallada de los precios y los conceptos facturados, permitiéndole verificar la exactitud de los cargos y controlar sus gastos de manera efectiva.

En caso de discrepancias en la factura o problemas con los productos entregados o servicios realizados, la factura actúa como documento de referencia para realizar reclamaciones o solicitar devoluciones.

Por último, para los compradores que son empresas o autónomos, la factura es un documento necesario para reclamar deducciones fiscales sobre las compras realizadas, ya que sirve como evidencia de gastos comerciales legítimos que pueden ser deducidos de los ingresos totales al calcular los impuestos.

¿Qué es un albarán?

Un albarán, también conocido como nota de entrega, es un documento comercial utilizado en el ámbito de las transacciones de bienes. Este documento tiene por objetivo principal certificar la entrega de la mercancía por parte del proveedor al cliente. Es emitido por el proveedor o vendedor y suele ser firmado por el cliente o su representante en el momento de la recepción de los bienes.

El albarán contiene información detallada sobre los productos entregados, la cantidad y una descripción específica de los mismos. Además, suele incluir la fecha de entrega, los datos del proveedor y del cliente y cualquier información relevante relacionada con la transacción.

El albarán también cumple varias funciones importantes tanto para el proveedor como para el cliente.

Algunos de los propósitos clave del albarán son:

• Certificación de la entrega: sirve como prueba documentada de que los bienes han sido entregados al cliente. Al firmar el albarán, el cliente confirma haber recibido los productos mencionados en el documento, lo que proporciona seguridad al proveedor de que la entrega se ha realizado correctamente.
• Registro de la transacción: el albarán actúa como un registro oficial de la transacción entre el proveedor y el cliente. Contiene detalles importantes sobre la operación, como ya hemos visto.
• Control de inventario: para el proveedor, el albarán también es útil para mantener un control preciso del inventario. Al registrar los productos entregados en el albarán, el proveedor puede actualizar sus registros de existencias y planificar la reposición de productos.
• Base para la facturación: Aunque el albarán no es un documento de facturación en sí mismo, proporciona la información necesaria para generar una factura. La descripción detallada de los productos entregados en el albarán sirve como base para la creación de la factura correspondiente, que establece la obligación de pago por parte del cliente.
• Resolución de discrepancias: En caso de discrepancias o problemas con la entrega de los productos, el albarán puede ser utilizado como evidencia para resolver cualquier controversia entre el proveedor y el cliente, ya que la información contenida en el albarán ayuda a clarificar los términos de la entrega y a resolver cualquier malentendido de manera eficiente.

Características básicas de un albarán: Qué datos debe llevar

A la hora de crear albaranes, debes tener en cuenta que deben contener unos requisitos esenciales. Los elementos que deben aparecer en este documento para cumplir su propósito de certificar la entrega de mercancías son:

1. Indicar claramente que es un Albarán y hacer constar el número y la serie de albarán.
2. Datos del proveedor y del cliente: Es indispensable incluir la información completa y precisa tanto del proveedor como del cliente en el albarán: Nombre, NIF o CIF y dirección.
3. Fecha de emisión: El albarán debe contener la fecha en que se emite el albarán. Esta fecha es importante para establecer la cronología de la entrega y para el registro y seguimiento por parte del proveedor y el cliente.
4. Lugar de entrega de la mercancía: Debe aparecer el destino de las mercancías.
5. Descripción detallada de los productos entregados: incluyendo la cantidad de cada producto.
6. Firma de conformidad del cliente: Una característica esencial del albarán es la firma de conformidad del cliente o su representante. Al firmar el albarán, el cliente certifica que ha recibido los productos mencionados y está de acuerdo con la entrega. Esta firma actúa como prueba de la recepción de la mercancía por parte del cliente.

Características clave de una factura: Qué datos debe llevar

Las características clave de una factura para garantizar la validez legal de este documento, así como proporcionar información completa y precisa sobre la transacción comercial son las siguientes:

1. Número de factura: Todas las facturas deben estar numeradas, siguiendo un orden correlativo en función de la fecha de emisión, para facilitar su identificación.
2. Fecha de emisión y vencimiento: La factura debe contener la fecha en que se emitió el documento así como la fecha de vencimiento del pago. Ambas fechas son importantes para establecer plazos claros para el pago y para evitar posibles retrasos y reclamaciones futuras.
3. Datos del proveedor y del cliente: Es esencial incluir la información completa y precisa de ambas partes en la factura: nombre, dirección, número de identificación fiscal, así como cualquier otra información de contacto relevante.
4. Descripción detallada de los bienes o servicios: incluyendo la cantidad de cada producto o servicio, así como cualquier especificación relevante que identifique claramente los elementos facturados.
5. Precio unitario y total: Junto con la descripción de los productos o servicios, la factura debe indicar el precio unitario y el precio total de cada artículo facturado para permitir al cliente comprender claramente cómo se calcula el monto total a pagar y facilitar la verificación de la precisión de los cargos.
6. Impuestos aplicables a la operación: la factura debe incluir los impuestos aplicables a la operación que se lleva a cabo, normalmente IVA e IRPF, especificando el porcentaje aplicable. En caso de alguna exención fiscal hay que especificar su fundamento legal. Puedes ver aquí ¿Cómo sacar el IVA en una factura?
7. Términos de pago: La factura debe especificar las condiciones de pago acordadas entre el proveedor y el cliente: pago en efectivo, transferencia bancaria, bizum, paypal, etc… la fecha de vencimiento de pago y cualquier otra política de descuentos por pronto pago o penalizaciones por retraso en el pago.

Principales diferencias entre un albarán y una factura

Las diferencias entre un albarán y una factura radican en sus funciones, contenido, uso y momento de emisión.

A continuación, vemos en detalles estas diferencias clave:

Por la función

El albarán tiene como función principal certificar la entrega física de los productos al cliente. Actúa como evidencia de que la mercancía ha sido recibida por el cliente.

La función principal de la factura es solicitar el pago al cliente por los bienes o servicios entregados. Establece la obligación de pago por parte del cliente al proveedor.

Por el contenido

El contenido del albarán se centra en los detalles de la entrega de los productos: incluye información como la descripción de los productos entregados, la cantidad, la fecha de entrega y la conformidad del cliente.

La factura, por su parte, contiene información detallada sobre los precios de los bienes o servicios entregados, incluyendo el precio unitario y total, los impuestos aplicables, los términos de pago y cualquier otra condición comercial acordada entre proveedor y cliente.

Momento de emisión

El albarán se emite en el momento de la entrega física de los productos al cliente. Es un documento que acompaña a la mercancía durante su transporte y es firmado por el cliente o su representante al recibir la entrega.

La factura se emite después de la entrega de los bienes o servicios y tiene como objetivo solicitar el pago al cliente. Es un documento que establece la obligación de pago.

Uso

El albarán se utiliza principalmente para fines logísticos y de control de inventario. Sirve para garantizar que se haya entregado la mercancía correcta en la cantidad acordada.

La factura se utiliza para fines financieros y contables. Es esencial para solicitar el pago al cliente y mantener registros precisos de las operaciones comerciales.

¿En qué situaciones debe utilizarse cada uno?

Ahora que ya conocemos la diferencia entre un albarán y una factura, es fundamental comprender en qué situaciones es más apropiado utilizar un albarán o una factura en una operación comercial. Veamos las circunstancias más adecuadas para utilizar estos documentos:

Cuándo es más adecuado utilizar un albarán

El albarán debe utilizarse cuando se realiza la entrega de mercancía al cliente. Es necesario certificar que la mercancía ha sido recibida por el cliente en la cantidad y calidad acordadas.

El albarán es también útil para mantener un control preciso del inventario, ya que permite al proveedor registrar la salida de productos del almacén y actualizar las existencias disponibles.

En situaciones en las que se realizan entregas parciales o múltiples, el alabarán ayuda a llevar un seguimiento de las entregas realizadas y garantizar que todas las mercancías sean entregadas correctamente.

En caso de disconformidad sobre la entrega de los productos, el albarán sirve como prueba documentada de que la mercancía ha sido entregada al cliente. La firma de conformidad del cliente proporciona respaldo al proveedor en caso de reclamaciones posteriores.

Cuándo se debe utilizar una factura

La factura debe utilizarse para solicitar el pago al cliente por los bienes o servicios entregados. Es un documento legalmente vinculante que establece la obligación de pago por parte del cliente. Es esencial para fines contables y financieros, ya que registra la venta y el ingreso generado, facilitando el seguimiento de los ingresos y gastos de la empresa.

La factura además, proporciona información detallada sobre la transacción, incluyendo los impuestos aplicables. Es necesaria para cumplir con las obligaciones fiscales y para presentar las declaraciones de impuestos.

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