¿Cómo realizar una factura de abono?: paso a paso

Para no cometer errores en la emisión de facturas rectificativas, vamos a aclarar cualquier duda con respecto como hacer una factura de abono, como se hace dicha factura de abono y como evitar repercutir al IVA.

Cualquier negocio, en algún momento, debe hacer frente a situaciones que requieren la devolución de productos o ajustes en los servicios prestados. 

En estos casos, es habitual emitir una factura de abono para reflejar la transacción de manera correcta. Pero, ¿qué implica realmente este tipo de factura?, y ¿cuáles son los pasos para elaborarla adecuadamente? 

Si estas cuestiones han despertado tu curiosidad, este artículo es justo lo que necesitas.

¿Cómo hacer una factura de abono correctamente?

Comencemos explicando, brevemente, qué es una factura de abono y cómo funciona. 

Una factura de abono se emite para anular o rectificar una factura previamente emitida. Se utiliza en diversas situaciones tales como devoluciones de productos, descuentos aplicados después de la emisión de la factura original o errores en la facturación.

La factura de abono refleja la cantidad que se devuelve o el ajuste que se realiza y contribuye a mantener una contabilidad clara y precisa.

Cuando necesitas hacer una devolución o corregir un error en una factura ya emitida, debes generar una factura de abono, que tiene como objetivo anular o modificar la factura original de manera legal y transparente.

Pero, ¿quieres saber cómo hacer una factura de abono? Sigue estos pasos:

Con este tipo de factura evitamos la anulación de facturas emitidas.

Ésta debe emitirse tan pronto como el encargado de emitir la factura tenga constancia de dicha rectificación, y siempre que no hayan pasado cuatro años desde que se devengó el impuesto o las circunstancias que motivan la rectificación y no cumplan los requisitos incluidos en el artículo 80 de Ley 37/1992.

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Pasos clave para crear una factura de abono

Genera una factura de abono, cumpliendo con todos los requisitos legales y garantizando una correcta gestión contable y fiscal, con estos pasos:

• La factura de abono debe contener toda la información de la factura que estás rectificando. Es decir, el número de la factura original, los detalles del cliente, como su nombre o razón social, dirección y NIF y los datos de la operación.

• Al crear una factura de abono, es importante modificar la numeración. Esto se puede hacer añadiendo una serie específica que la distinga de las facturas ordinarias. Por ejemplo, podrías utilizar una letra o un código adicional, como “R-000”, que indique que es la corrección de la factura número 000. Esto permite llevar un seguimiento adecuado en tu contabilidad.

• La base imponible de la factura de abono debe aparecer en negativo, incluyendo tanto el importe neto como el IVA y, si corresponde, el IRPF. De esta manera, la factura de abono actúa como una compensación de la factura original, anulando o ajustando las cantidades previamente cobradas.

• Es recomendable generar la factura de abono tan pronto como detectes el error o se confirme la devolución de productos o servicios por parte del cliente. Debes tener en cuenta que, si han pasado más de cuatro años desde la emisión de la factura original, ya no será posible realizar una revisión de este tipo.

Requisitos de una nota de abono:

• En todas se indicará su condición.
• Se informará la causa que la genera.
• Constarán los datos identificativos de la factura abono y la rectificación que se haya efectuado.
• Cumplir los requisitos exigidos por ley.

¿En qué casos es obligatorio expedir facturas de abono?

• En el caso de que la factura no cumpla los requisitos recogidos en el artículo 6 y 7 del Reglamento que regula la obligación a facturar.
• Si se diera alguna de las circunstancias recogidas en artículo 80 de la Ley 37/1992.
• Por un error en la cuota de IVA repercutido.

¿Qué necesitamos para generar una factura abono?

En general, se tiene una serie de facturación distinta para este tipo de facturas rectificativas o de abono, aunque hay muchas empresas que las incluyen en su única serie de facturación, pero con signo negativo.

Debemos tener todos los datos de la factura a rectificar: número, cantidad, fecha, destinatario…

A tener en cuenta la diferencia entre factura rectificativa sustitutiva y factura rectificativa de abono, ya que la primera sustituye a la anterior por un dato erróneo, mientras que la factura de abono puede venir generada, bien por una devolución o por una rappel.

Aquí tienes una plantilla de factura rectificativa

¿Cuándo se usa la factura abono?

Para desglosar este apartado es necesario aclarar que sucesos pueden obligarnos a generar una factura de abono, es decir, el hecho que la antecede:

• Por un lado podemos encontrarnos el caso de que se produzca una devolución de mercancías, bien por su deterioro o por un error en el pedido, este suceso se reflejará en una nota de abono emitida al mismo cliente, indicando la cantidad de mercancía que se devuelve, y marcada con un precio negativo, así daría lugar a una base imponible negativa y a su cuota repercutida correspondiente también con signo negativo.
• Por otro lado, aparece la figura de rappel sobre compras, el cual, viene definido como la cantidad de descuento que se le realiza a una empresa o consumidor por alcanzar un cierto nivel de consumo.
  Ésta puede ser emitida de forma trimestral o anual, y en ella, habría que indicar el periodo al que corresponde dicho descuento.

¿Podemos usarla para recuperar el IVA impagado?

Para el actual empresario, surge el problema con las facturas que emitimos a clientes porque hacer facturas gratis es fácil.

El problema es que tenemos la obligación de liquidar el impuesto del IVA sin haber cobrado muchas veces.

Pues bien, existe la posibilidad de recuperar ese IVA moroso, según la Ley de IVA

Requisitos para recuperar el IVA de facturas impagadas:

• El cliente deudor debe ser un autónomo o empresario.
• La operación contable debe estar registrada y su IVA correspondiente liquidado.
• Han tenido que transcurrir más de 6 meses desde la emisión.
• Debemos haber reclamado la deuda.

Si ya cumples estos requisitos, te explicamos los pasos a seguir para reclamar dicho IVA:

1. Emite la factura de abono que sustituya a la anterior.
2. Reclamar judicial o notarialmente la deuda.
3. Enviar la nueva factura a la Administración de Hacienda.
4. Incluir esa factura en el trimestre correspondiente.

Factura de abono o rectificativa: ¿Cuál es la diferencia?

Aunque se utilizan indistintamente, la factura de abono es, en realidad, un subtipo de factura rectificativa, desde 2013, tras publicarse el nuevo Reglamento de facturación. Veamos cuándo utilizar una factura de abono y cuándo utilizar una factura rectificativa. 

Cuándo utilizar una factura rectificativa y cuándo una factura de abono

• Factura de abono: Se utiliza principalmente para devolver dinero al cliente, ya sea por devoluciones de productos o descuentos aplicados.

• Factura rectificativa: Se emplea cuando hay un error en la factura original que necesita corrección, como errores en los datos del cliente, montos incorrectos, etc. Esta factura anula y sustituye la factura original.

¿Cómo hacer un abono de una factura ya emitida?

Hay situaciones en las que es obligatorio y necesario hacer un abono en una factura ya emitida para anular una factura anterior y que los registros contables y fiscales sean correctos y fiables.

Ejemplos de situaciones para emitir una factura de abono

• Cuando un cliente devuelve un producto total o parcialmente, se debe emitir una factura de abono para reflejar adecuadamente la transacción.

  Este tipo de situación es común en el comercio minorista y en la prestación de servicios, donde los clientes pueden cambiar de opinión o encontrar defectos en lo adquirido. Al emitir en abono en la factura, se documenta el ajuste correspondiente en el proceso contable y en la gestión de inventarios.

• En ocasiones, una factura original puede no incluir el tipo impositivo de IVA que corresponde a la operación (por errores en el cálculo o por omisiones al momento de emitir la factura). Para corregir esta situación, es necesario emitir una factura de abono que indique el IVA correcto.

• Los errores en la facturación son muy comunes y, además del comentado anteriormente, puede ocurrir que una factura emitida contenga un cálculo erróneo en el precio de un producto o la introducción incorrecta de la cantidad de producto vendido.  Cuando se detecta un error de este tipo, es fácil corregirlo de forma rápida y legal mediante la emisión de una factura de abono.

• Si se presenta la situación de que una factura emitida no ha sido abonada y se desea recuperar el IVA correspondiente, se debe emitir una factura de abono. Al hacer la rectificación, se documenta formalmente la anulación de la operación, permitiendo así la recuperación del IVA que se había declarado anteriormente.

• En ocasiones, después de haber emitido una factura original, puedes llegar a un acuerdo con tu cliente para aplicar un descuento adicional o una bonificación especial.

  Esto puede suceder, por ejemplo, si el cliente realiza una compra de gran volumen, lo que justifica una rebaja en el precio final, o si se ha alcanzado un objetivo de fidelización que premia al cliente con un descuento posterior. Dado que la factura original ya ha sido emitida y contabilizada sin este ajuste, la forma correcta de reflejar este cambio sería a través de una factura de abono.

Factura de abono en negativo: ¿qué debes saber?

Ya hemos hablado de que la factura de abono es un tipo de factura rectificativa. En este sentido, podemos distinguir dos tipos principales de facturas rectificativas: la factura rectificativa positiva y la factura rectificativa negativa, también conocida como factura de abono de negativo.

Aunque no existe una normativa estricta que defina cuándo usar una u otra, es posible diferenciarlas según las situaciones en las que se aplican.

Las facturas rectificativas negativas o facturas de abono de negativo, se utilizan cuando el importe que debe corregirse o modificarse es negativo y sirven para anular o reducir el valor de una factura original en los siguientes casos:

• Devoluciones parciales o totales de un pedido.
• Recuperación del IVA en facturas que no han sido pagadas o que resultan impagadas.
• Errores en la base imponible o en el monto total de la factura original, como un precio mal calculado o una cantidad incorrecta.

Por otro lado, la factura rectificativa positiva se usa cuando es necesario corregir ciertos datos sin que esto implique un cambio en el importe total de la factura.

Este tipo de factura corrige elementos como:

• Datos del cliente o del emisor, en caso de que se haya introducido alguna información incorrecta, como el nombre o NIF.
• Errores en los datos de la factura, como la fecha de devengo o de vencimiento.
• Corrección de tipos impositivos, como el porcentaje de IVA o IRPF aplicados incorrectamente en la factura original.

Consideraciones importantes al emitir facturas de abono en negativo

Emitir una factura de abono en negativo requiere conocer ciertos pasos clave y tener en cuenta algunas consideraciones relevantes para que el proceso sea válido y cumpla con la normativa fiscal. Veamos los puntos más relevantes a tener en cuenta:

• • Corrección de la base imponible: cuando emites una factura de abono en negativo, es fundamental que la base imponible (el valor sobre el que se calculan los impuestos) se refleje de manera correcta. La base imponible debe aparecer en negativo, junto con el IVA y cualquier otro impuesto aplicable.

    Esto permite anular o ajustar el importe de la factura original. Si, por ejemplo, el valor del producto o servicio era incorrecto, este ajuste en la base imponible es la forma de rectificar la transacción.

  • Referencia a la factura original: es imprescindible que la factura de abono en negativo haga referencia explícita a la factura que está corrigiendo. Esto no solo facilita el control contable, sino que también es un requisito legal. La referencia debe incluir el número de la factura original y la fecha de emisión, de manera que no haya confusión sobre qué documento se está rectificando.

  • Impacto en la contabilidad: una factura de abono impacta directamente en la contabilidad, ya que reduce los ingresos que se habían registrado previamente. Por lo tanto, es importante asegurarse de que este ajuste se refleje de manera adecuada en la contabilidad.

  • Plazo para emitir la factura de abono: es importante emitir la factura de abono lo antes posible, especialmente una vez que se ha detectado un error o se ha confirmado una devolución de productos.

    Sin embargo, es fundamental recordar que la normativa suele establecer un plazo máximo de cuatro años desde la emisión de la factura original para realizar la rectificación mediante una factura de abono. Pasado este periodo, ya no será posible realizar la corrección.

• No altera la numeración original: otro aspecto clave es que la numeración de la factura de abono debe seguir una secuencia distinta a la de las facturas ordinarias. Esto se hace para diferenciar claramente entre los documentos que son facturas regulares y los que son rectificativos o abonos. La numeración puede incluir una serie especial, como “FR-000” o “R-000”.

• Evita cancelar o eliminar facturas originales: uno de los errores más comunes es intentar eliminar o cancelar una factura original cuando se detecta un error. Esto no solo va en contra de la normativa fiscal, sino que puede causar problemas en la contabilidad.

  En lugar de eliminar la factura original, se debe emitir una factura de abono que ajuste o anule el importe facturado. De esta manera, todo queda registrado de forma transparente y legal.

¿Cómo se hace una factura de abono? Ejemplos

Factura abono impago 

Factura Impagada original                                                         Factura Abono

Cliente: Razón Social                                                                    Cliente: Razón social

CIF: …………………….                                                                         CIF:……………………….

Nº 00XY               FECHA: XX/XX/2017                                       Nº 00XY               Fecha: XX/XX/2017

CONCEPTO: el que proceda                                                      CONCEPTO:

Anulación de la cuota de IVA de la factura 0003 de fecha 25/01/2017, al amparo art. 80 LEY IVA Vigente

Base Imponible .. 100 €                                                               Base Imponible.. 0 €

IVA (21%)…………   21 €                                                                 IVA (21%)………..-2 1 €

Total factura: …… 121 €                                                               Total Factura: ….-21 €

Como vemos, solo repercutimos el IVA no cobrado y tenemos que hacer mención al artículo 80 de la Ley del IVA.

Factura abono devolución

Factura Abono devolucion

Cliente: Razón Social

CIF: ……………………….

Nº 00XY               Fecha: XX/XX/2017

CONCEPTO: Error en el precio unitario

10 mercancías                   -100

Base Imponible……….. -100

IVA (21%) …………………..-21

Total factura:…………… -121

Factura abono Rappel

Factura Abono Rappel

Cliente: Razón Social

CIF: ……………………….

Nº 00XY               Fecha: XX/XX/2017

CONCEPTO:

comisión ventas….      -100

Base Imponible……….. -100

IVA (21%) …………………..-21

Total factura:…………… -121

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Como vemos la factura de abono es un recurso interesante que nos ayuda cuando tenemos errores con las que hemos emitido y no cobramos o con las que necesitamos hacer ajustes para reflejar la realidad.

Contar con un sistema organizado para el registro y archivo de todas tus facturas y sus respectivas rectificativas o abonos es clave para una gestión contable eficiente. Un buen programa de facturación garantiza que tu contabilidad esté en orden.

La gestión correcta de las facturas rectificativas y de abono no solo es una exigencia legal, sino también una muestra de profesionalidad y transparencia en tu relación con clientes y proveedores.

Si buscas simplificar la gestión de tus facturas y asegurarte de cumplir con la normativa vigente, Billin es la solución ideal. Con nuestra plataforma, podrás emitir facturas rectificativas y de abono de manera rápida y fácil, optimizando la administración de tu negocio.

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