Factura electrónica obligatoria para autónomos y empresas: todo lo que necesitas saber

La transformación digital está marcando un antes y un después en la forma en que las empresas y los autónomos gestionan sus actividades y uno de los cambios más significativos en España es la implementación de la factura electrónica obligatoria. 

Este requisito, impulsado por la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, busca no solo modernizar los procesos administrativos, sino también fomentar la transparencia, reducir la morosidad y mejorar la competitividad empresarial.

En este artículo, te explicamos en detalle qué implica la obligatoriedad de la facturación electrónica, cómo afecta a autónomos y empresas, los plazos establecidos para su implementación y los pasos necesarios para adaptarse a esta normativa. 

Analizamos los beneficios clave que este sistema ofrece y cómo el marco legislativo, de la Ley Antifraude junto a la Ley Crea y Crece, está sentando las bases para un entorno empresarial más ágil, digital y sostenible en España.

En este artículo, puedes encontrar toda la información que necesitas para implementar la factura electrónica obligatoria en tu negocio y aprovechar al máximo las oportunidades que trae consigo esta nueva era de la digitalización.

Si quieres estar preparado para este cambio y cumplir con las nuevas exigencias legales, ¡sigue leyendo!

Nueva normativa de la facturación electrónica obligatoria

La implementación de la factura electrónica obligatoria en España es el resultado de una serie de cambios legislativos que buscan modernizar el tejido empresarial y combatir problemas persistentes como la morosidad y el fraude fiscal. 

Este nuevo marco normativo se ha desarrollado a través de dos leyes clave conocidas como la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, que establecen las bases para la obligatoriedad de la facturación electrónica para empresas y autónomos.

Ley antifraude 11/2021

La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude, tiene un apartado específico dedicado a los sistemas de facturación de las empresas. 

El objetivo es asegurar la veracidad de las facturas y evitar prácticas fraudulentas como la doble facturación.

El desarrollo reglamentario de esta Ley se ha producido a través del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos de facturación electrónicos de empresarios y profesionales, así como la estandarización de formatos de los registros de facturación.

Según este reglamento, las obligaciones se implementarán de forma progresiva:

• fecha de entrada en vigor para usuarios: los sistemas de facturación deberán cumplir con los nuevos requisitos antes del 1 de enero de 2026, en el caso de las personas jurídicas, y el 1 de julio de 2026 para autónomos.
• fabricantes de sistemas informáticos: tendrán un plazo de nueve meses, desde la aprobación de la normativa técnica, para adaptar y certificar sus productos según las especificaciones exigidas, es decir, el 29 de julio de 2025.

El objetivo es que estos sistemas de facturación garanticen la integridad, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, conservación de la información e inalterabilidad de los registros sin que quede la debida anotación en los sistemas.

Ley Crea y Crece

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como Ley Crea y Crece, es la normativa que introduce de manera directa la obligatoriedad de la facturación electrónica en España. 

Los principales objetivos de esta ley son: 

• Reducir la morosidad comercial.
• Facilitar el crecimiento de las empresas reduciendo los trámites y obstáculos.
• Impulsar la digitalización mediante herramientas digitales más eficientes.

Principales novedades de la Ley Crea y Crece

Esta ley contempla una serie de medidas para conseguir los objetivos antes mencionados. 

Veamos cuáles son las principales novedades de esta ley:

• Facilidades para la creación de empresas: un ejemplo sería la reducción del capital mínimo necesario para crear una sociedad de responsabilidad limitada (SL) de 3.000 euros a solo 1 euro y la eliminación de trámites legales para fomentar la creación de nuevos negocios.

• Obligatoriedad de la factura electrónica: todas las empresas y autónomos deben emitir facturas electrónicas en sus transacciones comerciales, independientemente de su tamaño, con el fin de reducir la morosidad comercial y mejorar la transparencia en los pagos.

• Medidas contra la morosidad comercial: por ejemplo, la obligatoriedad de registrar las facturas electrónicas para controlar los plazos de pago.

• Impulso a la digitalización empresarial: promueve el uso de herramientas digitales para mejorar la eficiencia y la competitividad de las empresas.

• Acceso a financiación alternativa: se fomenta el acceso de las pymes y autónomos a plataformas de financiación alternativa, como el crowdfunfing o el capital riesgo, para impulsar su crecimiento.

Te podría interesar → Cómo digitalizar los procesos administrativos de tu empresa

Plazos para la puesta en marcha de la Ley Crea y Crece

La Ley Crea y Crece, publicada en el BOE en octubre de 2022, establece la obligatoriedad de la facturación electrónica para empresas y autónomos en España. Para garantizar una transición gradual y efectiva, se han definido diferentes plazos de implementación según el volumen de facturación de las empresas. 

Estos plazos comenzarán a contar desde la aprobación del reglamento que desarrolla esta normativa, actualmente en proceso de elaboración, y cuya publicación está prevista para principios de 2025.

• Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: tienen un plazo de 12 meses desde la aprobación del reglamento para implementar la factura electrónica obligatoria.
• Resto de empresas y autónomos: disponen de 24 meses desde la aprobación del reglamento para cumplir con la obligatoriedad.

¿Qué es la factura electrónica obligatoria para negocios?

La factura electrónica obligatoria para autónomos y empresas representa la evolución natural de la factura tradicional hacia un formato completamente digital, adaptado a las necesidades de un entorno empresarial más eficiente, transparente y tecnológicamente avanzado.

Gestiona ahora tu → programa de facturación para autónomos

Principalmente, podemos resumir esta nueva obligación en dos requisitos.

En primer lugar, es obligatorio contar con un software de facturación compliance con Hacienda que permita compartirla de manera inmediata con el fisco.

Además, también es requisito indispensable que las facturas cumplan con un formato determinado en el que se deberá implementar un código QR según se señala en el Real Decreto 1007/2023.

Características fundamentales de la factura electrónica:

La factura electrónica obligatoria conserva los elementos esenciales de las transacciones comerciales tradicionales, como:

• Información de la operación: incluye los datos del cliente y del proveedor, la fecha de emisión, la descripción de la operación, el precio, los impuestos aplicables, entre otros.
• Validez fiscal y legal: sirve como prueba de una compraventa de bienes o servicios y tiene la misma validez que una factura en papel.
• Emisión obligatoria y numeración correlativa: debe cumplir con la normativa de emisión y numeración de facturas establecidas por la ley.
• Seguridad en las transacciones: protege tanto a compradores como a vendedores ante posibles impagos, reclamaciones o devoluciones.

Te podría interesar → ¿Cómo hacer una factura electrónica? Guía paso a paso

¿Qué cambia con la factura electrónica?

El principal cambio se encuentra en su formato completamente digital, lo que implica nuevas formas de tramitar y gestionar las facturas. 

Para cumplir con estas exigencias, los negocios deben utilizar softwares especializados que permitan emitir, recibir y almacenar facturas electrónicas de manera segura y de conformidad con los requisitos legales.

Te podría interesar → Los 10 mejores programas de facturación

Reglamento Verifactu: facturación segura y sin manipulaciones

Además, con el Reglamento Verifactu (Ley Antifraude), es obligatorio que estos softwares de facturación cumplan con requisitos de inalterabilidad y trazabilidad, lo que significa que las facturas no pueden ser manipuladas una vez emitidas. 

Este reglamento garantiza la integridad de los registros contables y forma parte de las medidas de lucha contra el fraude fiscal establecidas en la Ley Antifraude. 

Así, los negocios deben asegurarse de usar programas de facturación que estén certificados para cumplir con estos estándares.

Elementos adicionales incorporados en el reglamento de la Ley Crea y Crece

La factura electrónica incluye ahora una serie de elementos específicos que responden a las nuevas normativas y necesidades del entorno digital:

• Firma electrónica obligatoria: debe estar firmada mediante un sistema reconocido, como la firma electrónica del emisor, el sistema de intercambio electrónico de datos (EDI), u otros sistemas de autenticación comunicados previamente a la Administración Tributaria (AEAT).
• Identificación única: cada factura electrónica debe incluir un código único formado por: el número de identificación fiscal (NIF) del emisor, la numeración y serie de la factura y la fecha de expedición.
• Estado de la factura: se debe reservar un espacio para indicar el estado de la factura, como: recibida, aceptada o pagada. Además, puede incluir otros estados posibles: rechazo, pago parcial, cesión a terceros, entre otros. Estos deben incluir la fecha correspondiente.
• Sistema Verifactu: si la factura está acogida al sistema opcional de facturas verificables, debe incorporar el identificativo Verifactu para su rastreo y autenticación.
• Modelos semánticos admitidos: la factura electrónica debe emitirse en uno de los siguientes formatos reconocidos: mensaje XML del CEFACT/ONU, mensajes UBL (norma ISO/IEC 19845:2015), mensaje EDIFACT (norma ISO 9735), mensaje Facturae.
• PDF complementario: para facilitar la transición, las empresas con facturación superior a 8 millones de euros deberán incluir un PDF complementario durante los primeros 12 meses. Esto permitirá a los autónomos y pymes que aún no estén obligados a utilizar la factura electrónica acceder al documento.

Principales beneficios de la factura electrónica obligatoria para negocios

La implementación de la facturación electrónica obligatoria no solo se limita a cumplir con los requisitos legales, sino que también aporta múltiples beneficios que mejoran la eficiencia, seguridad y sostenibilidad de los negocios. 

Veamos las principales ventajas de hacer una factura electrónica: 

• Facilita la automatización de procesos y agiliza los trámites consiguiendo que las empresas sean más competitivas.
• Incorpora la facturación de manera automática a los libros de registro.
• Reduce las posibilidades de errores humanos.
• Aumenta el control sobre la documentación y los procesos tributarios.
• Mejora la relación con terceros e incrementa la confianza y la credibilidad.
• Permite la consulta de las facturas y su estado en tiempo real.
• Favorece la transparencia de la información.
• Disminuye la posibilidad de fraude y el riesgo de impago.
• Ofrece un gran impulso para la digitalización real de pymes y autónomos.

¿Cómo adaptarse a la factura electrónica para negocios?

La adaptación a la factura electrónica obligatoria requiere implementar un sistema adecuado que cumpla con los requisitos establecidos por el futuro reglamento de desarrollo de la Ley Crea y Crece y los estándares del reglamento Verifactu (Ley Antifraude). 

Esto implica el uso de un software de facturación especializado que permita emitir, recibir y gestionar facturas electrónicas de forma eficiente y en cumplimiento con la normativa.

Estos serían los pasos que debe dar tu negocio para la adaptación:

• Adquirir un software de facturación compatible: es necesario contar con una programa de facturación que automatice el proceso de emisión y registro de facturas electrónicas.
• Cubrir los costes de implementación: aunque el coste de adquisición y mantenimiento de estas plataformas recae sobre autónomos y empresas, existen ayudas para la factura electrónica.
• Acceder a ayudas del Kit Digital: financiado por los Fondos Next Generation de la Unión Europea, ofrece una oportunidad única para que negocios de todos los tamaños accedan a herramientas digitales sin costes adicionales. 

Este programa incluye servicios para la facturación electrónica, creación de páginas web, redes sociales y otras acciones destinadas a impulsar la transformación digital.

Gracias al Kit Digital, puedes implementar la factura electrónica obligatoria en tu negocio sin incurrir en gastos adicionales. 

Con programas de facturación como Billin, puedes cumplir con las normativas de la Ley Crea y Crece. Además de aumentar la competitividad y eficiencia de tu negocio optimizando tiempos.

Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica obligatoria

¿Es obligatorio para todos los autónomos y empresas emitir factura electrónica?

Sí, tanto la Ley Antifraude como la Ley Crea y Crece establecen la obligatoriedad para todos los autónomos y empresas en España, independientemente de su tamaño o volumen de facturación, aunque el plazo de implementación varía.

Ley Antifraude-Veirfactu (programa de facturación que cumpla con los requisitos que pide Hacienda)

• 1 de enero de 2026 para personas jurídicas (empresas).
• 1 de julio de 2026 para personas físicas (autónomos).

Ley Crea y Crece (envío de facturas electrónicas entre negocios)

• Las empresas de más de 8M tienen 12 meses para su implementación, desde la aprobación y publicación del reglamento.
• El resto de empresas y los autónomos disponen de 24 meses, desde la aprobación y publicación del reglamento.

¿Habrá sanciones por no cumplir con la obligación de facturación electrónica?

Sí, las empresas y autónomos que no cumplan con la facturación electrónica obligatoria establecida se enfrentarán a sanciones económicas y otras penalizaciones.

• Multas económicas: las empresas y autónomos que no cumplan con la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas podrán ser sancionados con multas de hasta 10.000 euros.
• Restricciones en acceso a ayudas públicas: el incumplimiento de esta normativa también implica la imposibilidad de acceder a subvenciones públicas, licitaciones o contratos con administraciones públicas, lo que puede afectar significativamente la competitividad de las empresas infractoras.

¿Cómo elegir el mejor software de facturación electrónica?

Adaptarse a esta nueva realidad no tiene por qué ser complicado. Con la ayuda adecuada, puedes transformar la gestión de tu negocio y estar preparado para los retos del futuro digital.

Con el programa de facturación de Billin, no solo proporcionamos el software necesario para gestionar la factura electrónica, sino que también te ayudamos a solicitar el Kit Digital del Gobierno. 

De esta manera, podrás acceder de forma gratuita a los servicios necesarios para digitalizar por completo tu negocio y cumplir con los requisitos legales de la facturación electrónica.

¡Prueba Billin gratis y empieza a digitalizar tu negocio!