Factura electrónica obligatoria para autónomos y empresas: todo lo que necesitas saber
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Cargando...La factura electrónica obligatoria para autónomos y empresas es un paso más para avanzar en la digitalización de los negocios.
En esta guía te contamos todo: qué es, cuál es su normativa, programas de facturación para anticiparte sin coste y cómo utilizarla correctamente para desarrollar tu actividad con total seguridad.
En este artículo encontrarás
Normativa de la Factura electrónica para negocios
La factura electrónica obligatoria para autónomos y empresas solo aplica para operaciones entre autónomos y empresas (B2B), no para consumidores ni usuarios finales.
El objetivo es, que en 2025 todas las empresas tengan la facturación electrónica, aunque ya era obligatorio desde la Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información para las operaciones con la Administración Pública.
En la Ley 25/2013, de 27 de diciembre se amplió a todas las operaciones realizadas que fueran superiores a 5000 euros.
Desde la aprobación de la Ley Crea y Crece en 2022, que confirma la obligatoriedad de la facturación electrónica, se ha estado trabajando en el desarrollo de un marco legal apropiado.
El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital ha informado que ya está disponible en audiencia pública el Reglamento de la Ley 18/2022 para que empresas y autónomos puedan consultarlo y aportar sugerencias y rectificaciones que ayuden a mejorarlo antes de la ratificación del Consejo de Estado y la aprobación en Consejo de Ministros.
Este período de consulta finaliza el 10 de julio.
Ley Antifraude
La Ley Antifraude es la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal y tiene un apartado específico dedicado a los sistemas de facturación de las empresas. El objetivo es asegurar la veracidad de las facturas y evitar prácticas fraudulentas como la doble facturación o la paralela.
La Ley Antifraude también contempla los programas de facturación que se utilizan y las empresas que los han creado.
Requisitos para los sistemas de facturación con la ley Antifraude
Los principales requisitos de esta ley con respecto a los softwares de facturación son:
- Impedir la modificación ni la eliminación de los registros.
- Multa hasta de 50.000 euros si el sistema o programa de facturación está alterado o no certificado.
VeriFactu, qué es
VeriFactu es el sistema para emitir facturas electrónicas a la Agencia Tributaria para una gestión más sencilla y transparente.
Los softwares de facturación entonces tienen que ser capaces de:
- Garantizar que los registros realizados sean inalterables, es decir, que sean imposibles de manipular mediante adición, modificación o eliminación.
- Incluir dentro de los documentos un QR con toda la información.
- Poder enviarlos automáticamente a Hacienda.
- Permitir la contabilidad inmediata en los libros de registro y la consulta en tiempo real para conseguir una mayor automatización contable y fiscal.
Así, la factura electrónica obligatoria para autónomos y empresas será totalmente confiable y no necesitará de la firma electrónica para las altas y las bajas que se produzcan.
El uso de VeriFactu es voluntario hasta que se apruebe definitivamente la Ley de factura electrónica, aunque se aconseja empezar a utilizarlo cuanto antes para estar preparado, de la mano de un programa de facturación electrónica para autónomos y empresas.
Ley Crea y Crece
La Ley Crea y Crece es la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas también conocida como la Ley de facturación electrónica.
Su objetivo es impulsar la creación de empresa reduciendo los trámites y obstáculos, y facilitando su desarrollo para acabar con la morosidad en los pagos.
Obligaciones Ley Crea y Crece
La Ley Crea y Crece contempla entre otras las siguientes obligaciones:
- Destinar un mínimo del 20% de los beneficios obtenidos desde la creación de la empresa, hasta alcanzar los 3000 euros a una reserva legal.
- La constitución de la sociedad se puede hacer a través del CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas) y también servirá para realizar los trámites necesarios para el inicio de actividad. De esta forma, se reducen los plazos y los costes registrales.
- En la Agencia Electrónica Notarial deben constar todos los notarios disponibles y no podrán rechazar ningún trámite iniciado a través de CIRCE.
- Si las empresas y los autónomos implementan la facturación electrónica no tendrán acceso a subvenciones públicas.
- Las facturas electrónicas emitidas deben estar disponibles durante 4 años desde su emisión, pudiendo incurrir en falta con una multa de hasta 10 000 euros si se incumple la incumplan esta obligación.
Plazos para la puesta en marcha Ley Crea y Crece
Para facilitar la incorporación de la factura electrónica obligatoria para autónomos y empresas de manera gradual, que establece la Ley Crea y Crece publicada en el BOE en octubre del año 2022, se han establecido los siguientes plazos en función del volumen de facturación de las empresas:
- Las empresas de más de 8M tienen 12 meses para su implementación.
- El resto de empresas y los autónomos disponen de 24 meses.
Qué es la factura electrónica para negocios
La factura electrónica obligatoria para autónomos y empresas es la evolución natural de la factura tradicional hacia el mundo digital.
Contiene la misma información de las transacciones comerciales (datos de cliente y proveedor, fecha y descripción de la operación, precio, impuestos, etc… y mantiene las mismas características:
- La emisión es obligatoria.
- La numeración es correlativa.
- Tiene validez fiscal y legal porque es la prueba de la realización de la compraventa de bienes y servicios.
- Ofrece garantía de seguridad a compradores y vendedores ante impagos, reclamaciones, devoluciones, etc.
Entonces, el cambio se encuentra principalmente en su formato que es totalmente digital, lo que produce ciertos cambios en la forma de tramitar y gestionar las facturas y la necesidad de utilizar softwares especializados.
También, se han incorporado nuevos elementos para cubrir otras necesidades:
- La factura electrónica obligatoria para autónomos y empresas debe estar firmada mediante la Firma electrónica del emisor, el Sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) u otro sistema de autenticación previamente comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
- Tiene que estar identificada mediante un código único formado por el número de identificación fiscal del emisor (NIF), el número y serie de la factura y la fecha de expedición.
- Estado de la factura (recibida, aceptada o pagada) se reserva un espacio donde los clientes indican la fecha. Además, puede incluir otros estados como el rechazo o pago parcial, la cesión a terceros, etc., indicando también la fecha.
- Identificativo de factura “VERI*FACTU” si se acoge al sistema opcional de remisión de facturas verificables.
- Estar emitidas en un modelo semántico admitido: mensaje XML del CEFACT/ONU, Mensajes UBL norma ISO/IEC 19845:2015, Mensaje EDIFACT norma ISO 9735 o Mensaje Facturae.
- Incluir un PDF complementario a la factura electrónica de las empresas con más de 8 millones de euros facturados durante los 12 primeros meses para que los autónomos y pymes que aún no están obligados a facturar electrónicamente tengan acceso al documento.
Ventajas de la facturación electrónica obligatoria para negocios
Aunque siempre se habla de la obligatoriedad de la factura electrónica, también existen numerosas ventajas que benefician mucho a las empresas:
| 1 | Facilita la automatización de procesos y agiliza los trámites consiguiendo que las empresas sean más competitivas. |
| 2 | Incorpora la facturación de manera automática a los libros de registro. |
| 3 | Reduce las posibilidades de errores humanos. |
| 4 | Aumenta el control sobre la documentación y los procesos tributarios. |
| 5 | Mejora la relación con terceros e incrementa la confianza y la credibilidad. |
| 6 | Permite la consulta de las facturas y su estado en tiempo real. |
| 7 | Favorece la transparencia de la información. |
| 8 | Disminuye la posibilidad de fraude y el riesgo de impago. |
| 9 | Ofrece un gran impulso para la digitalización real de pymes y autónomos. |
Cómo adaptarse a la factura electrónica para negocios
Para empezar a trabajar con la factura electrónica es necesario adquirir un programa de facturación online, como el software de Billin, que pueda asociarse a los procesos y que sean compatible con Verifactu y los reglamentos de facturación de la Ley Crea y Crece.
Los costes de adquisición de estos softwares y el uso de plataformas especializadas son responsabilidad de las empresas y los autónomos, pero el Gobierno ha destinado una categoría específica de ayudas para la factura electrónica que proceden de los Fondos Next Generation: Kit Digital.
Cómo adaptarse sin coste a la factura electrónica para negocios
El Kit Digital disponible con Billin además de ayudarte a crear la web de tu empresa, las redes sociales, etc., también abarca otras acciones y servicios diferentes para impulsar la digitalización completa.
Por tanto, es la mejor manera de implementar la factura electrónica obligatoria para autónomos y empresas en tu negocio y cumplir con la legalidad sin costes.
En Billin te ayudamos a conseguir el Kit Digital del Gobierno para que puedas acceder de forma gratuita a todos los servicios que necesitas para la digitalización de tu negocio.
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*Billin es una solución de factura electrónica 100% subvencionada para autónomos y empresas de 0 a 49 empleados con el Kit Digital.
Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, España Digital 2025, y Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025 de los fondos Next Generation de la UE.
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