Factura emitida y no declarada: cómo regularizarla

En la gestión financiera de cualquier negocio y empresa es fundamental llevar una administración rigurosa de todas las facturas emitidas y recibidas. Sin embargo, es fácil cometer errores y uno de los más comunes es olvidar declarar una factura emitida. Este descuido, aunque pueda parecer menor, puede tener implicaciones serias tanto para ti, como para tu cliente o proveedor.

En este artículo, te vamos a guiar a través de los pasos necesarios para regularizar una factura emitida y no declarada, explicando las consecuencias de este error y cómo puedes solucionarlo de manera efectiva para evitar problemas futuros.

Consecuencias de no declarar una factura emitida

Uno de los principales métodos que utiliza la Agencia Tributaria para verificar tus facturas e ingresos es el cruce de información entre tus declaraciones fiscales y los datos de tu cuenta bancaria. Esta estrategia permite a Hacienda obtener una visión completa de tu situación fiscal y detectar posibles discrepancias.

Veamos cómo funciona:

• Modelo 303: Este modelo se utiliza para la liquidación trimestral del IVA. Al presentarlo, proporcionas a Hacienda información detallada sobre tus ventas y compras. Esta declaración permite a la Agencia verificar si el IVA que has declarado coincide con los ingresos y gastos registrados en tus cuentas.
• Modelo 130: Este modelo sirve para realizar los pagos anticipados del IRPF cada trimestre, basándose en tus ingresos y gastos. A través de este modelo, Hacienda puede comprobar si las cantidades adelantadas se ajustan a tus ingresos declarados.
• Modelo 347: Este modelo es una declaración anual en la que informas sobre operaciones que superan los 3.005,06 € con otros autónomos o empresas. Hacienda utiliza esta información para cruzar datos y verificar si las transacciones informadas por ambas partes coinciden.

Al cruzar la información de estos modelos con los datos de tu cuenta bancaria, Hacienda puede identificar discrepancias y posibles omisiones en tus declaraciones. Esta revisión exhaustiva es una herramienta clave para asegurar que todas tus obligaciones fiscales estén correctamente cumplidas y para prevenir evasiones fiscales.

Tus clientes y proveedores también juegan un papel crucial en el cruce de información que realiza Hacienda. En este proceso, Hacienda se asegura de que todo cuadre correctamente. ¿Cómo funciona?

• Modelo 111: Cada trimestre, tus clientes presentan este modelo a Hacienda para informar sobre las retenciones de IRPF que han practicado en tus facturas. Esto permite comprobar si coinciden con lo que tú has declarado en tus impuestos.
• Modelo 347: Este modelo, que debe ser presentado tanto por tus clientes como por tus proveedores, informa sobre las operaciones que superan los 3.005,06 € anuales. Tanto tú, como las empresas con las que haces negocios están obligados a reportar estas transacciones. Si la información que tú declaras no coincide con la que reportan tus clientes o proveedores, Hacienda detectará la discrepancia y podría iniciar una revisión más exhaustiva.

Este sistema de cruce de datos es fundamental para que Hacienda pueda detectar posibles irregularidades. Si las cifras no coinciden, saltan las alertas. Por eso es tan importante asegurarse de que todo lo que declaras esté en completa concordancia con lo que informan tus clientes y proveedores.

Cuando Hacienda identifica alguna inconsistencia entre tus declaraciones y otras fuentes de información, puede que te solicite información adicional sobre tus declaraciones y facturas. 

Una situación muy común que puede darse es que la factura no fue declarada en su momento, pese a que fue emitida correctamente, y este escenario puede derivar en sanciones, como ahora veremos. 

¿Qué sucede si no declaras una factura?

Si Hacienda te solicita una factura que no declaraste, estarías incurriendo en una infracción.

La gravedad de esta infracción puede variar según la cuantía:

• Infracción leve: Se considera leve si el importe no declarado es inferior a 3.000 € o, si es superior, no hubo intención de ocultarlo. En este caso, la sanción sería del 50% del importe no declarado.
• Infracción grave: Si la cantidad supera los 3.000 € y se detecta ocultación intencionada, la infracción es grave. La multa podría oscilar entre el 50% y el 100% del importe no declarado.

El porcentaje de la sanción puede incrementarse si has cometido infracciones tributarias anteriormente o si el perjuicio económico a Hacienda es significativo. Además, si se utilizan medios fraudulentos para no declarar la factura, la infracción se clasifica como muy grave. En este caso, la multa puede ser del 100% al 150% del importe no declarado.

Cómo regularizar una factura emitida y no declarada

Si hemos cometido un error en una autoliquidación ya presentada, independientemente de que sea periódica (modelo 303) o puntual (modelo 309), la forma de proceder a su rectificación dependerá de a quién haya perjudicado el error cometido, si a la Agencia Tributaria o a nosotros mismos.

Errores cometidos en perjuicio nuestro

En aquellos casos en que una vez advertido el error constatamos que hemos realizado un ingreso superior al que correspondía, o solicitado una devolución o compensación inferior a la que corresponde, en definitiva, cuando se ha producido una tributación mayor.

Ante esta circunstancia procederemos a su subsanación solicitando la rectificación de la autoliquidación ya presentada. Tal solicitud debe realizarse mediante escrito dirigido a la Delegación o Administración de la Agencia Tributaria correspondiente a tu domicilio habitual, haciendo constar claramente los errores u omisiones padecidos y acompañando justificación suficiente de los mismos.

Para que dicha solicitud de rectificación a nuestro favor tenga efecto no deben haber transcurrido cuatro años desde que terminó el plazo voluntario de declaración.

Errores en perjuicio de Hacienda

 Si, por el contrario, el error cometido ha ocasionado un menor ingreso o una mayor devolución debemos realizar una declaración complementaria para subsanarlo.

Es muy importante realizar la declaración complementaria cuanto antes, primero para evitar sanciones en caso de que se produzca un requerimiento de la Agencia Tributaria y en segundo lugar para disminuir el recargo que lleva aparejado presentar una declaración con posterioridad al término del plazo fijado para su presentación voluntaria.

La nueva declaración recogerá la totalidad de los datos que deban ser declarados, incorporando, junto a los correctamente reflejados en la autoliquidación originaria, los de la factura no declarada inicialmente, de nueva inclusión, y una vez determinado el nuevo resultado se procederá a efectuar la correspondiente regularización, restando del resultado de la autoliquidación complementaria el importe que se ingresó en la autoliquidación originaria si ésta fue positiva o bien sumando la devolución percibida si resultó a devolver.

Errores en declaraciones informativas

Los errores en declaraciones informativas son también comunes y, aunque no implican la liquidación de cantidades, requieren atención para evitar problemas futuros. Estas declaraciones, como el resumen anual del IVA (modelo 390) o la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias (modelo 349), son esenciales para proporcionar información precisa a la Agencia Tributaria.

Cuando detectamos un error en una declaración informativa ya presentada, y ha pasado el plazo para su presentación voluntaria, existen varias opciones para corregirlo:

• Declaración complementaria: Esta se utiliza para añadir datos que deberían haberse incluido en la declaración original, pero que fueron omitidos por completo, o para corregir errores en la información ya declarada. La declaración complementaria se presenta como un añadido a la declaración original.
• Declaración sustitutiva: En los casos en los que la declaración original contenía datos incorrectos o la cantidad de registros a modificar es tan grande que no se pueden corregir con una declaración complementaria, la mejor opción es presentar una declaración sustitutiva. Esta nueva declaración anula y reemplaza por completo la anterior, asegurando que todos los datos sean correctos y estén actualizados.

Pasos para regularizar una factura no declarada 

Si te encuentras en la situación de haber emitido una factura y no haberla declarado, debes tomar medidas para corregir el error cuanto antes. Regularizar una factura no declarada te ayuda a cumplir con tus obligaciones fiscales y puede evitar sanciones y complicaciones con Hacienda. 

Revisión de documentación

Lo primero que debes hacer es revisar toda la documentación relacionada con la factura no declarada. Asegúrate de tener todos los datos correctos y de que la factura está correctamente emitida. Esta revisión incluye comprobar los registros contables, las facturas emitidas y recibidas y cualquier otra documentación relacionada que te ayude a garantizar que todo está en orden antes de proceder a la regularización.

Declaración voluntaria

Una vez revisada la documentación, es recomendable informar a Hacienda de manera proactiva sobre la omisión de la factura en cuestión. Al actuar de forma voluntaria, podrías reducir las posibles sanciones, ya que Hacienda valora positivamente cuando el contribuyente toma la iniciativa para corregir errores antes de ser requerido.

Presentación de una declaración complementaria

El siguiente paso es presentar una declaración complementaria. Este tipo de declaración se utiliza para corregir la información previamente presentada en tus autoliquidaciones. En ella, deberás incluir la factura omitida y ajustar los datos fiscales correspondientes. Es importante utilizar el modelo oficial vigente en el ejercicio y período al que corresponda la declaración original.

Pago de multas y recargos

Finalmente, si el error ha generado un perjuicio a la Hacienda Pública, es probable que debas hacer frente al pago de multas y recargos. Estos importes pueden variar en función del tiempo transcurrido desde la omisión y de la gravedad de la infracción. Es fundamental realizar el pago de estas sanciones en los plazos establecidos para evitar mayores complicaciones.

Preguntas frecuentes

¿Qué ocurre si no he declarado una factura del año anterior?

Las facturas emitidas en años anteriores no pueden contabilizarse en el ejercicio actual a efectos de su posible deducción del IRPF. Sin embargo, todavía es posible incluir el IVA repercutido en las declaraciones posteriores, siempre que se haga dentro de un plazo de cuatro años. 

¿Se puede deducir una factura de un trimestre anterior?

Sí, es completamente posible presentar una factura correspondiente a un trimestre anterior, incluso si se trata del cuarto trimestre del año anterior y estamos en el primer trimestre del nuevo ejercicio fiscal. 

¿Qué sucede si no se declara una factura?

Las consecuencias de no declarar una factura dependen de si se trata de una factura emitida o recibida. En el caso de facturas recibidas, no presentarlas significa que has pagado más impuestos de los que deberías y tienes hasta cuatro años para solicitar la devolución de esos montos.

Si no declaras una factura emitida, puedes enfrentarte a multas y sanciones de la Agencia Tributaria, y si detecta el error en una inspección, las consecuencias podrían ser aún más graves. Por lo que te recomendamos que, en caso de que detectes el error, de forma proactiva, lo comuniques lo más rápido posible, mediante una declaración complementaria. 

¿Cómo puedo evitar errores en la declaración de facturas?

Mantén un registro detallado y actualizado de todas las facturas emitidas y recibidas. Utiliza un software de facturación online que te ayude a automatizar y controlar este proceso.

¿Es posible anular una factura emitida y no declarada?

Solo es posible anular una factura si se ha cometido un error en su emisión. De lo contrario, una vez emitida, es obligatorio regularizar la situación mediante el paso mencionado anteriormente.

La gestión eficiente de tus facturas, tanto emitidas como recibidas, puede ahorrarte muchos dolores de cabeza y proteger la salud financiera de tu negocio.

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