Fecha de emisión de una factura: ¿Cuál es su importancia?

La fecha de emisión de una factura es un elemento esencial. No hablamos solo de un requisito legal, es que este dato tiene un impacto significativo en múltiples aspectos administrativos y fiscales de una empresa. Una correcta gestión de las fechas de emisión de facturas puede evitarte sanciones de la Agencia Tributaria y asegurar una contabilidad precisa.

En este artículo, vamos a analizar en detalle qué es la fecha de emisión de una factura y por qué es tan importante. También aclararemos cuáles son los plazos para su expedición y envío, proporcionando un ejemplo práctico y abordando algunas preguntas frecuentes relacionadas con los errores y las modificaciones en la fecha de emisión.

Conocer y aplicar correctamente estos conceptos es esencial para mantener la salud financiera de cualquier negocio y cumplir correctamente con las obligaciones fiscales.

¡Vamos a ello!

¿Qué es la fecha de emisión de una factura y cuál es su importancia?

La fecha de emisión de una factura o fecha de expedición es el día en el que la factura se genera. Este dato es fundamental y debe aparecer claramente en la factura porque refleja el momento exacto en que se formaliza una transacción comercial, ya sea la venta de un bien o la prestación de un servicio.

La fecha de emisión tiene implicaciones legales y financieras que la convierten en un elemento crucial en la contabilidad y la gestión empresarial. Veamos dónde radica su importancia:

• A nivel legal: La fecha de emisión de una factura es un requisito obligatorio. De tal forma que si falta la fecha de emisión, la factura no tiene ninguna validez legal. El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece en su artículo 6.1 los requisitos que deben contener todas las facturas, recogiendo bajo la letra b) “la fecha de su expedición” como uno de estos elementos esenciales.

Este dato se suele exigir para garantizar la transparencia y la trazabilidad de las transacciones comerciales.

• A nivel fiscal: La fecha de emisión determina el período fiscal en el que deben registrarse los ingresos y gastos asociados a una transacción y la correcta autoliquidación de los impuestos correspondientes: el IVA y, en su caso, la retención de IRPF.

Por ejemplo, una factura emitida en mayo de 2024 debe incluirse en la autoliquidación correspondiente al segundo trimestre de 2024 (que comprende los meses de abril, mayo y junio de ese mismo año).

• A nivel financiero: la fecha de emisión de una factura facilita el control de los pagos y cobros dentro de una empresa. Ayuda a establecer plazos de pago y a gestionar el flujo de caja de manera eficiente. De este modo, las empresas pueden prever sus necesidades de liquidez y planificar sus necesidades financieras con mayor precisión, asegurando que los recursos estén disponibles cuando se necesiten.
• Para fijar plazos de reclamación y garantías: La fecha de emisión de una factura también marca el inicio de los plazos para efectuar reclamaciones o exigir el cumplimiento de una garantía. Por ejemplo, el plazo para devolver una prenda de ropa defectuosa o para reclamar por un servicio insatisfactorio se calcula a partir de la fecha de emisión de la factura. De ahí que la fecha de emisión resulte crucial para proteger los derechos de los consumidores y para que cualquier empresa pueda gestionar adecuadamente las devoluciones y reclamaciones.

Además, sirve como referencia para marcar el tiempo que hay que conservar una factura (según la legislación tributaria existe obligación de guardar estos documentos durante el plazo de 4 años por una posible inspección).

• Transparencia y confianza: Incluir la fecha de emisión de una factura promueve la transparencia en las operaciones comerciales, ya que los clientes pueden verificar fácilmente cuando se realizó la compra o se prestó el servicio y se fortalece la confianza en la relación comercial.

Además, facilita la auditoría y revisión de los registros contables, tanto internos como por parte de auditores externos.

En definitiva, como puedes comprobar, la fecha de emisión de una factura es mucho más que un simple dato en un documento; es un elemento clave que asegura el cumplimiento legal y fiscal, una correcta gestión financiera y confiere transparencia a nuestros clientes. Como empresario o profesional, debes prestar especial atención a este aspecto si quieres evitarte complicaciones y buscas optimizar tu operativa financiera.

Plazos de expedición y envío de facturas

El siguiente cuadro, que puedes consultar en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, contempla los distintos plazos de expedición y envío de las facturas, en función de la condición del destinatario o de la naturaleza de las operaciones:

 

Condición destinatario / Naturaleza operación	Plazo de expedición	Plazo de envío
Destinatario no empresario ni profesional	Al realizar la operación	En el momento de su expedición
Destinatario empresario o profesional	Antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación	Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación
Facturas recapitulativas destinadas a no empresarios ni profesionales	El último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documentan	En el momento de su expedición
Facturas recapitulativas destinadas a empresarios o profesionales	Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación	Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación
Facturas de entregas intracomunitarias de bienes exentas	Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente	Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente
Facturas rectificativas	Tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición	Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se hubiera expedido la factura

 

A estos efectos, las operaciones se entienden realizadas cuando se produzca el devengo del IVA.

En el caso de las operaciones en régimen especial del criterio de caja, éstas se entenderán realizadas a estos efectos, en el momento en que se hubiera producido el devengo del IVA si no les hubiera sido de aplicación dicho régimen especial. Por lo tanto, el plazo para la expedición de las facturas correspondientes a estas operaciones se rige por los plazos generales.

Ejemplo de fecha de emisión de una factura

Imaginemos un escenario común en cualquier empresa que presta un servicio a un cliente y emite una factura por dicho servicio. En este caso, la fecha de emisión de la factura sería el día en que se genera el documento que detalla los términos de la transacción, incluyendo la descripción del servicio prestado, la cantidad o precio a pagar, los datos del emisor y del receptor, entre otros elementos relevantes de una factura.

Para comprender mejor la importancia de la fecha de emisión de una factura, consideremos un ejemplo práctico:

Supongamos que una pequeña empresa de diseño gráfico, “Creativos en acción, S.L.”, finaliza un proyecto de diseño de logotipo para un cliente el día 05 de junio de 2024. Una vez completado el proyecto, el departamento de facturación de la empresa genera la factura correspondiente. En este caso, la fecha de emisión de la factura será el 05 de junio de 2024, ya que es el día que se formaliza y se documenta la transacción comercial, o cualquier día posterior y próximo a esta fecha.

¿Cuál es el plazo máximo para emitir una factura?

El plazo máximo para la emisión de una factura es distinto según el tipo de cliente y la naturaleza de la transacción. Veamos detalladamente cada uno de los supuestos:

• Clientes particulares: la fecha de emisión de la factura debe coincidir con el momento de la venta o la prestación del servicio.
• Personas jurídicas: la normativa establece que la factura puede ser emitida hasta el día 16 del mes siguiente a la realización de la transacción.
• Entradas de bienes en la Unión Europea: En este caso, el plazo máximo para emitir una factura se extiende hasta el día 16 del mes posterior al inicio del transporte del producto.

Puede ocurrir que una misma factura incluya operaciones realizadas en distintas fechas. En estos casos, ¿cuál sería la fecha máxima para emitir una factura?

Veámoslo también caso por caso:

• Clientes particulares: la fecha límite para emitir la factura será el último día en que se haya realizado una operación.
• Personas jurídicas: la fecha máxima de emisión será el día 16 del mes siguiente a la venta. A partir de la emisión de la factura, se dispone de un mes para su envío.

Preguntas frecuentes sobre la fecha de emisión de una factura

¿Qué pasa si cometo un error en la fecha de emisión de una factura?

Si se comete un error en la fecha de emisión de una factura es importante corregirlo cuanto antes para evitar problemas. En la mayoría de los casos, los errores en la fecha de emisión pueden corregirse emitiendo una factura rectificativa.

La rectificación se realizará mediante la expedición de una nueva factura en la que se harán constar los datos identificativos de la factura rectificada. Se puede efectuar la rectificación de varias facturas en una única factura rectificativa, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas.

Si quieres evitar errores a la hora de emitir facturas, como por ejemplo, la fecha de emisión de la factura, te aconsejamos contar con plantillas de facturas que cumplan con las obligaciones legales.

¿Puede modificarse la fecha de una factura emitida?

El Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación no permite modificar la fecha de una factura, ni de ningún otro elemento de una factura ya emitida.

Dada su naturaleza jurídica, una factura emitida no puede modificarse una vez se ha entregado al cliente.

Esta imposibilidad se deriva, como hemos comentado en el cuerpo de este artículo, de los siguientes aspectos:

• Seguridad jurídica: modificar una factura emitida podría comprometer la integridad y la autenticidad de la información consignada en el documento, socavando su valor legal.
• Obligación fiscal: las empresas deben mantener registros precisos y no alterados de sus transacciones comerciales. Modificar una factura emitida levantaría sospechas sobre la veracidad de sus registros contables y generaría una inmediata inspección con las consiguientes sanciones.
• Confianza y transparencia: la factura es un documento vinculante. Tanto la empresa como el cliente deben confiar en que los términos y condiciones que constan en una factura son definitivos y no pueden alterarse unilateralmente. Una modificación daría lugar a una incongruencia entre los registros contables de ambas partes.

En conclusión, la fecha de emisión de una factura es un aspecto crucial en la gestión financiera y tributaria de cualquier empresa.

Desde el registro preciso de las transacciones hasta el cumplimiento de obligaciones legales, la fecha de emisión marca el inicio de un proceso fundamental en la operativa empresarial.

Para garantizar que tus facturas se emitan correctamente y cumplan con todos los requisitos legales, es fundamental contar con herramientas adecuadas. En este contexto, el software de facturación online de Billin ofrece una solución integral y eficiente para la gestión de facturas.

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