¿Cómo firmar una factura electrónica?

La facturación electrónica está transformando rápidamente la manera en que autónomos y pymes gestionan sus operaciones contables. A medida que la digitalización avanza, cada vez más negocios optan por emitir facturas electrónicas, no solo por los beneficios que ofrecen en términos de eficiencia y seguridad, sino también porque pronto será obligatorio su uso en España. 

La nueva normativa, que exigirá la implementación de la factura electrónica para todas las transacciones comerciales, pretende mejorar el control fiscal, reducir la evasión de impuestos y facilitar los procesos administrativos.

Por ello, es fundamental entender cómo funciona este tipo de facturación y, en especial, el proceso de firma de una factura electrónica, ya que la firma garantiza la validez legal, la autenticidad y la integridad de los datos.

En este artículo, te ofrecemos una guía completa para saber qué necesitas y cómo firmar correctamente una factura electrónica, asegurando que tu negocio esté preparado para cumplir con las nuevas exigencias legales y aprovechar al máximo las ventajas de este sistema.

Qué es una factura electrónica

Una factura electrónica es un documento comercial en formato digital que refleja una transacción de bienes o servicios. Al igual que una factura en papel, tiene la misma validez legal y debe cumplir con una serie de requisitos y datos obligatorios para ser reconocida oficialmente.

En esencia, la factura electrónica es la versión digital de la factura tradicional. Sin embargo, su gran ventaja radica en que se genera, transmite y almacena de manera electrónica, lo que agiliza considerablemente los procesos comerciales. 

Además, el uso de la factura electrónica contribuye a la sostenibilidad al evitar la impresión de papel y facilita la gestión administrativa sin necesidad de desplazamientos. Todo se puede hacer de forma sencilla y rápida desde un ordenador o dispositivo móvil, permitiendo a los autónomos y pymes emitir y gestionar sus facturas desde la comodidad de su oficina o incluso desde casa.

Dado que la factura electrónica será obligatoria en breve, es fundamental adoptarla para cumplir con las normativas vigentes y estar preparados para el futuro del comercio digital.

Requisitos de una factura electrónica

Para que una factura electrónica sea legalmente válida, es necesario que cumpla con una serie de requisitos esenciales que garantizan su autenticidad e integridad. 

En el País Vasco, gracias al sistema TicketBAI, ya no es necesario firmar las facturas manualmente.

El sistema garantiza que todas las facturas emitidas cumplan con los requisitos fiscales y de seguridad, y plataformas como Billin añaden aún más comodidad al proceso, ya que incluyen una firma electrónica automática, asegurando que las facturas sean válidas sin necesidad de intervención adicional.

Estos requisitos no solo permiten que la factura mantenga su valor legal, sino que también aseguran la confianza y seguridad en las transacciones comerciales. 

1. Integridad del documento

Es fundamental que el contenido de la factura electrónica se mantenga íntegro y sin alteraciones desde el momento en que es emitido hasta que llega a su destinatario. Esto significa que cualquier modificación posterior a la emisión debe ser fácilmente detectable para evitar fraudes o manipulaciones.

La firma de la factura electrónica juega un papel clave, ya que asegura que la factura no ha sido alterada una vez firmada.

2. Legibilidad para el destinatario

El destinatario debe poder visualizar el contenido de la factura de manera clara y comprensible, independientemente del dispositivo o plataforma que utilice para acceder a ella.

Los programas de facturación electrónica suelen generar facturas en formatos estándar (como PDF o XML), que son fácilmente accesibles sin necesidad de configuraciones técnicas avanzadas. Esto asegura que tanto el emisor como el receptor puedan gestionar y almacenar las facturas sin problemas.

3. Autenticidad del origen

Este requisito asegura que la factura proviene realmente del emisor y no ha sido manipulada por terceros.

La firma de la factura electrónica por el emisor actúa como una garantía de identidad y procedencia. Esta firma digital no solo certifica que el emisor es quien dice ser, sino que también asegura la legalidad del documento.

4. Consentimiento expreso del destinatario

Antes de emitir una factura electrónica, es imprescindible contar con el consentimiento expreso del destinatario para recibirla en este formato.

Aunque la facturación electrónica está siendo cada vez más adoptada, los receptores aún tienen el derecho de solicitar facturas en papel si lo prefieren.

Este consentimiento previo también fomenta la transparencia en las relaciones comerciales, asegurando que ambas partes estén de acuerdo con el formato utilizado. 

5. Cumplimiento normativo

La factura electrónica debe cumplir con las normativas fiscales y legales vigentes en cada país. Las regulaciones pueden variar dependiendo del territorio, por lo que es esencial que el emisor esté informado de las leyes aplicables en su jurisdicción.

En España, por ejemplo, las facturas electrónicas deben seguir las directrices de la Agencia Tributaria, para asegurar la validez de la factura y facilitar la relación con las autoridades fiscales.

Qué necesitas para firmar las facturas electrónicas

Para poder proceder a la firma de una factura electrónica y garantizar su validez legal, es necesario cumplir con una serie de requisitos que permitan autenticar la identidad del emisor y asegurar la integridad del documento.

La firma electrónica es un elemento esencial, ya que certifica que la factura proviene de la persona o entidad que la emite y que no ha sido alterada después de su creación. Veamos qué necesitas para firmar una factura electrónica:

1. Certificado digital

El primer y más importante requisito para firmar una factura electrónica es contar con un certificado digital.

Este certificado es una credencial emitida por una autoridad de certificación acreditada, que valida la identidad del emisor y permite firmar documentos electrónicos de manera segura.

Existen dos tipos principales de certificados según el tipo de emisor:

• Certificado digital para autónomos (persona física): Si eres autónomo, necesitarás un certificado que valide tu identidad como persona física. Este certificado se utiliza no solo para firmar facturas electrónicas, sino también para realizar trámites oficiales con la Administración Pública. En España, una de las entidades que emite estos certificados es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).
• Certificado digital para personas jurídicas: Si representas a una empresa, necesitarás un certificado digital para personas jurídicas, que autentifica la identidad de la entidad legal y permite firmar facturas y otros documentos electrónicos en su nombre. Este certificado es emitido por entidades como la FNMT y está diseñado específicamente para empresas o sociedades.

2. Software o plataforma de facturación electrónica

Una vez que cuentes con el certificado digital, necesitarás una plataforma de facturación electrónica que te permita generar, firmar y enviar facturas electrónicas de manera sencilla.

Estas plataformas están diseñadas para integrarse con tu certificado digital y automatizar el proceso de firma, asegurando que la factura cumpla con los requisitos legales establecidos. 

3. Conexión segura a Internet

Dado que el proceso de firma y envío de facturas electrónicas se realiza de manera digital, es fundamental contar con una conexión a Internet segura y confiable. Esto garantiza que tanto la factura como la firma se transmitan de manera segura y que la información no pueda ser interceptada o manipulada por terceros.

4. Cumplir con la normativa

Finalmente, es esencial asegurarse de que todo el proceso de emisión y firma de la factura electrónica cumpla con las normativas fiscales y legales, en especial, que cuenta con todos los elementos necesarios y obligatorios.

¿Cómo hacer una factura electrónica correctamente?

Hacer una factura electrónica puede parecer complejo al principio, pero con el uso de herramientas correctas, el proceso es bastante sencillo.

A continuación, te guiamos paso a paso sobre cómo generar una factura electrónica que cumpla con la normativa y te explicamos los datos imprescindibles que debe incluir para que sea válida.

1. Elige una plataforma de facturación electrónica

Estas plataformas están diseñadas para facilitar la creación, firma y envío de facturas electrónicas y en la mayoría de los casos, no es necesario tener conocimientos técnicos avanzados para utilizarlas.

También te permiten automatizar cálculos, guardar plantillas y almacenar facturas de forma segura.

2. Crea la factura electrónica 

Una vez que hayas accedido a la plataforma, deberás rellenar todos los datos obligatorios que deben incluirse en una factura electrónica para que sea válida. Estos datos son los mismos que los de una factura en papel y cumplen con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.

¿Qué elementos no pueden faltar en una factura electrónica?

• Número de factura
• Fecha de emisión
• Datos fiscales del emisor: nombre o razón social, el NIF o CIF y la dirección. 
• Datos fiscales del receptor
• Descripción de los bienes o servicios prestados
• Base imponible
• Impuestos aplicables: añadir el IVA. También, en su caso, debe incluirse el IRPF si estás obligado a retener, por ejemplo, si eres autónomo y facturas a empresas o profesionales.
• Total a pagar
• Forma de pago y condiciones

3. Firma electrónica de la factura

Una vez que has rellenado todos los campos obligatorios y creado la factura, el siguiente paso es firmar electrónicamente.

La firma electrónica garantiza que la factura es auténtica, que proviene del emisor indicado y que no ha sido alterada tras su emisión. Para firmar, necesitarás un certificado digital emitido por una entidad acreditada, que puede ser para personas físicas (autónomos) o para personas jurídicas (empresas).

4. Generación del archivo electrónico

Una vez firmada, la factura electrónica se genera en un formato específico que cumple con las normativas legales. Los formatos más comunes son el PDF y el XML.

El programa de facturación suele encargarse de generar el archivo en el formato correcto según las normativas vigentes, asegurándose de que todo esté en regla.

5. Envío de la factura al cliente 

El último paso es el envío de la factura al destinatario. Si la factura es para un cliente particular o empresa privada, puedes enviarla directamente por correo electrónico en formato PDF, asegurándote de que el archivo cumpla con todos los requisitos legales.

Ventajas de las facturas electrónicas

Como cualquier iniciativa digital, la facturación electrónica trae consigo una serie de beneficios clave para las empresas:

• Proceso más ágil: la facturación electrónica simplifica y acelera todo el proceso de emisión, envío y recepción de facturas. A diferencia del método tradicional en papel, que requiere impresión, envío físico y archivo manual, la factura electrónica permite generar y enviar los documentos de forma instantánea, reduciendo los tiempos administrativos, optimizando la gestión y facilitando un flujo constante de información financiera.
• Pagos más rápidos: al recibir las facturas de manera inmediata y en formato digital, los clientes pueden procesar los pagos con mayor rapidez. Además, muchas plataformas de facturación electrónica permiten programar recordatorios automáticos de pago, lo que ayuda a reducir los plazos de cobro y mejora el flujo de caja de la empresa. Con menos retrasos en el pago, la liquidez de la empresa también se ve beneficiada. 
• Mayor precisión: los cálculos, la introducción de datos y la asignación de impuestos se realizan automáticamente, lo que reduce las posibilidades de cometer errores al registrar transacciones comerciales. 
• Más eficacia operativa: al eliminar tareas manuales y repetitivas, como la creación, impresión y archivo de facturas, la facturación electrónica libera recursos internos. Los empleados pueden dedicarse a actividades más estratégicas y de mayor valor añadido.
• Facilitan el cumplimiento fiscal: los sistemas de facturación electrónica automatizan el cálculo de los impuestos a pagar, como el IVA o el IRPF y generan informes que simplifican el proceso de declaración. 
• Seguridad jurídica: la firma de la factura electrónica certifica que la factura ha sido emitida por quien dice ser y que no ha sido modificada, proporcionando seguridad jurídica tanto para el emisor como para el receptor, y minimizando el riesgo de fraudes o disputas legales.
• Sostenibilidad: la facturación electrónica contribuye significativamente a la reducción del consumo de papel, tinta y otros materiales relacionados con la impresión y el envío postal. Esto también reduce la huella de carbono de la empresa, convirtiéndose en una práctica más sostenible y respetuosa con el medio ambiente.

La facturación electrónica no es solo una tendencia en la era digital, sino una necesidad para cualquier empresa o autónomo que quiera optimizar sus procesos y estar en cumplimiento de la normativa vigente. Con la inminente obligatoriedad de la factura electrónica para pequeñas y medianas empresas, es el momento ideal para dar el paso hacia la transformación digital.

Contar con las herramientas adecuadas para gestionar y firmar facturas electrónicas facilita el cumplimiento normativo, pero también optimiza tus procesos comerciales y mejora la confianza con tus clientes.

Si estás buscando una plataforma fácil de usar y segura para gestionar tu facturación electrónica, Billin es la solución perfecta. 

Con Billin, podrás crear, firmar y enviar tus facturas electrónicas en pocos clics, cumpliendo con todas las normativas legales y optimizando la gestión de tu negocio. 

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