Lo gastos suplidos

Te contamos cómo facturar los gastos suplidos y como contabilizarlos, de manera que puedas deducirlos en caso de ser posible. Si no sabes de lo que estamos hablando te animamos a seguir leyendo y para ello empecemos por el principio.

¿Qué son los gastos suplidos?

Un gasto suplido es el que un autónomo o empresa paga en nombre de un tercero, es decir, es el pago que hace un profesional por un gasto de su cliente, que posteriormente será desembolsado, como, por ejemplo, una tasa del Registro Mercantil para inscribir una operación societaria.

Este gasto suplido debe incluirse en la factura que emitamos a un cliente para su desembolso, habrá que justificarlo documentalmente, ya que, de lo contrario no podrías reclamarlo.

Para considerar un gasto como suplido debe cumplir una serie de requisitos:

• Que el justificante del gasto suplido lleve el nombre del cliente final, y no el de la empresa que lo tramita.
• Que se tenga un comprobante de su pago.
• Que se haya pagado porque el cliente nos lo solicite.

Tipos de gastos suplidos con ejemplos

Ejemplo 1

Supongamos que encargamos a un notario la elaboración de unas escrituras de ampliación de capital de una sociedad; el trámite de este servicio conlleva el cobro de unas tasas 100 euros, las cuales, el notario adelantará, para posteriormente cobrarle al cliente.

Ejemplo 2

Imagina una empresa que se dedica a exportar fruta, pues bien, necesitará el servicio de un consignatario para su actividad, al cual, le encarga la tramitación de la aduana que tiene una tasa de 50 euros. En este caso el profesional tendrá que anticipar el pago de diversas tasas, para posteriormente cobrarle ese gasto suplido a la empresa exportadora.

¿Cómo facturar los gastos suplidos?

La gran duda que tienen los profesionales es cómo facturar los gastos suplidos, pues bien, los gastos suplidos no supondrán ni un gasto ni un ingreso para el profesional, de ahí que no se aplique al suplido ni IVA (artículo 78 de la Ley del IVA) ni IRPF.

Por tanto, el gasto de suplidos hay que incluirlo en la factura del profesional para que el cliente se haga cargo de su pago.

Cuando se incluye un gasto suplido en una factura hay que añadirlo en una línea diferente a los servicios prestados por el cliente, es decir, no puede formar parte de la base imponible de una factura.

Si usamos los ejemplos del apartado anterior, las facturas serían de la siguiente manera:

Ejemplo 1

Notario

Base imponible: 500

IVA (21%)/B.I.:   105

IRPF (15%)/B.I.:   -75

Suplidos:             100

Total:                     630

 

Ejemplo 2

Consignatario

Base imponible: 150

IVA (21%)/B.I.:      32

IRPF (15%)/B.I.:   -23

Suplidos:                 50

Total:                       209

Cómo deducir los gastos suplidos

Los gastos suplidos que incluye un profesional en sus facturas no son deducibles para él, sin embargo, sí lo será para el cliente final que es quien soporta el pago.

La factura de suplido que tiene un profesional debe ir a nombre del cliente final porque es quien soporta la carga tributaria, y, por tanto, sí podría deducirlo como gasto.

A la hora de contabilizar un gasto suplido, el profesional lo hará como una entrada y salida de dinero por el pago de la tasa, mientras que el cliente final, lo contabilizará como un gasto corriente sin impuestos, deduciendo su importe total en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio.

Dudas más comunes sobre los gastos suplidos

Uno de los errores más comunes entre los profesionales es confundir los gastos suplidos con las provisiones de fondos.

Puede darse el caso de que el cliente nos adelante el dinero para cubrir esos futuros gastos suplidos, pues bien, a eso se le llama provisión de fondos y tiene un funcionamiento contable diferente a los gastos suplidos.

Los profesionales obligados a elaborar los libros de registros contables, también tendrá que llevar un libro de provisiones de fondos y suplidos.

Este libro debe contener una serie de datos obligatorios, que son: la fecha de la operación, descripción de la operación, es decir, si es provisión o suplido, quién paga la provisión y la cantidad o importe.

Otra situación desconocida para algunos profesionales es qué hacer cuando la factura de suplidos va a nombre del profesional, pues bien, a esto se le llama gasto reembolsable, y a diferencia del gasto suplido, sí se considera ingreso para el IRPF e Impuesto de Sociedades.

Además, el profesional debe incluirla en la factura sin tener en cuenta el IVA de ese gasto reembolsable.

Veamos con un ejemplo como quedaría una factura con gasto reembolsable:

Supongamos que encargamos a una asesoría fiscal un trámite que nos cuesta 500 euros más impuestos, y que conlleva un gasto en notas simples de inmuebles de 50 euros más IVA:

Profesional

Servicio prestado:       500

Gasto reembolsable:     50

Base imponible:            550

IVA (21%)/B.I.:              116

IRPF (15%)/B.I.:            -83

Total:                               583

 

Por tanto, como conclusión podemos decir que el gasto suplido, el gasto reembolsable y las provisiones de fondos, hay que incluirlas en las facturas que emite un profesional, deberá aparecer de forma especificada, aplicando el tratamiento contable correcto según el tipo de factura de suplidos, además es obligatorio la llevanza de un libro contable de gastos suplidos en todas sus modalidades.