Libros mercantiles obligatorios

En este artículo, vamos a conocer los libros obligatorios que deben inscribirse en el Registro Mercantil por las sociedades, denominados libros societarios.

Libro de Actas

Se define como el libro contable, que recogerá todas las Actas o Juntas que se produzcan entre los socios de una sociedad durante el ejercicio.

Antiguamente el libro de actas se legalizaba de forma física, pero con la última Ley del año 2013 se obliga a hacerlo de forma digital.

El libro de Actas debe contener tres partes fundamentales:

• Apertura del libro de Actas
• Actas
• Diligencia de cierre

Cada Acta que se transcriba en dicho libro de Actas, deberá contener los siguientes apartados:

• Día y hora de la reunión
• Puntos del orden del día
• Listado de asistentes e indicar el socio que tiene derecho al voto
• Resumen de los asuntos tratados e intervenciones que hayan surgido
• Conjunto de los acuerdos obtenidos y contenido de los mismos
• La votación
• La aprobación del Acta

En la diligencia de cierre de un libro de Actas deberá aparecer:

• Número de páginas total del libro de Actas
• Número de Actas firmadas y selladas
• Fecha del Acta inicial y el Acta final
• Firma

Desde el año 2013, para legalizar un libro de Actas, se debe usar el programa informático que ofrece el Registro Mercantil, llamado Legalia, y tan solo, tendrá que seguir los pasos del manual de legalización de Libro de Actas.

Este programa te permitirá adjuntar documentos de cualquier formato, para generar el archivo ZIP, y así, poder subirlo a la página del Registro Mercantil.

Ten en cuenta que para diligenciar un libro es necesario tener una firma digital reconocida, que nos permita acceder a la plataforma, y realizar el envío.

Una vez realizada la presentación, se descargará un nuevo fichero, el cual, podrás guardar, para poder visualizar el justificante de la presentación,

Libro de socios

Libro de socios de acciones nominativas

A parte del libro anterior, las sociedades limitadas, tendrán obligación de presentar el libro de Socios, también se le conoce con el nombre de acciones nominativas, ya que, trata de la titularidad de las participaciones y las operaciones que se realicen con ellas.

Como hemos indicado, en este libro de contener información sobre las acciones nominativas, donde se deben de incluir la titularidad de la participación, la titularidad origen, la transmisión de dichas participaciones, la constitución de derechos u otros gravámenes.

En aquellas sociedades limitadas que están constituidas por un único socio, deberá aparecer redactado en el Libro de Actas.

Libro de registro de socios

También, desde la constitución de una sociedad se deberá llevar un libro de registro de socios que hayan formado parte de la vida de la mercantil, este registro debe ser cronológico, además de aparecer, todos los datos identificativos del socio, incluyendo nombre y participación.

Además, se deberá indicar cuando un socio amplíe capital o se produzca un cambio en la participación que tenga dicho socio.

Por tanto, el libro de registro de socios, recogerá un listado de todos los socios tanto de una sociedad limitada como anónima, que haya en todo momento, este listado lo llevará el Administrador, además de saber a quién puede considerar socio en cada momento según la situación, por ejemplo, ante una reunión social o el pago de un dividendo.

El libro registro de socios de una sociedad limitada se regirá por el artículo 104-105 de la LSC (Ley de Sociedad de Capital), y el libro de acciones nominativas de una sociedad anónima vendrá en el artículo 116 de la LSC.

Con el libro de acciones nominativas, participaciones que no estén incorporadas a títulos, conseguirán el mismo trato que las incorporadas, y, por tanto, se simplificará la legitimación.

De todas formas, podrían surgir problemas de discrepancia entre el libro registro y la titularidad real, pero de lo que no habrá ninguna duda es que el titular de la participación, no lo determinará el libro, sino de acuerdo con las reglas de trasmisión de la propiedad del título valor o de bienes muebles en el caso de participaciones sociales, por tanto, el verdadero propietario, podría exigir el cambio en dicho libro para que se rectifique y refleje la realidad.

Consulta aquí que es el libro registro de facturas emitidas.

No olvides que estos libros, no son los únicos libros de registro obligatorios que tiene que presentar una sociedad.

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