Modelos de autorización para trámites en Hacienda y SS

Un modelo de autorización para trámites con Hacienda o con la Seguridad Social es un documento que sirve para concederle a un tercero la potestad legal de actuar en nuestro nombre, con total validez, frente a la Administración.

De esta manera, y con este documento el representante que va a actuar en nuestro lugar asume la responsabilidad de esta concesión y las consecuencias que generen sus actos en el ejercicio de esta función.

Cómo conseguir una autorización para hacer gestiones en nombre de otra persona

En ocasiones, puede suceder que debamos realizar trámites ante la Agencia Tributaria o en la Seguridad Social y, por diferentes motivos, no nos sea posible hacerlo personalmente. Entonces, para poder llevarlos a cabo, podemos autorizar o apoderar a un tercero.

De acuerdo con el Registro Electrónico de Apoderamientos (REA), el apoderamiento de una tercera persona se define como “un acto administrativo por el que las personas interesadas pueden designar a otra persona, física o jurídica, para actuar en su nombre en determinados trámites o actuaciones ante las Administraciones públicas”.

Esta capacidad de delegar a terceros para que actúen en nuestro nombre está contemplada en el art. 5 ”Representación” de la Ley 39/2015 del 1 de octubre del Procedimiento de las Administraciones públicas.

El apoderamiento para realizar gestiones en nombre de terceros lo podemos hacer a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria o en el registro de apoderamientos de la Seguridad Social, según corresponda:

• En Hacienda: se puede tramitar a través de la sede electrónica de la web, dentro de “otros servicios”, en el subapartado de “apoderamiento” accedemos a “apoderamiento para la realización de trámites y actuaciones en materia tributaria por Internet”. Para hacerlo es necesario el certificado digital del poderdante (persona a la que se va a representar).
• En la Seguridad Social: se hace a través del sistema RED, servicio ofrecido por el Ministerio de Seguridad Social que permite el intercambio de información y documentación entre los usuarios y la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Para operar a través del mismo, será necesario solicitar una autorización que se puede pedir en la sede electrónica de la web de la TGSS.

Aunque el apoderamiento y la autorización sirven para actuar en representación de otra persona, en realidad no son lo mismo, ya que:

• El apoderamiento es un acto jurídico formal otorgado ante notario o registrado en el REA, que puede tener un alcance general (total) o específico, ser de larga duración y contemplar múltiples acciones. Además, el apoderado tiene poder de decisión.
• La autorización es un acto algo menos formal que no necesita notario, es específico para determinadas gestiones o trámites y de corta duración. El autorizado no puede decidir nada, solo debe ejecutar la acción para la que se ha autorizado.

Por lo tanto, para las actuaciones con la Administración, con una autorización es suficiente.

Por lo general, el modelo de autorización para trámites es aceptado en cualquier Administración, aunque existen algunos trámites que no pueden realizarse por medio de una autorización de representación voluntaria porque requieren de la presencia expresa de la persona sujeta al trámite.

Un ejemplo de no poder utilizar la autorización a terceros es la tramitación de la tarjeta de desempleo en el SEPE, ya que se necesita tener una entrevista personal con el interesado.

¿Qué es un documento de autorización?

Un documento para delegar en otra persona o modelo de autorización es una prueba escrita del permiso que se concede a un autorizado en concreto para realizar una gestión en nombre de otra persona.

El modelo de autorización a otra persona se utiliza cuando se tiene que realizar una gestión, pero no podemos hacerla. En ese caso, es posible autorizar a un tercero para que nos represente y pueda llevar a cabo el trámite.

El documento de autorización de representación legal debe incluir los siguientes datos:

• El nombre de la persona que hace la autorización (representado).
• El nombre de la persona que nos va a representar para ejecutar las diversas gestiones en nuestro nombre (representante).
• El lugar, Administración, Ministerio, etc., donde se va a llevar a cabo la autorización para trámites.
• La descripción de las gestiones a realizar.
• Motivo por el que el representado no puede acudir a la cita o presentar él mismo la solicitud. 
• La firma de la persona representante y del representado, además de la aceptación para realizar las gestiones en nuestro nombre.

Con todo, este modelo de autorización debe ir acompañado de los DNI del autorizante y del autorizado.

Modelos de autorización para trámites más utilizados con la Administración

Existen diferentes tipos de modelos de autorización para realizar gestiones en nuestro nombre, según las acciones para las que vayan a emplearse: 

• Las autorizaciones administrativas son las más utilizadas para gestionar trámites con Administraciones públicas: Hacienda, Ayuntamientos, Tráfico, Registros, etc.
• El modelo de autorización también se utiliza como documento de permisos y está firmado por tutores, padres o madres, o de un cónyuge a otro. Un ejemplo clásico es la autorización para las salidas escolares de los alumnos.
• Las autorizaciones entre los socios colaboradores de una empresa. Se utilizan cuando alguno de los socios no puede estar presente para ciertos trámites y se quiere asegurar de que la empresa continúe operando sin incidencias ni retrasos.

Ahora veamos 2 ejemplos de modelos de autorización ante las Administraciones.

Modelo de autorización para trámites en Hacienda

Este modelo de autorización se utiliza cuando un contribuyente quiere delegar en otra persona o entidad la realización de ciertos trámites fiscales, como en el caso de un autónomo que autoriza a su gestor a presentar las liquidaciones de impuestos, realizar consultas, solicitar devoluciones o gestionar el pago aplazado de tributos.

El modelo de autorización para trámites en Hacienda debe tener el siguiente contenido:

 

MODELO DE REPRESENTACIÓN EN PROCEDIMIENTOS TRIBUTARIOS

D/Dª ………………………NIF…………………. con domicilio fiscal en ………………… (municipio) (vía pública) ……. nº…………….

O La Entidad (razón social) NIF…………. con domicilio fiscal en ……………(municipio) (vía pública) nº ………y en su nombre D/Dª ………………………como representante legal según documento justificativo que se adjunta, con NIF………………. y domicilio fiscal en …………….(municipio) (vía pública) nº ………………

 

OTORGAN SU REPRESENTACIÓN

A D/Dª ……………………… NIF ……………………con domicilio a efectos de notificaciones en …………….(municipio) (vía pública) nº ……………………. para que actúe ante los órganos de ……………………. de la Agencia Tributaria en el procedimiento de …………………………. solicitado por el/los representado/s. 

 

Con relación a dicho procedimiento podrá ejercitar las siguientes facultades: facilitar la práctica de cuantas actuaciones sean precisas para la instrucción del expediente, aportar cuantos datos y documentos se soliciten o se interesen, recibir todo tipo de comunicaciones, formular peticiones y solicitudes.

Además de presentar escritos y alegaciones, manifestar su decisión de no efectuar alegaciones ni aportar nuevos documentos en el correspondiente trámite de audiencia o renunciar a otros derechos, suscribir diligencias y otros documentos que pueda extender el órgano competente.

En general, realizar cuantas actuaciones correspondan al/a los representado/s en el curso de dicho procedimiento. 

 

ACEPTACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN 

Con la firma del presente escrito, el representante acepta la representación conferida y responde de la autenticidad de la firma del/del otorgante/s, así como de la/s copia/s del DNI (3) del/de los mismo/s que acompaña/n a este/estos documento/s.

 

NORMAS APLICABLES 

Ley General Tributaria (Ley 58/2003) Representación voluntaria, artículo 46. 

En…………………… a…………………. de……………………. En……………. a……………. de………………

EL/LA OTORGANTES EL /LA REPRESENTANTE 

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Modelo de autorización para hacer trámites en la Seguridad Social

Este modelo de autorización se emplea cuando una persona quiere delegar la realización de determinados trámites en su nombre frente a la Seguridad Social. Un ejemplo muy común es, en el caso de las personas mayores, cuando delegan en un familiar la gestión de la solicitud de jubilación en su nombre porque tiene problemas de movilidad o salud y no puede hacerlos personalmente.

MODELO DE AUTORIZACIÓN DE TRÁMITES ANTE LA SEGURIDAD SOCIAL

 

D/Dª…………………………. y DNI / NIE /PASAPORTE ………………………. Y   DOMICILIO EN C/………………………………. C.P: …………………….

MUNICIPIO ………………………. PROVINCIA………………………


AUTORIZO A     D/Dª ………………………., con DNI / NIE / PASAPORTE ……………………………., A REALIZAR EN MI NOMBRE EL SIGUIENTE EL SIGUIENTE TRÁMITE ANTE LA TESORERÍA GENERAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL:……………………………………………………………………………………………………………………….

 

ACEPTACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN

Con la firma del presente documento, el/la REPRESENTANTE ACEPTA LA REPRESENTACIÓN CONFERIDA, respondiendo de la autenticidad de la firma del autorizante, así como las copias de los DNI/NIE/PASAPORTE del mismo que se acompaña al presente documento de autorización.

 

EL/LA OTORGANTE EL/LA REPRESENTANTE

FIRMADO FIRMADO

En…………………………. a ……………………. de ……………………. de 20…

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Con estos modelos de autorización para trámites vamos a poder realizar gestiones de forma mucho más ágil y, en muchos casos, en contextos que el interesado no tiene la experiencia necesaria.

No obstante, la Administración también nos facilita el acceso a unos modelos de autorización a terceros para la realización de trámites ante Hacienda o la Seguridad listos para cumplimentar y presentar en sus respectivas webs.

Casos en los que no sirve un modelo de autorización a otra persona

Como ya hemos comentado, existen algunos casos en los que no es posible autorizar a terceros para que actúen por nosotros. Esto ocurre cuando se trata de acciones que requieren directamente de nuestra presencia expresa. 

Es el caso de los trámites Personales e Intransferibles –como la firma de un testamento o la celebración de un matrimonio–, actos médicos (salvo incapacidad legal reconocida), votaciones y elecciones, declaraciones juradas o actos notariales.

Algunos de estos casos, en los que no cabe el uso de la autorización, sí que se podrían realizar si existiera un poder notarial, ya que es un documento más formal y con fuerza legal, creado expresamente para esta función. 

En el caso de actuaciones frente a Hacienda y la Seguridad Social, aunque ellos mismos proporcionan modelos de autorización a terceros para operar con ellos, también tienen determinadas gestiones que no pueden delegarse.

Algunas de ellas son las siguientes:

• En Hacienda no se puede proporcionar información financiera sensible ni movimientos financieros específicos de una persona a terceros, porque solo se los pueden dar al obligado tributario en cuestión. Tampoco se pueden realizar declaraciones ni trámites que necesiten la firma personal de la persona sujeta a ello.

En Seguridad Social existen trámites que requieren la presencia física del interesado, como la solicitud de la prestación por jubilación en la que necesita verificar la identidad del solicitante.

Asimismo, las gestiones que impliquen decisiones personales, como la aceptación de tratamientos que conllevan elevados riesgos o una incapacidad permanente, también requieren de manifestar la conformidad de manera expresa e intransferible.

Cómo revocar la autorización a otra persona

Al igual que podemos realizar autorizaciones a terceros para que actúen en nuestro nombre, también podemos revocar dichas autorizaciones para que dejen de hacerlo.

Si por algún motivo necesitamos dejar sin efecto la autorización que hemos emitido a un tercero para operar en nuestro nombre ante Hacienda o la Seguridad Social, antes de que llegue su fecha de vencimiento, es posible hacerlo sin problemas, ya que la Administración también contempla esta situación.

En el caso de Hacienda, se pueden consultar las autorizaciones y realizar la revocación de estas mediante un formulario que ella misma pone a nuestra disposición y que “surtirá efectos desde el momento en que sea comunicada fehacientemente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria”.

Con respecto a la Seguridad Social, también se puede hacer la revocación de las autorizaciones y poderes que estén inscritos en el registro de apoderamientos.

En ambos casos, hay que identificarse correctamente frente a la Administración mediante el certificado digital y seguir los pasos que se vayan indicando en cada caso. Para dirigirnos a otras administraciones, también existen modelos de cartas de revocación de autorizaciones que se adaptan a cada gestión. 

Todas ellas deben de contener la siguiente información:

• Los datos de identificación de la persona del interesado que efectúa la revocación.
• Los datos del autorizado al que va a retirarse la representación.
• Información relativa a la autorización que se quiere revocar: tipo de autorización, fecha de expedición, etc.
• La constancia expresa de la revocación de la autorización.
• La fecha a partir de la cual la revocación debe ser efectiva.
• Fecha y firma del interesado.

EJEMPLO DE MODELO DE REVOCACIÓN DE AUTORIZACIÓN

[Lugar], [Fecha]

[Destinatario]

[Domicilio del Destinatario]

[Código Postal, Ciudad, Provincia]

Yo, D/Dª…………………………. y DNI / NIE /PASAPORTE ………………………. y domicilio en C/………………………………………… C.P: …………… Municipio ………………………. Provincia……………………… escribo esta carta para revocar la autorización que se suscribió el día ……………[Fecha del otorgamiento] a favor de D/Dª ………………..  [Nombre y Apellidos del autorizado] con DNI / NIE /PASAPORTE ………………………. y domicilio en C/………………………………………… C.P: …………… Municipio ………………………. Provincia……………………….

Mediante la presente, confirmo la revocación de dicha autorización, por lo que D/Dª … [Nombre y Apellidos del autorizado] ya no puede realizar gestiones en mi nombre a partir de la fecha de esta carta.

Atentamente,

[Firma]

[Nombre y Apellidos]

[Domicilio]

[Código Postal, Ciudad, Provincia]

[Correo Electrónico]

[Teléfono]

Preguntas frecuentes

Ahora vamos a contestar a algunas de las preguntas más frecuentes sobre las autorizaciones para la realización de gestiones en nombre de otra persona.

¿Cuánto tiempo es válida una autorización para realizar gestiones en tu nombre?

El tiempo de duración de una autorización, tanto para Hacienda como para la Seguridad Social, va a depender de tus necesidades y del tipo de gestiones que se deban realizar porque pueden ser:

• Indefinidas, es decir, sin fecha de finalización, como cuando eres autónomo o tienes una empresa y delegas la operativa en tu gestor, que debe actuar en tu nombre. Estas autorizaciones permanecerán hasta que solicites una revocación de forma explícita.
• Temporales, con una duración determinada, que puede ser desde el tiempo necesario para realizar esa gestión, y/o completar el proceso, o indicar tú mismo la fecha de fin para, luego, tener la opción de hacer una nueva con otra persona o renovar la misma de la manera que mejor te convenga.

¿Se puede autorizar a más de una persona para realizar gestiones en mi nombre?

Sí, se puede autorizar a más de una persona a realizar gestiones en tu nombre. Además, puedes hacer las autorizaciones de forma individual, es decir, una para cada persona según vaya siendo necesario, o de forma múltiple en donde autorizas a varias personas en un mismo documento.

En el caso de que optes por la autorización múltiple, dentro de ella podrás acotar, incluso, el ámbito de actuación de cada uno de los autorizados si lo consideras necesario.

¿Puedo autorizar a una empresa en vez de a una persona física?

Sí, también es posible autorizar a una entidad o persona jurídica a realizar gestiones en tu nombre. En este caso, la entidad podrá asignar 1 o varios representantes que se ocuparán de tus gestiones en tu nombre y de parte de dicha entidad.