¿Cómo realizar facturas si soy arquitecto?

La facturación es un aspecto fundamental en la gestión de cualquier negocio y para los arquitectos, no es la excepción. Emitir facturas correctamente no solo garantiza que recibas el pago por tus servicios, sino que también te ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales y a mantener un control claro de tus finanzas. 

Sin embargo, muchos arquitectos, especialmente cuando empiezan con sus primeros proyectos, pueden sentirse abrumados por el proceso de creación y gestión de facturas.

La factura de un arquitecto bien elaborada es una herramienta clave que refleja no solo la calidad de tu trabajo, sino también tu profesionalidad.

Desde detallar los servicios prestados hasta asegurar que todos los datos fiscales estén en orden, cada aspecto de la factura debe ser cuidadosamente considerado, ayudando a tus clientes a entender mejor los costes asociados con tus servicios.

En este artículo, te ofrecemos una guía completa sobre cómo realizar facturas si eres arquitecto así como los pasos necesarios para contabilizar una factura en un proyecto de arquitecto y la forma correcta de facturar a una comunidad de propietarios. 

Con esta información, estarás preparado para emitir facturas de manera efectiva y eficiente.

¿Cómo hacer una factura si soy arquitecto?

Hacer una factura siendo arquitecto no difiere demasiado de otros sectores, pero hay ciertos elementos clave que deben estar presentes en el documento para asegurar que sea válido y cumpla con los requisitos legales.

Estos son los pasos y elementos que debes incluir en tu modelo de factura como arquitecto:

• Datos del emisor y receptor: la factura debe incluir tu nombre completo o razón social, dirección y número de identificación fiscal (NIF o CIF). Asimismo, deberás incluir los datos de tu cliente, ya sea una empresa o un particular.
• Número de factura: cada factura debe tener un número único y correlativo. Es importante seguir un orden cronológico en la numeración para evitar confusiones y cumplir con la normativa aplicable estipulada en el Reglamento de facturación.
• Fecha de emisión de la factura: indica la fecha en la que se emite la factura.
• Descripción del servicio prestado: aquí debes detallar el trabajo realizado. Por ejemplo, “diseño de proyecto arquitectónico para vivienda unifamiliar” o “dirección de obra para reforma de edificio”. La descripción debe ser clara y específica.
• Importe desglosado: es necesario desglosar el importe de tus servicios, distinguiendo entre base imponible (el coste del servicio) y los impuestos aplicables, como el IVA y el IRPF, en los casos que corresponda, como más adelante vamos a explicar.
• Total a pagar: finalmente, se debe incluir el importe total que el cliente debe abonar, sumando la base imponible y los impuestos aplicables, así como la forma de pago (transferencia bancaria, abono en cuenta, tarjeta de crédito, etc).

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Una vez completada la factura, podrás enviarla al cliente, ya sea en papel o en formato de factura electrónica.

Cómo contabilizar una factura en un proyecto de arquitecto

La mayoría de los arquitectos son profesionales autónomos. Esto significa que deben estar dados de alta en Hacienda y en el RETA (Régimen especial de trabajadores autónomos).

Para llevar un control financiero y cumplir con las obligaciones fiscales, es necesaria una correcta contabilización de las facturas de cada proyecto de un arquitecto. Y, dado que los proyectos de arquitectura pueden extenderse a lo largo de varios meses o incluso años, es fundamental organizar adecuadamente las facturas emitidas y recibidas. 

Esto te permitirá conocer en todo momento el estado de tus ingresos, gastos e impuestos asociados a cada proyecto.

¿Cómo lo puedes hacer?

Registro de facturas emitidas y recibidas

Lo primero que debes hacer es registrar todas las facturas emitidas a tus clientes y aquellas que recibes de proveedores o colaboradores. Es esencial mantener una clasificación ordenada por cada proyecto.

Algunas recomendaciones para llevar un control efectivo:

• Asignar un código o número a cada proyecto: esto te permitirá identificar fácilmente todas las transacciones relacionadas con un mismo proyecto.
• Agrupar las facturas por fecha o fase del proyecto: de esta manera, podrás identificar los períodos en los que se generaron los ingresos o los costos.
• Desglosar conceptos: al emitir una factura, es importante que especifiques con detalle los servicios prestados en cada fase del proyecto, tales como «diseño de planos», «supervisión de obra» o «consultoría técnica». 

Control del IVA y el IRPF

Una parte fundamental de la contabilidad es el tratamiento del IVA y el IRPF en las facturas. Los arquitectos deben asegurarse de aplicar correctamente estos impuestos y registrar su impacto en la contabilidad del proyecto.

A continuación, te explicamos cómo proceder con cada uno:

• IVA: el IVA debe ser registrado tanto en las facturas emitidas como en las recibidas. Para las facturas que emites, debes calcular el importe total del IVA (generalmente el 21%) y asegurarte de que está correctamente reflejado. 

Este IVA lo deberás liquidar trimestralmente a Hacienda (a través del modelo 303). En cuanto a las facturas de proveedores, puedes deducir el IVA soportado, siempre que esté vinculado a la actividad profesional.

• IRPF: en las facturas emitidas a empresas o profesionales, si trabajas como autónomo, debes incluir una retención del IRPF (normalmente el 15%). Este importe debe estar reflejado en tu contabilidad como una retención y es la empresa o cliente quien lo pagará directamente a Hacienda en tu nombre. 

En tus declaraciones de IRPF, podrás descontar estas retenciones del total a pagar.

Seguimiento de los pagos y control de facturas pendientes

Utilizar un software de facturación te ayudará a llevar un control eficiente de los pagos y las facturas pendientes, garantizando así la estabilidad financiera de tu negocio.

Estas herramientas automatizan el seguimiento de tus facturas, facilitando la gestión de los cobros y evitando errores manuales:

• Facturas pendientes de cobro: el software te permite visualizar fácilmente qué facturas están pendientes de pago y te envía recordatorios automáticos para que puedas reclamarlas de manera oportuna si es necesario.
• Facturas pagadas: una vez que recibes el pago, el sistema actualiza automáticamente el estado de la factura, evitando que la contabilices nuevamente como ingreso futuro. De este modo, siempre tendrás una visión clara y precisa de tus ingresos reales y del estado financiero de cada proyecto.

Gracias a este tipo de herramientas, puedes optimizar tu gestión financiera, reducir errores y dedicar más tiempo a tu actividad profesional sin preocuparte por el seguimiento manual de los pagos.

Impuestos y obligaciones fiscales

La correcta contabilización de las facturas en tus proyectos te facilitará el cumplimiento de tus obligaciones fiscales trimestrales y anuales.

Te detallamos dos puntos a tener en cuenta.

• Llevar un registro detallado de todos los impuestos que has cobrado (IVA) y las retenciones de IRPF en tus facturas emitidas.
• Declarar correctamente el IVA y el IRPF en los plazos correspondientes, ya que esto evitará sanciones y te permitirá tener una gestión más eficiente de tus impuestos.

Utilizar una herramienta de facturación online, como Billin, puede ayudarte a automatizar este proceso y mantener tu contabilidad en orden, permitiéndote concentrarte en el desarrollo de tus proyectos sin preocuparte por problemas administrativos.

¿Qué tipo de IVA aplican los arquitectos?

En la práctica habitual, el porcentaje de IVA aplicable para un arquitecto es del 21%, que es el tipo general para actividades profesionales. 

Esto incluye actividades como:

• Diseño y redacción de proyectos arquitectónicos.
• Supervisión y dirección de obra.
• Consultoría técnica o urbanística.
• Valoración de inmuebles y terrenos.

El IVA del 21% es aplicable independientemente del tipo de cliente (particular o empresa) y del tipo de proyecto, siempre y cuando se trate de servicios profesionales relacionados con la arquitectura.

Por ejemplo, si un arquitecto diseña el proyecto para la construcción de una vivienda unifamiliar o la rehabilitación de un edificio, deberá aplicar el 21% de IVA en la factura que emita al cliente. Este porcentaje es el mismo tanto si se trata de una nueva construcción como si es una reforma en edificios ya existentes, siempre que el arquitecto esté realizando labores de diseño, planificación o supervisión.

¿Cuándo se aplica el IRPF en una factura de arquitecto?

El IRPF (impuesto sobre la renta de las personas físicas) se aplica en las facturas de los arquitectos que trabajan como autónomos. Este impuesto consiste en una retención que anticipa el pago del impuesto de la renta y, por lo tanto, reduce el importe neto que el cliente debe abonar. 

En la mayoría de los casos, la retención aplicable es del 15%, aunque para nuevos autónomos que empiezan su actividad, puede reducirse al 7% durante los dos primeros años.

El IRPF debe incluirse en tus facturas cuando:

• Trabajas como autónomo y emites facturas a empresas o profesionales: en este caso, el cliente retiene ese porcentaje y lo paga directamente a Hacienda en tu nombre. Esto se refleja como una deducción en el total a pagar por tus servicios.
• No se aplica a particulares: si facturas a un cliente particular, no debes incluir esta retención de IRPF. En su lugar, la responsabilidad de declarar el ingreso íntegro será exclusivamente tuya en el momento de realizar la declaración trimestral (a través del modelo 130).

Recuerda que es importante que distingas en cada factura la base imponible, el IVA y el IRPF para que todo esté correctamente desglosado. Haciéndolo así, aseguras el cumplimiento de la normativa fiscal y facilitas la contabilidad y los cálculos necesarios para tus declaraciones trimestrales.

Este tipo de desglose es fundamental tanto para ti como para el cliente, ya que asegura claridad en los importes y los conceptos facturados.

Cómo factura un arquitecto a una comunidad de propietarios

Las facturas emitidas a una comunidad de propietarios deben llevar retención de IRPF. Esto se debe a que la normativa reguladora de este impuesto establece que las comunidades de propietarios están obligadas a aplicar dicha retención.

La normativa que regula esta cuestión está recogida en el Reglamento del impuesto sobre la renta de las personas físicas. Según el artículo 76 de dicho reglamento, aprobado por el Real Decreto 439/2007, las comunidades de propietarios se encuentran entre los obligados a retener o ingresar a cuenta del IRPF cuando contratan servicios profesionales, como los de un arquitecto. 

Artículo 76. Obligados a retener o ingresar a cuenta.

1. Con carácter general, estarán obligados a retener o ingresar a cuenta, en cuanto satisfagan rentas sometidas a esta obligación:
2. a) Las personas jurídicas y demás entidades, incluidas las comunidades de propietarios y las entidades en régimen de atribución de rentas.

En resumen, si emites una factura como arquitecto a una comunidad de propietarios por tus servicios profesionales, debes incluir la correspondiente retención de IRPF. Este es un aspecto clave que no puedes pasar por alto.

Pero, ¿sabes qué implica emitir una factura con retención a una comunidad de propietarios?

• Para ti, como arquitecto, la retención de IRPF supone la obligación de incluir un porcentaje de retención en la factura que emitas. El 15% de retención de IRPF se aplicará sobre la base imponible, lo que significa que el importe que la comunidad te pagará será menor, ya que dicho porcentaje se retiene y la comunidad de propietarios se encargará de ingresarlo a Hacienda en tu nombre.
• Por otro lado, la comunidad de propietarios es responsable de ingresar esa retención a Hacienda. Para ello, deberá presentar el modelo 111 trimestralmente, donde declarará todas las retenciones que ha realizado a profesionales o empresas y el modelo 190, que es el resumen anual de las retenciones y que se presenta en el mes de enero del año siguiente.

Realizar facturas como arquitecto puede parecer un proceso complejo, sin embargo, con la información y las herramientas adecuadas, puedes gestionar tu facturación de manera eficiente y sin errores.

Tanto si estás facturando por un proyecto individual como si trabajas con una comunidad de propietarios, conocer las particularidades de cada situación te permitirá cumplir con tus obligaciones fiscales y mantener tus cuentas bajo control.

Para simplificar aún más este proceso y dedicar más tiempo a tus proyectos, te recomendamos utilizar un software de facturación como Billin. Podrás automatizar la creación de presupuestos y facturas, calcular automáticamente el IVA, las retenciones y llevar un seguimiento preciso de tus cobros.

¡Descarga ahora nuestra plantilla de factura para arquitectos y empieza a gestionar tus proyectos de forma profesional y sencilla!