Numeración de facturas: Cómo hacerlo correctamente

La numeración de facturas es un aspecto fundamental en la gestión financiera de cualquier empresa. No es solo que se trata de un requisito legal, sino que también facilita el seguimiento de las operaciones y transacciones, la gestión contable y la detección de posibles irregularidades.

Sin embargo, a menudo se cometen errores que pueden complicar la administración y generar problemas con la Agencia Tributaria. Por eso, en este artículo vamos a explicarte en detalle cómo hacer la numeración de tus facturas de forma correcta, siguiendo la normativa vigente y evitando que cometas los errores más habituales.

¿Qué es la numeración de las facturas?

La numeración de facturas es el proceso mediante el cual se asigna un número único e irrepetible a cada factura emitida por una empresa. Este número debe seguir una secuencia cronológica y continua, lo que significa que no puede haber saltos ni repeticiones en la serie numérica.

La numeración debe ser clara y coherente, facilitando la identificación y el seguimiento de cada transacción comercial realizada por la empresa.

Tú, como responsable de la emisión, decides cómo numerar las facturas, pero debes seguir una numeración correlativa respecto al número de la factura anterior. Es decir, si comenzaste con el número 1, la siguiente factura deberá ser la número 2, y así sucesivamente.

Esto significa que no puede haber dos facturas del mismo año con el mismo número. Desde la primera factura del año hasta la última, la numeración debe ser continua.

Por ejemplo, si el 4 de enero creaste tu factura número 1 y al día siguiente necesitas emitir una nueva factura, ésta deberá ser la número 2, no pudiendo repetir el número 1. Tampoco sería posible emitir la factura número 2 con una fecha anterior, ya que la fecha debe ser posterior a la de la última factura emitida, en este caso el 4 de enero.

Reglamento sobre la numeración de facturas

El Reglamento de facturación por el que se regulan las obligaciones de facturación, entre su articulado contempla algunas pautas relativas a la numeración de las facturas. Toma nota:

• Todas las facturas deben ir numeradas. Esta obligatoriedad de numerar las facturas incluye tanto a las facturas completas como a las facturas simplificadas.
• Numeración correlativa: Las facturas deben estar numeradas de manera correlativa, siguiendo un orden secuencial. ¿Qué significa esto? Sencillamente que la numeración debe ser sucesiva (1, 2, 3, 4, 5, etc…), sin saltos. Es decir, que en la serie de tus facturas, tras emitir la factura número 2, debes emitir la número 3 y no otra.

¿Por qué es importante que sigas esta regla? Porque si la Agencia Tributaria te pide las facturas de 2023 y le presentas las siguientes facturas: 1, 2, 4, 6, 7, 9 y 10 te va a exigir que muestres las facturas 3, 5 y 8. Y si le contestas que no has emitido en 2023 facturas con esa numeración no te va a creer y te va a sancionar.

• Las facturas rectificativas deben seguir una serie propia, esto significa que no puedes mezclarlas con la serie de las facturas ordinarias de venta.
• Si tienes más de una actividad, las facturas de cada actividad pueden seguir una numeración independiente.
• También puedes crear facturas con series diferentes si tienes varios establecimientos. En este caso puedes facturar con una serie numérica por cada establecimiento

Cómo numerar tus facturas correctamente

Aunque no tienen carácter obligatorio, la Agencia Tributaria realiza una serie de recomendaciones para la numeración de las facturas:

• Se pueden combinar caracteres alfanuméricos: 0123456789, ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ.
• No se recomienda el empleo de letras minúsculas, es decir, las letras deben ir en mayúsculas.
• Se puede introducir un espacio en blanco entre caracteres: de ser empleado, sólo se utilizará un carácter, nunca más de uno.
• No se puede introducir un espacio en blanco al inicio de la numeración. El número de factura no debe comenzar con espacios en blanco. Por lo tanto, el texto estará ajustado a la izquierda.
• Se pueden utilizar caracteres especiales: Guión medio («-«), guión bajo («_»), barra inclinada normal («/») o punto («.»).
• Si la identificación de la factura incluye la serie, se recomienda que figure en primer lugar, seguida del número de factura con un blanco por medio.

Cuándo emitir facturas con series diferentes

El artículo 6 del mencionado Reglamento de facturación establece lo siguiente, en relación a las series de las facturas:

1. Se podrán expedir facturas mediante series separadas, cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros supuestos:

• Cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones.
• Cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza: comercialice diferentes gamas de productos o cuando tenga diversas líneas de negocio.

Por ejemplo, una empresa que realice al mismo tiempo ventas y prestaciones de servicios podría separar ambas actividades introduciendo diferentes series en su facturación. También es recomendable para los profesionales autónomos que realizan una actividad profesional (como formación) y otra empresarial (como consultoría).

2. En el caso de emitir una factura rectificativa, es obligatorio que contenga una serie diferente que la distinga de la factura original.

Cuando cometemos un error al emitir una factura, no podemos modificarla y enviarla de nuevo con el mismo número y en la misma serie de facturación. Esto causaría incongruencias en los registros de clientes y proveedores y en la base de datos de la Agencia Tributaria.

Para solucionar esto, se utilizan las facturas rectificativas. Estas facturas hacen referencia a las anteriores para corregir sus datos y tienen una serie de numeración independiente.

3. También es obligatorio crear una serie diferente en las facturas emitidas en casos de procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.

Para diferenciar claramente las series de facturación derivadas de un trabajo profesional, de aquellos movimientos o acciones que se identifican como procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa. Un ejemplo de ello sería una subasta judicial.

Cualquier situación que esté dentro de este supuesto llevará su propia serie de facturación y, por tanto, no podrá mantenerse en la continuidad natural de las series de facturación de nuestra actividad profesional.

4. Hay otro supuesto en el que es posible utilizar series de facturación diferentes. Se produce cuando se trata de facturas emitidas por el destinatario de la operación o por un tercero.

En la mayoría de los casos hace referencia a operaciones en las que intermediarios consiguen comisiones. Además, para que en esta situación se pueda utilizar series de facturación distintas, deben darse ciertos requisitos:

• Deberá existir un acuerdo entre el empresario o profesional que realice las operaciones y el destinatario de éstas, por el que el primero autorice al segundo la expedición de las facturas.
• Cada factura así expedida deberá ser objeto de un procedimiento de aceptación por parte del empresario o profesional que haya realizado la operación.
• El destinatario de las operaciones que proceda a la expedición de las facturas correspondientes a aquéllas deberá remitir una copia al empresario o profesional que las realizó.
• Estas facturas serán expedidas en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones que en ellas se documentan.

Ejemplo de numeración de facturas

La numeración es uno de los datos de las facturas y como la mejor forma de entender algo es con un ejemplo, vamos a ver distintos ejemplos de cómo numerar las facturas, atendiendo diferentes circunstancias:

Secuencia única y continua

Cada factura debe tener un número único que siga una secuencia cronológica y continua. Esto supone que no puede hacer números duplicados ni saltos en la numeración.

Ejemplo:

• 2024-0001 (el prefijo indica el año fiscal)
• 2024-0002
• 2024-0003

También puedes sustituir el guión “-” por la barra inclinada “/”

• 2024/0001
• 2024/0002
• 2024/0003

Las facturas deben emitirse en el orden en que se realizan las transacciones. Asegúrate de que la numeración refleja la cronología de las ventas o servicios prestados. Emitir facturas fuera de orden puede causar confusión y problemas durante auditorías o revisiones fiscales.

Ejemplo:

• Una factura emitida el 1 de enero de 2024 sería 2024-0001
• La siguiente factura emitida el 2 de enero de 2024 debería ser 2024-0002 y así sucesivamente.

Te recomendamos empezar la serie numérica de tus facturas con el año natural o fiscal en curso para poder identificar y encontrar mejor las facturas de cada periodo.

Numeración de facturas por actividad o establecimiento

Si tienes más de una actividad o cuentas con varios establecimientos y quieres tener diferentes series de numeración para cada uno de ellos. En estos casos puedes usar un prefijo para identificar cada actividad o cada establecimiento.

Ejemplo para distintas actividades:

• Serie A para ventas nacionales: A-2024/0001, A-2024/0002…
• Serie B para ventas internacionales: B-2024/0001, B-2024/0002…

Ejemplo para distintos establecimientos:

• Serie A para establecimiento A: A-2024/0001, A-2024/0002…
• Serie B para establecimiento B: B-2024/0001, B-2024/0002…
• Serie C para establecimiento C: C-2024/0001, C-2024/0002…

Numeración de facturas rectificativas

Las facturas rectificativas son documentos emitidos para corregir errores en facturas ya emitidas. Pueden corregir datos de la factura incorrectos, ajustar importes o modificar cualquier otro aspecto de la factura original.

La correcta numeración de estas facturas es crucial para mantener un registro ordenado y cumplir con las normativas fiscales.

Para diferenciar las facturas rectificativas de las facturas ordinarias, es recomendable utilizar un prefijo distintivo en el número de factura. Esto facilita su identificación rápida y evita confusiones en los registros contables.

Ejemplo:

• REC-2024/0001

Es importante que la factura rectificativa haga referencia explícita a la factura original que está corrigiendo. Esto puede hacerse incluyendo el número de factura original en el campo de referencia o en la descripción del motivo de la rectificación.

Evita errores en la numeración de tus facturas con un programa de facturación

Cometer errores en la numeración de facturas es más frecuente de lo que piensas y puede dar lugar a problemas de organización y control interno así como de cumplimiento legal. ¿Sabes cuáles son los errores más comunes en la numeración de facturas?

• Duplicidad de números: la duplicidad ocurre cuando se asigna el mismo número a dos o más facturas diferentes. Este error puede causar confusión, dificultar el seguimiento de las transacciones y generar problemas durante las auditorías fiscales.
• Saltos en la numeración: los saltos en la numeración tienen lugar cuando uno o más números en la secuencia se omiten, lo que puede dar lugar a preguntas sobre la integridad y precisión de los registros contables.
• Falta de coherencia en el formato: utilizar diferentes formatos de numeración (2024-0001, 2024/0002, 24_0003,…) puede dificultar la organización y seguimiento de las facturas, generando incongruencias que pueden complicar las revisiones contables.

Cómo evitar errores en la numeración de tus facturas

A continuación, vamos a ver algunas de las soluciones para evitar este tipo de errores.

• Uso de facturas rectificativas: si se detecta un error en la numeración, una solución es anular la factura que contiene el error y emitir una factura rectificativa. Este documento corrige la factura original y permite ajustar la secuencia numérica sin perder la integridad de los registros.

Por ejemplo, si se emitió la factura 2024-001 dos veces, se puede crear una factura rectificativa para una de ellas, indicando que corrige la duplicidad y asignando un nuevo número.

• Implantación de un programa de facturación: La mejor solución para evitar errores en la numeración de facturas es utilizar un programa de facturación online. Estos sistemas automatizan el proceso de numeración, asegurando que cada factura reciba un número único y secuencia sin intervención manual.

Cómo puede ayudarte Billin

Entre las principales ventajas de contar con un programa de facturación como Billin para controlar la numeración de tus facturas, podemos destacar:

• Automatización y precisión: Billin asigna automáticamente números únicos y secuenciales a cada factura, eliminando el riesgo de duplicidades y saltos.
• Coherencia en el formato: Billin permite definir un formato estándar para la numeración garantizando coherencia en todas las facturas emitidas.
• Facilidad de corrección: en caso de errores, los programas de facturación como Billin facilitan la emisión de facturas rectificativas y la actualización de los registros.
• Integración con otros sistemas: nuestro programa puede integrarse con sistemas contables y de gestión empresarial mejorando la eficiencia y el control interno.
• Ahorro de tiempo: la automatización reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas, permitiendo que el personal se enfoque en actividades más estratégicas.

Billin ofrece una solución completa para simplificar tus procesos contables, incluida la emisión de facturas y el seguimiento para que te puedas centrar en el crecimiento de tu negocio con total tranquilidad.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si me equivoco al numerar mis facturas?

Si te equivocas con la numeración de una factura, debes emitir una factura rectificativa para corregir el error. ¿Cómo se hace? Primero, identifica la factura con la numeración incorrecta. Luego, crea una factura rectificativa que haga referencia a la factura original. Esta nueva factura tendrá su propio número de serie independiente y corregirá la información errónea.

Asegúrate de especificar claramente cuál es la factura original que estás corrigiendo y detalla las correcciones realizadas. Registra la factura rectificativa en tu sistema contable y envíala al cliente o proveedor correspondiente.

Finalmente, actualiza todos los registros, tanto internos como los de los clientes o proveedores afectados, para reflejar la corrección. Este proceso asegura que los registros se mantengan correctos y coherentes evitando problemas con la Agencia Tributaria así como con tus clientes y proveedores.

¿Cuál es el orden de las facturas?

El orden de las facturas, como hemos explicado, debe ser una numeración correlativa y cronológica. ¿Qué queremos decir?

• Cada factura debe tener un número único y consecutivo, siguiendo una serie secuencial, sin saltos.
• Además, la fecha de emisión debe seguir un orden cronológico, es decir, una factura con un número mayor no puede tener una fecha anterior a una factura con un número menor.

Este orden asegura la continuidad y evita duplicidades, facilitando la gestión administrativa y cumpliendo con la normativa fiscal.

¿Hay que cambiar la numeración de las facturas con el cambio de año?

La respuesta a esta pregunta es no, ya que, no existe la obligación de tener que cambiar la numeración de tus facturas al cambiar de año, pero sí es el único momento donde Hacienda te permite realizar ese cambio, de ahí, que la mayoría de las empresas aprovechen ese momento para hacerlo.

Por tanto, cuando empieza el año tienes dos opciones: seguir con la serie numérica que estabas usando o modificar el número y la serie de facturas.

Por ejemplo, imagina que la última factura del 2018 ya la has hecho con la siguiente numeración 2018/A145, entonces para el 2019, la primera factura sería 2019/A1.

Para crear tus facturas numeradas y enviarlas a tus clientes o proveedores de una forma segura, sencilla y gratuita, utiliza nuestro software de facturación para autónomos y pymes.