El plan de tesorería de una empresa

El objetivo del tesorero de una empresa es que no le falte dinero líquido, para poder conseguirlo es necesario una planificación adecuada, lo cual, se plasma en lo que se conoce como el plan de tesorería.

Con este plan nos anticipamos a los posibles pagos que se tengan que afrontar, teniendo en cuenta las fecha de vencimiento, de ahí, que un buen plan de tesorería debe reflejar tanto el presente como el futuro y dotarlo de una conexión entre contabilidad y presupuesto de flujo.

¿Qué es la tesorería de una empresa?

La tesorería será la parte de la empresa, que se encarga de todas las operaciones monetarias internas de la compañía, gestionando y controlando las entradas y salidas de dinero.

Esta área de tesorería, es donde se realizan todas las operaciones vinculadas con el flujo de efectivo o “cash flow” de la empresa, también llamado dinero, desde aquí se controlarán todos los pagos y cobros, y se gestionarán las operaciones bancarias.

No se debe confundir esta área con el departamento de contabilidad, ya que, imaginemos que nos entrega un proveedor, una factura para que se la paguemos, pues bien, pasaría al departamento de tesorería para comprobar que hay excedentes suficientes para su pago, y posteriormente, pasaría al área de contabilidad, donde será mecanizada.

Las funciones de la tesorería de una empresa son:

• Gestionar los recursos relacionados con el flujo monetario
• En caso de desviaciones de algún presupuesto, se encargará de solventar los errores, además de controlar y prever los riesgos que puedan afectar a la empresa.
• Diseña las estrategias que se van a llevar a cabo y toma el control de que se cumplan adecuadamente.
• La búsqueda de financiación inmediata

Las claves que F. López y N. Soriano nos recomiendan en su libro La gestión de la tesorería, que pueden ayudar a planificar el presupuesto de tesorería de una pyme o un autónomo, se resumen en tres consejos:

1. Unifica los criterios de cobro: Ten en cuenta que la fecha de valor de las facturas emitidas, ya que los cobros provenientes de las ventas, pueden estar sujetos a posibles desajustes de tiempo que generan pérdidas de beneficios
2. Elige tu instrumento de cobro: Comunica a tu cliente si quieres cobrar en metálico, transferencia, cheque, tarjeta de crédito, pagaré, etc., para conocer el momento en que es efectivo en tu cuenta bancaria. Utiliza un programa para el control de pagos de clientes
3. Controla el tipo de pagos que realizas: Estos pueden ser ordinarios (con los que haces frente al funcionamiento diario de la empresa), extraordinarios y compensaciones.

Para qué sirve un plan de tesorería

El plan de tesorería de una empresa es una herramienta de previsión del dinero de una empresa, por ello, está compuesto de todos lo que tiene que ver con los cobros y pagos de una empresa en un periodo determinado.

Con la planificación de la tesorería sabemos el dinero del que dispone la empresa en todo momento, de manera que podamos hacer frente a gastos imprevistos.

Además, es importante tener un control de la situación financiera para saber la liquidez de la empresa, ya que, ante problemas de falta de liquidez podamos hacer frente mediante préstamos o usar el exceso de capital en un momento determinado. Los desajustes que pueden presentarse en el plan de tesorería de una empresa son:

• Exceso de liquidez: para que esto no ocurra es conveniente realizar inversiones en los momentos que hay capital disponible.
• Falta de liquidez: en este caso es necesario obtener financiación o pedir aplazamientos.

Visto de una forma muy fácil, podríamos decir que el equilibrio en la gestión de la tesorería de nuestro negocio es igual a:

TESORERÍA = Disponible + Realizable a corto plazo – Exigible a corto plazo

¿Qué elementos componen el plan de tesorería?

En un plan de tesorería hay que diferenciar entre los cobros y los pagos, y no tener en cuenta los ingresos y gastos.

Cobros:

• Cobros por prestaciones de servicios o venta de productos, las fechas del cobro de esas facturas dependerán de la fecha que hayamos pactado con el cliente.
  Si se pacta el cobro a los 60 días, el ingreso se hará en el momento de emitir la factura, pero su cobro llegará a los dos meses, mientras que, si el cobro de la factura se hace en efectivo, el ingreso y el cobro se llevará a cabo en el mismo momento.

• Otros cobros, estos no dependen de la actividad principal de la empresa, sino que corresponderá con una devolución de Hacienda, el cobro de una subvención, etc.

Pagos:

• Pagos por compras de mercancías
• Pagos corrientes, los cuales, hacen referencia a los gastos de nuestra actividad, como son el alquiler, suministros, sueldos y salarios, seguridad social, etc.
• Pagos financieros, estos corresponden a las amortizaciones de préstamos, intereses bancarios, comisiones, etc.

¿Cómo hacer un plan de tesorería?

Con la herramienta de Microsoft Excel puedes elaborar un plan de tesorería de una empresa de forma sencilla y rápida, veamos un ejemplo.

Ejemplo de un plan de tesorería en Excel

Con este ejemplo puedes hacer un plan de tesorería en cuatro sencillos pasos:

• Identifica el dinero en efectivo

Comienza por enumerar todos los recibos de tu volumen de negocios (incluyendo el IVA), el capital social inicial, las aportaciones de los socios en cuentas corrientes, préstamos bancarios, subvenciones y ayudas, rendimiento de las inversiones. Además, estima la futura entrada de dinero de facturas de clientes, aumentos de capital, reembolsos de créditos, bonificaciones por contratación, etc.

• Enumera las salidas de dinero para el funcionamiento de tu negocio

Ten en cuenta los gastos fijos, como el alquiler o suministros, los seguros, sueldos y salarios, inversiones, gastos bancarios y pago de impuestos, y los gastos variables, como son las obligaciones de pago, los costos en logística, pago de acreedores, reducciones de capital, etc.

• Calcula el saldo efectivo mes a mes, de manera que obtengas el saldo de caja a final de mes.
• Anticipa y reacciona ante una falta de liquidez, reduciendo los desembolsos o aumentando los ingresos.

Herramientas para elaborar un plan de tesorería

Ahora te ponemos ejemplos de herramientas para realizar un plan de tesorería de forma más especializada:

Agicap

Con esta herramienta consigues un software que gestiona de forma automática la tesorería de tu empresa, además, te permite descargar un plan de tesorería como ejemplo en Excel. Ofrece unos gráficos muy intuitivos y puedes visualizar todos los datos de forma clara y con una buena interfaz

Iziago

Esta herramienta te permite registrar de forma sencilla tus previsiones de ingresos y gastos para que planifiques la liquidez futura y mejores la gestión de tu empresa. Ahorras tiempo con sus funciones avanzadas, como la generación de previsiones en varios movimientos, el ajuste de saldos bancarios, etc. Su coste mensual es de 7,95 euros al mes.

Sage XRT

Por último, la herramienta Sage XRT, ofrece una gestión de tesorería impecable, además cuenta con otras funcionalidades como contabilización, conciliación contable, operaciones financieras, comunicación bancaria, análisis y reporting, etc. Se presenta como una solución integrada y modular que se adapta a las necesidades financieras del negocio a corto y a largo plazo.

Herramientas de financiación para mejorar la liquidez de la tesorería

En estos últimos años, las entidades financieras han dificultado la financiación de empresas, con el consiguiente perjuicio sobre los autónomos.

Sin embargo, existen otras alternativas, aparte de los bancos, como son los descuentos de pagarés, el factoring, o el anticipo de facturas. Esto nos permitirá llevar un mejor control de los pagos y los gastos, facilitando la elaboración del presupuesto de tesorería.

Veamos cuáles son las estrategias más utilizadas para mantener la liquidez en tu compañía

• Usa herramientas que nos ayuden a controlar cómo y cuándo hay que pagar, esto lo conseguimos con el Presupuesto de tesorería.
• Gestionar tanto los clientes como las ventas realizadas, búsquedas de clientes que aporten liquidez inmediata en tu caja.
• Negociación con los proveedores y acreedores, intenta conseguir los plazos más largos para realizar el pago, además de ser un buen pagador, ya que eso te permitirá una mayor negociación.
• Gestiona eficientemente el stock, la acumulación de existencia puede generar pérdidas, fluctuaciones monetarias, etc.
• Solicita préstamos a entidades financieras.
• Reunifica los préstamos que tengas vigentes.
• Incrementa los recursos propios, los socios capitalistas, incrementa las ventas, etc.
• Aplaza el pago de las deudas.
• Controla los gastos fijos.

¿Cómo optimizar la gestión de la tesorería facilmente?

Una óptima gestión de la tesorería nos permite prever y conciliar los cobros y pagos de nuestro negocio, sin limitarnos a depender de las circunstancias internas o externas de nuestra empresa o la de nuestros clientes; y además, permite tener una idea clara de posibles soluciones a problemas financieros del negocio antes de que estos sucedan.

Cuando no hemos definido de forma clara las condiciones de cobro, corremos el riesgo de perder credibilidad y firmeza ante el cliente, o incluso favorecemos que éste relaje sus políticas de pago (cobramos tarde). 

En el caso de los proveedores, si tu empresa retrasa los pagos de forma sistemática o injustificadamente, corres el riesgo de perder la confianza del proveedor con el consiguiente deterioro de imagen en el sector y el riesgo de no disponer de materia prima para realizar tu actividad. 

Las consecuencias en ambos casos, radican en el surgimiento de problemas de tesorería, que en la mayoría de las ocasiones derivan en gastos financieros adicionales.

Pero, ¿Cómo controlar la gestión de de facturas, cobros y pagos y garantizar la estabilidad de mi tesorería?

Sabemos que para la mayoría de pymes y autónomos es difícil asumir el coste de personal o de un departamento financiero dedicado a la gestión de cobros y pagos, incluido el gasto de los programas o softwares de facturación, contabilidad, CRM, etc. 

Para dar solución a ésta situación, te recomendamos Billin, una herramienta que integra el ciclo completo de la facturación y te permite gestionar adecuadamente tu tesorería.

Los pasos que te recomendamos para mejorar la gestión de cobros y pagos de tu empresa una vez más, son:

1. Negociar con tu cliente o proveedor las condiciones de cobro y pago que van a regir las operaciones comerciales entre las empresas
2. Pacta un sistema único de cobro y vencimiento de las facturas, en función del período de cobro que a ambos os interese tener
3. Comienza a utilizar Billin:

• • Regístrate en Billin, da de alta tu negocio y da de alta el negocio de tu cliente.
  • Crea tus facturas en el entorno de Billin o sube tus facturas hechas en formato PDF.
  • Envía tus facturas.
  • Tu cliente recibirá un email que le informa que le has enviado una factura.
  • Dispones de un sistema de verificación que permite saber en todo momento si tu factura ha sido recibida, visualizada, aceptada por tu cliente.
  • En caso de que haya algún error o incidencia en la factura, dispones de un sistema de chat por factura para comunicarte directamente con el cliente y hacer los comentarios correspondientes.
  • Con Billin tienes un sistema de notificación de vencimientos de cobros y pagos que te permite prever o anticiparte según sea el caso.
  • Dispones de un gestor de tesorería que te permite analizar la evolución de tu balanza de cobros y pagos y prever la economía de tu negocio

El seguimiento de los cobros es de vital importancia para la tesorería de la empresa. Con Billin podrás comprobar que efectivamente se han realizado todos los cobros según las previsiones, evitando que la falta de control sobre este aspecto provoque un aumento del coste de oportunidad financiero para tu empresa.

En el caso de los pagos, Billin te ofrece un análisis estadístico que refleja las salidas de tesorería (mensuales, quincenales, etc.), lo que te permitirá realizar una previsión de pagos mediante un programa para hacer los presupuestos online y gratis de tesorería a medio y largo plazo, de cara a saber los déficit y superávit de tesorería que se producirán en cada período.

Si tu empresa tiene un método eficiente para el cobro y pago a clientes y proveedores, esto ayuda a que las entidades de financieras valoren como positivo el nivel de crédito de tu negocio y mejoren las posibilidades de acceso a financiación en momentos de expansión de negocio, necesidad de crédito o de inversión.

El plan de tesorería es importante para las empresas cuando llegan a un volumen elevado y tienen un alto nivel de rotación de dinero. Desde Billin contarás con uno de los programas de facturación para autónomos y Pymes más sencillo de utilizar para que lleves tus facturas siempre al día y desde cualquier parte.