¿Cuál es el plazo para emitir una factura?: guía completa

Si realizas o vas a realizar facturas, quizás te preguntes cuanto tiempo tienes para hacer una factura. En este artículo te lo explicamos para que puedas hacer de forma correcta tus facturas y en el plazo legal e indicado.

Emitir facturas es una de las obligaciones más importantes para cualquier autónomo o empresa, pero con el ajetreo diario, no es raro que se retrase o incluso se olvide. Sin embargo, cumplir con el plazo para emitir una factura no es solo una formalidad, sino un requisito legal imprescindible que puede tener consecuencias fiscales si no se respeta.

La normativa de facturación establece plazos claros para emitir facturas después de prestar un servicio o realizar una venta. Estos plazos pueden variar según el tipo de factura que se trate: una factura electrónica, una factura por servicios o incluso si necesitas solicitar una factura por un ticket de compra. Cada situación tiene su propio plazo para emitir la factura y es fundamental conocerlos para evitar sanciones o problemas con Hacienda.

Además, si cometes algún error en la emisión, es importante saber cuál es el plazo para rectificar una factura emitida o cómo reclamar una factura mal emitida. En este artículo, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre los plazos para emitir, solicitar, corregir y reclamar facturas, para que puedas cumplir con todas tus obligaciones legales de manera sencilla y sin contratiempos.

¿Qué plazo tengo para emitir una factura electrónica?

El plazo para emitir una factura electrónica es el mismo que para una factura en papel. En el caso de las facturas electrónicas, al ser un formato digital, la única diferencia es que es necesario contar con firma electrónica para validar su autenticidad.

Muchos autónomos se preguntan ¿cuál es el plazo para emitir una factura electrónica?, pues bien, a la hora de emitir facturas a nuestros clientes, tenemos que distinguir entre particulares o empresas, ya que, de eso dependerán los plazos de emisión.

El plazo para emitir una factura varía según el tipo de cliente al que estés facturando. Si has realizado una venta o prestación de servicios a un particular, la factura debe ser emitida “en el momento de realizarse la operación”, según establece el artículo 11.1 del Reglamento de Facturación. Es decir, si vendes un producto o prestas un servicio a un cliente particular, la factura debe ser expedida el mismo día en que tiene lugar la transacción.

Por otro lado, cuando el cliente es una empresa o un autónomo, el plazo para emitir la factura es más flexible. Según el citado Reglamento de Facturación, “deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación”. Es decir, tienes hasta el día 16 del mes siguiente al que se realizó la operación para emitir la factura. Esto significa que si prestas un servicio a un autónomo o empresa el 25 de junio, tendrás hasta el 16 de julio para emitir la factura.

Sin embargo, si la misma operación se realiza con un particular, estarías obligado a emitir la factura el mismo 25 de junio, es decir, en el mismo momento en que se llevó a cabo la venta o prestación del servicio.

¿Qué plazo tengo para solicitar una factura de un ticket?

Solicitar una factura a partir de un ticket es necesario para justificar gastos o deducir el IVA en la contabilidad de cualquier autónomo o empresa. Aunque un ticket puede servir como justificante de compra en algunas situaciones, solo la factura tiene plena validez legal y fiscal. Por eso, si no se emite en el momento de la compra, es importante saber que tienes derecho a solicitarla posteriormente, y conocer el plazo exacto para hacerlo es clave.

A diferencia de lo que se cree habitualmente, el plazo para solicitar una factura de un ticket no es de solo unos días o semanas, sino que tienes hasta 4 años para solicitar una factura cuando previamente se ha emitido un ticket. Este plazo corresponde a los cuatro años que tiene el destinatario de la factura para ejercer su derecho a deducir las cuotas de IVA soportadas.

¿Cómo solicitar una factura de un ticket?

Para solicitar la factura, normalmente tendrás que presentar el ticket original y los datos fiscales necesarios, como tu nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal (NIF o CIF). Muchas empresas ofrecen la posibilidad de solicitar la factura directamente en el punto de venta o a través de sus webs o aplicaciones en línea, facilitando este proceso.

¿Qué ocurre si no solicito la factura a tiempo?

Si no solicitas la factura dentro del plazo permitido, podrías enfrentar varios inconvenientes. El más común es que no podrás deducir el IVA asociado a esa compra ni registrar el gasto en tu contabilidad de forma correcta, lo que podría impactar negativamente en tu declaración de impuestos. Además, las empresas no están obligadas a emitir facturas pasado ese tiempo, por lo que corres el riesgo de perder el justificante fiscal que necesitas.

Aunque el plazo para solicitar una factura de un ticket sea de 4 años, en caso de necesitar una factura, se recomienda hacerlo lo antes posible.

¿Cuál es el plazo para emitir facturas por servicios?

En términos generales, el plazo para emitir facturas por servicios es el mismo que para la entrega de bienes. Según la normativa vigente, ya mencionada, las facturas deben ser emitidas antes del día 16 del mes siguiente a la realización de la operación. Esto significa que, si prestas un servicio en el mes de marzo, tienes hasta el 16 de abril para emitir la factura correspondiente.

La única diferencia en el plazo de emisión de facturas por servicios radica en el tipo de destinatario. Cuando el servicio se presta a un particular, la factura debe emitirse en el mismo momento en que se realiza la prestación del servicio. Es decir, si ofreces un servicio a un cliente particular el 10 de mayo, deberías emitir la factura ese mismo día.

Por otro lado, si el servicio se presta a una empresa o un autónomo, tienes un plazo más amplio. En este caso, puedes emitir la factura hasta el día 16 del mes siguiente a la prestación del servicio. Por ejemplo, si prestas un servicio a un autónomo el 25 de junio, tendrás hasta el 16 de julio para emitir la factura sin incurrir en un incumplimiento.

¿Cuál es el plazo para reclamar una factura mal emitida?

Estamos hablando de la factura rectificativa, es decir, cuando se emite una factura para corregir un error cometido en otra factura. En estos casos, hay que emitir esa factura en el momento en que se advierte de ese error, siempre que no hayan transcurrido cuatro años desde que dicho error se produjo.

En el caso de que tuviésemos que rectificar una factura emitida a un cliente que ha sido declarado en concurso de acreedores con posterioridad a la emisión de la misma, se podrá minorar la base imponible, siempre que no haya transcurrido el plazo de tres meses desde el día siguiente al de la publicación en el BOE del auto de declaración del concurso y desde que se tenga constancia.

Estas rectificaciones habrá que incluirlas en el modelo 303 del impuesto de IVA, correspondiente al trimestre y ejercicio en que se produzca la factura rectificativa o como máximo un año (artículo 89. Cinco. b Ley del IVA).

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¿Qué plazo tengo para rectificar una factura emitida?

¿Qué pasa si el error lo has cometido tú y tienes que rectificar una factura ya emitida? Pues, en estos casos, también ese error se corrige mediante una factura rectificativa y el plazo es el mismo, es decir, cuatro años desde que se ha producido el error. 

¿Qué errores suelen requerir una factura rectificativa?

Algunos de los errores más comunes que requieren una rectificación son los siguientes:

• NIF o CIF incorrecto.
• Fecha de emisión errónea.
• Importes mal calculados.
• Descripción incorrecta del servicio o producto.

Plazo para el envío de una factura

Es crucial entender la diferencia entre la emisión y el envío de una factura, ya que ambas acciones tienen plazos específicos que deben cumplirse. Emitir una factura se refiere a la creación del documento que detalla la transacción realizada, mientras que enviarla implica su entrega al cliente. La Agencia Tributaria establece que, una vez emitida una factura, hay un plazo máximo de un mes para enviarla al destinatario correspondiente.

Por ejemplo, si una factura es emitida el 25 de junio, el plazo máximo para enviarla al cliente sería el 25 de julio. Esto significa que debes asegurarte de que la factura llegue a su destino antes de que se cumpla este periodo, para cumplir con las obligaciones legales y evitar problemas fiscales.

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Es importante que los empresarios y los autónomos tengan en cuenta que el hecho de no enviar las facturas en los plazos reglamentarios a los clientes, podría llevar a sanciones por parte de la Agencia Tributaria, ya que, se comete una infracción tributaria por no cumplir el Reglamento de Facturación, pudiendo llegar a tener una sanción administrativa, es decir, una multa, equivalente  al 2% sobre el importe de esa factura no enviada (artículo 201 de la Ley General Tributaria).

Por ejemplo, si la factura no emitida en plazo ascendía a 20.000 euros, la multa sería de 400 euros.

Recomendaciones para emitir facturas en plazo

Recuerda que, si estás facturando a un particular, es esencial que emitas y envíes la factura de inmediato, justo en el momento de la venta o la prestación del servicio. Pero, por otro lado, si la factura es para un profesional o una empresa, dispones de 16 días para emitirla y de un mes para enviarla.

Es fundamental que la factura incluya la fecha de emisión, ya que es uno de los datos obligatorios según la normativa de facturación vigente, puesto que si no cumples con el plazo de emisión, podrías enfrentarte a una sanción del 2% sobre el importe de la factura.

Además, en el caso de recibir una factura incorrecta, tienes derecho a reclamarla. Lo mismo que si eres tú el que ha emitido una factura con un error, puedes rectificarla y enviarla de nuevo al cliente.

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