Por qué decir sí a la firma electrónica. ¿Qué opciones presenta el mercado?

En el siguiente artículo explicamos qué es la firma electrónica, por qué se usa, y cuál es el marco legal en el que se inscribe. Además, analizaremos 2 empresas que se dedican a ofrecer este servicio: Signaturit y DocuSign

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica, según se define en el Reglamento (UE) Nº 910/2014, en vigor desde el 1 de julio de 2016, es un conjunto de datos que pasan a formato electrónico anexos a otros datos electrónicos, o asociados de manera lógica con ellos, que utiliza el firmante para firmar.

¿Para que se puede usar la firma electrónica?

Los usos de la firma digital electrónica son varios pero los más destacados son estos que te indicamos:

1. Autentificar la identidad de una persona (previamente identificada).
2. Autentificar el origen de unos datos determinados.
3. Confirmar que el contenido de un documento no ha sido alterado con posterioridad a la firma.
4. Evidenciar la voluntad del firmante, acreditando que está conforme y/o que adopta el contenido del documento.

Las firmas electrónicas permiten firmar documentos online de forma segura y tienen la misma validez legal que las firmas manuscritas sobre papel. Así se establece tanto en el Reglamento europeo como en la Ley 59/2003 de firma electrónica (ley española).

Artículo 25.1 del Reglamento (UE) Nº 910/2014 No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada.

¿Como solicitar la firma electrónica?

Seguro que llegado aquí te preguntas como hacer la firma electrónica. Depende para el uso que lo necesites te presentamos dos formas:

Si quieres realizar tramitaciones con las entidades públicas lo que tienes que hacer es solicitar el certificado digital

La otra forma con la que conseguir la signatura para firmar documentos legales y con vinculación pasa por realizar los siguientes trámites:

• Disponer de un certificado digital o DNIe
• Firmar a través de un medio electrónico
• Validar esa firma acreditando que eres la persona

Esta última forma es necesario contar con una entidad sea acreditada para poder realizar este tipo de servicios. Más adelante te mostraremos 3 herramientas que te permiten realizarla de forma legal.

¿Cómo firmar digitalmente un documento?

Para firmar un documento con firma electrónica existen dos formas: o tenemos descargado en nuestro PC un programa que nos lo permita como Adobe Acrobat Reader DC o Microsoft Office o lo hacemos en la nube, con programas donde tenemos nuestra firma guardada y autentificada, y subimos los documentos a firmar.

Las dos opciones son perfectamente válidas si cuentas con una firma digital validada.

Tipos de firmas electrónicas.

Además de la firma electrónica simple, definida al inicio de este post, existen otros dos  tipos: la firma electrónica avanzada y la cualificada.

La firma electrónica avanzada

• Está vinculada al firmante de forma única.
• Permite la identificación del firmante.
• Ha sido creada utilizando datos de creación de la firma que el firmante puede utilizar bajo su exclusivo control.
• Está vinculada a los datos firmados de tal modo, que cualquier modificación posterior es detectable.

Diferencia entre firma electrónica cualificada y avanzada

A diferencia de una firma electrónica avanzada, la firma electrónica cualificada se basa en un certificado cualificado de firma electrónica y se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas.

Un ejemplo de firma cualificada sería la que cualquier ciudadano puede realizar con su DNI electrónico, que ya incorpora el certificado electrónico mediante el cual se puede efectuar cualquier trámite con la Agencia Tributaria para el que sea necesario identificarse.

Para firmar con el DNI electrónico tan sólo se necesita un lector de DNI electrónico, que se puede comprar en cualquier tienda de tecnología.

Para obtener un certificado cualificado de firma electrónica en España (distinto al DNI) hay que acudir a un entidad emisora de certificados electrónicos acreditada por la Agencia Tributaria.

Diferencia entre firma digital y firma electrónica.

No queríamos dejar pasar la oportunidad también para explicarte brevemente la diferencia entre la firma digital y la electrónica.

Aunque suenan a lo mismo son diferentes. Con este párrafo te aclaramos la duda.

Las firmas electrónicas son un conjunto de datos que pasan a formato electrónico y estos son acompañados de otros que certifican esos datos. Por la contra las firmas digitales certifican que algo es verídico a través de criptografía y certifican que algo ha tenido lugar, como por ejemplo la firma de un documento mediante firma electrónica.

Software para firma electrónica en la nube

Existen varias empresas que ofrecen una o varias soluciones de firma electrónica, con distintos grados de seguridad y de validez legal.

En este post hemos querido comparar las soluciones en la nube que ofrece Signaturit, empresa europea con sede en Barcelona, y DocuSign, empresa estadounidense con sede en San Francisco.

En ambas solo tendrás que certificar tu fsignatura electrónica y estarás preparado para firmar documentos en la nube sin límites.

DocuSign

DocuSign es una compañía que ofrece los tres tipos de firmas electrónicas y permite enviar solicitudes de firma y firmar documentos desde cualquier lugar y mediante cualquier dispositivo, aunque es necesario descargar su aplicación.

A nivel legal, DocuSign cumple tanto con la normativa de EEUU relativa a las firmas electrónicas – UETA y eSIGN Acts – como con la normativa Europea más reciente – eIDAS.

Sin embargo, las soluciones de firma que ofrece DocuSign no recogen datos biométricos del firmante durante el proceso de firma.

Signaturit

Por su parte, Signaturit ofrece tanto la firma electrónica simple como la avanzada y sí recopila los datos biométricos del firmante cualquiera que sea la solución de firma que se decida utilizar.

La importancia de recopilar los datos biométricos del firmante – puntos del trazo, velocidad, aceleración y presión al firmar – reside en que es información única de cada persona, y por lo tanto, permite identificarla de forma única.

Estos datos, contenidos en el documento firmado y en el documento probatorio, conforman las evidencias electrónicas necesarias para que la firma electrónica sea considerada avanzada, puesto que tiene suficiente carga de datos identificativos según el Reglamento 910/2014 de la Unión Europea.

Todas las soluciones de firma electrónica que ofrece Signaturit cumplen asimismo con la normativa europea en vigor, y también con las dos leyes estadounidenses.

Como ves, ambas herramientas cumplen con la normativa europea en materia de protección de datos que es la que más nos puede interesar. También tenemos otras herramientas interesantes de firma digital como Docuten, más enfocada a empresas.

Es por ello que todos los datos que circulan a través de su plataforma se encriptan con una clave público/privada, de forma que sólo se puede acceder a ellos en caso de que fuera requerido por ley ante un tribunal.

En definitiva, la firma electrónica puede simplificar procedimientos, acelerar el cierre de contratos, reducir costes y ahorrar tiempo, cumpliendo además en todo momento con los requerimientos exigidos por la ley en cuanto a compliance.