Los mejores programas para hacer nóminas

Si necesitas que tus nóminas se hagan correctamente y, después, poderlas gestionarlas de forma rápida, lo mejor es utilizar un programa para hacer nóminas online.

En esta ocasión, te traemos los programas de facturación más importantes del mercado para que puedas elegir el que mejor se adapte a tus necesidades.

¿Qué es un programa para hacer nóminas?

Un programa para hacer nóminas es una herramienta diseñada para facilitar la gestión y el cálculo de los salarios de los empleados de una empresa. Para ello, es necesario que se introduzcan en el sistema los datos de los trabajadores y que estos se mantengan actualizados. Por ejemplo, el registro de las horas trabajadas, ausencias, vacaciones, etc. Después, el propio programa se encarga de controlar y registrar todo lo relacionado con las nóminas de los trabajadores, calcular impuestos y deducciones —también seguros sociales—, generar recibos de pago, etc., permitiendo automatizar los procesos, reducir las cargas de trabajo y disminuir los errores.

La gestión de nóminas y seguros sociales es una tarea muy importante y delicada, y el programa que utilizas para ello tiene que hacerla ágil y ofrecerte la máxima seguridad en su funcionamiento.

Tipos y funciones de los programas de gestión de nóminas

Si estás pensando en empezar a trabajar con un programa para hacer nóminas o buscas una alternativa más eficiente al que ya tienes, lo primero que tienes que saber es que este debe tener unas determinadas funcionalidades:

• Gestión de datos: debe recopilar cualquier información relacionada con las nóminas, como las horas de trabajo y las extras, bonificaciones, vacaciones, bajas médicas… Además, debe mantener estos datos organizados y almacenados de forma operativa, accesible y, al mismo tiempo, con la máxima seguridad.
• Cálculo automático: del salario bruto, bonificaciones, impuestos adeudados y deducciones de los empleados —como seguro médico, contribuciones al plan de jubilación, etc.—, teniendo también en cuenta los datos personales y actualizados de cada trabajador.
• Generación de informes: basados en la información recibida y tramitada, con la que poder analizar la situación del personal, el funcionamiento de la empresa, etc., y facilitar la toma de decisiones.
• Integración con otros programas: como el sistema de contabilidad, facturación y pagos, para agilizar el flujo de trabajo.
• Procesamiento de pagos: para hacer el pago de las nóminas.

Estas son las funciones básicas e imprescindibles que debe tener un programa de gestión de nóminas. A partir de ahí, cada fabricante puede añadir otras funciones más específicas o personalizadas según las necesidades de la empresa o el sector.

En cuanto a tipos de programa para hacer nóminas, existen 2 formatos:

• Locales: necesitan de una instalación física en los equipos informáticos de la empresa.
• Online (en la nube): el programa se encuentra alojado en el servidor del proveedor y el acceso es vía internet.

Programas gratis de nóminas vs. programas de pago, ¿cuál elegir?

Cuando tienes un pequeño negocio y pocos empleados, las preguntas más habituales son: ¿está bien utilizar un programa gratuito para las nóminas o sería mejor uno de pago?, ¿la opción sin coste tendrá todo lo que necesito legalmente?, ¿si la versión gratuita es tan completa, qué razón hay para utilizar la de pago?

Básicamente, la diferencia está en las funciones avanzadas, ya que todos los programas parten de tener las mismas funciones básicas que comentamos antes. Existen 3 modalidades de programas según la forma de pago:

• Gratuitos: que no tienen coste de uso. Son programas con las funcionalidades básicas, aunque pueden tener alguna otra más para diferenciarse del resto de los programas gratuitos.
• De pago: son programas con muchas más funcionalidades y más desarrollados, que pueden ser personalizables y tienen diferentes precios según los paquetes de funciones que ofrecen y el número de empleados. Algunos pueden ofrecer unos días de prueba gratis.
• Mixtos: tienen una versión gratuita básica y funcional, y luego dan la opción de pago para acceder a una versión superior del programa y sin limitaciones.

Por eso, antes de elegir un programa para hacer nóminas, es fundamental que analices el departamento de recursos humanos, poniendo atención sobre los puntos débiles que necesitas mejorar y los planes de futuro de la empresa.

Programas de nóminas con instalación vs. software en la nube

En la era de digitalización que estamos viviendo, parece que los programas informáticos tal y como se conocían ya no existen. Pero esto no es cierto, porque todavía existe la opción de tener el programa instalado en tus propios equipos o acceder a él vía online.
¿Qué es lo mejor? Veamos sus diferencias para que puedas elegir por ti mismo.

Programas de nóminas más utilizados

Con toda esta información previa en cuanto a la lección de un programa de gestión para empresas, ahora te mostraremos los 6 programas para hacer nóminas más utilizados por las compañías.

1. Nominasol

El programa de nóminas NominaSol pertenece al grupo de Software del Sol, es una plataforma online gratis y no tiene nada que envidiar a los programas de nóminas de pago.

Gestiona nóminas, contratos, finiquitos, incapacidades, etc. Una versión más completa sí te costaría unos 250 euros al año.

2. Sage NominaPlus

Este programa de nóminas te permite acceder a una prueba gratis para que compruebes si se adapta a las necesidades de tu empresa.

Tiene diferentes opciones de pago según el paquete contratado, por ejemplo, el estándar tiene un coste de 120,82 euros al mes.

3. a3ASESOR

Este software no solo abarca la gestión de nóminas y seguros sociales, también integra en el mismo sistema aspectos fiscales y contables.

Está diseñado para las empresas que quieren y necesitan la colaboración en todos sus departamentos. Es perfecto como programa de nóminas para asesorías.

4. Nominagratis

Es un programa de nóminas gratuito que trabaja según la Normativa Laboral vigente, está continuamente actualizado.

Se adapta a cualquier tipo de empresa, e incluso para asesorías, ya que te permite gestionar varias empresas a la vez.

5. Altai

Es un conjunto de programas para asesorías, empresas y despachos profesionales con los que tendrás gran parte de tu negocio cubierto.

6. tugesto

Es un software que te permite generar nóminas automáticamente entre otras muchas funcionalidades. Podrás digitalizar tus nóminas con el apoyo de abogados laboralistas expertos para que tengas más seguridad.

Dos programas para gestionar nóminas online

En este caso, son herramientas que permiten un almacenamiento y gestión de las nóminas por parte de los responsables de recursos humanos y de los propios trabajadores:

• Personio
  Centraliza los procesos de nóminas y permite acceder a los datos de un empleado desde cualquier lugar. Te ofrece una demo.
• Factorial
  Gestiona tus obligaciones como profesional de forma fácil y eficiente, te puedes registrar gratis y solicitar una demo sin compromiso. El precio del paquete Esencial vale 3 euros por cada trabajador al mes.

Ventajas de utilizar un software de gestión de nóminas

A la hora de tomar la decisión de utilizar un programa para hacer nóminas, hay que tener en cuenta varios aspectos como el coste económico del uso, el tiempo de aprendizaje y la adaptación al sistema que, a priori, puede “echarte un poco para atrás”. Sin embargo, los aspectos positivos parece que solo se reducen a eso de quitar trabajo administrativo, pero en realidad hay más.

Estas son las principales ventajas:

• Simplificación y unificación de procesos: al automatizar una gran parte del proceso de gestión de nóminas, consiguen que se reduzca la carga de trabajo y se minimice la posibilidad de cometer errores de tener incidencias.
• Centralización de la información: la información de los empleados queda organizada y almacenada de forma centralizada, desde los datos personales hasta los salariales. Por tanto, hace que el acceso a la información sea mucho más rápido y eficiente.
• Digitalización del proceso: al trabajar con documentos digitales, permite realizar muchas más operaciones de manera electrónica y se elimina la necesidad de utilizar documentos en papel. Esto supone también un gran ahorro económico tanto en suministros (papel, impresoras, tinta…) como en almacenaje (espacio de archivo, carpetas).
• Facilidad de uso: estos programas suelen tener interfaces muy intuitivas y amigables, incluso para los que no sean expertos en tecnología. Además, ofrecen tutoriales, guías de uso y las funciones más habituales están automatizadas.
• Mayor productividad laboral: la automatización de tareas manuales y repetitivas, liberan mucho tiempo y recursos en las empresas, con lo que los equipos de RR. HH. pueden ser más productivos.
  ⦁ Escalabilidad del sistema: los programas están diseñados para adaptarse a los cambios que puedan darse en las empresas, como un mayor número de empleados o cambios estructurales, y seguir funcionando perfectamente.

¿Cómo elegir un buen programa de nóminas para asesorías?

A la hora de elegir un programa de nóminas para asesorías debe cumplir los siguientes requisitos para que agilice tu trabajo diario:

• Adaptado al sistema SILTRA.
• Envío de contratos de trabajo y certificados de empresa mediante el servicio de Contrat@.
• Gestionar cualquier régimen de cotización: general, empleada de hogar, agrario, trabajadores fijos y eventuales.
• Conversión en formato Excel de todos los listados e informes.
• Compatibilidad con los principales formatos del mercado, como PDF, HTML, etc.
• Enviar por email las nóminas y los certificados de retenciones a los trabajadores.
• Cálculo del IRPF de todos los trabajadores de una misma empresa.
• Por tanto, una asesoría debe optar por un programa de nóminas que no tenga límites en los usuarios ni en el número de trabajadores.

Además, es importante que cuente con un soporte telefónico o vía email para ayudar a sus clientes a solucionar cualquier tipo de duda o consulta.