Qué es el número de IVA y cómo conseguirlo

Si eres autónomo o empresa y quieres realizar operaciones con otros países de la Unión Europea, necesitas un Número de Identificación Fiscal a efectos de IVA que se denomina VAT number o NIF-IVA. Es esencial para que los empresarios puedan beneficiarse de la exención del Impuesto al Valor Añadido (IVA) relacionado con las operaciones comerciales realizadas entre dos países de la Unión Europea.

En este artículo, vamos a explicar cómo solicitar el número de IVA intracomunitario, para qué sirve, cuánto tiempo se tarda en obtener dicho número o cómo comprobar si tus clientes o proveedores con los que vas a realizar una operación comercial están registrados como operadores intracomunitarios y, por tanto, puedes operar con ellos con exención a efectos de IVA.  

Así que, si eres autónomo o empresa y quieres realizar operaciones comerciales con otros países de la Unión Europea, sigue leyendo porque te vamos a dar la claves para poder realizar dichas operaciones de forma correcta a efectos de IVA.

Cómo puedes solicitar el número de IVA

El procedimiento para solicitar el número de IVA intracomunitario es darse de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) a través de la página web de la Agencia Tributaria. En concreto, los pasos son los siguientes:

1.  Cumplimentar la declaración censal modelo 036 y marcar la casilla 130 “Solicitud de alta/baja en el registro de operadores intracomunitarios” así como la fecha de alta en la página correspondiente del modelo.
2.  Documentación complementaria. Una vez realizada la solicitud de alta, puede darse el caso de que recibas un requerimiento de información por parte de la Agencia Tributaria, solicitando documentos que justifiquen el alta solicitada. Por este motivo, y para agilizar el proceso de concesión, la mayoría de los asesores fiscales envían, junto con la solicitud de alta, la documentación complementaria que justifica dichas operaciones.  

1. Presentación del modelo 036 y de la documentación complementaria. Se realizará de forma telemática, a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria, haciendo uso del DNI electrónico, Cl@ve PIN o certificado electrónico obligatorio para empresas y autónomos.
2. Recepción de la comunicación de concesión o denegación, por parte de la Agencia Tributaria. Una vez presentada la solicitud, la Agencia Tributaria revisará la información proporcionada. Si la resolución es favorable, te asignarán un número de IVA intracomunitario. Si, por el contrario, te lo deniegan, te darán un plazo para recurrir dicha resolución.

Como puedes ver, el proceso es algo complejo, ya que la concesión no es automática. Por este motivo, lo recomendable es que busques asesoramiento fiscal profesional para asegurarte de seguir correctamente todos los pasos. Además, estas operaciones tienen que estar perfectamente registradas en tu negocio. Todas las facturas intracomunitarias, tanto emitidas como recibidas, deben estar perfectamente contabilizadas y registradas, ya que tendrás que incluirlas en la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias, modelo 349. Por lo tanto, si quieres tener el control de todas las facturas que emites a otros países de la Unión Europea, utiliza un programa de facturación con el que poder llevar el control de los ingresos y gastos de tu actividad económica.

¿Cuánto tiempo se tarda en obtener el número de IVA?

La Agencia Tributaria tiene un plazo de 3 meses para aceptar la solicitud de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).

Hay que señalar que estos plazos son orientativos y pueden cambiar dependiendo de la carga de trabajo de la Agencia Tributaria. La respuesta puede llegar antes del plazo establecido, o, por el contrario, llevar más tiempo mientras realizan las comprobaciones oportunas.

En cualquier caso, es crucial realizar un seguimiento, a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria, y haciendo uso de tu certificado electrónico, para conocer en todo momento el estado de tu solicitud.

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Tipos de IVA

Número de IVA intracomunitario

El número de IVA intracomunitario es esencial para facilitar y regular las transacciones comerciales entre empresas de la Unión Europea, permitiendo la exención del IVA en las operaciones intracomunitarias y contribuyendo a la correcta aplicación de la legislación fiscal en el ámbito internacional.

Número de IVA autónomo

El número de IVA para los autónomos, o NIF-IVA, es necesario para quienes realicen operaciones comerciales con empresas y autónomos de la Unión Europea. Como hemos explicado, este número se obtiene mediante la solicitud de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), mediante la presentación del modelo 036.

Para autónomos españoles, el número de IVA consiste en el prefijo ES, correspondiente a España, y seguido del número de NIF del profesional. Por ejemplo, el autónomo con NIF 66778899W tendría el número de IVA, en España, ES66778899W. Debes saber que agregar simplemente «ES» al NIF no es suficiente, ya que es requisito indispensable la solicitud de alta en el ROI y la concesión de alta por parte de la Agencia Tributaria.

Número de IVA de una empresa

Lo mismo ocurre para las empresas. El número de IVA Intracomunitario estará formado por ES, seguido del NIF de la empresa, es decir y a modo de ejemplo, sería ESB55667788. Recuerda que, como en el caso de los autónomos, es necesaria la solicitud de alta en el ROI y la comunicación oficial de alta por parte de la Agencia Tributaria.

El proceso de solicitud del número de IVA intracomunitario para la empresa contiene los pasos que hemos explicado a principios de este artículo y que son: cumplimentar la declaración censal modelo 036, aportar la documentación complementaria que justifica dichas operaciones, presentación del modelo 036 y de la documentación complementaria, haciendo uso del certificado electrónico y recepción de la comunicación de concesión o denegación.

Por lo tanto, si vas a realizar operaciones comerciales con otros países de la Unión Europea, recuerda obtener el número de IVA Intracomunitario, ya que es el que te permite realizar transacciones sin la imposición del IVA en el país de origen, sino en el país de destino.

Número de IVA de la UE

Ya hemos comentado que, si eres empresario, estás establecido en el territorio de aplicación del IVA español (península y Baleares) y vas a realizar operaciones con otros países de la Unión Europa, estás obligado a obtener NIF-IVA mediante el alta en el ROI, Registro de Operadores Intracomunitarios. Las operaciones a realizar pueden ser las siguientes:

1. Entregas intracomunitarias de bienes.
2. Adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al impuesto, incluso si se utilizan en actividades en el extranjero.
3. Operaciones en las que es destinatario de servicios prestados por empresarios no establecidos en el territorio de aplicación del IVA.
4. Prestación de servicios en otro Estado miembro según las reglas de localización, cuando el sujeto pasivo es el destinatario.

Si, por el contrario, quieres operar en otro Estado miembro de la Unión Europea, es necesario que te identifiques correctamente en ese país. Para obtener el Número de Identificación Fiscal a efectos de IVA (N-VAT), puedes consultar los procedimientos correspondientes en la página web de la Comisión Europea. Los pasos son los siguientes:

•         Accede a la página web de la Comisión Europea.
•         Selecciona el documento titulado “Vademecum on VAT obligations”.
•         Elige el país en el que deseas operar.
•         “VAT registration of foreign traders” en la categoría «Contenido relacionado» de la página.

Cómo comprobar tu número de IVA

El procedimiento para comprobar la validez del Número de Identificación Fiscal a efectos de IVA (NIF-IVA o VAT number), se realiza a través del sistema VIES (VAT Information Exchange System). Para acceder a la consulta en el VIES, se requiere del uso del certificado electrónico, garantizando así la seguridad y autenticidad del proceso.

La contestación obtenida al utilizar el servicio VIES, es automática y sirve para verificar un número de IVA en una fecha específica.

Este sistema VIES, se puede utilizar como prueba para verificar la validez del número de IVA concreto. Tanto el tuyo propio, como autónomo o empresa, pinchando en Consulta Operadores IVA intracomunitarios españoles, como el de cualquier cliente o proveedor de la Unión Europa con el que vayas a realizar una operación comercial. En caso de que la respuesta sea que, no consta ningún operador intracomunitario con el número que has consultado, la operación intracomunitaria estará sujeta y no exenta en el territorio de aplicación del IVA.

Por lo tanto, si vas a realizar operaciones comerciales con otros países de la Unión Europea, todo este proceso es de gran importancia. El intercambio de información entre los Estados miembros de la Unión Europea tiene una gran implicación fiscal y, por lo tanto, es necesario para la correcta aplicación de la tributación del IVA de las operaciones intracomunitarias.

Este intercambio de información supone para los empresarios y profesionales españoles la presentación de la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias, modelo 349, lo que requiere un control exhaustivo de las facturas emitidas y recibidas de otros estados miembros. El uso de la tecnología te ayudará a garantizar el éxito de estos procesos, así como a llevar un control de tus ingresos y tus gastos.

Utiliza un programa de facturación que se adapte a las necesidades de tu negocio y que te permita llevar una gestión eficaz